Digitale Unterschrift mit MOXIS von XiTrust
Inhalt
Allgemeines
Mit einer digitalen Unterschrift können Sie Dokumente digital signieren. Über die BMD MOXIS-Anbindung werden zwei der drei Arten der digitalen Unterschrift unterstützt:
- die einfache elektronische Signatur (EES)
- die qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Hinweis
 | Besitzen Sie die BMD Com-Lizenz (Lizenzpaket 98), dann haben Sie 20 kostenfreie Test-Unterschriften. Weitere Informationen finden Sie in der FAQ zum Testmodus. |
Was ist eine qualifizierte Unterschrift (QES)?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form der digitalen Signatur und gesetzlich bis auf einige wenige Ausnahmen der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Für das Erstellen einer solchen Signatur benötigen Sie eine Handysignatur oder ID-Austria. Weitere Informationen zu Handysignatur / ID Austria finden Sie beim Betreiber.
Für das Erstellen einer solchen Signatur benötigen Sie eine Handysignatur oder ID-Austria. Weitere Informationen zu Handysignatur / ID Austria finden Sie beim Betreiber.
Externe Quelle
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Was ist eine einfache Signatur (EES)?
Die einfache elektronische Signatur (EES) kann mit einem Klick gesetzt werden, es erfolgt jedoch keine Identitätsprüfung.
Was ist ein Signaturplatzhalter?
In der BMD NTCS können Sie einen Signaturplatzhalter einfügen. Dieser definiert, an welcher Stelle im Dokument der Signaturblock später angezeigt wird.
Abbildung: Signaturplatzhalter
Was ist eine Unterschriftenseite?
Anstelle eines Platzhalters können Sie eine Unterschriftenseite verwenden. MOXIS fügt am Ende des Dokuments eine separate Seite hinzu, auf der die Signaturblöcke nacheinander erscheinen.
Abbildung: Unterschriebene Signaturseite
Was ist ein Signaturblock?
Der Signaturblock ist die optische Darstellung, dass das Dokument digital signiert worden ist. Er ersetzt den Platzhalter, sobald das Dokument unterschrieben ist.
MOXIS bietet Ihnen hier drei verschiedene Signaturblöcke an:
| Zeichnen | Freihandzeichnung per Touchscreen oder Maus |
| Text | Eingabe von Namen |
| Bild | Hochladen eines Scans der Unterschrift oder eines Firmenlogos |
Welche Möglichkeiten bietet Ihnen die digitale Unterschrift mit MOXIS?
Wir bieten verschiedene Optionen an, wie Sie eine Unterschrift in der BMD NTCS durchführen können:
| Über BMD NTCS | Direkt im Büro oder Homeoffice über BMD Scan oder NTCS Aufgaben signieren. |
| Über BMD Web | Von unterwegs über die BMD Web-Plattform auf die NTCS Daten zugreifen und zugeordnete Aufgaben signieren. |
| Über BMD Com | Aufgaben in der BMD Com zur Unterschrift an Mandanten senden. |
| Über BMD Links | Per E‑Mail einen Unterschriften‑Link versenden, wobei der Empfänger keinen BMD Zugang benötigt. |
Benötigte Lizenzen / Technische Vorbereitungen für die MOXIS-Anbindung
Die erforderlichen Lizenzen hängen vom gewählten Signaturweg ab. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an den BMD Verkauf.
XiTrust-Basislizenz (nsxi) | XiTrust-Unterschriftenlink (nsxilink) |
Funktionsumfang:
| Funktionsumfang:
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Voraussetzungen:
| Voraussetzungen:
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Hinweis für Administratoren
| Beim Unterschriftenprozess wird auf Webseiten, beginnend mit den URLs https://externalsignature.moxis.cloud/... bzw. https://bmd.moxis.cloud/... zugegriffen. Bitte stellen Sie sicher, dass diese speziellen Adressen frei zugänglich sind. |
API-Zugangsdaten in der BMD NTCS hinterlegen
Die Grundvoraussetzung für die Nutzung der digitalen Signatur über XiTrust ist die Hinterlegung Ihrer XiTrust‑Zugangsdaten, die Sie per E‑Mail von XiTrust erhalten haben. Bewahren Sie die übermittelten Zugangsdaten sicher auf, da sie nicht aus der BMD NTCS ausgelesen werden können.
Die Zugangsdaten befinden sich in der NTCS unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Digitale Signatur.
Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: URL des XiTrust Webservices | |
Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: Schlüssel für die Authentifizierung | |
Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: Passwort für die Authentifizierung | |
Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: Name bzw. Kennung des Auftraggebers | |
Hinterlegen Sie hier die von XiTrust per E-Mail übermittelten Zugangsdaten: Kennzeichnung des jeweiligen Prozesses |
Digitale Signatur über BMD Scan
Die Signatur über BMD Scan ermöglicht eine schnelle Unterschrift, ohne das Dokument archivieren zu müssen. Dabei können eine oder mehrere Personen jeweils einen oder mehrere Platzhalter unterschreiben – die Unterschriften müssen nacheinander vorgenommen werden.
So öffnen Sie das Programm "BMD Scan": In der BMD NTCS navigieren Sie zu CRM → DMS → BMD Scan. Anschließend wählen Sie im Dateiexplorer das Dokument aus, welches Sie unterzeichnen möchten.
Nun kommt es darauf an, ob Sie mit einem Signaturplatzhalter oder mit einer Unterschriftenseite signieren möchten.
- Digitale Signatur über BMD Scan mit Platzhalter, wenn der Signaturblock an einer bestimmten Stelle im Dokument dargestellt werden soll.
- Digitale Signatur über BMD Scan mit Unterschriftenseite, wenn die Signatur auf einer zusätzlichen A4-Seite erscheinen soll.
Digitale Signatur über BMD Scan mit Platzhalter
In BMD Scan wählen Sie im Reiter "Stempeln/Signieren" den gewünschten Unterschriftenplatzhalter (einfache oder qualifizierte Unterschrift) aus und markieren anschließend im Dokument die Stelle, an der die Unterschrift erfolgen soll.
Hinweis
| Der Unterschriftenplatzhalter hat eine festgelegte Mindestgröße, die nicht unterschritten werden kann. Es können mehrere Platzhalter – auch gemischt (einfache und qualifizierte Unterschriften) – im selben Dokument verwendet werden. Dazu wählen Sie einfach erneut unter Unterschriftenplatzhalter die gewünschte Unterschriftsart aus und platzieren den nächsten Platzhalter. Für jede Unterschrift wird ein eigener Platzhalter benötigt. |
Es erscheint ein MOXIS-Platzhalter an der gewünschten Stelle. Sobald mindestens ein Platzhalter im Dokument vorhanden ist, können Sie den Signaturprozess über Signieren unmittelbar starten.
Der NTCS Internetbrowser öffnet sich und zeigt Ihnen das zu unterschreibende Dokument erneut an. Mit einem Klick auf Unterschreiben starten Sie die Signatur.
Anschließend werden Sie gefragt, welchen Signaturblock Sie verwenden möchten. Durch das erneute Klicken auf Weiter wird der Unterschriftenprozess fortgesetzt.
- War der Platzhalter für eine einfache Signatur vorgesehen, wird das Dokument mit dem zuvor gewählten Signaturblock versehen.
- Handelt es sich um eine qualifizierte Signatur, müssen Sie sich zusätzlich mit der ID Austria (bisherige Handy-Signatur) authentifizieren. Nach einer kurzen Wartezeit ist das Dokument unterschrieben.
In BMD Scan mehrere Platzhalter/Signaturblöcke mit einer Unterschrift ausfüllen
Es kann vorkommen, dass für einen Unterzeichner mehrere Platzhalter im Dokument benötigt werden. Der Unterzeichner muss jedoch nur einmal unterschreiben – damit alle zugehörigen Platzhalter gleichzeitig befüllt werden.
Platzieren Sie dazu einen Platzhalter (einfach oder qualifiziert) und markieren Sie den bereits eingefügten Platzhalter. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Kopieren". Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Einfügen". Der kopierte Platzhalter lässt sich auch auf einer anderen Seite des Dokuments einfügen.
Wenn Sie die kopierten Platzhalter genauer ansehen, erkennen Sie, dass beide mit Unterschrift 1 gekennzeichnet sind. Alle Platzhalter, die dieselbe Bezeichnung tragen, werden durch eine einzige Unterschrift gleichzeitig unterschrieben. Damit wird sichergestellt, dass ein Unterzeichner nur einmalig signieren muss, während sämtliche zugehörigen Platzhalter automatisch übernommen werden.
Digitale Signatur über BMD Scan mit Unterschriftenseite
In BMD Scan wählen Sie unter Stempeln/Signieren → Signieren die Option Signieren mit Unterschriftenseite (einfach) oder Signieren mit Unterschriftenseite (qualifiziert) aus.
Anschließend erscheint die Abfrage, wie viele Personen das Dokument unterschreiben sollen. Der NTCS Webbrowser wird geöffnet und mit einem Klick auf Unterschreiben können Sie die Signatur durchführen.
Anschließend werden Sie gefragt, welchen Signaturblock Sie verwenden möchten. Durch das erneute Klicken auf Weiter wird der Unterschriftenprozess fortgesetzt.
- Bei einer qualifizierten Signatur muss sich der Unterzeichner zusätzlich mit der ID Austria (frühere Handy-Signatur) authentifizieren. Nach einer kurzen Wartezeit ist das Dokument unterschrieben.
- Sind bei der vorherigen Abfrage mehrere Unterzeichner angegeben worden, kann der nächste Unterzeichner das Dokument ebenfalls unterschreiben, indem er erneut auf Unterschreiben klickt.
Unterschrift aus dem BMD Archiv
Wird ein Unterschriftenprozess aus dem BMD Archiv gestartet, erhalten die unterschreibenden Personen entweder eine Aufgabe oder einen E-Mail-Link zum Signieren des Dokuments. Nachdem alle Unterschriften im Unterschriftenlauf abgeschlossen sind, wird das Dokument wieder ins Archiv übertragen.
Allgemeine Vorbereitungen
- Die Parameter aus API-Zugangsdaten in der BMD NTCS müssen entsprechend hinterlegt sein.
- Das PDF-Dokument, das unterschrieben werden soll, muss im BMD Archiv archiviert sein.
Vorbereitungen: Ein BMD NTCS Mitarbeiter soll unterzeichnen
In den Mitarbeiterstammdaten (CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter) ist der betreffende Mitarbeiter über die User-ID zu verknüpfen.
Vorbereitungen: Ein BMD Com-Benutzer soll unterzeichnen
In den Mitarbeiterstammdaten der Mandantenfirma (CRM → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter) ist der betreffende Benutzer ebenfalls über die User-ID zu verknüpfen.
Gegebenenfalls muss hier der Mitarbeiter noch angelegt werden, idealerweise mit einer E-Mail-Adresse.
Gegebenenfalls muss hier der Mitarbeiter noch angelegt werden, idealerweise mit einer E-Mail-Adresse.
Hinweis
| Das archivierte Dokument muss im STB-Archiv des jeweiligen Mandanten abgelegt sein. |
Vorbereitungen: Unterschriftenlinks per E-Mail versenden
Unterschriftenlinks können an beliebig viele Personen versendet werden. Dazu legen Sie in den entsprechenden Modulen eine Person bzw. einen Kunden mit einer (Haupt-)E-Mail-Adresse an:
- CRM → Stammdaten → Personen → Kunden
- CRM → Stammdaten → Personen → Gesellschafter
- CRM → Stammdaten → Personen → Diverse Personen
- CRM → Stammdaten → Mitarbeiter → nur Bewerber
Digitale Signatur aus dem Archiv starten
Öffnen Sie das archivierte Dokument entweder über CRM → DMS → Dokumentenliste oder über CRM → DMS → Dokumentenübersicht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie dort unter Signatur/Unterschrift (nur PDF) den Eintrag Unterschriften aus (Umsch + Strg + M).
Nun öffnet sich das Fenster "Unterzeichner", das in verschiedene Bereiche unterteilt ist.
Personenwahl
Hier können die Personen ausgewählt werden, die das Dokument unterschreiben sollen. Grundsätzlich werden die Unterzeichner in drei unterschiedliche Varianten eingeteilt, die über entsprechende Reiter umschaltbar sind:
| Variante | Beschreibung |
| Alle Personen | Die ausgewählte Person erhält per E-Mail einen Unterschriftenlink. Über den Link kann die Signatur direkt in einem Webbrowser (Empfehlung: Chrome oder Edge) durchgeführt werden. Unter "Alle Personen" sind folgende Personen aufgelistet:
Die jeweilige Person muss eine Haupt-E-Mail-Adresse eingepflegt haben. |
| BMD Com-Benutzer | Es wird eine Unterschriftenaufgabe für den BMD Com-Benutzer erstellt, die über die BMD Com-Umgebung erledigt werden kann. |
| Mitarbeiter | Es wird eine Unterschriftenaufgabe für den BMD Benutzer angelegt, die in BMD NTCS oder über BMD Web ausgeführt werden kann. |
Hinweise
| Kombination möglich Es können mehrere unterschiedliche Unterzeichner kombiniert werden, z. B. kann ein Dokument sowohl von einem Mitarbeiter als auch von einem BMD Com-Benutzer unterschrieben werden. Vollständiger Unterschriftenprozess Alle erforderlichen Unterschriften müssen innerhalb eines einzigen Unterschriftenprozesses erfolgen. Ein nachträgliches Hinzufügen weiterer Unterschriften zu einem bereits signierten Dokument ist nicht möglich. |
Ausgewählte Unterzeichner
Im Bereich Ausgewählte Unterzeichner werden Ihnen jene Personen angezeigt, die zur Unterschrift hinzugefügt worden sind (Alle Personen, BMD Com, BMD NTCS / BMD Web). Außerdem sehen Sie die Zuordnung zum Platzhalter und ob auf der Unterschriftseite eine einfache oder eine qualifizierte Unterschrift durchgeführt werden soll.
Dokumente
Im Bereich Dokumente kann ein Dokument ausgewählt werden. Dieses wird anschließend in der Vorschau angezeigt. Zusätzlich können über die Funktion "Weitere Dokumente zur Unterschrift hinzufügen" bis zu zehn weitere Dokumente zu einem Unterschriftenlauf hinzugefügt werden.
Hinweis
| Werden in einem Unterschriftenlauf mehrere Dokumente hinzugefügt, so muss jede Person auf allen Dokumenten unterschreiben. |
Anschließend muss entschieden werden, ob die Unterschrift auf einer Unterschriftenseite (Ablauf mit Unterschriftenseite) erfolgen soll oder über Platzhalter (Ablauf mit Platzhalter) im Dokument verteilt werden soll.
Achtung!
 | Bei einer Mischung aus beidem: Wenn sowohl eine Unterschriftenseite als auch Platzhalter verwendet werden sollen, muss dem Dokument eine eigene A4-Seite hinzugefügt werden, auf der die gewünschten Platzhalter positioniert werden. |
Ablauf mit Unterschriftenseite
Mit der Funktion Qualität der Unterschriftenseite kann für den markierten Unterschreiber die Qualität der Unterschrift eingestellt werden.
Hinweis
| Wenn Sie mehrere Dokumente gewählt haben, gilt die Qualitätseinstellung für alle Dokumente. |
Sind alle Dokumente und Personen hinzugefügt worden, können Sie das Fenster mit "Übernehmen" schließen. Dann erfolgt die Anlage der Aufgaben oder der E-Mail-Versand der Unterschriftenlinks.
Hinweis
| Ob das Programm standardmäßig eine einfache oder qualifizierte Unterschrift vorschlägt, können Sie mittels Parameter bestimmen: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Digitale Signatur → XiTrust-Standardsignatur.
|
Ablauf mit Platzhalter
Wenn Sie im Dokument Platzhalter erzeugen und selbst bestimmen möchten, wo der Signaturblock platziert wird, müssen Sie die einzelnen Dokumente markieren und die Funktion Platzhalter erstellen auswählen.
Im Anschluss öffnet sich BMD Scan. Dort finden Sie unter Stempeln/Signieren die Option Unterschriftenplatzhalter, um diese einzufügen. Der erste platzierte Platzhalter ist für die erste Person unter Ausgewählte Unterzeichner vorgesehen. In der gelben Leiste wird angezeigt, wie viele Unterschriftenplatzhalter noch erstellt werden müssen.
Haben Sie alle Platzhalter im Dokument eingefügt und das Fenster BMD Scan geschlossen, werden die Platzhalter unter Ausgewählte Unterzeichner den jeweiligen Unterzeichnern zugeordnet. Bei Bedarf kann diese Zuordnung mithilfe des Bearbeiten-Symbols geändert werden.
Haben Sie mehrere Dokumente in einem Unterschriftenlauf, müssen Sie auf jedem Dokument für jeden Unterzeichner mindestens einen Platzhalter anlegen.
Um ein anderes Dokument zu bearbeiten, klicken Sie im Fenster Unterschriften auf das gewünschte Dokument und legen Sie dort die erforderlichen Platzhalter an.
Um ein anderes Dokument zu bearbeiten, klicken Sie im Fenster Unterschriften auf das gewünschte Dokument und legen Sie dort die erforderlichen Platzhalter an.
Hinweis
| Sollte es erforderlich sein, dass ein Unterzeichner mehrfach mit demselben Signaturblock dargestellt werden muss, können Sie die Signaturblöcke einfach kopieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel: In BMD Scan mehrere Platzhalter/Signaturblöcke mit einer Unterschrift ausfüllen. |
Sobald alle Platzhalter angelegt sind, können Sie das Fenster Unterzeichner mit Übernehmen schließen.
Übermittlung
Je nachdem, welchen Personentyp Sie auswählen (Alle Personen, BMD Com-Benutzer oder Mitarbeiter), wird entweder eine entsprechende Aufgabe erstellt oder eine E-Mail geöffnet.
Alle Personen – Unterschriftenlink
Für jede Person, die über den Unterschriftenlink unterschreiben soll, öffnet sich eine E-Mail im Vordergrund. Diese kann noch bearbeitet werden und muss anschließend an die jeweilige Person versendet werden.
Für jede Person, die über den Unterschriftenlink unterschreiben soll, öffnet sich eine E-Mail im Vordergrund. Diese kann noch bearbeitet werden und muss anschließend an die jeweilige Person versendet werden.
Hinweis
| In BMD NTCS kann eine eigene E-Mail-Vorlage hinterlegt werden. Dazu muss zunächst ein entsprechender CRM Standardbrief erstellt werden. Der erstellte Standardbrief ist anschließend im Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Link → Dokumente → Dokumentenbereitstellung per Link zu hinterlegen.
|
Öffnet der Kunde den Link, wird ihm eine Dokumentenvorschau angezeigt. Dort kann er den Unterschriftenprozess starten und das Dokument unterschreiben.
Hinweis
| Das Logo auf der Unterschriftenseite kann problemlos ausgetauscht werden. Dafür benötigen Sie ein webfähiges Bild mit den Abmessungen 390 × 99 Bildpunkten. Navigieren Sie in BMD NTCS zu TOOLS → Tools → Administration → Linkfunktionen. Dort wechseln Sie zu Funktionen → Linktypen. Bearbeiten Sie den Eintrag Digitale Unterschrift und klicken Sie bei "Logo" auf das Auswahl-Symbol. Sollte das gewünschte Logo nicht vorhanden sein, können Sie unter Foto → Neu (F5) das Bild hochladen. Damit das neue Logo wirksam wird, muss der Application‑Pool der BMD Web‑Applikation neu gestartet werden. Wenn Sie BMD Cloud-Kunde sind: Der Application‑Pool wird automatisch jede Nacht neu gestartet; das neue Logo erscheint erst nach diesem Vorgang. |
BMD Com-Benutzer
In BMD Com können Sie unter CRM → CRM → Aufgaben die vorhandenen Aufgaben aufrufen. Markieren Sie die gewünschte Unterschriftenaufgabe und klicken Sie auf Ausführen. Damit starten Sie den Unterschriftenlauf.
Hinweis
| Das zugehörige Dokument wird automatisch für BMD Com freigegeben, sobald Sie einen BMD Com-Benutzer zugeordnet haben. |
BMD Mitarbeiter in der BMD NTCS
In BMD NTCS finden Sie die Aufgaben ebenfalls unter CRM → CRM → Aufgaben. Markieren Sie die gewünschte Unterschriftenaufgabe und klicken Sie auf Ausführen. Damit wird der Unterschriftenlauf gestartet.
Hinweis
| Eine Unterschriftenaufgabe kann, wie jede andere Aufgabe, delegiert werden, wenn die Unterschrift von einer anderen Person vorgenommen werden soll. |
BMD Mitarbeiter in BMD Web
Mit BMD Web können Sie unter CRM → Aufgaben die Aufgaben öffnen. Markieren Sie die gewünschte Unterschriftenaufgabe und klicken Sie auf Ausführen. Damit wird der Unterschriftenprozess gestartet.
Status des Unterschriftenlaufes (Status der Unterschriften)
Nachdem Sie die Unterschriften versendet haben, können Sie jederzeit den aktuellen Status der einzelnen Unterschriftenvorgänge einsehen.
Status im DMS
In vielen Fenstern, in denen Sie auf archivierte Dokumente zugreifen können, z. B. über CRM → DMS → Dokumentenliste oder CRM→ DMS → Dokumentenübersicht, lässt sich der Unterschriftenstatus anzeigen.
Wählen Sie dazu in der jeweiligen Ansicht das Feld "Unterschriftenstatus" über die Feldauswahl aus. Das Feld wird dann in der Listenansicht eingeblendet und zeigt Ihnen für jedes Dokument, ob die Unterschrift noch aussteht, bereits erfolgt oder abgelehnt worden ist.
In diesem Feld wird der Status des Unterschriftenprozesses für dieses Dokument angezeigt. Folgende Ausprägungen sind hier möglich:
Hinweis
Weitere Informationen zur Vorgehensweise bei dieser Form der digitalen Unterschrift erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Unterzeichner bzw. in der Dokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS. |
Fenster "Unterschriften"
Zusätzlich zum Status, der in den DMS-Ansichten angezeigt wird, gibt es ein separates Fenster Unterschriften.
Sie erreichen dieses über CRM → DMS → Unterschriften. In diesem Fenster erhalten Sie eine kompakte Übersicht über alle laufenden Unterschriftenvorgänge.
Im oberen Bereich (Einstiegsfelder) können Sie den Verantwortlichen (also die Person, welche den Unterschriftenprozess initiiert hat) eingeben. Daraufhin werden in der Liste alle zugehörigen Vorgänge angezeigt. Mittels der Combobox (Alle/Offen/Fertig) können Sie schnell zwischen noch ausstehenden und bereits abgeschlossenen Unterschriftenläufen wechseln.
So haben Sie jederzeit einen schnellen Überblick, wer welche Signatur bereits geleistet hat und welche Vorgänge noch bearbeitet werden müssen.
Rückmeldung an den Unterschriftenersteller (E-Mail oder Aufgabe)
In den Parametern (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → XiTrust) lässt sich festlegen, dass der Ersteller eines Unterschriftenlaufs eine E-Mail oder eine Aufgabe erhält, sobald die letzte Unterschrift abgeschlossen ist.
In diesem Parameter können Sie festlegen, ob Sie als Ersteller eines Unterschriftenprozesses eine Rückmeldung erhalten möchten und wenn ja, ob diese in Form einer E-Mail oder Aufgabe erfolgen soll. 1 – Nein / Keine automatische Rückmeldung 2 – Aufgabe für Prozessersteller 3 – E-Mail an Prozessersteller |
Hinweis
| Damit das Erzeugen der E-Mail funktioniert, muss beim Abschluss der Unterschrift über BMD Com oder BMD Web ein funktionierender Hintergrund-E-Mail-Versand eingerichtet sein.  Weitere Informationen finden Sie unter Maileinstellungen und Einrichtung eines SMTP-Systems. |
Abbruch des Signaturlaufes durch den Ersteller
Ist der Unterschriftenprozess gestartet, kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Unterschriftenprozess abzubrechen und anschließend neu zu starten.
Hierzu klickt man im Archiv mit der rechten Maustaste auf das betreffende Dokument, wählt im Kontextmenü unter Signatur/Unterschrift (nur PDF) → Unterschriften und öffnet dann unter Extras die Option Unterschriftenprozess abbrechen.
Nachdem der Prozess abgebrochen worden ist, muss das Fenster Unterzeichner erneut aufgerufen werden, um den Unterschriftenprozess neu zu versenden. Nach dem Abbruch ist das Fenster "Unterschriften" zu schließen.
Ablehnen des Signaturlaufes durch Unterschreiber (Unterschrift wurde abgelehnt)
Ein Unterzeichner kann die Signatur ablehnen – damit verweigert er die Unterzeichnung. Bei dieser Ablehnung hat er die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund anzugeben.
Der von ihm eingegebene Ablehnungsgrund wird anschließend im Fenster "Unterschriften" angezeigt.
Hinweis
| Auch über die Rückmeldung an den Unterschriftenersteller (E-Mail oder Aufgabe) wird eine entsprechende Information bei Ablehnung versendet. |
Spezialfälle: Unterschrift bei Ausdruck (Beispiel Steuererklärungen)
Öffnen Sie den Steuer-Navigator und wählen Sie einen Kunden und das gewünschte Jahr aus. Klicken Sie im Navigator auf "Alles drucken", wenn Sie alle Steuererklärungen in einem PDF haben möchten, bzw. auf eine einzelne Steuererklärung, wenn Sie nur diese separat zum Unterschreiben zur Verfügung stellen möchten.
Die gewählten Steuererklärungen werden Ihnen dann in einem Vorschaufenster angezeigt. Die violetten Platzhalter für die Unterschriften sind bereits an den richtigen Stellen vordefiniert.
Klicken Sie im Anschluss auf "Archivieren im DMS" in der Menüleiste oben. Im anschließenden Dialog aktivieren Sie im linken Bereich die Option "Signatur".
Im rechten Bereich stehen Ihnen die Detaileinstellungen für die Signatur zur Verfügung.
- Combobox: Wählen Sie hier Mit Signatur-Service signieren aus.
- Combobox: Definieren Sie hier, ob eine einfache Unterschrift für Sie ausreichend ist oder ob Sie eine qualifizierte Unterschrift in Verbindung mit ID Austria benötigen.
- Combobox: Stellen Sie hier die Ausprägung Unterschriftenprozess aus DMS starten ein, damit Sie das Dokument zur Unterschrift an einen oder mehrere BMD Com-Anwender/innen senden können.
Wenn Sie den oben angezeigten Dialog mit "Ok" bestätigen, erhalten Sie noch diesen Dialog:
Hier wird Ihnen die Anzahl an Unterschriften bereits vorgeschlagen – anhand der Anzahl der Platzhalter, die es im Dokument gibt.
Achtung!
| Wenn Sie hier eine abweichende Anzahl einstellen, dann erfolgen die Unterschriften nicht mehr in den Platzhaltern, sondern auf einer eigenen Unterschriftenseite am Ende des Dokuments. |
Über die zwei Checkboxen können Sie noch Folgendes einstellen:
- Checkbox: Wenn Sie diese aktivieren, dann werden die Platzhalter für die Unterschrift ignoriert und alle Unterschriften werden auf einer abschließenden Unterschriftenseite zusammengefasst.
- Checkbox: Setzen Sie diese Option, wenn alle Unterschriften die gleiche Person leisten muss. Dies hat den Vorteil, dass der Unterzeichner nur einmal unterschreiben muss und die Unterschrift wird dann für alle definierten Platzhalter herangezogen.
Wenn Sie diesen Dialog anschließend mit "Übernehmen" bestätigen, erscheint die Beschlagwortungsmaske für die Dokumentenarchivierung. Hier gehen Sie wie üblich bei einer Dokumentenarchivierung vor und klicken abschließend auf "Speichern und schließen".
Abschließend erscheint automatisch der Dialog zur Definition der Unterzeichnenden. Hier können Sie die BMD Com-Benutzer auswählen, denen Sie das Dokument zum Unterschreiben zur Verfügung stellen wollen. Ordnen Sie mit den schwarzen Zuordnungspfeilen die gewünschten Personen vom linken Bereich "BMD Com-Benutzer" nach rechts zu.
Hinweis
| Wenn Sie mit Platzhaltern arbeiten und nicht mit einer Unterschriftenseite, ordnen Sie genau jene Anzahl an Unterzeichnern zu, die es auch an Platzhaltern im Dokument gibt – außer Sie haben die Option "Dieselbe Unterschrift für alle Platzhalter" aktiviert, dann reicht immer ein Unterzeichner. |
Mit der Zuordnung der Unterzeichner wird dem jeweiligen BMD Com-Anwender der Platzhalter automatisch in der Reihenfolge zugeordnet, in der Sie die Unterzeichner zuordnen. Das heißt, Unterzeichner 1 bekommt den Platzhalter 1 usw.
Nachdem Sie diese Punkte alle erledigt haben, klicken Sie auf "Übernehmen" und das Dokument wird in Form einer Aufgabe den BMD Com-Anwendern zur Verfügung gestellt.
FAQ
Wie wird das BMD Unterschriftenlink-Guthaben berechnet?
Möchten Sie eine Unterschrift per E-Mail versenden, benötigen Sie dafür ein Guthaben für BMD Unterschriftenlinks. Dabei handelt es sich nicht um das Unterschriftenkontingent, das Sie bei MOXIS erworben haben. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an den MOXIS-Support.
Das Guthaben für Unterschriftenlinks wird ausschließlich dann benötigt, wenn eine Signatur über einen per E-Mail versandten Unterschriftenlink eingeholt wird.
- Für jede über einen Unterschriftenlink abgewickelte Signatur – egal, ob die Signatur akzeptiert oder abgelehnt wird – wird BMD Guthaben verbraucht.
- Der Guthabenabzug erfolgt in dem Moment, in dem der Unterzeichner das Dokument signiert oder ablehnt (und nicht bei der Erstellung des Unterschriftenlinks).
Beispiele zur Veranschaulichung:
| Situation | Ergebnis |
| Ein Dokument, zwei Unterzeichner – eine Person signiert über eine Unterschriftenlink, die andere über BMD Com. | 1x BMD Guthaben wird abgezogen (für den Unterschriftenlink). |
| Zwei Dokumente, ein Unterzeichner nutzt einen Unterschriftenlink, der andere Unterzeichner nutzt BMD Com – beide Dokumente werden im gleichen Unterschriftenlauf unterzeichnet. | 1x BMD Guthaben wird abgezogen. Die Anzahl der Dokumente ist irrelevant. Es wird nur das genutzte Linkguthaben verbraucht |
| Ein Dokument, zwei Unterzeichner – beide erhalten jeweils einen eigenen Unterschriftenlink und signieren darüber. | 2x BMD Guthaben wird abgezogen, jeweils eines pro Unterschriftenlink. |
Wie sind ein Abbruch oder Ändern eines Unterschriftenprozesses möglich?
Ist der Unterschriftenlauf bereits im Gange, kann dieser nicht mehr geändert werden. Muss dennoch eine Änderung vorgenommen werden, ist hierfür nur ein Abbruch des laufenden Prozesses möglich (siehe Abbruch des Signaturlaufes).
Nach dem Abbruch können Änderungen ergänzt werden und der Signaturlauf kann neu gestartet werden. Dabei werden alle bereits geleisteten Unterschriften gelöscht.
Kann der Unterschriftenlink neu gesendet werden?
Dazu müssen Sie das archivierte Dokument unter CRM → DMS → Dokumentenliste oder über CRM → DMS → Dokumentenübersicht mit der rechten Maustaste auswählen. Dadurch erscheint das Kontextmenü und dort finden Sie unter "Signatur/Unterschrift (nur PDF)" → Unterschriften.
Verwenden Sie unter "Ausgewählte Unterzeichner" → "Mehr" die Option "Unterschriftenlink erneut versenden".
Warum ist der Status im Fenster "Unterschriften" nicht aktuell?
Durch das Öffnen des Fensters "Unterschriften" unter CRM → DMS wird der Status aktualisiert. Zusätzlich bieten wir auch einen Stapel für die Aktualisierung an.
Weitere Informationen finden Sie unter Stapel – Aktualisierung der XiTrust/MOXIS-Unterschriftenprozesse.Gibt es einen Testmodus für MOXIS?
Einen Testmodus für MOXIS gibt es nur für BMD Com-Kunden. Besitzen Sie die BMD Com-Lizenz (Lizenzpaket 98), haben Sie die Möglichkeit, die MOXIS-Signatur zu testen. Dafür stehen Ihnen 20 Unterschriften kostenlos zur Verfügung. Weitere Lizenzen und Einstellungen sind für den Testmodus nicht erforderlich.
Sie können die 20 Unterschriften direkt in der BMD NTCS über BMD Scan (siehe Digitale Signatur über BMD Scan) oder über das DMS (siehe Unterschrift aus dem BMD Archiv) erstellen bzw. nutzen.
Vor dem Start erhalten Sie eine Information darüber, wie viele Unterschriften Ihnen noch zur Verfügung stehen:
"Sie befinden sich im Testmodus und können die Funktion noch für [...] Unterschriftenprozess(e) testen."
Ist das Kontingent von 20 Unterschriften aufgebraucht, erhalten Sie die Meldung, dass Sie sich mit dem BMD Verkauf in Verbindung setzen sollen, wenn Sie die Unterschriftenfunktion weiter nutzen möchten.
Hinweis
| Der Testmodus wird automatisch deaktiviert, wenn die XiTrust-Parameter hinterlegt werden (siehe API-Zugangsdaten in der BMD NTCS hinterlegen). |
Fehlermeldung Error 400: Invalid Document
Beim Unterschreiben des Dokument erscheint folgende Fehlermeldung:
Der Unterschriftenprozess konnte nicht gestartet werden, da Probleme beim Anlegen des Auftrags aufgetreten sind.
Error Code: 400 ErrorText: Invalid Document: This Document name is not valid.
Das liegt daran, dass der Dateiname des Dokuments unerlaubte Sonderzeichen enthält. Der Dateiname wird aus dem DMS-Feld "Betreff" übernommen.
Der Dateiname darf keines der folgenden Zeichen enthalten:
[ ^ < > : ; ? \ " * | / ] +
Der Unterschriftenprozess konnte nicht gestartet werden, da Probleme beim Anlegen des Auftrags aufgetreten sind.
Error Code: 400 ErrorText: Invalid Document: This Document name is not valid.
Das liegt daran, dass der Dateiname des Dokuments unerlaubte Sonderzeichen enthält. Der Dateiname wird aus dem DMS-Feld "Betreff" übernommen.
Der Dateiname darf keines der folgenden Zeichen enthalten:
[ ^ < > : ; ? \ " * | / ] +
 | Siehe auch: |