UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

In diesem Fenster werden die Einstellungen zur Archivierung des Briefs getroffen.


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Über folgende Felder können Sie definieren in welches Archiv bzw. mit welcher Kategorie ein Dokument archiviert werden soll:
 
Archivnummer
Wählen Sie hier das Archiv aus, in welches das Dokument abgelegt werden soll.

Hinweis
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Sie können in diesem Feld die Archivnummer auch direkt eingeben. Sollten Sie eine Archivnummer eintragen, die nicht angelegt ist, bekommen Sie folgende Hinweismeldung.

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Kategorie
Geben Sie bekannt, in welche Kategorie das Dokument archiviert werden soll.

Hinweis
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Sie können in diesem Feld die Kategorie auch direkt eingeben, hier müssen aber die Zeichen genau mit der Nr/Kurz-Bez der Dokumentenkategorie übereinstimmen. Die Groß- und Kleinschreibung müssen Sie dabei nicht berücksichtigen, es wird dann automatisch von NTCS die richtige Dokumentenkategorie ermittelt. Sollten Sie eine Dokumentenkategorie eintragen, die nicht angelegt ist, bekommen Sie folgende Hinweismeldung.

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Postart
Ermöglicht die Anlage eines Poststücks im Zuge der Archivierung.

BMD.COM Optionen
A_BMD_ARCHIV.bmp Archivieren Mit dieser Funktion können Sie den Standardbrief archivieren.
A_FunctionGlobal.bmp BMD.COMWenn Sie diese Funktion wählen, wird der Standardbrief archiviert und zusätzlich wird das Feld "Freigabe für Kunde" auf freigegeben gesetzt.
1125145206000000890.png Archivieren + 
A_FunctionGlobal.bmp BMD.COM
Mit dieser Funktion können Sie in das Mandantenarchiv archivieren. Damit das funktioniert, muss vom aufrufenden Programm die entsprechende Mandantenfirma übergeben werden.

Dateiformat
1125145206000000890_0.png RTF - Formatieres Dokument
Diese Einstellung archiviert das Dokument im RTF-Format: Diese Einstellung ist nur bei Standardbriefvorlagen aktiv.
T_HTML.bmp HTML - WEB-Seite (Internet)
Diese Einstellung archiviert das Dokument im HTML-Format. Diese Einstellung ist nur bei HTML-Vorlagen aktiv. Diese Archivierungsmöglichkeit gibt es nur bei HTML-Vorlagen beim Archivieren aus der Briefvorschau.
A_PDF.bmp PDF - Acrobat Reader
Bei Auswahl dieser Einstellung sind weitere Archivierungsoptionen für das entstehende PDF verfügbar (siehe unten).
T_ASCII_EXPORT.bmp ASCII - Textformat (Windows)
Diese Einstellung archiviert das Dokument als Textdatei. Diese Archivierungsmöglichkeit gibt es nur bei Standardbriefvorlagen beim Archivieren aus der Briefvorschau.
1125145206000000890_1.png TXT Text-Datei
Diese Einstellung archiviert das Dokument als Textdatei. Diese Archivierungsmöglichkeit gibt es nur bei HTML-Vorlagen beim den Einstellungen zum Archivieren im Dialog zum Druck/Versand.
A_WINWORD.bmp DOC - Word 
Diese Einstellung archiviert das Dokument als Word - Dokument. Diese Archivierungsmöglichkeit gibt es nur bei Word-Vorlagen beim den Einstellungen zum Archivieren im Dialog zum Druck/Versand.

Hinweis
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Für Standardbriefvorlagen können Sie über den Parameter "Dateityp beim Archivieren" steuern, ob Ihnen oben genannte Möglichkeiten zur Auswahl des Dateiformates zur Verfügung stehen sollen oder ob fix in einem bestimmten Format zum Beispiel "PDF" archiviert werden soll.

Wählen Sie die Art des archivierten Briefs im Standardbrief.

Bei Auswahl von "PDF - Acrobat Reader " stehen folgende weitere Optionen zur Verfügung:

Bearbeitungspasswort
Die PDF-Datei kann mit Hilfe eines Passworts verschlüsselt werden. D.h. die Datei kann nur mit Kenntnis dieses Passworts verändert werden.
Lesepasswort
Die PDF-Datei kann mit Hilfe eines Passworts verschlüsselt werden. D.h. die Datei kann nur mit Kenntnis dieses Passworts wieder geöffnet werden.
PDF/A
Ist ein Typ einer PDF Datei.
Sonderzeichen
Ermöglicht Sonderzeichen in einer PDF-Datei durch Schrifteneinlagerung.
Schriften einlagern
Um das Erscheinungsbild der Datei auch bei außergewöhnlichen Schriftarten zu gewährleisten, können die Schriftarten eingebettet werden. Werden die Schriftarten eingebettet, vergrößert sich die Datei.
Standardschriften
Es werden nur die angeführten Standardschriftarten verwendet.
Druckerqualität
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird das PDF-Dokument in der Druckerqualität des aktuellen Druckers erzeugt, ansonsten in der Standard-Qualität.
Wasserzeichen
Es kann ein Wasserzeichen in den Hintergrund des Dokuments gelegt werden.
Signatur
Um die Echtheit eines PDF Dokuments gewährleisten zu können, können Sie hier ein Signaturverfahren für das Dokument einstellen.

Hinweis
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Wenn Sie HTML-Vorlagen als PDF archivieren, stehen Ihnen nur die drei Auswahlmöglichkeiten "PDF/A", Schriften einlagern sowie Standardschriften zur Verfügung.

Mit der Schaltfläche "PDF Einstellungen merken" ist es möglich, die derzeit aktivierten Optionen zu merken und bei jedem Öffnen dieses Fensters anzuzeigen.
Mit Klick auf "OK" startet der Archivierungsvorgang.
  
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Siehe auch:
  
 
 
 
 
A_POST.bmp Post