FAQ Beleg mit Link bestätigen/ablehnen

 Grundlegende Informationen zum Thema "Wiederholfaktura" finden Sie in der Themenhilfe Beleg mit Link bestätigen/ablehnen.

Ab Version 28.45 können Angebote und Auftragsbestätigungen mittels Web-Link bestätigt oder abgelehnt werden.

Im Paket TOOLS → Tools → Administration → Link-Funktionen gibt es die Ausprägung WWS Beleg bestätigen.

Beim Ausführen der Link-Funktion durch den E-Mail-Empfänger (Bestätigen oder Ablehnen) wird der Link automatisch aus der Liste gelöscht.

Der Linktyp "WWS Beleg bestätigen" wird beim Update automatisch angelegt. Sollte dieser Linktyp fehlen, kann dieser auch über das Fenster "Linktypen" (zu öffnen über das Fenstermenü "Funktionen") und dort wiederum über das Fenstermenü → Extras → "Standard erstellen" angelegt werden.

Wird beim Linktyp ein Logo hinterlegt, so wird dieses Logo beim Öffnen des Links bzw. beim Bestätigen der Buttons "Bestätigen" und "Ablehnen" als Header angezeigt.

Beim Angebot wird das "Gültig von"-Datum bzw. "Gültig bis"-Datum für die Gültigkeitsdauer des Links übernommen.

Ist das "Gültig bis"-Datum leer, wird auf der Link-Funktion das Tagesdatum + Anzahl der Tage lt. TOOLS Parameter (Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Link → Gültigkeitsdauer des Links in Tagen) als "Gültig bis"-Datum berechnet.

Bei der Auftragsbestätigung wird nur das Feld "Gültig bis" aufgrund von Tagesdatum + Anzahl der Tage lt. TOOLS Parameter (Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Link → Gültigkeitsdauer des Links in Tagen) berechnet.

Außerhalb der Gültigkeit kann der Link nicht ausgeführt werden - der Anwender erhält eine Hinweismeldung, dass die Funktion nicht ausgeführt werden kann.

Im Ausdrucksmodelldetail für das Angebot bzw. die Auftragsbestätigung kann in den Druckereinstellungen beim Feld "E-Mail-Text" ein Hyperlink  eingefügt werden.

Im "Linkverweis" des Hyperlinks kann mit der F8-Funktion das Feld "Bestätigungslink" hinterlegt werden. Der Linktext ist frei wählbar.

Zusätzlich müssen das Archivieren und die Ausdrucksvorschau auf diesem Ausdrucksmodelldetail aktiviert sein. Wir empfehlen ebenso, auf der Dokumentenkategorie beim Feld "Dokumente versionieren" die Ausprägung "Immer versionieren" einzustellen. Somit sehen Sie im BMD DMS sämtliche Versionen einer Dokumentenzuordnung.

Ja, das ist möglich. In den Fenstern "Angebote" und "Aufträge" gibt es jeweils das neue Einstiegsfeld Bestätigungsstatus mit den folgenden Ausprägungen:

Auf dem Angebots- bzw. Auftragskopf gibt es jeweils die folgenden beiden Felder: Bestätigungsstatus und Bestätigungsinfo.

Im Bestätigungsstatus wird mit Symbolen der Status (versendet, abgelehnt, bestätigt) angezeigt. Mit Doppelklick auf das Icon öffnet sich ein Fenster mit den Details zur Bestätigung.

Bei der Bestätigungsinfo wird ein Häkchen angezeigt, sobald ein Link versendet worden ist. Im Mouseover-Text ist weiters auch die Historie ersichtlich.

Im Standard ist die Information, ob das Dokument abgelehnt oder bestätigt worden ist, ganz unten im Dokument ersichtlich.

Die Position dieses Textes kann über folgende Parameter angepasst werden: