Buchungen importieren
Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.
ZEIT → Datentransfer → Import und Export → Buchungen importierenMithilfe dieses Programms können Sie Zeitbuchungsdaten mit variablem Satzaufbau im CSV-Format importieren.
Der Import kann über die Stapeldefinition bzw. deren Geplanter Ausführung auch automatisiert eingestellt werden, sodass eine Zeitbuchungsdatei z. B. alle 15 Min., mit den hinterlegten Einstellungen, automatisch importiert wird. Weitere Informationen dazu können Sie unter Stapelverwaltung nachlesen.
Einstiegsfelder
Firma
Wählen Sie hier die Firma aus, für die Sie Zeitbuchungen importieren möchten. (Ist auch jene Firma, für die der Stapel bzw. die geplante Ausführung erstellt wird.)
Dateiname
Hier wird der Pfad zum Dateiverzeichnis angegeben und der Dateiname. Diese Angabe wird gespeichert - muss somit in keinem Parameter extra gespeichert werden!
Hinweis
 | Der Dateiname der angelieferten Datei muss immer gleich sein! Bsp.: Ein dem Dateinamen angefügter Zeitstempel, z. B. "zeitbuchungen1016_1422.csv", kann grundsätzlich nicht verarbeitet werden! Hier müsste vor dem Import ein Makro oder Script ausgeführt werden, das den Dateinamen anpasst oder die Datei umkopiert. |
Anleitungszeile ignorieren
Wird in der angelieferten Buchungsdatei eine Anleitungszeile mitgeliefert, so kann diese beim Import ignoriert werden, damit kein Import-Fehler für diese Info-Zeile auftritt.
Trennzeichen
Wählen Sie hier das Trennzeichen, das in der Buchungsdatei angeliefert wird. (Oben angeführtes Beispiel: Semikolon ";")
Mögliche Zeichen sind z. B.: → ";" → Tabulator → "," → "|"
Indiv. Trennzeichen
Hier können Sie ein indiv. gewünschtes Trennzeichen angeben, das in der Zeitbuchungsdatei angeliefert wird.
Texterkennungskennzeichen
Ein Texterkennungskennzeichen kann festgelegt werden, dies ist im Regelfall aber nicht notwendig.
Feldbeschreibung
Eine Anleitungszeile (Überschrift je Spalte) ist nicht notwendig, da die Feldreihenfolge manuell angeordnet und gespeichert werden kann.
Die Auswahl ist in diesem Fenster mittels der Funktion "Feldbeschreibung" zu treffen. Der Satzaufbau wird, wie gewohnt, über die Feldauswahl angeordnet.
In der linken Fensterhälfte werden, wie in jeder Feldauswahl, alle für den Import verfügbaren Felder angezeigt, die aktiviert werden können.
Rechts erfolgt, wie gewohnt, die Darstellung der ausgewählten Felder, die so sortiert werden können, wie sie in der zu importierenden Datei angeliefert werden.
Hinweis
| Für die richtige Erkennung der einzelnen Felder/Spalten muss die angeordnete Feldbeschreibung unbedingt gespeichert werden! |
Hinweis
| Nach dem Speichern der Feldauswahl wird die Importvorschau aktualisiert. Ist alles in der richtigen Anordnung, so können die Buchungen dann importiert werden. |
Die Mindestanforderung, welche Informationen angeliefert werden müssen, ist wie folgt:
- Personennummer oder Ausweis (Der Ausweis hat den Vorteil, dass eine bis zu 20 Stellen lange ID vergeben werden kann, somit ist man unabhängig von der Personennummer in BMD NTCS.)
- (Buchungs-)Datum
- Buchungsart oder irgendein Kennzeichen für Kommt/Geht, Kurzcode, Buchungscode o. ä.
- Von-Uhrzeit/Bis-Uhrzeit, Uhrzeit
Bei der Auswahl von Feldern, die ein Datums- oder Uhrzeitformat benötigen, wird automatisch bei Anwahl ein Fenster geöffnet, damit das richtige Format ausgewählt werden kann.
Hinweis
| Für die richtige Ermittlung bzw. Verarbeitung der im File angelieferten Daten in NTCS kann auch auf dem jew. Feld ein Makro hinterlegt werden. Die Spalte wird zur Info dann hellgrün gekennzeichnet. |
Beispieldaten
Beispiel mit Kennzeichen Kommt/Geht und einer Uhrzeitspalte: | Beispiel mit Buchungsart und Von-/Bis-Zeiten: |
Person;Datum;Kommt/Geht;Uhrzeit; 20130901;20130930;287;ZE_DEL; 287;29.09.2013;k;08:29; 287;29.09.2013;g;15:51; 292;29.09.2013;k;08:28; 292;29.09.2013;g;16:09; | Person, Datum, Buchungsart, Von/Bis-Uhrzeit 20130901;20130930;287;ZE_DEL; 287;29.09.2013;1;08:29;15:51; 292;29.09.2013;1;08:28;16:09; 307;29.09.2013;1;07:32;16:47; 308;29.09.2013;1;06:51;15:30; |
Das Trennzeichen ist in beiden Fällen das Semikolon.
Beim linken Beispiel wird anhand des angelieferten Kennzeichens "K" oder "G" in der dritten Spalte automatisch erkannt, ob es ein Kommen oder ein Gehen (Normalbuchung) war. (Groß-/Kleinschreibung irrelevant) Es ist auch "Kommen" und "Gehen" möglich.
Wichtige Informationen
Weitere Einstellungen für den Import können Sie in den Parametern "Variabler CSV-Import" treffen.
Sollte die Importdatei durch ein anderes Programm geöffnet oder gesperrt sein, so ist der Import in NTCS solange nicht möglich!
Die Anzahl der übernommenen und nicht importierten Buchungen werden, wenn manuell importiert wird, als Meldung ausgegeben und können auch über die Selektion in der Combobox noch angesehen werden.
 | Eine Fehlerbeschreibung finden Sie in der Datei "BMDError.log" Importierte Zeitbuchungen werden in dem Ordner "BMDNTCSLOG" mit dem jew. Zugehörigkeitsdatum aufbewahrt. Nicht importierte Zeitbuchungen werden in der Datei "BMDError.dat" bzw. in der "Buchungsdatei.bmdimp" gespeichert. (Es wird dann die darauffolgenden 45 Tage versucht, die Zeitbuchungen/Datensätze der ...bmdimp-Datei zu importieren!) |
Für Zeitdatenimporte, die einer komplexeren Struktur/Logik folgen, bei welcher der var. CSV-Import nicht möglich ist, oder man auch mit Makros keine Lösung erzielen kann, kann man Buchungen mittels Terminalhersteller importieren oder den Var. mehrzeiliger Buchungsimport nutzen.
Überschreiben von bereits importierten Daten
Sollte dieser Import regelmäßig automatisiert laufen (und nicht nur einmal manuell am Ende eines Monats), dann bedeutet das, dass die bisher importierten Daten in BMD NTCS zuvor gelöscht werden müssen, da sonst ein mehrfacher Import derselben Daten nicht erkennt, dass diese in BMD überschrieben werden müssen.
Werden auch Veränderungen von Zeitbuchungen/Zeitdaten erneut eingespielt, so müssen zuerst die bereits importierten/gespeicherten Daten für diesen Mitarbeiter und Tag gelöscht werden.
Dies kann mithilfe einer "Löschzeile" erzielt werden.
Beispiel
Beispiel
Für Mitarbeiter 1304 werden die Daten vom September neu übernommen:
Von-Datum;Bis-Datum;Personennummer;Löschbefehl;
20070901;20070930;1304;ZE_DEL;
20070901;20070930;1304;ZE_DEL;
Stapelparameter
Wenn Sie den Import der Zeitbuchungen automatisieren möchten, so kann das über die Erstellung der Stapelverarbeitung gemacht werden.
Bei der Anlage des Stapelschrittes für die Funktion MCS_MDZEITBUCHVARSATZAUFBIMPORTMGR_CREATE können Sie folgende (Übergabe-)Parameter definieren:
| Parameterbezeichnung | Parametername | Variable (Bsp.) |
Feldauswahl-Speichername | STP_ATTR_SPEICHERNAME | Nummer/ID der gespeicherten Feldauswahl |
| Importdateiname | STP_IMP_FILENAME | Dateipfad und Dateiname (UNC-Pfad verwenden!) |
Trennzeichen | STP_IMP_SEPARATOR | ; |
Anleitungszeile ignorieren | ZEIT_VARIMPORT_IGNOREANLZEILE | 0/1 |
Allgemeine Informationen dazu können Sie auch unter Stapelverwaltung nachlesen.
