Grundlegende Informationen zur Kostenrechnung finden Sie unter Erste Schritte.

1. Allgemeines

Beispiel 

Verwendung der Kostentypen:   Kostenstellen Unternehmensabteilungen (Einkauf, Verkauf, Verwaltung, Lager, Produktion, Büro, Küche, Werkstatt …) Kostenträger Produkte, Dienstleistungen, Kurse, Baustellen, Aufträge, Prozesse, Artikel … Abteilung Regionen, Gebiete, Produktsegmente, Mitarbeiter … Dimension LKWs, Maschinen … Geschäftsbereich Kunden, Lieferanten …

Es gibt mehrere Möglichkeiten, in der Kostenrechnung Kostenstammdaten (Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche) anzulegen: 

1. Anlage oder Import im Programmpunkt "Kostenstammdaten"
   
   
2. Anlage Kostenstammdaten beim Buchen
   
   
3. Anlage der Kostenstammdaten durch Verteilung
   
   
4. Übernahme aus einem Standard
   
   
5. Durch Verwendung der Kostentypenfindung werden beispielsweise Projekte aus dem Paket CRM automatisch als Kostenträger oder Kunden und Lieferanten aus dem CRM (Person) bzw. aus der FIBU (bei Firmengruppe)  als Geschäftsbereich in der Kore angelegt. 

2. Anlage/Import Kostenstammdaten in der KORE 

2.1. Manuelle Anlage Kostenstammdaten 

Kosten-Bezeichnung	Bezeichnung der Kostennummer (Name der Kostenstelle, des Kostenträgers, der Abteilung, der Dimension oder des Geschäftsbereichs). Es können bis zu 300 Zeichen verwendet werden. Hier kann auch der Name der Kostennummer geändert werden.
Matchcode	Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet (= meist Wiederholung Bezeichnung).
Beginndatum	Hinterlegung Beginndatum auf Kostenstamm. Buchungen vor diesem Datum (z. B. Projektbeginn bei KTR) werden zwar in die Kore übernommen, im Übernahmeprotokoll erscheint aber je nach Parametereinstellung ein Hinweis oder Fehler: "Das Belegdatum der Buchung liegt vor dem Beginndatum der KST/KTR/..." Eine fehlerhafte Buchung kann in der Kore nicht ausgewertet werden. In der Lohnverrechnung wird das Beginndatum auch am Schlechtwetterantrag angeführt.
Endedatum	Sollen abgelaufene Kostenstellen, Kostenträger ... in den Kostenstammdaten nicht mehr angezeigt werden, können diese durch Setzen des Endedatums auf inaktiv geschaltet werden, wenn das Endedatum kleiner als der Beginn des Wirtschaftsjahres ist. Die inaktiven (grauen) Kostennummern können über Ansicht →  Abgelaufene Kostennummer wieder eingeblendet werden.   Bei der Jahresübernahme werden Kostennummern, deren Endedatum kleiner als der Beginn des Wirtschaftsjahres im neuen Jahr ist, als inaktiv dargestellt, um Vorjahresvergleiche durchführen zu können. Voraussetzung dafür ist, dass der Parameter unter KORE Parameter → Jahresübernahme → Allgemein → auf "0 - Stammdaten werden übernommen, aber inaktiv angezeigt", gesetzt ist. Kostennummern, die durch die Jahresübernahme inaktiv werden, werden bei den Kostenschlüsseln im neuen Jahr entfernt. Bei der Umlage des neuen Jahres werden Sie in der Logdatei mit einem Hinweis darauf aufmerksam gemacht.    In der Buchhaltung kann standardmäßig nach dem Endedatum nicht auf die inaktive Kostennummer gebucht werden. Hinweis: Hierbei erfolgt keine taggenaue Prüfung. Wurde als Endedatum z. B. der 15.12 hinterlegt, kann trotz des Parameters bis Ende Dezember auf diese Kostennummer gebucht werden, die Prüfung greift erst ab Jänner des nächsten Jahres. Soll die Prüfung wirklich ab dem 16.12 greifen, dann ist an diesem Tag manuell die Kost-Evidenz "nicht buchen" auf der jeweiligen Kostennummer zu setzen. Über den Parameter unter FIBU Parameter → Buchen → Kostenrechnung → Prüfen Kostenstamm-Endedatum kann eingestellt werden, dass trotz Endedatum auf die inaktive Kostennummer gebucht werden kann. Buchungen nach dem Endedatum werden dann zwar in die Kore übernommen, im Übernahmeprotokoll erscheint aber je nach Parametereinstellung  ein Hinweis oder Fehler: "Das Belegdatum der Buchung liegt nach dem Endedatum der KST/KTR/...". Eine fehlerhafte Buchung kann in der Kore nicht ausgewertet werden.  Im Reporting und bei Ausdrucken werden abgelaufene Kostennummern angezeigt, sobald Werte vorhanden sind (im lfd. Jahr oder in Vorjahren). Sollen abgelaufene Kostennummern bei den Auswertungen nicht mehr gedruckt werden, kann das Kost-Evidenz auf "nicht auswerten" gesetzt werden. In der Planung können über die Ansicht → Aktiv/Abgelaufene Kostennummern die inaktiven Kostennummern eingeblendet und Planwert erfasst werden. Soll auf inaktive Kostennummern nicht geplant werden, kann dies über den KORE Parameter → Planung → Allgemein → Abgelaufene Kostennummern laden = Nein eingestellt werden.   Bei der Hinterlegung des Endedatums wird zusätzlich geprüft, ob es in der Anlagenbuchhaltung noch nach dem Endedatum aktive Anlagegüter zur jeweiligen Kostennummer gibt. Ist das der Fall, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Die Kostennummer muss bis zum Ausscheiden des betroffenen Anlagegutes aktiv bleiben oder die Kostennummern-Zuordnung des Anlagegutes muss in der ANBU geändert werden, sonst kommt es zu Problemen beim Verbuchen der Abschreibung.
Kost-Evidenz	Hier kann eingestellt werden, wie sich die Kostennummer beim Buchen, Auswerten, bei der Anzeige in der Suchroutine oder in der Planung verhalten soll.     keine Evidenz Das ist die Standardeinstellung für alle Kostennummern, die ohne Einschränkungen ausgewertet, bebucht, angezeigt oder geplant werden sollen. Nicht Auswerten Die Kostennummer wird in den Suchroutinen angezeigt, bei den Auswertungen allerdings nicht berücksichtigt. Die Kostennummer wird in der Planung nicht angezeigt. Es ist keine Eingabe von Planwerten möglich.  Beispiel  Um einzelne Buchungen auf einem Kore-relevanten Konto aus der Kostenrechnung auszuschließen, können diese auf eine "Dummy"-Kostenstelle gebucht werden. Diese Kostenstelle wird mit einer Nummer, einer Bezeichnung und dem Kost-Evidenz-Kennzeichen "nicht auswerten" angelegt. Die Daten werden somit zwar in die Kostenrechnung übergeleitet, scheinen aber weder im Reporting noch auf den Ausdrucken auf.  Nicht Buchen Die Kostennummer kann nicht mehr bebucht werden. Es können Planwerte erfasst werden. Nicht Auswerten & Buchen Kombination – Die Kostennummer kann nicht mehr bebucht werden und wird bei den Auswertungen nicht berücksichtigt. Die Kostennummer wird in der Planung nicht angezeigt. Es ist keine Eingabe von Planwerten möglich. Nicht Anzeigen Die Kostennummer wird in den Suchroutinen nicht angezeigt, bei den Auswertungen allerdings berücksichtigt. Es können Planwerte erfasst werden. Nicht Auswerten & Buchen & Anzeigen Kombination – Die Kostennummer ist nur mehr in den Kostenstammdaten ersichtlich. Die Kostennummer wird in der Planung nicht angezeigt. Es ist keine Eingabe von Planwerten möglich. Nicht Anzeigen in Lohnsuche BMD 5.5 Diese Einstellung hat nur Auswirkungen im LOHN BMD 5.5. Die Kostennummer wird nicht in der F4-Suche angezeigt. Es können Planwerte erfasst werden.
VJ Saldo Fortführung	KST, ABT, DIM und GBR sind standardmäßig ohne VJ-Saldo- Fortführung, bei KTR (mehrjährige Baustellen, Projekte, …) wird der Saldo durch die Jahresübernahme standardmäßig vorgetragen. Über dieses Feld kann gegengesteuert werden. Bei Kostennummern, die keine VJ-Saldo-Fortführung aktiviert haben, wird trotzdem ein Vorjahressaldo ausgewertet, wenn der Wert im Vorjahr in Reihenfolge auf eine Kostennummer mit VJ-Saldo Fortführung gebucht wird.
Zuschlagsberechnung	Gibt es in der Kostenrechnung Zuschläge (z. B. kalk. Sonderzahlungen, Material-GMK …), werden diese grundsätzlich bei allen Kostennummern gerechnet, können hier aber wahlweise deaktiviert werden.
Auftragssumme	Vor allem bei Kostenträgern kann die Auftragssumme als Information hinterlegt werden.
Verantwortlicher	Hier kann aus den Mitarbeitern z. B. für Auswertungszwecke der Kostennummern-Verantwortliche ausgewählt werden. Es wird hier die kurze Personennummer gespeichert (z. B. 101 anstatt KL1999101). In Verbindung mit diesem Feld wird in das Feld  Verantwortlicher - Name der Name und in das Feld Verantwortlicher - Firma die Firmennummer übernommen. Beim Import von Kostennummern mit einem Verantwortlichen ist auch der Import der Verantwortlicher-Firma zwingend notwendig.

 

 Felder Kostenstammdaten

Pflichtfelder bei der Anlage von KST, KTR … sind lediglich der Kostentyp, die Kosten-Nummer und die Kosten-Bezeichnung. Wird eine bestehende Kostennummer geändert und es existiert bereits ein Folgejahr, dann erhalten Sie automatisch die Abfrage, ob Sie die Änderung auch ins Folgejahr übernehmen möchten. Mittels Parameter können Änderungen auch in das jeweilige Vorjahr übernommen werden oder es kann eingestellt werden, dass keine Übernahme der Änderungen erfolgen soll.

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2.2. Import Kostenstammdaten

 Kopieren Sie hier den Link zu den Schnittstellenbeschreibungen der NTCS KORE in Ihre Zwischenablage. Versenden Sie diesen Link anschließend per E-Mail, damit auch Nicht-BMD-Kunden auf die Schnittstellenbeschreibungen zugreifen können. 

Hinweis 

Nähere Informationen zum Reiter "Erweitert" finden Sie unter: Import Reiter Erweitert

 

 

• Die Überschriftenzeile ist für den Import nicht notwendig, sie erleichtert jedoch die Überprüfung der richtigen Spalteninhalte!
• Wenn zu lange Kostennummern importiert werden (max. 14 Stellen numerisch bzw. 20 Stellen alphanumerisch), wird die Kostennummer nicht importiert. In der Logdatei ist im Detail der Grund dafür ersichtlich und auch, welche Importzeile betroffen ist.
• Beim Import einer Kunden-/Lieferanten-Personen-ID ist zwingend auch die Kunde/Lieferant-Firma zu importieren. Ebenfalls ist bei Import des Verantwortlichen zwingend die Verantwortlicher-Firma  in einer eigenen Spalte zu importieren.
• Beim Import von Kostennummern (beispielsweise Kostenträger) mit den Feldern PLZ, Ort und Straße (wird in der Lohnverrechnung für den Schlechtwetterantrag verwendet) muss auch das Land mitimportiert werden. Bitte beachten Sie, dass im Importfile hier 1 für Österreich hinterlegt werden muss.

 

Beispiel 

Musterfile Import Kostennummern

 

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3. Anlage Kostenstammdaten beim Buchen 

Beim Buchen in der FIBU können Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche direkt in der Buchungszeile angelegt werden.

Wenn beispielsweise eine neue Kostenstelle angelegt werden soll, kann im Suchfenster (F4) mit "Neu (F5)" eine neue Kostenstelle angelegt werden: 

 

4. Import Personenkonten als eigener Kostentyp

5. Löschen von Kostennummern

Achtung! 

Werden Kostennummern einzeln oder mit der Funktion Löschen mit Endedatum unwiderruflich gelöscht und sind im Vorjahr noch Buchungen auf den Kostennummern vorhanden, werden diese in der aktuellen KORE in VJ-Vergleichen nicht mehr berücksichtigt!   Die gelöschte Kostennummer wird im laufenden Jahr bei Auswertungen mit Vorjahresvergleichen nicht mehr angezeigt und führt zu unterschiedlichen Ergebnissen in der Vorjahresspalte (im Vergleich zur Vorjahres-Kostenrechnung). Nur Kostennummern, die nicht mehr für Vorjahresvergleiche benötigt werden, sollen gelöscht werden!

6. Kostenstammverteilung vs. Übernahme aus Standard

• Die Anlage (Verteilung) der Kostenstammdaten erfolgt automatisch in alle Kores und muss nicht manuell angestoßen werden.
• Durch Parametereinstellung kann definiert werden, ob nur Neuanlagen oder auch Änderungen der Kostennummern verteilt werden sollen.

• Alle Kostennummern sind in allen Kores vorhanden, auch wenn diese eventuell nicht in jeder Firma benötigt werden.
• Sind mehrere Firmen vorhanden, muss die Kostenstammverteilung immer aktuell sein. Speziell wenn die Kores nicht in der richtigen Reihenfolge ins neue Jahr übernommen werden, ist nach der Jahresübernahme hier eine Überprüfung bzw. Anpassung nötig.

• Sollen nicht alle Kostennummern in allen Kores vorhanden sein, können mittels "Übernahme aus Standard" gezielt nur jene Kostenstammdaten übernommen werden, die auch wirklich in den einzelnen Kores benötigt werden (und nicht alle).

• Die Übernahme der Kostenstammdaten in andere Kores muss manuell angestoßen werden.
• Bei einer Änderung der Kostenstammdaten wird diese nicht automatisch in andere Kores übernommen, sondern muss ebenfalls manuell ausgeführt werden.
  
  

Beispiel 

Beispiel für Übernahme aus Standard mit Firmengruppe: Firma 1 verwendet Kostenstellen und Kostenträger Firma 2 verwendet nur Kostenstellen Aus der Hauptfirma (98) werden in die Firma 1 Kostenstellen und Kostenträger übernommen, in Firma 2 nur Kostenstellen.

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7. Weitere Funktionen in den Kostenstammdaten 

Kostenstammdaten

Löschen

Sollen Kostenstellen, Kostenträger ... nicht nur durch die Hinterlegung des Endedatums auf inaktiv gesetzt sondern endgültig gelöscht werden, können mit dieser Funktion Kostennummern unwiderruflich gelöscht werden. Achtung!  Werden Kostennummern unwiderruflich gelöscht und sind im Vorjahr noch Buchungen auf den Kostennummern vorhanden, werden diese in der aktuellen KORE in VJ-Vergleichen nicht mehr berücksichtigt! Nur Kostennummern, die nicht mehr für Vorjahresvergleiche benötigt werden, sollen gelöscht werden! Sind auf der Kostennummer noch Hinterlegungen in den Kostenschlüsseln, in den Umlagereihenfolgen, in der Kennzahlen-Zuordnung oder in den Zuschlägen vorhanden, kann die Kostennummer erst gelöscht werden, wenn diese Hinterlegungen zuvor entfernt wurden: Sind auf der Kostennummer, die gelöscht werden soll, noch Istwerte (Buchungen, Mengen, Umlage-Istwerte ...) oder Planwerte (Planwerte, Planmengen, Umlage-Planwerte ...) vorhanden, wird mit folgender Meldung darauf hingewiesen: Mit dem Button "Löschen" wird die Kostennummer in den Datensätzen entfernt (auf null gesetzt). Beim Löschen einer Kostennummer, die in der ANBU noch verwendet wird, wird mit einer Meldung darauf hingewiesen, dass die Daten in der Anbu nicht mitgelöscht werden: Wird die Kostennummer trotzdem gelöscht, bleibt die Hinterlegung in der ANBU erhalten!

Funktionen

Kennzahlen-Übersicht	Zur Kontrolle, bei welchen Kostenstellen, Kostenträgern, … welche Kennzahlen hinterlegt sind, kann diese Übersicht aufgerufen werden (siehe auch Kennzahlen).
Kostennummer/Kennzahlen-Zuordnung	Gibt es in der Kostenrechnung Kennzahlen, können alle diese Kennzahlen bei allen oder bei einzelnen Kostennummern hinterlegt werden (siehe auch Kennzahlen).
Kennzahlen/Kostennummer-Zuordnung	Gibt es in der Kostenrechnung Kennzahlen, kann hier je eine einzelne Kennzahl für mehrere Kostennummern hinterlegt werden. (siehe auch Kennzahlen).
Kostennummer ändern	Mit diesem Punkt können bereits angelegte Kostenstellen, Kostenträger, … auf eine andere, noch nicht existierende Nummer oder auch auf eine bestehende Nummer umgespielt werden. Dabei werden pro Jahr sämtliche Stammdaten, Buchungen, Planwerte ... (auch rückwirkend) geändert. Die Vorjahre können automatisch mitumgestellt werden. Die Umstellung der Kostennummer muss immer im aktuellsten umzustellenden Jahr erfolgen! Soll eine Kostennummer auf eine bestehende Kostennummer umgespielt werden, muss folgender Parameter zuvor aktiviert werden: Stammdaten → KORE Parameter → Allgemein → Kostentypen → Kostennummern beim Umstellen zusammenfassen: Kostennummern beim Umstellen zusammenfassen Gibt an, ob beim Umstellen von Kostennummern diese zusammengefasst werden dürfen. Wurde dieser Parameter nicht eingestellt, kann immer nur auf eine noch nicht existierende Kostennummer umgestellt werden. 0 - Nein: Kostennummern dürfen nicht zusammengefasst werden 1 - Ja: Kostennummern dürfen zusammengefasst werden Werden Kostennummern zusammengespielt, ist die "von Kostennummer" danach nicht mehr vorhanden. Mit folgender Meldung wird darauf hingewiesen:     Werden Kostennummern zusammengespielt, empfehlen wir Ihnen die Übernahme/Umlage für das gesamte Jahr zu starten!    Die Änderungen werden nur in Buchungen und Stammdaten der ausgewählten Kostenrechnung, in die Kontenstammdaten der zugeordneten FIBU und in die Anlagegut-Kostennummer-Zuordnungen der ANBU geschrieben. Die Stammdatenhinterlegungen in anderen Paketen werden nicht mitgeändert und müssen manuell verändert werden. Zudem empfehlen wir, sämtliche vorerfasste Buchungen oder Buchungs-Import-Dateien, in der noch die alten Kostennummern vorhanden sind, vor der Umstellung zu verbuchen/importieren.   Hinweis Damit die Änderungen korrekt in die FIBU zurückgeschrieben werden können, muss die KORE-FIBU Zuordnung vorhanden sein. Konnte keine KORE-FIBU Zuordnung ermittelt werden, werden Sie mit folgender Meldung darauf hingewiesen:     Achtung!  Falls Vorjahresvergleiche benötigt werden, muss auch das Vorjahr umgestellt werden! Eine eventuell im Firmenstamm gesetzte Monatssperre wird hier ignoriert. Diese Änderungen können nicht mehr rückgängig gemacht werden und werden nicht nur in die Kore, sondern auch in die Fibu und Anbu zurückgeschrieben. Es wird empfohlen, vor dem Ändern der Kostennummern sowohl die Kore als auch die Fibu inkl. Anbu zu exportieren!
Kostennummer ändern (mehrfach)	Mit diesem Punkt können mehrere bereits angelegte Kostennummern auf andere, noch nicht existierende Nummern oder auch auf bestehende Nummern umgespielt werden. Dabei werden pro Jahr sämtliche Stammdaten, Buchungen, Planwerte ... (auch rückwirkend) geändert. Die Vorjahre können automatisch mitumgestellt werden. Die Umstellung der Kostennummern muss immer im aktuellsten umzustellenden Jahr erfolgen! Als Vorbereitung muss auf den umzuspielenden Kostennummern je die Umstellungskostennummer hinterlegt werden. Sollen Kostennummern auf eine bestehende Kostennummer umgespielt werden, muss folgender Parameter zuvor aktiviert werden: Stammdaten → KORE Parameter → Allgemein → Kostentypen → Kostennummern beim Umstellen zusammenfassen: Kostennummern beim Umstellen zusammenfassen Gibt an, ob beim Umstellen von Kostennummern diese zusammengefasst werden dürfen. Wurde dieser Parameter nicht eingestellt, kann immer nur auf eine noch nicht existierende Kostennummer umgestellt werden. 0 - Nein: Kostennummern dürfen nicht zusammengefasst werden 1 - Ja: Kostennummern dürfen zusammengefasst werden Werden Kostennummern zusammengespielt, ist die "von Kostennummer" danach nicht mehr vorhanden. Mit folgender Meldung wird darauf hingewiesen:     Werden Kostennummern zusammengespielt, empfehlen wir Ihnen die Übernahme/Umlage für das gesamte Jahr zu starten! Die Änderungen werden nur in Buchungen und Stammdaten der ausgewählten Kostenrechnung, in die Kontenstammdaten der zugeordneten FIBU und in die Anlagegut-Kostennummer-Zuordnungen der ANBU geschrieben. Die Stammdatenhinterlegungen in anderen Paketen werden nicht mitgeändert und müssen manuell verändert werden. Zudem empfehlen wir, sämtliche vorerfasste Buchungen oder Buchungsimport-Dateien, in der noch die alten Kostennummern vorhanden sind, vor der Umstellung zu verbuchen/importieren.   Hinweis Damit die Änderungen korrekt in die FIBU zurückgeschrieben werden können, muss die KORE-FIBU-Zuordnung vorhanden sein. Konnte keine KORE-FIBU-Zuordnung ermittelt werden, werden Sie mit folgender Meldung darauf hingewiesen: Achtung!  Falls Vorjahresvergleiche benötigt werden, muss auch das Vorjahr umgestellt werden! Eine eventuell im Firmenstamm gesetzte Monatssperre wird hier ignoriert. Diese Änderungen können nicht mehr rückgängig gemacht werden und werden nicht nur in die Kore, sondern auch in die Fibu und Anbu zurückgeschrieben. Es wird empfohlen, vor dem Ändern der Kostennummern sowohl die Kore als auch die Fibu inkl. Anbu zu exportieren!
Historische Kostenstammdaten	In der Kostenrechnung besteht in den Kostenstammdaten die Möglichkeit, historisch geführte Fixierungen zu verwalten. Dadurch kann pro Periode beispielsweise festgelegt werden, auf welche Kostenträger bei Verwendung einer bestimmten Kostenstelle gebucht werden soll.   Beispiel  Im Jänner wird bei Buchungen auf KST 10 der KTR 100 in die Buchung geschrieben. Ab März wird der KTR 200 bei Buchungen auf die KST 10 in die Buchung übernommen.   Hinweis Damit eine historische Kostenstammverwaltung überhaupt möglich ist, muss diese in den KORE-Stammdaten aktiviert werden (siehe Historische Kostenstammdaten). Sobald historische Kostenstammdaten bei einer Kostennummer hinterlegt sind, sollten keine Fixierungseinstellungen direkt am Stamm der Kostennummer hinterlegt werden, ansonsten erhält man folgende  Hinweismeldung:
Konten-Zuordnung (für Abgrenzung)	In den Kostenstammdaten können nun je Kostenstelle, Kostenträger … Kontonummern zugeordnet werden, die in der Abgrenzung vorgeschlagen werden:
Endedatum setzen	Mit dieser Funktion wird automatisiert das jeweilige Wirtschaftsjahrende bei allen nicht verwendeten Kostennummern eines Kostentyps (KST, KTR, ABT, DIM, GB) als Endedatum eingetragen. Somit können diese Kostennummern bei der Jahresübernahme ausgeschieden / inaktiv gesetzt werden. Als nicht verwendete Kostennummern zählen jene Kostennummern, die im ausgewählten Jahr weder in den Stammdaten der KORE (Schlüssel, Zuschläge) verwendet werden noch Werte (Ist-, Plan-, Umlage-, VJ-Saldo-Werte) aufweisen, noch bei einem nach dem Endedatum noch aktiven Anlagegut in der Anlagenbuchhaltung hinterlegt sind. Ist bei einer nicht verwendeten Kostennummer bereits ein Endedatum eingetragen, wird dieses nicht überschrieben!
Löschen mit Endedatum	Sollen Kostenstellen, Kostenträger ... nicht nur durch die Hinterlegung des Endedatums auf inaktiv gesetzt, sondern endgültig gelöscht werden, können mit dieser Funktion alle Kostennummern bis zu einem bestimmten Datum unwiderruflich entfernt werden.  Achtung!  Sind bis zum eingegebenen Datum Buchungen auf diesen Kostennummern vorhanden, werden diese in der aktuellen KORE in VJ-Vergleichen nicht mehr berücksichtigt. Nur Kostennummern, die nicht mehr für Vorjahresvergleiche benötigt werden, sollen gelöscht werden! Als "Bis Endedatum" wird der letzte Tag vom Vorjahr vorgeschlagen. Kostennummern mit genau diesem Datum werden ebenfalls gelöscht. Kostennummern, auf denen im laufenden Jahr Werte vorhanden sind, werden nicht automatisch gelöscht. Es wird am Ende ein Protokoll mit allen Kostennummern, die nicht gelöscht worden sind, angezeigt. Über Extras → Protokoll Kostenstamm kann kontrolliert werden, wann welche Kostennummern gelöscht worden sind.
Übernahme aus Standard	Die Kostennummern können inklusive aller Hinterlegungen von einer Standardkostenrechnung übernommen werden. Ist die Standardkostenrechnung im Korestamm hinterlegt, wird sie hier vorgeschlagen. Ebenfalls können Kostennummern von einem Vor- oder Folgejahr in die aktuelle Kostenrechnung übernommen werden. Beispiel  Die Kore wurde mittels der Jahresübernahme ins Jahr 2023 übernommen. Im Vorjahr 2022 werden noch Kostenstellen angelegt. Die Kostenstellen können mit der Funktion "Übernahme aus Standard" von 2022 ins Jahr 2023 übernommen werden. Es ist keine erneute Jahresübernahme nötig.
DMS	Hier können je Kostennummer Dokumente archiviert werden. Beispiele: Verträge, Pläne, Fotos, Fahrzeugpapiere ... Dokumente können auch mittels Drag & Drop von außen ins DMS archiviert werden. Dabei werden, wenn Vorschlagswerte für z. B. Kostenstammdaten hinterlegt sind, diese vorgeschlagen. Dokument ansehen Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet. Dokument bearbeiten Öffnet ein Dokument zur Bearbeitung. Dokumente in Vorschau anzeigen Öffnet die zugeordneten Dokumente in einem eigenen Vorschaufenster.   Dokumente zuordnen Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden. Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind.   Zu Dokument in DMS Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet.  Dokument versenden Öffnet eine Mail und fügt alle zugeordneten Dokumente als Anlage ein. Neues Dokument Hiermit kann ein neues Dokument aus dem Dateisystem oder BMD Scan oder ein RTF-Dokument auf der gewählten Kostennummer hinterlegt werden. Die Dokumente werden in der Kostennummerliste rechts unter den Dokumenten bzw. über dem Feld "Dokument" angezeigt: In der Planung kann das Feld "Dokumente" ebenfalls zur Ansicht eingeblendet werden. Über folgenden Parameter kann definiert werden, wie die Dokumente bei der Jahresübernahme übernommen werden sollen: KORE Parameter → Jahresübernahme → Allgemein: Übernahme Dokumente Steuert, ob bei der Jahresübernahme die Dokumente am Kostenstamm übernommen werden sollen. Standard = 1 - Übernahme einmalig 0 - Keine Übernahme 1 - Übernahme einmalig (die Dokumente werden nur bei der erstmaligen Jahresübernahme übernommen und die Dokumentenzuordnung kopiert) 2 - Jahresübergreifend (die Dokumente gelten für alle Jahre, es wird immer die gleiche Dokumentenzuordnung verwendet)

 

Ansicht

Aktive/Abgelaufene Kostennummern

Werden Kostenstellen, Kostenträger ... mit einem Endedatum versehen, das kleiner als der Beginn des Wirtschaftsjahres ist, werden diese in der Liste nicht mehr angezeigt. Die inaktiven (grauen) Kostennummern können über Ansicht - Abgelaufene Kostennummer wieder eingeblendet werden.    Auch bei der Jahresübernahme werden die inaktiven Kostennummern für mögliche Vorjahresvergleiche in das nächste Jahr mit übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass der Parameter KORE Parameter →  Jahresübernahme →  Allgemein auf "0 - Stammdaten werden übernommen, aber inaktiv angezeigt" gesetzt ist.

Extras

Kostennummern im automatischen Baum zuordnen	Bei Verwendung eines automatischen Baums erfolgt die Zuordnung der Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche zu einem bestimmten Knoten automatisch. Über diese Funktion kann die Zuordnung manuell gestartet werden (siehe Automatischer Baum).
Kostenstamm Verteilung	ZIEL-KOREs zuordnen: Werden in einer bestimmten Kostenrechnung neue Kostenstammdaten angelegt oder bestehende Daten geändert, können diese Neuanlagen/Änderungen in andere zugeordnete Kostenrechnungen verteilt werden. Die Verteilung wird auch angestoßen, wenn Kostennummern importiert werden.    Beispiel  In der Abbildung werden ausgehend von der Firma 1 und der KORE 2019/01 die Stammdaten auch in die Musterfirma verteilt.     Wichtig dabei ist folgender Parameter in der Kostenrechnung: KORE Parameter → Kostenstammverteilung    Verteile Kostenstellen 0 - keine Verteilung: Die in den Kostenstammdaten hinterlegte Verteilung wird nicht berücksichtigt. 1 - nur Neuanlagen: In den hinterlegten Kostenrechnungen werden durch die Verteilung nur Neuanlagen durchgeführt, bestehende Kostennummern werden nicht überschrieben. 2 - nur Änderungen: In den hinterlegten Kostenrechnungen werden durch die Verteilung nur Änderungen an bestehenden Kostennummern durchgeführt, es erfolgen keine Neuanlagen. 3 - Neuanlagen und Änderungen: In den hinterlegten Kostenrechnungen werden durch die Verteilung Neuanlagen und Änderungen durchgeführt. Hinweis Der Parameter ist je Kostentyp zu setzen. Sollen die Neuanlagen/Änderungen nur in das Vorjahr oder Folgejahr der gleichen Firma verteilt werden, dann kann das auch über den Parameter Stammdatenneuanlagen/-änderungen übernehmen gesteuert werden. Standardmäßig erfolgt eine Übernahme in das Folgejahr. Stammdatenneuanlagen/-änderungen übernehmen Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, ob Neuanlagen und Änderungen an den Kostennummern automatisch ins Folgejahr bzw. ins Vorjahr verteilt werden sollen. Die Einstellung greift auch, wenn Neuanlagen oder Änderungen an den Kostennummern über eine Kostentypenfindung erfolgen, jedoch nicht bei Importen, hier erfolgt keine Verteilung. 0 - Keine Übernahme 1 - Übernahme ins Folgejahr 2 - Übernahme ins Folge- und Vorjahr Der Parameter ist auf 2 zu setzen, wenn nach der Jahresübernahme noch in beiden Jahren (VJ und lfd. Jahr) Kostennummern angelegt werden und diese in beiden Jahren zur Verfügung stehen sollen. Hinweis: Die Felder "Notiz", "Umstellungskostennummer" und "Kostennummer numerisch" werden nicht verteilt!   Dialog für Verteilen von Kostenstamm-Änderungen merken: Normalerweise kommt vor der Verteilung von Neuanlagen/Änderungen eine entsprechende Abfrage, ob tatsächlich verteilt werden soll: Wird hierbei gewählt, dass diese Entscheidung für alle Kostennummern gemerkt werden soll, dann erhalten Sie die Abfrage zukünftig nicht mehr. Um die Abfrage wieder zu erhalten, genügt ein Klick auf "Dialog für Verteilen von Kostenstamm-Änderungen merken":   Hinweis Bei der Jahresübernahme empfehlen wir, immer zuerst die Ziel-KOREs und danach erst die Quell-KORE zu übernehmen, um eine korrekte Hinterlegung im neuen Jahr zu gewährleisten. Details finden Sie unter Jahresübernahme mit Kostenstammverteilung.
Exportieren	Hier können die Kostenstammdaten mit der ausgewählten Feldauswahl ins Excel exportiert werden.
Importieren	Kostenstammdaten können über eine CSV-Datei in die KORE importiert werden.
Kostenstamm-Gemeindeverteilung importieren	Hier kann für den Lohn eine prozentuelle Aufteilung für die Gemeinden importiert werden, an welche die Kommunalsteuer abgeführt werden muss. Pflichtfelder für den Import sind: Kostentyp, Kostennummer, Prozent und die Gemeindenummer (lt. Programm).
Prüfe Kostennummern	Diese Funktion wurde bei alphanummerische Kostennummern in der NTCS mit einem hinterlegten BMD 5.5 Verzeichnis benötigt. Es wurde geprüft, ob die hinterlegte Kostennummer in BMD 5.5 eindeutig ist.   Zusätzlich wird über diese Funktion geprüft, ob und in welchen Baumknoten geschützte Leerzeichen vorhanden sind.

Hinweis 

Unter den weiteren Funktionen (drei schwarze Punkte rechts oben) können Sie unter Bildschirmliste → Kostenstammdaten eine Liste der Kostenstammdaten (KST, KTR ...) ausdrucken: Unter den weiteren Funktionen (drei schwarze Punkte rechts oben) können Sie unter "Extras" die Protokolle aufrufen: Protokoll Dieses Protokoll ist permanent aktiviert. Im Protokoll werden für alle Firmen Änderungen und Löschen (keine Neuanlage) der Kostennummern aufgelistet. Datensatzprotokoll Dieses Protokoll ist permanent aktiviert. Im Datensatzprotokoll werden für die ausgewählte Firma Änderungen und Löschen (keine Neuanlage) der Kostennummern aufgelistet.

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8. Berechtigungen von Kostenstammdaten

Bitte achten Sie darauf, dass der Benutzer nicht der Gruppe BMD Vollzugriff zugeordnet ist! Diese Gruppe übersteuert alle Einstellungen der Berechtigungen bzw. Datenbesitzergruppen!

8.1. Benutzer darf Kostennummern anlegen aber nicht löschen

1. Auswahl der Gruppe, der der Benutzer zugeordnet ist, und Sperren der gesamten Kostenstammdaten:
   
   
   
   
2. Erlauben der Funktionen "Kostenstammdaten - Ansehen", "Kostenstammdaten - Bearbeiten" und "Kostenstammdaten - Neu":
   
   

8.2. Benutzer darf nur Kostenstellen, aber keine Kostenträger auswerten

Einstieg unter Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten → Bearbeiten der Kostenrechnung (rechte Seite). Hinterlegung der Datenbesitzergruppe, welcher der Benutzer nicht zugeordnet ist, im Feld "Datenbesitzer Kostenträger ansehen":

Datenbesitzer Kostenträger ansehen

Nur User, die der hinterlegten Datenbesitzergruppe zugeordnet sind, dürfen Kostenträger auswerten. Nicht berechtigte User sehen den Kostentyp "Kostenträger" weder im Reporting, noch im Ausdruck oder in der Planung. Die Kostenträger sind in den Kostenstammdaten mit einem roten x sichtbar. Nicht berechtige User können den Kostenträger aber bebuchen.

Ergebnis: Bei den Auswertungen (Ausdruck, Reporting ...) kann der Benutzer die Kostenträger nicht auswählen:

8.3. Benutzer darf nur bestimmte Kostenträger sehen

1. Einstieg unter Stammdaten → Kostenstammdaten und Hinterlegung der Datenbesitzergruppe, welcher der Benutzer zugeordnet ist, im Feld "Datenbesitzer für Ansehen" bei den Kostenträgern 17 und 23:
   
   
   
   
   
   
2. Hinterlegung einer Datenbesitzergruppe bei allen anderen Kostenträgern im Feld "Datenbesitzer für Ansehen", bei der der Benutzer nicht zugeordnet ist:
   
   
   
   

   Datenbesitzer für Ansehen

   Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Ansehen gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummer weder im Programm "Kostenstammdaten" noch in den Suchroutinen, bei den Auswertungen oder in der Planung.

8.4. Benutzer darf alle Kostenstellen sehen, aber nur bestimmte auswerten

1. Einstieg unter Stammdaten → Kostenstammdaten und Hinterlegung der Datenbesitzergruppe, welcher der Benutzer zugeordnet ist, im Feld "Datenbesitzer für Auswerten" bei den Kostenstellen "Verkauf" und "Verwaltung". Das Feld "Datenbesitzer für Ansehen" bleibt leer:
   
   
   
   
   
   
2. Hinterlegung einer Datenbesitzergruppe bei allen anderen Kostenstellen im Feld "Datenbesitzer für Auswerten", bei der der User nicht zugeordnet ist:
   
   
   
   

   Datenbesitzer für Auswerten

   Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Auswerten gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummer in den Kostenstammdaten. Diese kann aber nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Bei den Auswertungen wird die Kostennummer aber nicht berücksichtigt. In der Planung sehen nicht berechtigte Benutzer die Kostennummer nicht.

8.5. Weitere Einstellungsmöglichkeiten von Datenbesitzergruppen am Kostenstamm

Datenbesitzer für Bearbeiten	Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Bearbeiten gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummer zwar und können diese auch auswerten, sie sind aber zum Bearbeiten der Stammdaten gesperrt. In der Planung können nicht berechtigte Benutzer jedoch Planwerte erfassen oder ändern.
Datenbesitzer für Buchen	Über eine Datenbesitzergruppe "Buchen" können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Buchen gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummer zwar, können diese jedoch beim Buchen nicht erfassen. In der Planung können nicht berechtigte Benutzer jedoch Planwerte erfassen oder ändern.
Datenbesitzer für Planen	Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostennummern einzeln für die nicht zugeordneten User zum Planen gesperrt werden. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Kostennummern zwar in der Planung, können die Planwerte auf den gesperrten Kostennummern jedoch nicht verändern. Durch Sperrsymbole und in den Nebenrechnungen wird die Sperre angezeigt:

9. FAQ

Was bedeuten die Symbole grüne Häkchen   und rotes x  bei den Kostennummern?

 

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Siehe auch:  Kostennummer ändern Alphanumerische Kostennummern Historische Kostenstammdaten Kunde/Lieferant (CRM Person) als Kostentyp Kunde/Lieferant (FIBU - nur bei Firmengruppe) als Kostentyp Baumzuordnung Mehrsprachigkeit Kostentypenfindung Übernahmeschlüssel Anlagenbuchhaltung mit KORE Parameter Kostentypen

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