Beleg mit Link bestätigen/ablehnen

Das Ziel besteht darin, Belege mittels Web-Link (OHNE MOXIS) in einer E-Mail möglichst einfach zu bestätigen oder abzulehnen.
Im ersten Schritt werden hier die Angebote und die Auftragsbestätigungen unterstützt.

Benötigt wird hierfür die Lizenz "BMD Web Server Lizenz monatlich (nsbmdwebserver)".

Im Bereich TOOLS → Tools → Administration → Link-Funktionen gibt es die Ausprägung WWS Beleg bestätigen. 

In diesem Fenster werden alle offenen und versendeten Links angezeigt.

Hinweis 

Der Linktyp WWS Beleg bestätigen wird beim Update automatisch angelegt. Sollte dieser fehlen, kann er auch über das Fenster Linktypen (zu öffnen über das Fenstermenü "Funktionen") und dort wiederum über das Fenstermenü → Extras → "Standard erstellen" angelegt werden.

Für den Versand per E-Mail kann direkt am Linktyp im Feld User-ID ein eigener User hinterlegt werden, der mit einem Microsoft-365-Konto verbunden ist. Ist dieses Feld leer, wird der Benutzer BMDLINK verwendet. Sollten spätere Analysen notwendig sein, kann ein eigener User am Linktyp die Analyse erleichtern.

Für diesen User müssen die E-Mail-Einstellungen im Bereich TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail hinterlegt werden.

Wird beim Linktyp ein Logo hinterlegt, so wird dieses Logo beim Öffnen des Links bzw. beim Bestätigen der Buttons "Bestätigen" und "Ablehnen" als Header angezeigt.

Hinweis 

Beim Ausführen der Link-Funktion durch den E-Mail-Empfänger (Bestätigen oder Ablehnen), wird der Link automatisch aus der Liste der Link-Funktionen gelöscht.

Beim Angebot wird das "Gültig von"-Datum bzw. "Gültig bis"-Datum für die Gültigkeitsdauer des Links übernommen.

Ist das "Gültig bis"-Datum leer, wird auf der Link-Funktion das Tagesdatum + Anzahl der Tage lt. TOOLS Parameter (Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Link → Gültigkeitsdauer des Links in Tagen) als "Gültig bis"-Datum berechnet.

Bei der Auftragsbestätigung wird nur das Feld "Gültig bis" aufgrund von Tagesdatum + Anzahl der Tage lt. TOOLS Parameter (TOOLS Parameter → BMD Link → Gültigkeitsdauer des Links in Tagen) berechnet.

Außerhalb der Gültigkeit kann der Link nicht ausgeführt werden - der Anwender erhält eine Hinweismeldung, dass die Funktion nicht ausgeführt werden kann.

Im jeweiligen Ausdrucksmodelldetail hinterlegen Sie in den Druckereinstellungen beim Feld E-Mail-Text einen Hyperlink  und im Feld Linkverweis mit der F8-Funktion das Feld Bestätigungslink. Der Linktext ist frei wählbar.

Zusätzlich müssen das Archivieren und die Ausdrucksvorschau auf diesem Ausdrucksmodelldetail aktiviert sein. Wir empfehlen ebenso, auf der Dokumentenkategorie beim Feld Dokumente versionieren die Ausprägung Immer versionieren einzustellen. Somit sehen Sie im BMD DMS sämtliche Versionen einer Dokumentenzuordnung.

In den Fenstern "Angebote" und "Aufträge" gibt es jeweils das neue Einstiegsfeld Bestätigungsstatus mit den folgenden Ausprägungen:

Auf dem Angebots- bzw. Auftragskopf gibt es jeweils die folgenden beiden Felder:

Sobald das Angebot / die Auftragsbestätigung an den Kunden gesendet wird, sind die Felder Bestätigungsstatus sowie Bestätigungsinfo befüllt.

Zusätzlich wird im Fenster Link-Funktionen ein Eintrag erzeugt. Hier werden im Feld Parameter folgende Detailinformationen angezeigt: Firmennummer, Erfassungskennzeichen, Erfassungsnummer, Dokumentenzuordnungs-Nr. und E-Mail-Adresse des Empfängers

Je nach Hinterlegung im Ausdrucksmodelldetail wird der Betreff und der E-Mail-Text herangezogen.

Das Dokument wird als PDF bei der E-Mail angehängt und auch der Link wird mitgesendet.

Mit Klick auf den Link wird dieser im Web-Browser geöffnet und das Dokument angezeigt.

Mit den Schaltflächen Bestätigen oder Ablehnen nimmt Ihr Kunde das Angebot / den Auftrag an oder lehnt ab:

Mit der Schaltfläche Ablehnen öffnet sich ein weiteres Eingabefenster. Der Kunde erfasst seinen Grund für die Ablehnung und bestätigt dies mit der Schaltfläche "Ablehnen".

Das Dokument wird gestempelt mit dem Text "Dieses Angebot wurde am xx.xx.xx hh.mm.ss abgelehnt".

Der erfasste Text wird retour auf das Angebot in die "Bestätigungsinfo" übernommen.

Der "Bestätigungsstatus" am Angebot/Auftrag zeigt ein "x", und der Mouseover-Text zeigt die genaue Erklärung mit Ablehnungsgrund, Datum und Uhrzeit.

Wird das Druckkennzeichen zurückgesetzt, wird der "Bestätigungsstatus" wieder gelöscht.
Das Angebot / der Auftrag kann bearbeitet und der Originaldruck erneut gedruckt werden.

Ist das Angebot / der Auftrag angenommen worden, so wird das Dokument gestempelt mit dem Text "Dieses Angebot wurde am xx.xx.xx hh.mm.ss bestätigt".

Der "Bestätigungsstatus" zeigt ein Häkchen, und der Mouseover-Text zeigt das Bestätigungsdatum und die Uhrzeit:

Mit dem Bestätigen erhält der Kunde eine E-Mail mit folgendem Text:

"Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bedanken uns für die Bestätigung des Angebots ANG/79."

Mit folgenden Parametereinstellungen können Sie die Stempel anpassen:

Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Beleg bestätigen