BMD Fox ist eine künstliche Intelligenz (KI), die Ihnen auch bei der Textverarbeitung zur Seite steht. Der Programmteil "Fox-Text" ist nach dessen Lizenzierung an vielen Stellen in der NTCS eingebunden und unterstützt Sie in vielen Bereichen:

Zusammenfassen von längeren Texten
Lektorieren und Korrigieren von Texten
Texterstellen aus kurzen Eingaben
Übersetzen in verschiedene Sprachen
Dok-Chat analysieren von PDF-Inhalten
Filter erstellen mit Fox-Text
Fox-Analytics unterstützt bei der Auswertung von Daten

Im Gegensatz zu Onlinelösungen können die erstellten Texte stets dem Sprachgebrauch des eigenen Unternehmens entsprechen und sogar an unterschiedliche Zielgruppen mit spezifischen Styleguide-Vorgaben angepasst werden.

Achtung!

Bitte achten Sie darauf, welche Informationen Sie zur Bearbeitung übermitteln. Sensible Daten sollten mit einem Sprachmodell innerhalb der EU verarbeitet werden. Die Sprachmodelle können Sie in den Stammdaten der Fox-Text-Funktionen einstellen. BMD Fox-Text verwendet Large Language Models, welche fehlerhafte Ausgaben generieren sowie Verzerrungen aufweisen können. Dies ist eine technische Eigenschaft der Modelle und kann nicht vollumfänglich durch BMD verhindert werden. Verifizieren Sie also bitte stets jede Ausgabe von BMD Fox-Text auf ihre Richtigkeit und Zweckmäßigkeit.

2. Fox-Text

2.1. Fox-Text-Programmbereich

Den Fox-Text-Programmbereich können Sie entweder manuell aufrufen oder Sie nutzen das Fox-Symbol in unterschiedlichen NTCS Bereichen. Sie finden dies z. B. im Telefonprotokoll, in der Dokumentenliste, Dokumentenübersicht, im HTML-Editor etc.

Das Fox-Text-Programmfenster besteht aus drei Bereichen:

Verlauf: Dieser Bereich speichert die letzten Konversationen. Anhand der Symbole im Verlauf können Sie schnell erkennen, ob es sich um eine Zusammenfassung, das Lektorieren, das Erstellen von Texten oder einen Dok-Chat gehandelt hat.

Als eine effiziente Möglichkeit, Chats zu verwalten, werden inaktive Chats automatisch ausblendet. Diese Funktion sorgt dafür, dass Ihr Chatverlauf stets übersichtlich bleibt.

Ein Chat wird automatisch als inaktiv markiert, wenn er über einen Zeitraum von mehr als 60 Tagen nicht genutzt wurde.
Unabhängig von ihrem Aktivitätsstatus zeigt Fox-Text immer die letzten 30 Chats an. Dies bedeutet, dass auch inaktive Chats in dieser Ansicht enthalten sein können.
Sollten Sie auf inaktive Chats zugreifen wollen, bietet Fox-Text eine einfache Möglichkeit, diese in der Ansicht umzuschalten. So können Sie bei Bedarf jederzeit auf ältere Unterhaltungen zurückgreifen, ohne die Übersichtlichkeit zu verlieren.
Sie haben die Möglichkeit, durch Anklicken der jeweiligen Zeile eine frühere Konversation erneut aufzurufen.
Bei Bedarf können Sie diese mit dem Papierkorb-Symbol oder durch Drücken der Taste F7 löschen.

Fox-Text: Dieser Bereich ist in einen oberen und einen unteren Abschnitt gegliedert.

Chat: Hier wird der Ablauf der Textgenerierung dargestellt. Auf der linken Seite finden Sie die Kommentare des BMD Fox, während auf der rechten Seite Ihre Anweisungen angezeigt werden. Durch einen Klick auf die Fox-"Sprechblasen" können Sie den Originaltext sowie alle vorgenommenen Änderungen erneut einsehen.
Textfunktionen: In diesem Abschnitt legen Sie fest, wie der Originaltext verarbeitet werden soll:

Zusammenfassen- erstellt eine Zusammenfassung eines längeren Textes oder Dokuments
Lektorieren - kontrolliert und verbessert den Text gemäß Ihren Vorgaben (Styleguide)
Text erstellen - produziert aus dem Originaltext eine professionellere und ausführlichere Fassung
Dok-Chat- analysiert den ausgewählten Text, PDF-Dokumente oder Webseiten und erklärt diesen mittels eines übersichtlich gegliederten HTML-Textes.

Zusätzlich können Fragen zum ausgewählten Element gestellt werden. Diese werden auf Basis des Inhalts beantwortet.

Mit dem Büroklammer-Symbol lassen sich ein oder mehrere PDF-Dokumente über das Datei-Auswahlfenster zu einer neuen Konversation mit Fox-Text hinzufügen.

Achtung!

PDF-Dateien, die zum Beispiel im Adobe Acrobat Reader oder in anderen PDF-Betrachtern geöffnet sind, werden vom Windows-Betriebssystem temporär gesperrt und können in dieser Zeit vom Dok-Chat nicht gelesen werden. Vor dem Öffnen im Dok-Chat bitte die geöffneten PDF-Dateien schließen.

Das DMS-Symbol ermöglicht den Zugriff auf ein oder mehrere PDF-Dokumente, die bereits im DMS verfügbar sind.

Über das Globus-Symbol können ein oder mehrere Links (URLs) zu Internetseiten angegeben werden. Mit dem Plus-Symbol kann dabei Seite für Seite hinzugefügt werden. Mit dem Minus-Symbol wird die letzte hinzugefügte Seite wieder entfernt. Mit "Übernehmen" werden diese Webseiten anschließend von Fox-Text analysiert.

Achtung!

Die Seiten müssen dafür ohne Anmeldung frei zugänglich sein und die Informationen als normalen HTML-Text bereitstellen. Dynamische Webseiten, die den Inhalt über Skripte generieren oder deren Inhalt gegen das Auslesen von Text geschützt ist, können vom Fox-Text gegebenenfalls nicht analysiert werden. In solchen Fällen muss der Text manuell über Kopieren und Einfügen vom Internetbrowser in das Fox-Text-Fenster übertragen werden.

Text: Dieser Bereich zeigt den Originaltext und alle Varianten, die im Laufe der Bearbeitung entstanden sind. Je nach verwendeter Funktion können Sie den Text als Zusammenfassung in ein Dokument übernehmen, ausdrucken, kopieren oder als E-Mail versenden. Die Darstellung in der empfohlenen Ansicht "Textflow":

Im oberen Bereich des Fox-Text-Fensters können Sie mit dem Plus-Symbol (bzw. F5) eine neue Konversation für einen neuen Text starten. Das Papierkorb-Symbol (bzw. F7) löscht die aktuell sichtbare Konversation und zeigt anschließend die zuletzt im Verlauf liegende Konversation an.

Soll der Originaltext beibehalten, aber alle Veränderungen zurückgesetzt werden, kann dies im Menü "Extras" und "Generierten Text löschen" erfolgen.

Über den Fox-Text Menüpunkt Ansicht kann zwischen der serienmäßigen "Textflow"-Darstellung und dem Modus "Klassisch" umgeschaltet werden.

Textflow zeigt auf der linken Seite alle Kommentare und Aufgabenstellungen an, während auf der rechten Seite ausschließlich das Ergebnis dargestellt wird. Diese Struktur entspricht der Empfehlung von BMD zur optimalen Nutzung aller Fox-Text-Funktionen.
Klassisch orientiert sich an der Darstellung eines Chatverlaufs, wie er aus Social Media oder der Chat-Funktion von NTCS bekannt ist. Das Ergebnis wird in einer Sprechblase dargestellt. Diese Darstellungsform eignet sich eher für kürzere Textpassagen.

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2.2. Fox-Text-Integration in anderen Programmbereichen

Außer dem direkten Aufruf des Fox-Textes findet sich die Künstliche Intelligenz mit zusätzlichen Funktionen auch in anderen Programmbereichen integriert. Achten Sie bei der Arbeit mit der NTCS daher stets auf das Fox-Symbol, das in manchen Programmteilen zur Verfügung steht.

2.2.1. Aufgaben Betreff von Fox-Text

Nachdem ein Text für die Aufgabe erfasst wurde, erzeugt das Fox-Text-Symbol auf Knopfdruck einen aussagekräftigen Betreff.

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2.2.2. Dokumentenliste und Dokumentenübersicht und Fox-Text

Im DMS kann ein ausgewähltes PDF-Dokument durch den Fox zusammengefasst werden. Der Aufruf von Fox-Text erfolgt dabei über das Menü "Funktionen" bzw. die rechte Maustaste am Dokument selbst und "Zusammenfassen".

Hinweis

Damit die Zusammenfassung eines Dokuments auch zu sehen ist, muss im gewünschten Bereich auch das Feld "Zusammenfassung" ergänzt werden. Hier im Beispiel der Dokumentenbearbeitung wurde dies über die Feldauswahl hinzugefügt und ist links unten zu sehen.

Das Beispiel zeigt ein dreiseitiges Dokument und noch keine Zusammenfassung im Feld links unten:

Die Zusammenfassung nach der Übernahme aus dem Fox-Text wurde ergänzt:

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2.2.3. HTML-Editor und Fox-Text

In Programmbereichen, in denen der HTML-Editor zum Einsatz kommt, kann man in diesem einen bestimmten Text-Bereich markieren und diesen

mit dem Fox-Text-Symbol an die Fox-Text Programmfunktion übergeben,
mit dem Fox-Übersetzen-Symbol eine Anpassung an 14 verschiedene Sprachen durchführen (Deutsch für Österreich, Deutschland Schweiz sowie Englisch, Ungarisch, Tschechisch, Slowakisch, Italienisch, Slowenisch, Kroatisch, Türkisch, Französisch, Polnisch und Russisch),
mit dem Fox-Lektorieren-Symbol direkt durch einen Fox-Styleguide anpassen lassen.

Sollte die Änderung nicht das gewünschte Ergebnis erzielen, können die einzelnen Schritte mit den Schaltern für "Rückgängig" bzw. "Wiederherstellen" des HTML-Editors verändert werden.

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2.2.4. Standardbrief Neuanlage mit Fox-Text

Direkt bei der Neuanlage eines Standardbriefs können Sie auf die Funktionen von Fox-Text zur Texterstellung zugreifen.

Für jede ausgewählte Funktion lassen sich im Vorfeld spezifische Styleguides und KI-Modelle festlegen, die die Texterstellung gezielt beeinflussen. Dadurch können je nach Zielgruppe des Standardbriefs unterschiedliche Vorgaben berücksichtigt werden. Der von Fox-Text generierte Text kann nach der Übernahme flexibel weiterbearbeitet und individuell ergänzt werden.

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2.2.5. Telefonprotokoll und Fox-Text

Wird ein Text im Telefonprotokoll verfasst, kann er mit dem Fox-Symbol direkt an Fox-Text gesendet werden. Dort kann er ausführlicher erstellt, lektoriert oder zusammengefasst werden. Selbst sehr spartanische Angaben im Telefonprotokoll können mit wenigen Klicks aussagekräftig gestaltet werden.

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2.2.6. Filter erstellen mit Fox-Text

Mittels der KI-Funktionalität des Fox-Textes lassen sich Tabellenfilter durch die Eingabe natürlicher Sprache erstellen. Dadurch kann die Erstellung komplexer Filter erheblich beschleunigt werden.

Im Feld "Filter beschreiben" geben Sie die gewünschte Filterung ein, damit Sie keinen komplexen Filter manuell erstellen müssen.

Die Fox-Text-KI analysiert den eingegebenen Text, findet in den meisten Fällen die passenden Felder und erstellt den Filter für Sie:

Selbst wenn die künstliche Intelligenz nicht immer perfekte Ergebnisse liefert, können die erzeugten Filter meist schneller an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden als über eine manuelle Filtererstellung.

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2.2.7. Fox-Analytics

Mit Fox-Analytics können Sie die zur Verfügung gestellten Daten umfassend auswerten. Gezielte Fragestellungen zu den (gegebenenfalls auch vorab gefilterten) Daten werden von Fox beantwortet. So kann zum Beispiel die Analyse eines Buchungsjournals aus der Finanzbuchhaltung durch Fox Folgendes einfach und übersichtlich aufbereiten:

zentrale Kennzahlen und Auffälligkeiten (häufigster Empfänger, fehlende Rechnungsnummern ...)
qualitative Trends und Muster (zeitliche Häufung, langfristige Inaktivität ...)
Besonderheiten und Anomalien (Dubletten-Verdacht, Unvollständigkeit, Nummernkreis-Sprung ...)
sowie eine Zusammenfassung der Ergebnisse

Fox-Analytics steht in vielen Programmbereichen zur Verfügung, indem Sie in einer Tabelle mit der rechten Maustaste auf eine Zelle klicken. Unterstützt das Fenster Fox-Analytics, so finden Sie die Funktion im Kontextmenü.

Hinweis

Wird Fox-Analytics im DMS über das Kontextmenü aufgerufen, so bezieht sich eine Analyse auf die Liste der Dokumente und deren Metadaten (Titel, Seitenanzahl, Dateiformat ...). Fragestellungen zum Inhalt von bestimmten Dokumenten sind über die Dok-Chat-Funktion auszuführen.

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3. Fox-Text-Funktionen

In diesem Bereich können Sie Anpassungen des Fox-Text an das eigene Unternehmen durchführen und haben einen Überblick über bestehende Einträge.

Bei der Neuanlage einer Fox-Text-Funktion mittels Plus-Symbol (bzw. F5) kann dies für die Bereiche Zusammenfassen, Lektorat, Übersetzung, Text erstellen, Dok-Chat und Überschrift erstellen erfolgen. Nach der Eingabe einer aussagekräftigen Bezeichnung werden der gewünschte Styleguide und ein KI-Modell ausgewählt.

Durch diese Kombinationsmöglichkeiten können Sie für eine Funktion verschiedene Styleguides (Vorlagen, nach denen der Text behandelt wird) und unterschiedliche KI-Modelle (Technologien, mit denen der Text erstellt wird) definieren.

Beispiel

Das "Text erstellen" für Briefe an Endkunden, Business-to-Business-Schreiben, Webseitentexte, Social-Media-Beiträge etc. kann mit unterschiedlichen Styleguides erfolgen. Für diese können jeweils spezifische Schreibstile vorgegeben werden.

Beispiel

Bei der Analyse von Dokumenten mit 'Dok-Chat' könnten für öffentliche und interne Dokumente unterschiedliche KI-Modelle verwendet werden. Diese Modelle können je nach Anbieter entweder Daten in die USA senden oder die Datenübermittlung auf den EU-Raum beschränken

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4. Text-Styleguide

Mit dem Fox-Text-Styleguide kann dem KI-System vorgegeben werden, worauf es bei den entsprechenden Funktionen besonders achten soll. Dies können Standards für verschiedene Kundenkreise mit besonderen Formulierungen sein sowie Vorgaben für bestimmte Funktionen des Fox-Text.

Mit dem Plus-Symbol (bzw. F5) können Sie neue Text-Styleguides anlegen und mit dem Bleistift-Symbol jederzeit wieder bearbeiten oder mit dem Papierkorb-Symbol löschen (BMD Standard Styleguides ausgenommen).

Je konkreter die Angaben für einen bestimmten Schreibstil gemacht werden, desto weniger wird eine manuelle Nachbearbeitung der KI-erstellten Texte nötig sein.

Hinweis

Wie genau sich das Sprachmodell der künstlichen Intelligenz an die Vorgaben des jeweiligen Styleguides hält, kann sich aufgrund technischer Änderungen und Weiterentwicklungen jederzeit verändern. Zudem können unterschiedliche KI-Modelle verschiedener Hersteller die Vorgaben auch abweichend interpretieren. Experimentieren Sie daher gerne mit unterschiedlichen Einstellungen und vergleichen Sie die Ergebnisse, um die für Sie passendsten Texte zu erhalten.

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5. KI-Modelle

Sprachmodelle, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren, sind Systeme, die menschliche Sprache verstehen und erzeugen können. Sie werden mit großen Mengen an Textdaten trainiert und lernen dabei, wie Wörter und Sätze zusammenhängen und welche Bedeutung sie haben. Das Ziel ist es, dass sie Texte verstehen und neue Texte erstellen können, die für Menschen sinnvoll und nützlich sind.

NTCS beinhaltet bereits vorgegebene BMD Ressourcen mit geprüften KI-Modellen, die sofort einsatzbereit verwendet werden können.

Für Unternehmen, die bereits über Erfahrungen mit KI-Modellen verfügen oder sogar eigene beziehungsweise andere Sprachmodelle nutzen, besteht auch die Möglichkeit der Neuanlage mit eigenen Einstellungen. Statt einer BMD Ressource wird dann "Eigene Ressource" ausgewählt und in dem Block dafür die Daten für die Anbindung eingetragen.

Hinweis

Die für das eigene KI-Modell benötigten Angaben wie Anbieter oder URL, Modellname, API-Key und API-Version erhalten Sie in diesem Fall vom jeweiligen Anbieter oder der eigenen EDV-Abteilung.

Aus heutiger Sicht möchten wir darauf hinweisen, dass die Modelle von "Mistral AI" die beste Option in Bezug auf Datenschutz darstellen. Sowohl die Entwicklung der KI-Modelle als auch die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgen innerhalb der EU. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Bereich der Künstlichen Intelligenz einer hohen Dynamik unterliegt. Die rasante Entwicklung in diesem Sektor könnte dazu führen, dass in naher Zukunft andere Lösungen als optimal angesehen werden.

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6. KI-Protokoll und Guthaben-Aufladung

Das KI-Protokoll liefert eine Übersicht über die Anfragen, die an das Fox-KI-System gesendet und von diesem beantwortet wurden. Dabei handelt es sich nicht um einen Chatverlauf, sondern um eine Darstellung, die zeigt, wie viele Tokens für eine Anfrage und die dazugehörige Antwort benötigt wurden, sowie welche Kosten für deren Bearbeitung angefallen sind.

Die Verrechnung bei der Interaktion mit KI-Sprachmodellen basiert auf der Anzahl der verarbeiteten Tokens in einer Sitzung. Tokens umfassen den gesamten Text, der in einem Chat verwendet wird, einschließlich des Eingabeprompts (Text, der an das Modell gesendet wird) und des Antworttexts, der vom Modell generiert wird.

Die Token-Berechnung berücksichtigt sowohl die Eingabe als auch die Ausgabe, da das Modell beide verarbeiten muss. Ein Token kann ein einzelnes Wort, ein Teil eines Wortes oder ein Satzzeichen sein. Zum Beispiel wird der Satz "Hallo Welt!" in drei Tokens zerlegt: "Hallo", "Welt" und "!" Längere Wörter wie "Wissenschaft" werden häufig in kleinere Teile zerlegt, z. B. "Wissen" und "schaft".
Die Verrechnung erfolgt durch den Anbieter des jeweiligen KI-Modells und wird zur Vereinfachung über BMD fakturiert. Die Kosten werden in der Regel auf Basis der Anzahl der verwendeten Tokens pro Interaktion berechnet.
Dabei unterscheiden Anbieter oft zwischen den Kosten für Eingabetokens und Ausgabetokens, da die Generierung von Text (Ausgabe) aufwendiger sein kann. Über das "Plus-Symbol" neben dem aktuellen KI-Guthaben (in Euro, auf 6 Nachkommastellen genau) kann das bestehende Guthaben aufgeladen werden.

Das KI-Protokoll bietet einen Überblick über die Kosten jeder KI-Aufgabe und zeigt, wie effizient die Interaktion mit dem Modell war. Es ermöglicht zudem die Nachvollziehbarkeit, welche Benutzer besonders umfangreiche Anfragen an das KI-System gestellt haben.

Im rechten Bereich der Zeilen finden Sie für jede KI-Funktion detaillierte technische Angaben. Diese ermöglichen es, nachzuvollziehen, wie viel Text mit dem KI-Modell ausgetauscht wurde, ob die Anfrage beantwortet wurde, wie die Reaktionszeit der KI war und welches KI-System zum Einsatz kam.

Der "Token Prompt" umfasst alle Tokens, die entweder vom Nutzer eingegeben oder durch den Kontext vorgegeben werden. Diese Tokens sind notwendig, damit das KI-Modell versteht, worauf es antworten soll.
Die "Token Completion" bezeichnet die Tokens, die das Modell als Antwort generiert. Sie umfasst die tatsächliche Ausgabe, die auf den Token Prompt folgt.
Trat ein Fehler auf, der zu keiner "Antwort" führte, ist dies durch einen fehlenden grünen Haken und gegebenenfalls durch andere fehlende Angaben erkennbar. In solchen Fällen entstehen keine Kosten.
Die "Dauer" kann zum Vergleich verschiedener KI-"Modelle" und "Ressourcen" herangezogen werden. Ein höherer Wert zeigt an, dass das KI-System mehr Zeit für die Beantwortung benötigt hat.

7. Guthaben-Aufladung

Hinweis

Nach der Lizenzierung von Fox-Text wird ein (internes, nicht angezeigtes) Startguthaben für einige Test-Anfragen verwendet. Der Nachkauf von KI-Guthaben ist erst nach Kontaktaufnahme mit dem Verkauf und entsprechender Freischaltung möglich.

Je nach Anzahl und Umfang der Anfragen an das KI-System ist es notwendig, das KI-Guthaben entsprechend aufzustocken. Dies geschieht über das "Plus"-Symbol neben dem Guthabenbetrag. Im daraufhin geöffneten Fenster geben Sie den gewünschten Aufladebetrag ein. Voraussetzung für die Aufladung ist, dass der aktuelle Benutzer mit einem Mitarbeiter verknüpft ist. Die entsprechenden Daten werden dann automatisch übernommen.

Nach einer Sicherheitsabfrage wird die Aufladung durchgeführt und mit einer Bestätigungsmeldung abgeschlossen.

Das neue Guthaben wird unmittelbar angezeigt und steht sofort zur Nutzung bereit.

Hinweis

Soll verhindert werden, dass KI-Funktionalitäten aufgrund eines erschöpften Guthabens nicht ausgeführt werden können, ist es empfehlenswert, die automatischen Kaufoptionen einzurichten. Fällt das Guthaben unter ein selbst definiertes Limit, erfolgt dann der Kauf eines frei einstellbaren Guthabens automatisch.

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Siehe auch:

Fox-Chatbot – Grundlagen

Fox-Text-Funktionen

RechtGPT im BMD Fox

KI-Funktionen in der NTCS