KI-Funktionen in der NTCS
Inhalt
Intelligente Unterstützung für Ihre tägliche Arbeit
Die BMD NTCS integriert fortschrittliche KI-Funktionen, die Ihre Arbeitsprozesse effizienter, präziser und benutzerfreundlicher gestalten. Diese innovativen Tools nutzen künstliche Intelligenz, um komplexe Aufgaben zu vereinfachen, Zeit zu sparen und die Qualität Ihrer Ergebnisse zu steigern. Hier erfahren Sie, wie die verschiedenen KI-Module der BMD NTCS Sie in unterschiedlichen Bereichen unterstützen können.
Die NTCS KI-Funktionen im Überblick
BMD Fox-Chat: Ihr persönlicher Software-Assistent
Der 
BMD Fox-Chat ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle Fragen rund um die BMD Software. Egal, ob Sie Hilfe bei der Nutzung bestimmter Funktionen benötigen, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung wünschen oder spezifische Anwendungsfälle klären möchten – der Fox-Chat steht Ihnen mit präzisen Antworten und praxisnahen Lösungen zur Seite. Durch die intuitive Bedienung über natürliche Sprache erhalten Sie schnell und unkompliziert die Informationen, die Sie benötigen, um das volle Potenzial der BMD NTCS auszuschöpfen. Das KI-System lernt jede Woche Neues. Sollte eine Anfrage dennoch nicht beantwortet werden können, kann der Chat-Verlauf über die Funktion Kontakt zu BMD direkt an den Support übermittelt werden.
BMD Fox-Chat ist Ihr direkter Ansprechpartner für alle Fragen rund um die BMD Software. Egal, ob Sie Hilfe bei der Nutzung bestimmter Funktionen benötigen, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung wünschen oder spezifische Anwendungsfälle klären möchten – der Fox-Chat steht Ihnen mit präzisen Antworten und praxisnahen Lösungen zur Seite. Durch die intuitive Bedienung über natürliche Sprache erhalten Sie schnell und unkompliziert die Informationen, die Sie benötigen, um das volle Potenzial der BMD NTCS auszuschöpfen. Das KI-System lernt jede Woche Neues. Sollte eine Anfrage dennoch nicht beantwortet werden können, kann der Chat-Verlauf über die Funktion Kontakt zu BMD direkt an den Support übermittelt werden.BMD Fox-Text: Professionelle Textverarbeitung und mehr
Mit dem BMD Fox-Text optimieren Sie Ihre schriftliche Kommunikation auf ein neues Niveau. Dieses leistungsstarke Tool unterstützt Sie bei einer Vielzahl von text- und datenbezogenen Aufgaben:
BMD Fox-Text optimieren Sie Ihre schriftliche Kommunikation auf ein neues Niveau. Dieses leistungsstarke Tool unterstützt Sie bei einer Vielzahl von text- und datenbezogenen Aufgaben:- Zusammenfassen und Fragen zu Dokumenten beantworten
- Lektorieren und Übersetzen von Texten
- Generieren von Texten nach Ihren individuellen Stil-Vorlagen
Der Fox-Text liefert maßgeschneiderte Ergebnisse, die Ihre Corporate Language/Corporate Identity widerspiegeln und somit Ihren Arbeitsalltag erleichtern.
Fox-Filter: Intelligente Tabellenfilterung durch natürliche Sprache
Die Arbeit mit Tabellen in der BMD NTCS wird durch den Fox-Filter revolutioniert. Anstatt komplexe Filterkriterien manuell einzugeben, können Sie Ihre Anfragen einfach in natürlicher Sprache formulieren. Der Fox-Filter interpretiert Ihre Eingaben und wendet die entsprechenden Filter an. Dies spart nicht nur Zeit, sondern macht die Tabellenbearbeitung auch für Nutzer ohne tiefgehende NTCS Kenntnisse leicht zugänglich.
Fox-CV: Automatisierte Datenextraktion aus Lebensläufen
Die Verarbeitung von Lebensläufen gehört in vielen Unternehmen zu den zeitaufwendigsten Aufgaben im Personalwesen. Der KI-Bewerbungsimport mit Fox-CV übernimmt diese Arbeit für Sie: Das Tool extrahiert automatisch relevante Daten aus Lebensläufen – wie Qualifikationen, Berufserfahrung, Kontaktdaten und Fähigkeiten – und überträgt sie direkt in die BMD NTCS. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe, Fehlerquellen werden minimiert und der gesamte Rekrutierungsprozess wird beschleunigt. Fox-CV ist besonders nützlich für Unternehmen, die regelmäßig eine große Anzahl an Interessenten über die BMD Onlinebewerbung erfassen.
Fox-Analytics: Daten auf Knopfdruck verstehen
In vielen Bereichen der NTCS können mit Fox-Analytics Datentabellen ausgewertet werden. Es handelt sich dabei um ein einfach zu bedienendes Hilfsmittel, das Ihnen aus den Tabellen und Listen, die Sie bereits in der NTCS zur Verfügung haben, sofort wichtige Informationen liefert. Sie stellen einfach eine Frage zu Ihren Daten – und das KI-System gibt Ihnen die Antwort. In Tabellen mit Fox-Analytics-Unterstützung erhalten Sie auf einfachste Weise übersichtliche Zahlen, Trends und Warnungen aus Ihren bestehenden Daten. Genau das, was Sie für Analysen, Prüfungen und Optimierungen von Unternehmen bzw. Klienten benötigen.
RechtGPT-Einbindung: Rechtsrecherchen auf Knopfdruck
Für alle rechtlichen Fragestellungen bietet die BMD NTCS Schnittstellen zu RechtGPT, einem spezialisierten KI-Tool der Prime AI GmbH. RechtGPT ermöglicht Ihnen, juristische Recherchen schnell und fundiert durchzuführen. Ob Sie aktuelle Gesetzestexte benötigen, Urteile analysieren möchten oder rechtliche Formulierungen prüfen wollen – RechtGPT liefert Ihnen präzise und verlässliche Informationen. Die Integration in den BMD Fox-Chat und das Dokumenten-Management-System macht RechtGPT zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Steuerberater, Lohnverrechner und alle, die regelmäßig mit rechtlichen Fragestellungen im beruflichen Alltag konfrontiert sind.
KI-Suche: Wichtiges schneller finden
Die KI-Suche erfasst laufend Suchstatistiken und lernt aus dem Such- und Auswahlverhalten des jeweiligen Benutzers. Auf Basis dieser Nutzung werden Suchergebnisse nach einem Ranking priorisiert, sodass häufig ausgewählte Datensätze bei späteren Suchen weiter oben erscheinen. Weniger relevante oder nicht mehr benötigte Daten verlieren mit der Zeit an Bedeutung und werden in der Ergebnisliste nach hinten gereiht. Dies beschleunigt das Auffinden oder Filtern wichtiger Daten und spart wertvolle Arbeitszeit.
KI-Favoriten: Eingabe in der Leistungserfassung beschleunigen
Die KI-Favoriten dienen zur rascheren Erfassung von Leistungen. Auf Basis von bereits erfassten Leistungen des Benutzers schlägt das Programm dem Anwender benutzerbezogene Leistungen vor, die mit einem Klick in die Leistungserfassung übernommen werden können. Dieser Bereich scheint nicht automatisch in den Programmen der Leistungserfassung auf, sondern muss mit dem CRM Parameter Leistungserfassung mit KI-Favoriten unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA aktiviert werden.
KI als Schlüssel zur Effizienzsteigerung
- Die KI-Funktionen der BMD NTCS sind mehr als nur technische Spielereien – sie sind leistungsstarke Werkzeuge, die Ihre Produktivität steigern und Ihnen helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
- Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Vereinfachung komplexer Prozesse und die Bereitstellung intelligenter Unterstützung optimieren Sie wertvolle Personal-Ressourcen.
- Nutzen Sie die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter nachhaltig zu stärken.
Fragen und Antworten zu NTCS KI-Funktionen
Wie lektoriere ich Texte?
- Öffnen Sie TOOLS → Tools → Künstliche Intelligenz → Fox‑Text, geben Sie im rechten Bereich den Text ein und wählen Sie unten die Funktion "Lektorieren". Nach einem Klick auf den Start-Knopf prüft das KI-System Rechtschreibung, Grammatik und Stil gemäß dem hinterlegten Styleguide und liefert Korrekturvorschläge. Durch einen Klick auf die Chat-Blase können Sie den ursprünglichen Text mit dem korrigierten vergleichen.
- In verschiedenen Bereichen der NTCS, in denen Sie Texte eingeben oder verfassen können, besteht die Möglichkeit, einen markierten Text direkt zu lektorieren. Diese Funktionalität wird laufend erweitert. Halten Sie daher Ausschau nach dem Symbol zum direkten Lektorieren von Texten, das dann auf Knopfdruck genutzt werden kann:
Weitere Informationen finden Sie unter HTML-Editor und Fox-Text.
Wie erstelle ich eine Zusammenfassung eines langen Dokuments?
Hierfür stehen zwei Varianten mit unterschiedlichen Ergebnissen zur Verfügung:
- Unter TOOLS → Tools → Künstliche Intelligenz → Fenster "Fox‑Text" die Funktion "Zusammenfassen" auswählen. Das KI-System erzeugt nach dem Start eine prägnante Zusammenfassung des gesamten Textes, eines Dokuments oder einer Webseite, die Sie dann übernehmen oder exportieren können.
- Im DMS kann in den Fenstern "Dokumentenliste" und "Dokumentenübersicht" über das Kontextmenü (rechte Maustaste auf ein Dokument) die Funktion "Zusammenfassen" genutzt werden. Im Gegensatz zur Verwendung im Fox-Text erzeugt diese Funktion direkt beim Dokument eine Zusammenfassung, die im entsprechenden Feld zum Dokument gespeichert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentenliste, Dokumentenübersicht und Fox-Text.
Wie generiere ich einen neuen Text aus kurzen Stichpunkten?
- Nutzen Sie dazu die Funktion "Text erstellen" im Fox-Text-Bereich. Geben Sie Stichworte oder einen kurzen Text ein und betätigen Sie mit "Start". Das KI‑Modell erstellt dann einen vollständigen, stilistisch angepassten Text. Im Bereich "Textfunktionen" können "optionale Anweisungen" zur Erstellung des Textes eingegeben werden. Nutzen Sie dies zum Beispiel, um passende Texte für einen ausführlicheren Brief oder einen kurzen Social‑Media‑Beitrag zu erhalten.
- In vielen NTCS Programmbereichen findet sich ein Fox-Text-Button, mit dem direkt zu dieser Funktion gewechselt werden kann (z. B. HTML-Editor, Vorlagen bearbeiten, Serienbrief etc). Ein markierter oder vollständiger Text (z. B. Stichwörter) wird dabei je nach Funktion übernommen und der von Fox-Text erzeugte Text kann anschließend (ebenfalls abhängig von der Funktion) in das ursprüngliche Fenster übernommen werden. Achten Sie nach dem Erzeugen des Textes auf die Schaltfläche "Übernehmen" rechts oben in der Fox-Text-Leiste:
Wie übersetze ich Texte in eine andere Sprache?
- Wählen Sie im Fox‑Text-Fenster die gewünschte Funktionalität aus und geben Sie als "optionale Anweisungen" zusätzlich an, in welcher Zielsprache (z. B. Englisch, Französisch …) die Ausgabe erfolgen soll. Das KI‑System liefert die Zusammenfassung oder den erstellten Text als Übersetzung in der gewünschten Sprache. Auch mehrere Übersetzungen sind in einem Durchgang möglich, zum Beispiel mit der Anweisung: "Übersetze in Englisch, Französisch und Italienisch".
- In vielen Text-Editor-Bereichen finden Sie eine eigene Schaltfläche für das Übersetzen. Je nach Programmbereich kann ein ausgewählter Textbereich oder der gesamte Text übersetzt werden. Die Auswahl der Sprache erfolgt über die Schaltfläche "Übersetzen" selbst.
- Können Begriffe in der NTCS mehrsprachig verwaltet werden (z. B. Artikelbezeichnungen (WWS), Landesnamen (CRM) etc.), so kann im jeweiligen Bearbeiten-Modus (über das Symbol für die Übersetzung) auch ein KI-Vorschlag in einer einstellbaren Sprache erzeugt werden.
- Im Fenster "WWS Textbausteine" können nach Auswahl einer oder mehrerer Zeilen und dem Aufruf des Menüs "Funktionen" → Text(e) autom. übersetzen diese Textbausteine automatisch vom KI-System übersetzt werden.
- Die "Von-Sprache" ist dabei durch die Einstiegsfelder vorgegeben.
- Die "Auf-Sprache" kann nach Bedarf definiert werden.
- Standardmäßig ist das Häkchen bei "Bestehende Texte überschreiben" nicht gesetzt, wodurch nur Texte erstellt werden, die in der Zielsprache noch nicht vorhanden sind.
Wie analysiere ich den Inhalt eines Dokuments (z. B. Word, PDF ...) oder einer Webseite?
- Im Fox‑Text-Fenster stehen rechts neben "Dok‑Chat" die Symbole für unterschiedliche Quellen zur Verfügung:
- Das Büroklammer‑Symbol erlaubt die Auswahl eines zuletzt in Windows benutzten Dokuments oder das Hinzufügen eines beliebigen Dokuments.
- Das DMS-Symbol öffnet das Fenster "Dokumente suchen", über das ein oder mehrere Dokumente als Quelle übernommen werden können.
- Das Globus-Symbol erlaubt das Hinzufügen einer oder mehrerer Webseiten, deren Inhalte (ohne eventuelle Unterseiten) übernommen werden können.
- Über die "optionalen Anweisungen" kann nun eingegeben werden, welche Tätigkeit der Fox mit den Dokumenten ausführen soll. So kann man z. B. eine Zusammenfassung mehrerer Dokumente erstellen lassen oder konkrete Fragen stellen, die der Fox anhand des Inhalts der Daten beantworten soll.
Wie erstelle ich einen Tabellenfilter?
In Tabellenansichten, die einen erweiterten Filter unterstützen, wird die Funktion Filter mit Fox-Text erstellen über das Fox-Symbol gestartet.
Anschließend kann im Bereich "Filter beschreiben" in natürlicher Sprache eingegeben werden, wie die Filterung erfolgen soll. Zum Beispiel: "Alle Aufträge vom letzten Monat mit Betrag > 5000 €" oder "Nur GmbH aus Steyr und Wien, mit E-Mail-Adresse". Das KI-System versucht dann die relevanten Feldnamen zu erkennen und erzeugt den gewünschten Filter. Je "verständlicher" die Angaben für den Fox sind, desto besser wird der Filter. Auch wenn dieser möglicherweise nicht auf Anhieb perfekt ist und vielleicht auch ein falsches Feld verwendet worden ist, können komplexe Filter rasch nachvollzogen und manuell angepasst werden.
Anschließend kann im Bereich "Filter beschreiben" in natürlicher Sprache eingegeben werden, wie die Filterung erfolgen soll. Zum Beispiel: "Alle Aufträge vom letzten Monat mit Betrag > 5000 €" oder "Nur GmbH aus Steyr und Wien, mit E-Mail-Adresse". Das KI-System versucht dann die relevanten Feldnamen zu erkennen und erzeugt den gewünschten Filter. Je "verständlicher" die Angaben für den Fox sind, desto besser wird der Filter. Auch wenn dieser möglicherweise nicht auf Anhieb perfekt ist und vielleicht auch ein falsches Feld verwendet worden ist, können komplexe Filter rasch nachvollzogen und manuell angepasst werden.
Wie kann ich Tabellen auswerten bzw. analysieren?
Soll die Auswertung auf bestimmte Spalten beschränkt werden, sollten diese temporär über das Kontextmenü auf die Spaltenüberschrift oder mittels der Feldauswahl ausgeblendet werden. Dies reduziert die Datenmenge und beschleunigt die Analyse. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einer Daten-Tabelle auf eine "Zelle" und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Fox-Analytics. Bevor das Fox-Fenster geöffnet wird, kann ein spezieller Text-Styleguide ausgewählt werden oder die Übermittlung an den Fox wird gestartet. Im Fox-Text-Fenster können Sie eine Analysefrage als "optionale Anweisung" eingeben, zum Beispiel: "Welche Kunden hatten die meisten Rechnungen im letzten Quartal?". Ohne Eingaben liefert die Funktion "Start" im Fox-Text mit der "Analytics"-Funktion eine von BMD vordefinierte Standardauswertung, die je nach Datenmaterial z. B. Kennzahlen, Trends und Anomalien aufzeigen kann.
Wie lege ich einen eigenen Text-Styleguide an?
Im Programmpunkt TOOLS → Tools → Künstliche Intelligenz → Text-Styleguide kann man einen neuen Eintrag anlegen. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel, den gewünschten Schreibstil mit unternehmensweiten, konkreten Vorgaben (z. B. Fachbegriffe, Tonalität) und gegebenfalls eine gewünschte Rolle (z. B. "Du bist: Steuerberater/Vertriebsmitarbeiter" etc.) ein und speichern Sie diese. Der so erstellte Styleguide kann dann bei den Fox-Text-Funktionen für die unterschiedlichen Bereiche ausgewählt werden.
Wie löscht man mehrere Fox-Chats gleichzeitig aus dem Chat-Verlauf?
Der Chat-Verlauf im Fox-Chat unterstützt die Mehrfachmarkierung von Chats.
- Wird ein Chat im Verlauf angewählt und die Umschalt-Taste beim Klick auf einen weiteren Chat gedrückt gehalten, werden alle dazwischenliegenden Chats markiert und können in einem Schritt gelöscht werden.
- Nicht zusammenhängende Chats im Verlauf können mit gedrückter Strg-Taste zusätzlich markiert und dann gemeinsam gelöscht werden.
Wie kann ich im Fox Antworten für ein anderes Land erhalten?
Sofern es spezielle Hilfeseiten mit landesspezifischen Informationen gibt, kann der Fox-Chat darauf zugreifen, nachdem im Menüpunkt "Extras" → "Land für Hilfe" das passende Land eingestellt worden ist. Derzeit stehen Österreich, Deutschland und die Schweiz zur Auswahl. Bei einer Abweichung vom üblichen Betriebsland der NTCS wird ein entsprechender Warnhinweis eingeblendet, da die Änderung des Landes benutzerbezogen bis zur nächsten Änderung fixiert bleibt.
Wie kann ich sehen, wie viele Tokens und Kosten bei einer KI‑Anfrage entstanden sind?
Öffnen Sie unter TOOLS → Tools → Künstliche Intelligenz → KI‑Protokoll. Dort werden Token Prompt (Eingabe Ihrer Daten-/Dokumenten-Menge) und Token Completion (Ausgabe des KI-Systems) samt Datum, Ersteller, genutzter KI-Funktion und der jeweilige Euro-Betrag angezeigt. War eine KI-Funktion nicht erfolgreich, wird der Betrag mit "Null" ausgewiesen. Die Anzahl an benötigten Token bei der Zerlegung von Text kann je nach KI-Modell unterschiedlich ausfallen.
Wie lade ich KI-Guthaben auf?
Über den Menüpunkt TOOLS → Tools → Künstliche Intelligenz → "KI-Guthaben kaufen" gelangen Sie in das Fenster Lizenzen kaufen. Geben Sie den Betrag ein, um den KI-Guthaben erworben werden soll. Dabei werden der bisherige Stand und der Stand nach dem Kauf angezeigt. Voraussetzung ist, dass der Benutzer einem Mitarbeiter zugeordnet ist.
Hinweis
 | Soll verhindert werden, dass KI-Funktionalitäten aufgrund eines erschöpften Guthabens nicht ausgeführt werden können, ist es empfehlenswert, die automatischen Kaufoptionen einzurichten. Fällt das Guthaben unter ein selbst definiertes Limit, erfolgt dann der Kauf eines frei einstellbaren Guthabens automatisch. |
