Sehr geehrte NTCS Anwenderin! Sehr geehrter NTCS Anwender!
Mit dem NTCS Update 2023.26.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Leistungserfassung und -abrechnung.
Damit künftig nicht nur innerhalb einer Organisationseinheit (Abteilung, Team, Firma) abgebildet werden kann, wer die Leistungen welcher Mitarbeiter/innen sehen bzw. bearbeiten darf (
Berechtigungen für Mitarbeiterdaten) besteht ab sofort eine zusätzliche Möglichkeit: Im Kontext eines Projektes kann entschieden werden, wer die Leistungen zu einem bestimmten Projekt sehen kann und ob die Ansicht und/oder Bearbeitung von Projektdaten eingeschränkt werden soll.
Die Verwaltung dieser neuen Berechtigungsvariante, die Sie auch kombiniert mit den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten einsetzen können, finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → Berechtigungen Projektdaten.
Um Berechtigungen für Projekte erzeugen zu können, ist es notwendig, auf den Projektstammdaten das Feld "Berechtigungen Projektdaten" zu aktivieren, da in der Regel nicht für alle Projekte derartige Berechtigungen erzeugt werden sollen (z. B. Nichtleistungszeiten-Projekte oder interne Projekte, auf die alle Mitarbeiter/innen Zugriff brauchen).
Damit Sie als Projektverantwortlicher einen besseren Überblick über Arbeitsscheine Ihrer Projekte erhalten, wurde im Fenster "Arbeitsscheine" zusätzlich ein neues Einstiegsfeld "Projekt" geschaffen. Damit haben Sie die Möglichkeit, mittels der Funktionstasten F4 und F8 bzw. über die entsprechenden Schaltflächen neben dem Feld Projekte auszuwählen, zu welchen die Arbeitsscheine in der Liste angezeigt werden sollen.
Das Projekt wird jedoch nur dann auf dem Arbeitsschein-Datensatz gespeichert und steht somit für die Filterung via Einstiegsfeld zur Verfügung, wenn alle Leistungen des Arbeitsscheins demselben Projekt zugeordnet sind. Das Projekt des Arbeitsschein-Datensatzes wird außerdem im Zuge der Archivierung an das Archivdokument übergeben. Somit können in der Dokumentenübersicht im Reiter "Projekte" auch alle Arbeitsscheine zu einem entsprechenden Projekt mitaufgerufen werden.
Nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Fensterhilfe
Arbeitsscheine.
Damit bei einer Neuanlage einer Leistung zusätzlich zum Kunden auch gleich eine Tätigkeit oder ein Artikel vorgeschlagen wird, besteht ab sofort die Möglichkeit, einen "Tätigkeiten-/Artikelvorschlag" dafür in den CRM Parametern zu definieren.

Analog zum bereits bestehenden CRM Parameter "Kundenvorschlag" (im Paket CRM → Stammdaten → Allgemeine CRM Parameter → CRM → LEA) wurde nun der Parameter "Tätigkeiten-/Artikelvorschlag" implementiert, welcher zusätzlich gesetzt werden kann.
Mittels der F4-Suchroutine lässt sich hier eine Tätigkeit / ein Artikel hinterlegen, welche/r für den Kunden (im Parameter "Kundenvorschlag") zulässig ist. An dieser Stelle findet somit bereits die Überprüfung des erlaubten Leistungsumfangs statt.
Wenn Sie mit Projekten arbeiten, kommt es immer wieder dazu, dass es nur eine oder wenige Tätigkeiten gibt, die für die Leistungserfassung herangezogen werden. Als Leistungserfassender haben Sie nun die Möglichkeit, bei der Projekteingabe in der Leistungserfassung neben dem Kunden auch eine Tätigkeit vorschlagen zu lassen.
Dazu wurden die Projektstammdaten um das Feld
Tätigkeitsvorschlag erweitert, in welchem Sie die Tätigkeit definieren können, die Ihnen in der Leistungserfassung vorgeschlagen wird.
Eine Leistung, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist, wird nun mit einem Symbol

in der Spalte
Verteilt gekennzeichnet. Damit können Sie diese Leistungen auf einen Blick erkennen. Das hier zum Einsatz kommende Symbol ersetzt die eindeutige 15-stellige ID, die jene Leistungen "zusammenhält", welche aufgrund derselben Verteilung entstanden sind.
Da die ID weiterhin anstelle des Symbols angezeigt wird, wenn Sie in dieser Spalte filtern, ist auch weiterhin die Suche nach zusammenhängenden Leistungen möglich.
In den Fenstern "Tageserfassung" und "Projektleistungserfassung" wurde die Funktion "Sollzeit übernehmen" implementiert, welche Ihnen den Vorteil bietet, dass die Sollzeit laut Tagesmodell des am Mitarbeiterstamm hinterlegten Wochenmodells auf schnelle und einfache Art und Weise auf die Leistung übernommen werden kann.
Voraussetzung für die korrekte Funktion: Das Tagesmodell muss so angelegt werden, dass Sollzeit, Soll-Anfang, Soll-Ende und die hinterlegten Pausen zusammenpassen.
Im Standard ist die Funktion ausgeblendet, da sie ausschließlich für die Erfassung einer einzigen Leistung pro Tag dient und Nichtleistungszeiten meistens bereits aus der Zeiterfassung in die Leistungserfassung übergeleitet werden. Sie kann jedoch nützlich sein, wenn
- Sie Nichtleistungszeiten erfassen müssen und keine Zeiterfassung im Einsatz ist.
- Sie aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugen und ein Mitarbeiter z. B. einen Urlaubstag in Sollzeithöhe erfassen möchte.
Wenn Sie im Zuge Ihrer Leistungserfassung im Feld
Tät-Nr/Art-Nr nach einer Tätigkeit bzw. nach einem Artikel suchen, öffnet sich das Fenster
Leistungsumfang suchen. In diesem Auswahlfenster kann die Combobox nun auch auf "Alle" gesetzt werden, um übergreifend nach der passenden Tätigkeit oder dem passenden Artikel suchen zu können.
Da die zuletzt vorgenommene Einstellung für den nächsten Einstieg gemerkt wird, ist auf diese Weise eine schnelleres Auffinden ohne Umschalten zwischen Artikel und Tätigkeiten möglich, sofern Sie diese Suche oft benötigen.
Für die automatische Erzeugung von Folgeartikelleistungen wurde ein zusätzlicher
Modus "Mengeneingabe = Menge" geschaffen, den Sie ebenfalls im Fenster
Folgeartikel (LEA) hinterlegen können. Die Menge der Folgeartikelleistung wird in diesem Modus durch die manuelle Eingabe im Feld
Menge für Folgeartikel auf der Zeitleistung definiert.
Das Fenster "Stoppuhr" wurde um die bereits aus anderen Leistungserfassungfenstern bekannten Bereiche "Zeitbuchungen", "Soll-/Iststunden" und "KI-Favoriten" erweitert.
Zusätzlich lassen sich noch folgende Bereiche über das Burger-Menü einblenden:
- Details Leistung
- Stundenstatistik
- Stundenkonto
Weitere Neuerungen in diesem Fenster:
- Möglichkeit zur Verknüpfung von Dokumenten aus dem DMS
- Befüllung und Bearbeitung von Freifeldern des Leistungsdatensatzes
- Optional lässt sich benutzerbezogen die Summenzeile über den Menüpunkt "Ansicht" einblenden.
Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Fensterhilfe
Stoppuhr.
Die bereits aus der Leistungsübersicht bekannte Summenzeile wird nun auch in den Fenstern "Tageserfassung", "Einzelerfassung" und "Barauslagen" unterstützt und kann demnach unter dem Menüpunkt "Ansicht" eingeblendet werden. Das Programm merkt sich die zuletzt vorgenommene Einstellung für den nächsten Fensterstart.
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In den Tagesabschluss-Fenstern kann über das neue Einstiegsfeld
Status eine bessere Filterung auf jene Mitarbeiter erzielt werden, bei welchen noch nicht abgeschlossene/autorisierte Tage aufscheinen. Dieses Status-Feld nimmt Rücksicht auf Ihre Programmumgebung, die möglichen Ausprägungen richten sich also nach den LEA Parametern
Tagesabschluss und
Autorisierung.
Werden beispielsweise Tagesabschluss und Autorisierung gemeinsam durchgeführt, stehen für die schnelle Filterung die Ausprägungen "Alle", "Nicht abgeschlossene" und "Abgeschlossene" zur Verfügung. Anhand der Einschränkung über das Einstiegsfeld werden demnach nur die Mitarbeiter angezeigt, auf die diese Selektion zutrifft.
Um Überschneidungen in der Leistungserfassung von "Von- und Bis-Zeiten" zu vermeiden/verhindern, ist die Einstellung
Prüfung Von-/Bis-Zeit geschaffen worden. Werden beispielsweise bei der Standardausprägung "Hinweis beim Speichern" nach Speichern der Leistungszeile in der Leistungserfassung Überschneidungen der Von- und Bis-Zeiten festgestellt, erfolgt eine Hinweismeldung, in der hervorgeht, welche Leistungen sich überschneiden.
In diesem Zuge wurden die Abläufe in Kombination mit dem LEA Parameter
Einfügen kopierter Von-/Bis-Zeit abgerundet, um einen einwandfreien und klaren Programmablauf zu garantieren.
Das Fenster "Zeilenverrechnung" und alle dazugehörigen Folgefenster wurden modernisiert und auf Fenster im flexiblen Layout umgestellt. Jedes der Fenster sowie die Menüführung ist nun übersichtlicher und anwenderfreundlicher gestaltet. An der Funktionsweise selbst hat sich dadurch jedoch nichts geändert.
Beim Hinzufügen offener Leistungen zu einer Honorarnote können nun auch noch nicht autorisierte Leistungen hinzugefügt werden. Voraussetzung dafür ist, dass Leistungen automatisch im Hintergrund autorisiert werden können (LEA Parameter
Leistungen autorisieren weist eine der Optionen "Auswahlmöglichkeit" oder "Aufbereiten und keine Auswahlmöglichkeit" auf).
Sie finden im Fenster das neue Feld "Leistungsstatus", in welchem Sie im ersten Schritt aussuchen können, ob nur autorisierte, nur noch nicht autorisierte oder alle offenen Leistungen zur Auswahl stehen. Mit der Übernahme der Leistungen werden die ausgewählten Leistungen im Bedarfsfall autorisiert und in die Honorarnote aufgenommen.
Wenn ein Rechnungsempfänger mehrere UID-Nummern führt und hinterlegt hat, ist es nun möglich, je Rechnung im Feld
UID-Nummer zu definieren, welche der UID-Nummern beim Ansehen/Ausdruck der Rechnung auf das Rechnungsdokument und bei der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung übergeben wird. Findet keine explizite Auswahl einer UID-Nummer statt, kommt weiterhin die Haupt-UID-Nummer zur Anwendung. Dies ist auch als Information neben dem Feld ersichtlich.
Bei Aktivierung der Einstellung werden die Teilrechnungen bzw. Akontoforderungen auch in die
Honorarstatistik der LEA Auswertungen mitaufgenommen.
Einige Erweiterungen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie mit LEA Workflows arbeiten:
- Es ist nun möglich, mehrere Rechnungen direkt über Multiselect im Fenster "Honorarnoten" freizugeben, wenn sich diese bereits im Freigabeprozess befinden. Zuvor war ein Multiselect nur über die erzeugten Aufgaben in den Aufgaben möglich.

- Über den LEA Parameter Löschen Honorarnoten mit Workflow können Sie konfigurieren, ob das Löschen einer Rechnung, die sich in einem gestarteten Workflowprozess befindet, noch möglich ist.

Um bestimmte Filterkriterien im Leistungsverzeichnis berücksichtigen zu können, ohne auf Smart-Interface-Filterungen zurückgreifen zu müssen, werden nun die direkt im
Auswertungsdesigner für die jeweilige Auswertung getroffenen Filtereinstellungen in den Filterfeldern herangezogen.
Die Erweitung ist vor allem für Leistungsverzeichnisse gedacht, die über den zeitverzögerten E-Rechnungs-Versand zusätzlich zur Rechnung verschickt werden, da in diesem Prozess nicht auf eine Smart-Interface-Filterung zurückgegriffen werden kann.
Im Zuge der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung werden Informationen zum Bankeinzug übermittelt. Diese kommen standardmäßig aus dem Kundenstamm des Rechnungsempfängers (Felder
Bankeinzug und
Mahnsperre). Künftig können diese Informationen auch vorrangig über die Rechnung ermittelt werden, sobald auf der
Zahlungsart der Rechnung das Feld
Bankeinzug dementsprechend eingestellt ist.
Die Ausprägung "Ja" bedeutet, dass auf der Buchung in der Finanzbuchhaltung das Kennzeichen "BE" aktiviert wird. Bei der Ausprägung "Nein" wird hingegen das Feld "ZV-Sperre" mit der Ausprägung "Zahlsperre" befüllt. Bei der Ausprägung "Standard" wird nicht die Hinterlegung der Zahlungsart geprüft, sondern weiterhin nur jene des Kundenstamms.
In einer neuen Infoleiste in der Rechnungsvorschau sehen Sie nun auf einen Blick, aus welchem Grund eine textliche Bearbeitung der Rechnung nicht mehr zulässig ist.
Die BMD Standardauswertungen der LEA und deren Musterauswertungen wurden vereinheitlicht und modernisiert. Unter anderem wurden folgende Änderungen durchgeführt:
- einheitliche Gestaltung des Formularkopfes und -fußes
- einheitliche Schriftgröße (soweit sinnvoll)
- bessere Übersichtlichkeit durch weniger Linien und einheitliche Formatierung bzw. Farbgestaltung
- Vereinheitlichung einiger Begriffe
- neue Musterausdrucke für die Navigator-Auswertungen "Kundenshowprogramm" und "Mitarbeitershowprogramm"
Beispiel: Auswertung "Honorarvergleich" vom Auswertungstyp "Honorar- und DB-Statistiken":

In diesem Bereich gab es zwei wesentliche Änderungen im Programm - beide Punkte sind im
Auswertungsdesigner auf den betroffenen Auswertungen einzustellen:
- Im Feld Exporteinstellungen können Sie Einstellungen für den Export definieren, die nur für den Export dieser Auswertung angewandt werden.
- Über das Feld Formatierte Werte exportieren können Sie festlegen, ob die im Spaltendesigner eingestellten Sonderformate, z. B. Rundungen und spezielle Datumsformate, beim Export in die CSV-Datei bzw. in die XLSX-Datei übergeben werden sollen.
Das neue Feld
Schriftgröße automatisch verkleinern kann deaktiviert werden, wenn nicht gewünscht ist, dass in Verbindung mit dem Feld
Autom. Spaltenbreite die Schriftgröße aller Spalteninhalte so weit verkleinert wird, bis die Spalten im kompletten Umfang gedruckt werden und alle Spaltenüberschriften lesbar sind. Das war bisher das Standardverhalten und konnte nicht beeinflusst werden, was sich nun geändert hat.
Dadurch wird erreicht, dass die Spalteninhalte in der von Ihnen gewählten Schriftgröße laut Spaltendesigner gedruckt werden, ohne die Schriftgröße automatisch zu verkleinern. Die Inhalte werden in solch einem Fall mit ... abgeschnitten.
Für neue Auswertungen ist dieses Feld nun immer deaktiviert, da dieses Programmverhalten nachvollziehbarer ist als das bisherige Standardprogrammverhalten.
Die neue Ansichtsfunktion
Spaltenbreiten an Inhalt anpassen erleichert die Lesbarkeit der Daten des Showprogramms. Wird die Funktion fixiert, erfolgt eine automatische Anpassung der Spaltenbreite an den Dateninhalt.
Damit die Konfiguration von Summen und Gesamtsummen künftig verständlicher und übersichtlicher möglich ist, gab es folgende grundlegende Änderungen in diesem Bereich:
- Die Gesamtsummen 1-4 werden ab sofort immer in einem eigenen Bereich am Beginn angezeigt, damit diese übersichtlich konfiguriert werden können. Diese Spalte wird nie angedruckt und dient ausschließlich zur besseren Übersicht und Bedienbarkeit.

Dabei kann nun einerseits eine für alle Gesamtsummen gültige Schriftfarbe und Schriftart festgelegt werden und je Gesamtsumme eine abweichende Bezeichnung und eine individuelle Hintergrundfarbe.
- Je Sortierspalte kann aktiviert werden, ob und welche der Summen für die betroffene Sortierspalte gebildet werden soll:

- Je Datenspalte kann ebenso aktiviert werden, welche Datenspalten überhaupt in Summen und Gesamtsummen summiert werden sollen und mit welcher Summen-Berechnungsart dies erfolgen soll:

Folgende zusätzliche Summen-Berechnungsarten stehen nun zur Verfügung, damit auch diese statistisch relevanten Werte in Summen und Gesamtsummen gebildet werden können:
- Median
- Unteres Quartil
- Oberes Quartil
- Perzentile (frei einstellbar von 0,01 bis 0,99)
Damit ein minutengenauer Vergleich zwischen der Leistungserfassung und Zeiterfassung ohne Rundungsdifferenzen ermöglicht wird, gibt es für die Datenspalten "Spezifische Stunden", "Stunden" und "Stunden verrechenbar" im Feld "Darstellung Dauer" nun folgende Einstellungsmöglichkeiten:
- Industriezeit gerundet
- Industriezeit ungerundet
- Normalzeit

Dieses neue Feld muss für einen Vergleich zwischen Zeitbuchungen und Leistungen analog zum Eingabeformat der Leistungen eingestellt werden. Wird also beispielsweise in Industriezeit erfasst (1,50 für eineinhalb Stunden), so muss dieses Feld auf "Industriezeit gerundet" umgestellt werden.
Für die Berechnung der Selbstkosten, das Honorar und weitere Beträge nach Stundensätzen für eine Leistung wird immer das Darstellungsformat "Industriezeit unformatiert" herangezogen. Daher sollte immer dieses Darstellungsformat gewählt werden, wenn in Auswertungen derartige Beträge im Fokus stehen.
Um eine Betragssortierung auch auf Datenspalten ohne Sortierspaltenbezug gewährleisten zu können, wurde das Feld
Betragssortierung zur Auswahl der Sortierrichtung auf die Datenspalten verlegt:

Damit können Sie die Zeilen in einer Auswertung z. B. unabhängig von Kunde und Tätigkeitsgruppe absteigend nach der Datenspalte "Honorar" sortieren lassen, damit die "ertragreichsten" Positionen oben angeführt werden.

Auf den Sortierspalten existiert nur mehr das gleichnamige Feld
Betragssortierung, um die bereits bisher mögliche Anforderung, eine Datenspalte nach einer bestimmten Sortierspalte sortieren zu können, weiterhin zu erreichen.
In den Auswertungen der LEA können Sie nun weitere Felder vom Kunden-/Personenstamm als reine Sortierspalte einfügen:
- Entspricht Firma
- Firmenbuchnummer
- Firmenbuchgericht
- Freifeld 28 und 29
- Rechnung per E-Mail
- Verrechnung Fibu, Verrechnung Lohn, Verrechnung Post
- WP-Firma
- STB-Firma für FIBU-Erklärungen
In der PEP für Steuerberater können Sie durch die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "PEP: Vorgang bearbeiten (Mitarbeiter)" nun zwischen Ansehen und Bearbeiten von Planungsobjekten durch die Mitarbeiter (Mitarbeiterzuordnung) differenzieren .
Das Fenster "Kapazitätsvergleich" wurde modernisiert und auf ein Fenster mit flexiblem Layout umgestellt. Im Zuge der Umstellung wurde es auch unbenannt auf "Übersicht Mitarbeiterkapazitäten". Die Menüführung ist nun übersichtlicher und anwenderfreundlicher gestaltet.
Mit dieser Updatebeilage möchten wir außerdem auf unsere Dokumentation zur LEA Jahresübernahme hinweisen:
Informationen zur LEA Jahresübernahme. Die einzelnen Punkte dieses Hilfedokuments sollten vor dem Jahreswechsel durchgegangen werden.
Zusätzlich bieten wir ein Lernvideo
LEA Jahresübernahme und ein Webseminar zum Thema LEA Jahreswechsel an. Dieses finden Sie auf unserer Homepage
www.bmd.at unter Akademie
→ Webinare im Bereich LEA.