Planung importieren
Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte. Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.
ZEIT → Datentransfer → Import und Export → Planung importierenMit diesem Programm können Sie Planungsdaten für die Zeiterfassung mittels einer trennzeichen-getrennten Datei (z. B. .txt oder .csv) importieren.
Dieser Import kann z. B. genutzt werden, wenn in einem Fremdsystem Dienstpläne erstellt werden, welche dann in die NTCS importiert werden sollen, damit die Informationen auch in der BMD Zeiterfassung vorhanden sind.
Dieser Import kann über die Stapelverarbeitung und Geplante Ausführung auch automatisiert werden, sodass die Datei mehrmals täglich mit den hinterlegten Einstellungen automatisch eingelesen wird.
Einstiegsfelder
Firma
Wählen Sie hier die Firma aus, für die Sie Zeitplanungen importieren möchten. In Firmengruppen ist dies in der Regel die Hauptfirma.
Wählen Sie hier die Firma aus, für die Sie Zeitplanungen importieren möchten. In Firmengruppen ist dies in der Regel die Hauptfirma.
Anm.: Diese Firmennummer, ist folglich auch jene, welche für die Erstellung von Stapel bzw. die Geplante Ausführung relevant ist.
Dateiname
Hier werden der Pfad und der Dateiname für den Import angegeben.
Hier werden der Pfad und der Dateiname für den Import angegeben.
Beispiel: "D:\PLANUNG\planungen.csv"
Anmerkung: Diese Angabe wird gespeichert – ein Speichern in einem Parameter ist somit nicht extra erforderlich.
Bei der Anlage eines Stapels können der Pfad und der Dateiname in den Stapelparametern angegeben werden.
 | Der Dateiname der angelieferten Datei muss für einen automatisierten Import mittels Stapel immer gleich sein. Beispiel: Ein durch angefügte Timestamps oder ähnliche Ergänzungen (z. B. zeitbuchungen1016_1422.csv) sich ändernder Dateiname kann nicht automatisiert verarbeitet werden. |
Anleitungszeile ignorieren
Wird in der angelieferten Buchungsdatei eine Anleitungszeile (z. B. Spaltenüberschrift) mitgeliefert, so kann diese beim Import ignoriert werden, damit kein Importfehler für diese Infozeile auftritt.
Wird in der angelieferten Buchungsdatei eine Anleitungszeile (z. B. Spaltenüberschrift) mitgeliefert, so kann diese beim Import ignoriert werden, damit kein Importfehler für diese Infozeile auftritt.
Trennzeichen
Wählen Sie hier das Trennzeichen, das in der Buchungsdatei angeliefert wird. (Oben angeführtes Beispiel: Semikolon ";")
Mögliche Zeichen sind z. B. ";" oder "Tabulator" oder "," oder "|".
Wählen Sie hier das Trennzeichen, das in der Buchungsdatei angeliefert wird. (Oben angeführtes Beispiel: Semikolon ";")
Mögliche Zeichen sind z. B. ";" oder "Tabulator" oder "," oder "|".
Indiv. Trennzeichen
Hier können Sie ein individuell gewünschtes Trennzeichen angeben, das in der Zeitbuchungsdatei angeliefert wird.
Hier können Sie ein individuell gewünschtes Trennzeichen angeben, das in der Zeitbuchungsdatei angeliefert wird.
Texterkennungskennzeichen
Ein Texterkennungskennzeichen kann festgelegt werden, ist im Regelfall aber nicht notwendig.
Ein Texterkennungskennzeichen kann festgelegt werden, ist im Regelfall aber nicht notwendig.
Feldbeschreibung
Eine Anleitungszeile (Überschrift je Spalte) ist nicht notwendig, da Sie die Feldreihenfolge in der Feldauswahl manuell anordnen.
Den Satzaufbau ordnen Sie über die Feldauswahl an. Die Auswahl und Reihenfolge der Importfelder treffen Sie in diesem Fenster mit der Funktion "Feldbeschreibung"
.
Den Satzaufbau ordnen Sie über die Feldauswahl an. Die Auswahl und Reihenfolge der Importfelder treffen Sie in diesem Fenster mit der Funktion "Feldbeschreibung"
.Hinweis
| Für die richtige Erkennung der einzelnen Felder/Spalten muss die angeordnete Feldbeschreibung unbedingt gespeichert werden! |
Hinweis
| Nach Speichern der Feldauswahl wird die Importvorschau aktualisiert. Ist alles in der richtigen Anordnung, können die Planungen importiert werden. |
Mindestanforderungen, welche Informationen angeliefert werden müssen:
- Personennummer oder Ausweisnummer
- (Planungs-)Datum, ggf. Von- und Bis-Datum (Datumsformat kann individuell eingestellt werden)
- Die geplante Buchungsart oder ein geplanter Dienst (z. B. Tagesmodellnummer) oder eine geplante Von- und Bis-Zeit.
Anmerkung: Die Tagesmodelle im Importsatz können entweder über eine Tagesmodellnummer oder ein Tagesmodellkürzel abgeglichen werden.
Bei der Auswahl von Feldern, die ein Datums- oder Uhrzeitformat benötigen, wird automatisch bei Start der Feldauswahl/Zuordnung ein kleines Fenster geöffnet, damit das richtige Format ausgewählt werden kann:
Hinweis
| Für die richtige Verarbeitung der im File angelieferten Daten in der NTCS kann auf dem jeweiligen Feld auch ein Makro hinterlegt werden. Die Spalte des Feldes wird zur Info dann in der Vorschau (nach Erstellung des Makros) hellgrün gekennzeichnet. |
Beispieldatei
Person, Datum, Buchungsart, Von/Bis-Uhrzeit
287,29.09.2017,2,08:00,10:00,
287,29.09.2017,1,10:00,13:00,
287,29.09.2017,12,13:00,13:30,
287,29.09.2017,3,13:30,15:30,
287,29.09.2017,2,15:30,17:30,
Das Trennzeichen ist in diesem Fall das Komma ",".
287,29.09.2017,2,08:00,10:00,
287,29.09.2017,1,10:00,13:00,
287,29.09.2017,12,13:00,13:30,
287,29.09.2017,3,13:30,15:30,
287,29.09.2017,2,15:30,17:30,
Das Trennzeichen ist in diesem Fall das Komma ",".
Personalnummer: numerisch
Datumsformat: dd.mm.yyyy
Buchungsart: numerisch
Uhrzeitformat: hh:nn
Überschreiben von bereits importierten Daten
Werden Planungsdaten oder Veränderungen von Zeitplanungen für ein bereits importiertes Datum erneut eingespielt, so müssen zuerst die bereits importierten/gespeicherten Daten für diesen Mitarbeiter und Tag/Zeitraum gelöscht werden, bevor die neuen/aktuellen Planungsdaten importiert werden! Andernfalls würden ggf. Planungsdaten doppelt existieren oder sich eventuell überschneiden.
Dies kann mithilfe einer "Löschzeile" erzielt werden, welche in diesem Fall vom datenliefernden System erzeugt werden muss.
Satzaufbau
Von-Datum;Bis-Datum;Mitarbeiter-Nr.;Löschbefehl;Lösch-Kennzeichen
Beispiel: "20171001;20171002;1;ZE_DEL;1110"
Löschkennzeichen
Zeichen 1 = Buchungsarten löschen (0 = nein / 1 = ja)
Zeichen 2 = Tagesmodelle löschen (0 = nein / 1 = ja)
Zeichen 3 = Geplante Sollarbeitszeiten löschen (0 = nein / 1 = ja)
Zeichen 4 = Übernommene Daten löschen (0 = nein / 1 = Nur Planung / 2 = Planung und Buchungen)
Ist kein Löschkennzeichen vorhanden, wird 1110 als Rückfallebene verwendet.
Zeichen 2 = Tagesmodelle löschen (0 = nein / 1 = ja)
Zeichen 3 = Geplante Sollarbeitszeiten löschen (0 = nein / 1 = ja)
Zeichen 4 = Übernommene Daten löschen (0 = nein / 1 = Nur Planung / 2 = Planung und Buchungen)
Ist kein Löschkennzeichen vorhanden, wird 1110 als Rückfallebene verwendet.
Des Weiteren ist es möglich, bei einem erneuten Import von Planungsdaten die betroffenen Tage über den Import auch gleich neu "aufbuchen" zu lassen, sodass aus der geplanten Buchungsart sofort zusätzlich auch eine Zeitbuchung erstellt wird (ohne extra ZEIT Tagesabschluss).
Es muss dafür im Feld "Tag neu aufbuchen" der Wert "1" oder "true" in der Importdatei mitgegeben werden.
Somit wird beim Aufbuchen aus der importierten Planung ebenso auf die relevanten Einstellungen geprüft, z. B. auf Pausen, Rundungen, Schichterkennungszeiten etc.
Wichtige Informationen
Sollte die Importdatei durch ein anderes Programm geöffnet oder gesperrt sein, so ist der Import in die NTCS währenddessen nicht möglich!
Die Anzahl der übernommenen und nicht importierten Buchungen wird, wenn manuell importiert wird, als Meldung ausgegeben und kann auch über die Selektion in der Combobox noch angesehen werden.
Eine Fehlerbeschreibung finden Sie in der Datei "BMDError.log".
Nicht importierte Zeitbuchungen werden in der Datei "BMDError.dat" bzw. "Dateiname.bmdimp" gespeichert.
Übernommene bzw. importierte Daten werden dann in der Datei "Dateiname.bmdimp" mit einem Übernahmekennzeichen "x" gekennzeichnet, somit als in BMD gespeichert erkannt und daher nicht nochmals importiert:
