Updatebeilage CRM 2013

Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!

Mit dem NTCS-Update 2013.16.02. erhalten Sie Neuprogramme, Änderungen und Fehlerkorrekturen.
Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich des CRM.

 

 

 

 

Ausführbare Aufgaben werden jetzt auch synchronisiert. Bei der Synchronisation von ausführbaren Aufgaben wird ein Infotext ans Outlook übergeben ("Dies ist eine synchronisierte Aufgabe aus NTCS und muss in NTCS freigegeben werden - diese Aufgabe hat lediglich Informationsfunktion. Jegliche Veränderung (auch löschen,...) wird nicht nach NTCS zurücksynchronisiert").

 

Details dazu finden Sie in den Fensterhilfen Synchronisation CRM bzw. Aufgaben.

 

In die Gruppenübersicht wurden die Ressourcen integriert, um eine Terminsuche über Mitarbeiter und eine oder mehrere benötigte Ressourcen zu vereinfachen. Die Ressourcen sind neben den Mitarbeitern oben in den Einstiegsfeldern auswählbar und werden unter den Mitarbeitern in eigenen Zeilen angezeigt.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe zur Gruppenübersicht.

 

 

Für Termine, bei denen ein Kunde und/oder eine Kontaktperson hinterlegt werden, besteht die Möglichkeit, automatisiert eine Benachrichtigung über eine Standardbriefvorlage zu verschicken. Hierfür kann am Terminkennzeichen eine Standardbriefvorlage im gleichnamigen Feld hinterlegt werden. Es können die Standardbriefvorlagen Organizer, die auch in den Terminen zur Verfügung stehen, verwendet werden.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe zur Funktion Terminbestätigung senden.

 

 

Das Telefonbuch wurde überarbeitet. Für die Anzeige von Kontaktpersonen ohne Durchwahl und Telefonnummer gibt es einen neuen Parameter (Anzeige von Kontaktpersonen ohne DW und Telefonnummer). Oben rechts gibt es eine Combobox zum Umschalten zwischen Telefonnummern (Standard), Faxnummern und Alle. Bei Aufruf des Telefonprotokolls aus dem Telefonbuch wird die selektierte Telefonnummer ans Telefonprotokoll übergeben.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe Telefonbuch.

 

 

Über den Fristencontroller ist es jetzt auch möglich, den Vorgesetzten oder den Stellvertreter eines Mitarbeiters von kritischen Fristen benachrichtigen zu lassen. Der Fristencontroller wird über den Stapel MCS_MDREMINDERMGR_CHECKTAF gestartet.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe zu den Fristen.

 

Für die Termin E-Mails, Aufgaben E-Mails, für das Besprechungsprotokoll, den Standardbrief und für das Mitarbeitergespräch werden jetzt standardmäßig Vorlagen ausgeliefert. Diese werden beim Setup automatisch importiert falls noch keine anderen Vorlagen angelegt sind. Die HTML-Vorlagen können auch manuell importiert werden unter Stammdaten →  Schnittstellen →  Import → Importe Standards →  HTML-Vorlagen.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe zu den HTML-Vorlagen.

 

 

Für die Erzeugung der Firmenbuchfristen gibt es einen neuen Parameter „Steuerpflicht ab/bis berücksichtigen“. Des Weiteren ist für die Aufbereitung der Firmenbuchfristen das, in den Einstiegsfeldern eingegebene, Abgabejahr nicht mehr relevant. Es werden alle Kunden aufbereitet, für jeden Kunden wird nur eine EINZIGE Frist angelegt. In der Logdatei ist ersichtlich, in welchem Jahr der Kunde angelegt wird. Durch diese Verbesserung ist es nicht mehr nötig, die Firmenbuchfristen hintereinander für das aktuelle Abgabejahr und für das Vorjahr zu erzeugen.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe Firmenbuchverwaltung.

 

 

 

Neu ist der DMS-Parameter „Verhalten bei Drag & Drop ins DMS“ mit folgenden Ausprägungen:

 

Neuanlage oder Aktualisierung	Dokument wird neu angelegt, oder wenn es auf ein bestehendes Dokument gezogen wird, kann auf Abfrage auch versioniert werden (abhängig davon wie der Parameter „Dokumentenzugriff“ gesetzt ist und ob es sich um das gleiche Dateiformat handelt)
Immer eine Neuanlage auslösen	Es wird nie versioniert, sondern immer neu angelegt. Wenn laut Parameter eine Aktualisierung (Versionierung) möglich ist, wird jedoch auch geprüft, ob u.U. ein Datenbesitzer „Dokument bearbeiten“ auf dem Dokument hinterlegt ist und die Versionierung u.U. verhindert.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe zur Dokumentenübersicht.

 

In den Gelöschten Dokumenten wurde für die Funktion „Endgültig löschen“ eine Mehrfachauswahl eingebaut, sodass mehrere Dokumente auf einmal endgültig gelöscht werden können.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe DMS - Gelöschte Dokumente.

 

 

In der Dokumentenübersicht gibt es eine neue Funktion „Dokument entfernen“. Das Entfernen von Dokumenten verhält sich gleich wie das endgültige Löschen von Dokumenten.

 

 

Für die Dokumentenkategorien gibt es jetzt eine Umstellungsfunktion (DMS →  Dokumentenkategorien →  gelbe Menüleiste Funktionen →  Kategorien zusammenführen).

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe zur Funktion DMS Kategorien zusammenführen.

 

 

Der Import von Dokumenten wurde stapelfähig gemacht. Hierfür ist es notwendig in der Stapelverwaltung den Stapel „MCS_MDDOKUMENTMGR_IMPORTNEWDOCS“ anzulegen (Tools →  Administration →  Stapelverarbeitung →  Stapel definieren). In den Parameterwerten dieses Stapels muss der Name der Importdatei hinterlegt werden.

 

Es gibt für das Starten von NTCS einen neuen Aufruf, der Dokumente anhand des Barcodes sucht und öffnet. Werden mehrere Dokumente gefunden, wird die Dokumentenliste mit den passenden Dokumenten geöffnet. Übergabeparameter: FUNC=MCS_OPEN_DOCUMENT /F= (Archiv-Nr.) /BC= (Barcode)

 

Werden im DMS Dokumente gelöscht, die eine Postzuordnung besitzen, kommt jetzt neben der Meldung, dass das Dokument oder die Dokumente Poststücke besitzen, auch die Möglichkeit, die Poststücke gleich mitzulöschen. In den CRM Parametern gibt es zum Ausschalten dieser Funktion einen Parameter in den DMS-Einstellungen “Löschen Dokument mit Postzuordnung”.

 

 

Zum Schützen des Bearbeitens von Dokumenten gibt es jetzt die neue Funktion „Schreibschutz“. Dokumente können einzeln schreibgeschützt werden oder gleich über die ganze Kategorie über das neue Feld „Schreibschutz“ auf der Kategorie.

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe zur Funktion Schreibschutz am Dokument.

 

 

Das Verschieben von Dokumenten mit Verteilungen in andere Archive ist jetzt möglich. Vorher wurde es vom Programm nicht zugelassen.

 

Bei Archivierung aus dem Outlook über die Office-Makros wird in der Spalte BMD Archiv im Outlook die Meldung „Die Archivierung wurde nicht durchgeführt“ ausgegeben, wenn das Dokument nicht archiviert wurde oder werden konnte. Bei erfolgreicher Archivierung steht wie bisher der Status OK in der Spalte im Outlook.

 

Einige Programmteile wurden bereits auf die neuen Dokumentenzuordnungsmasken umgestellt, wie beispielsweise das Besprechungsprotokoll, die Ressourcen, Aufgaben und Termine und in der Fibu die ER-Kontrolle).

 

Details dazu finden Sie in der Fensterhilfe Dokumente zuordnen.

 

 

Im Standardbrief besteht jetzt die Möglichkeit, HTML-Vorlagen anzulegen, zu verschicken, archivieren, etc. … Für die HTML-Vorlagen stehen die gleichen Funktionen zur Verfügung, wie für die „normalen“ Standardbriefvorlagen, auch die gleichen Felder zum Einfügen. Außerdem besteht die Möglichkeit, eine HTML-Vorlage als Mailtext zum Verschicken der Briefe mittels E-Mail zu hinterlegen. Hierfür muss bei den HTML-Vorlagen unter der Combobox Standardbrief-HTML-Vorlagen eine entsprechende Vorlage angelegt werden. Diese Vorlage muss in weiterer Folge auf der Briefvorlage bei den Briefeinstellungen unter dem Punkt Mailen im Feld „Text“ hinterlegt werden.

 

 

Die Funktionen im Besprechungsprotokoll wurden in größerem Umfang erweitert und werden hier nicht einzeln aufgezählt. Die aktuellen Funktionen entnehmen Sie bitte der Fensterhilfe zum Besprechungsprotokoll.

 

 

 

Die Onlineumfrage ist fertiggestellt. Das Produkt ist mit der Umfrageverwaltung gemeinsam lizenziert. Es ist somit möglich, den Kunden mittels E-Mail-Link eine Umfrage zur Verfügung zu stellen und die Daten aus der Onlineumfrage direkt ins NTCS zu übernehmen. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an den Verkauf oder den CRM-Support bzw. informieren Sie sich über die CRM-Umfragen allgemein auf unserer Homepage unter https://www.bmd.com/module/umfrage.html

 

 

Im PI-Paket gibt es einen neuen Menüpunkt Mitarbeitergespräch. Dieses bietet die Möglichkeit, Mitarbeitergespräche und Ziele zu planen und durchzuführen (das Besprechungsprotokoll wird auch verwendet). Das Mitarbeitergespräch ist eigens lizenziert und muss erworben werden.

 

Details dazu entnehmen Sie bitte der Doku Mitarbeitergespräche.