Preisvereinbarungen in Fremdwährungen (LEA-Fremdwährungsmodus)
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.
Vorbemerkungen
In der LEA konnten bis zur Version 19.01 Preisvereinbarungen nur in der Stammwährung der Verrechnungsfirma getroffen werden. Dieser Modus funktioniert auch weiterhin. Dafür steht Ihnen folgende Themendokumentation zur Verfügung: NTCS LEA in mehreren Ländern, Sprachen, Währungen
Achtung!
 | Eine Mischung der Modi "Preisvereinbarungen in Fremdwährung" und "Preisvereinbarungen in Stammwährung" ist nicht möglich. |
Wann benötigt man den LEA Fremdwährungsmodus (Preisvereinbarungen in Fremdwährung)?
Wenn die Währung der eigenen Verrechnungsfirma beispielsweise "Tschechische Kronen" ist und mein Kunde aus Österreich mit der Währung "Euro" darauf besteht einen Stundensatz/eine Pauschale in "Euro" zu vereinbaren.
Allgemeines
Die Funktionalität des LEA Fremdwährungsmodus ist für alle Datenbank-Betriebsländer außer Österreich und Deutschland verfügbar, wenn die Lizenz "LEA Fremdwährung" erworben und aktiviert worden ist.
Sie dient in erster Linie dazu, Preisvereinbarungen (Stundensätze, Artikelpreise, Pauschalen, Akontos ...) in Kundenwährung vereinbaren zu können.
Der Fremdwährungsmodus der NTCS LEA wird durch den LEA Parameter "Fremdwährung" aktiviert:
Achtung!
| Vor der Aktivierung oder Deaktivierung dieses Modus halten Sie bitte unbedingt Rücksprache mit dem NTCS LEA Support. |
Hinweis
 | Für den LEA Fremdwährungsmodus sind grundsätzlich keine Anpassungen am Honorarnotenfomular durchzuführen. Die Währung und der Betrag werden je nach Kunde in Fremdwährung oder Stammwährung in der Rechnung angedruckt. Sollte es nötig sein Fremdsprachige Honorarnoten zu gestalten, so beachten Sie bitte den Punkt Fremdsprachige Honorarnoten in der Dokumentation NTCS LEA in mehreren Ländern, Sprachen, Währungen |
Einstellungen NTCS - Firmenstamm, Währung und Kurstabelle
Währung und Kurstabelle am Firmenstamm
Währung
Mithilfe der Kurstabelle wird eine Währung in eine Zweitwährung umgerechnet. Beide Felder sind im Firmenstamm verfügbar.
Kurstabelle
Die Kurstabelle wird in folgender Reihenfolge ermittelt:
- Kurstabelle der zur Firma zugehörigen NTCS FIBU
- Kurstabelle der eigenen Firma (Verrechnungsfirma)
Die Kurstabelle selbst samt den Kursen sind unter Stammdaten → Kurse zu hinterlegen.
Kurstabelle und Update in die 5.5
Wenn im PR03KURS bereits eine Kurstabelle hinterlegt ist, kann man diese importieren. Dazu muss man in der NTCS auf der Standardkurstabelle (Tab.Nr. = 0 auf der linken Seite) das Feld 6 - Kursdatei 5.5 mit dem gesamten Pfad der Kursdatei in der BMD 5.5 befüllen (z. B. BMD\bmdc\KURSE). Dann ist einmalig diese Kursdatei in die NTCS zu importieren (→ Extras → Import Kurse aus BMD 5.5) und ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen der Kursdatei in NTCS automatisch in die im Pfad befindliche Kursdatei der BMD 5.5 durchgeschrieben.
Wenn im PR03KURS bereits eine Kurstabelle hinterlegt ist, kann man diese importieren. Dazu muss man in der NTCS auf der Standardkurstabelle (Tab.Nr. = 0 auf der linken Seite) das Feld 6 - Kursdatei 5.5 mit dem gesamten Pfad der Kursdatei in der BMD 5.5 befüllen (z. B. BMD\bmdc\KURSE). Dann ist einmalig diese Kursdatei in die NTCS zu importieren (→ Extras → Import Kurse aus BMD 5.5) und ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen der Kursdatei in NTCS automatisch in die im Pfad befindliche Kursdatei der BMD 5.5 durchgeschrieben.
Ablauf im System
Honorarfaktoren
Ist der LEA Fremdwährungsmodus aktiv, so müssen alle Honorarfaktoren für alle Fremdwährungskunden kundenbezogen in deren Währung festgelegt werden. Es ist nicht möglich, firmenbezogene Honorarfaktoren wie z. B. die Firmen-Verrechnungssätze zu nutzen, da diese in der Regel in der Stammwährung der Verrechnungsfirma erfasst werden.
Folgende Honorarfaktoren MÜSSEN in weiterer Folge in Fremdwährung angelegt werden, wenn sie benötigt werden:
- StundensätzeKunden-VerrechnungssätzeKundenkonzern-Verrechnungssätze
Projekt-Verrechnungssätze
Hinweis: Die Internen Stundensätze müssen nicht in einer Fremdwährung angelegt werden, da diese ja zur Bewertung der Selbstkosten bzw. der Herstellkosten dienen. Diese sowie die Auswertungssätze werden sinnvollerweise nur in Stammwährung geführt. - Artikelpreise
Kunden-Verrechnungspreise
Kundenkonzern-Verrechnungspreise
Projekt-Verrechnungspreise - Nachlässe und Auf-/Abschläge
Auf-/Abschläge Kunden - PauschalenKundenpauschalenProjektpauschalen
- Teilrechnungen
- Akontos
- Monatsrechnungsvorlagen
Dabei ist immer zu beachten, dass in diesen Fenstern nicht ersichtlich ist, in welcher Währung der jeweilige Preis hinterlegt wurde. Dies muss vom Anwender selbst gesteuert werden. Zur besseren Orientierung kann in den oben angeführten Fenstern das Feld "Währung" des Kundenstamms aus den Weiteren Feldern eingeblendet werden.
Beispiel
 | Hier ein Beispiel für eine Datenverknüpfung für den Reiter "Kunden-Verrechnungspreise", die Sie über die Feldauswahl einstellen können.   |
Leistungserfassung
Wird eine neue Leistung erfasst und autorisiert/abgeschlossen, so wird die Währung des Kunden auf die Leistung ins Feld Währung geschrieben, sofern es sich um eine Fremdwährung im Vergleich zur Währung der Verrechnungsfirma handelt.
Achtung!
| Wird der LEA Fremdwährungsmodus aktiviert, nachdem bereits Leistungen für Fremdwährungskunden erfasst wurden, so müssen die Offenen Leistungen unbedingt mit dem Hilfsprogramm Leistungen aktualisieren (Währung) aktualisiert werden. |
Tagesabschluss
Sollte beim Tagesabschluss festgestellt werden, dass kein Kunden-Verrechnungssatz, Kunden-Verrechnungspreis usw. angelegt wurden, so erscheint folgende Meldung:
Achtung!
| Der Tag wird dennoch abgeschlossen. Es sollten jedoch daraufhin unbedingt die entsprechenden Honorarfaktoren kundenbezogen angelegt werden. Im Anschluss können der Stundensatz und der Artikelpreis mit dem Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren aktualisiert werden. Ansonsten kann eine reibungslose Fakturierung mit den gewünschten Beträgen nicht gewährleistet werden - kontaktieren Sie im Zweifelsfall den NTCS LEA Support. |
Fakturierung
Honorarnoten aufbereiten
Die Währung des Kunden wird beim Aufbereiten auf die Rechnung ins Feld "Fremdwährung" geschrieben. Dabei werden nur Leistungen in eine Fremdwährungsrechnung aufgenommen, die im Feld "Währung" diese Fremdwährung enthalten.
Rechnungsbearbeitung
In der Rechnungsbearbeitung ist die Fremdwährung oben rechts ersichtlich, wenn es sich um eine Fremdwährungsrechnung handelt.
Weiters ist ein Hinzufügen von Leistungen richtigerweise nur möglich, wenn die Leistungen im Feld "Währung" dieselbe Währung enthält, wie die entsprechende Rechnung im Feld "Fremdwährung".
Erhaltene Zahlungen können lediglich in der Fremdwährung der Rechnung eingeben werden. Das Feld "Währung" der erhaltenen Zahlung lässt sich in diesem Fall nicht abändern.
Hinweis
| Im Fenster Rechnung bearbeiten sind DB-Vergleiche nicht sinnvoll, da sich die Währungen der Stundensätze unterscheiden. |
Akonto/Teilrechnung
Das Zuordnen von Teilrechnungen oder Akontos ist bei Fremdwährungsrechnungen nur dann möglich, wenn die Teilrechnung / das Akonto auch in der entsprechenden Fremdwährung erfasst bzw. abgerechnet wurde. Es werden keine Teilrechnungen oder Akontos angeboten die im Feld "Fremdwährung" nicht dieselbe Währung wie die Schlussrechnung enthalten.
Druck der Rechnung mit Nummer und Rechnungsabschluss
Beim Druck der Rechnung mit Nummer und beim Rechnungsabschluss von Fremdwährungsrechnungen ist grundsätzlich nichts gesondert zu beachten. Es gilt der gleiche Ablauf, wie bei einer Rechnung in Stammwährung. Die Währung wird in der Rechnung je nach Währung im Feld "Fremdwährung" angedruckt.
Verbuchung in die Fibu
Bei der Verbuchung in die Fibu wird der Kehrwert des entsprechenden Wertes aus der Kurstabelle der Fibu zur Umrechnung herangezogen. Die errechneten Beträge (Betrag in Stammwährung und Fremdwährungsbeträge) werden daraufhin in die Fibu übergeben.
Der "Kurs" auf der Buchung entspricht hierbei nicht ganz genau dem Kurs in der Kurstabelle. Stattdessen wird der Kurs neu berechnet, indem der "FW-Betrag" durch den "Betrag" dividiert wird. Dies wird wegen möglicherweise entstehender Rundungsdifferenzen so gehandhabt, sollte aber in der Praxis keine negative Auswirkung haben.
Hinweis
| Die Funktionen "Offene Leistungen hinzufügen" und "DB-Verteilung" sind bei abgeschlossenen Fremdwährungsrechnungen nicht möglich! |
Beispiel
| Ein Buchungsbeispiel für eine Honorarnote, die im LEA Fremdwährungsmodus in die kanzleieigene Fibu verbucht worden ist:  |
Hintergrundinformationen
Leistungen aktualisieren (Währung)
Mit Unterstützung durch das Hilfsprogramm Leistungen aktualisieren lässt sich die Währung des Kunden auf die Leistungen aktualisieren. Dies ist vor allem dann nötig, wenn vor Einführung des LEA Fremdwährungsmodus bereits Leistungen für Fremdwährungskunden erfasst und abgeschlossen/autorisiert worden sind.
Arbeiten mit Rechnungsempfängern
Wird mit dem LEA Fremdwährungsmodus gearbeitet, so muss der Kunde, auf den Leistungen erfasst werden, immer mit der gleichen Währung geführt werden wie dessen Rechnungsempfänger. Da die Stundensätze und Artikelpreise ausschließlich vom Kunden ermittelt werden, wird auch die Fremdwährung vom Kunden und nicht vom Rechnungsempfänger ermittelt.
Die Lösung für diese Konstellation:
- Der Kunde ist in derselben Währung zu führen wie sein Rechnungsempfänger.
- Für den Kunden müssen ebenfalls die entsprechenden Honorarfaktoren angelegt werden.
