Export für Betriebsprüfung
Grundlegende Informationen zum Buchen finden Sie im Thema Buchen.
Finanzbuchhaltung → Import und Export → Export für BetriebsprüfungAuf Verlangen der Betriebsprüfung müssen die Buchhaltungsdaten auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Finanzverwaltung führt Plausibilitätskontrollen bzw. weitere "Untersuchungen" mit diesen Daten mit dem Betriebsprüfungsprogramm ACL durch.
Die Dateien können wahlweise in ein Verzeichnis abgespeichert oder sofort per E-Mail versendet werden.
Folgende Eingabefelder stehen Ihnen in diesem Fenster zur Verfügung:
| Firma | Firma, für die der Export gestartet werden soll. | ||
| FIBU | FIBU, für die der Export gestartet werden soll. | ||
Land | Das Land ist relevant dafür, in welchem Format die Exportdateien erstellt werden. Grundsätzlich wird das Land vom Firmenstamm übernommen. Beispiel
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Exportverzeichnis | Hinterlegung des Verzeichnisses, in das die Exportdateien gespeichert werden sollen. In diesem Verzeichnis wird vom Programm automatisch ein Unterverzeichnis mit der Firmennummer und darin ein Unterverzeichnis je Jahr angelegt. | ||
Passwort für Zipdatei | Beim Export der Buchhaltung für die Betriebsprüfung kann ein Passwort eingegeben werden. Beim Öffnen der exportierten Datei wird dieses Passwort abgefragt. | ||
Als E-Mail versenden | Hier kann eingestellt werden, dass automatisch ein neues E-Mail geöffnet wird und die Exportdateien als Anhang eingefügt werden. | ||
FIBU bei Betriebsprüfung | Das Feld FIBU bei Betriebsprüfung wird am FIBU-Stamm automatisch gesetzt. Nach Beendigung der Betriebsprüfung muss das Feld FIBU bei Betriebsprüfung manuell am FIBU-Stamm gelöscht werden. | ||
Anzahl Vorjahre | Eingabe der Anzahl der Vorjahre, die automatisch mitexportiert werden sollen. | ||
Von Periode | Eingabe der Monate, die exportiert werden sollen. Erfolgt hier keine Einschränkung, wird das gesamte Jahr exportiert. | ||
Bis Periode | Eingabe der Monate, die exportiert werden sollen. Erfolgt hier keine Einschränkung, wird das gesamte Jahr exportiert. | ||
Buchungsartenvariante | Falls nur eine bestimmte Buchungsarten-Variante exportiert werden soll, können Sie diese hier auswählen. |
Hinweis
 | Wenn Sie den Export starten, werden alle Buchungskreise automatisch geschlossen. |
Hinweis
| Laut Finanzverwaltung Österreich sollen die Daten ausschließlich mittels USB-Stick übergeben werden (wenn die Mailgrenze rund 8 MB überschreitet). Andere Datenträger wie z.B. CDs oder DVDs werden nicht mehr entgegengenommen. Alternativ können die Daten auch mit einem eigenen FTP-Server zur Verfügung gestellt werden. |
Hinweis
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Der Export erfolgt derzeit für Österreich
 , Deutschland  und Ungarn  im länderspezifischen Format. Für alle anderen Länder werden die Daten im österreichischen Format exportiert. |
Export einer österreichischen FIBU
Am Reiter "Export-Details" können Sie auswählen, welche Daten exportiert werden sollen:
| Journal | Das Buchungsjournal (BMD Standardausdruck 130) wird standardmäßig exportiert. |
| Saldenliste | Die Saldenliste (BMD Standardausdruck 104) wird standardmäßig exportiert. |
Personensaldenliste | Die Personensaldenliste (BMD Standardausdruck 215) wird standardmäßig exportiert. |
Kontoblatt | Die Kontoblätter (BMD Standardausdruck 120) können exportiert werden. Standardmäßig werden diese allerdings nicht exportiert! |
Dokumente | Die Dokumente können mitexportiert werden. Exportiert werden alle Dokumente aus dem Mandantenarchiv bzw. Dokumente, welche durch den Import der FIBU mit Dokumenten importiert wurden. Die Dokumente werden in der Zipdatei in einem eigenen Verzeichnis ausgegeben. |
Stammdaten Sachkonten | Die Stammdatenliste der Sachkonten (BMD Standardausdruck 290) wird standardmäßig exportiert. |
Stammdaten Personenkonten | Die Stammdatenliste der Personenkonten (BMD Standardausdruck 291) wird standardmäßig exportiert. |
Anlagenbuchhaltung | Das Anlagenverzeichnis wird standardmäßig als einzelne Datei exportiert. |
Haben Sie beim Export ein Exportverzeichnis angegeben, werden die Dateien in diesem Verzeichnis gespeichert. Zur besseren Übersicht legt das Programm im hinterlegten Exportverzeichnis ein Unterverzeichnis mit der Firmennummer und darin ein Unterverzeichnis je Jahr an.
Beispiel
 | Für den Export der Firma 20146 wird als Exportverzeichnis h:\export hinterlegt. Das Programm legt im Verzeichnis h:\export automatisch folgende Unterverzeichnisse an:  Im Verzeichnis 2017 werden die sechs Dateien und der Ordner mit den Dokumenten gespeichert.  Zusätzlich zu diesen Dateien wird die Datei ACL.zip erstellt. Diese Datei enthält die einzelnen Exportdateien in gezippter Form. |
Export einer deutschen FIBU
Am Reiter "Export-Details" können Sie auswählen, welche Daten exportiert werden sollen:
| Journal | Das Buchungsjournal (BMD Standardausdruck 130 erweitert um die Spalten "Steuercode", "Steuercode-Bezeichung", "Periode" ,"Kostenstelle", "Buchungsart", "Buchungsart-Bezeichnung", "Beleg-ID", "Buchungsdatum" und "Ersteller") wird standardmäßig exportiert. Haben-Beträge werden positiv (mit positivem Vorzeichen) exportiert. Das Feld "Kontengruppe" wird exportiert. |
Kontoblatt | Die Kontoblätter (BMD Standardausdruck 120 erweitert um die Spalte "Buchungsdatum" und "Ersteller") werden standardmäßig exportiert. Haben-Beträge werden positiv (mit positivem Vorzeichen) exportiert. Die BelegID wird mitexportiert. Das Feld "Kontengruppe" wird exportiert. Werden die Buchungskreise GOB journalisiert, dann werden auch die Detailbuchungen mitexportiert |
Stammdaten Sachkonten | Die Stammdatenliste der Sachkonten (BMD Standardausdruck 290) wird standardmäßig exportiert. |
Stammdaten Personenkonten | Die Stammdatenliste der Personenkonten (BMD Standardausdruck 291) wird standardmäßig exportiert. Für Kreditoren und Debitoren wird eine eigene Datei ausgegeben. |
Anlagenbuchhaltung | Informationen zum Anlagenverzeichnis werden standardmäßig exportiert. |
Haben Sie beim Export ein Exportverzeichnis angegeben, werden fünf Dateien in diesem Verzeichnis gespeichert. Zur besseren Übersicht legt das Programm im hinterlegten Exportverzeichnis ein Unterverzeichnis mit der Firmennummer und darin ein Unterverzeichnis je Jahr an.
Beispiel
| Für den Export der Firma 456500 wird als Exportverzeichnis h:\exportDE hinterlegt. Das Programm legt im Verzeichnis h:\exportDE automatisch folgende Unterverzeichnisse an:  Im Verzeichnis 2017 werden die fünf Dateien gespeichert.  Zusätzlich zu diesen fünf Dateien wird die Datei GDPdU.zip erstellt. Diese Datei enthält die einzelnen Exportdateien in gezippter Form. |
Um die Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) optimal zu erfüllen, werden beim Export der Buchhaltungsdaten zusätzlich die Dateien index.xml und gdpdu.dtd erstellt. Diese Dateien werden im Exportverzeichnis gespeichert und enthalten eine Beschreibung zu den aus der Buchhaltung exportierten Dateien.
Dadurch werden die Daten für den Prüfer so aufbereitet, dass sich für ihn keine technischen Fragen ergeben und er die Daten problemlos einlesen kann.
Hinweis
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Über Parameter kann eingestellt werden, dass beim Export einer deutschen FIBU zusätzlich eine Abfrage nach der Buchungsarten-Variante kommt.
Gibt man hier eine Buchungsarten-Variante ein, werden nur Buchungen mit jenen Buchungsarten exportiert, die dieser Buchungsarten-Variante zugeordnet sind.
Schränkt man hier nicht ein, werden alle Buchungen exportiert.
Den Parameter finden Sie unter FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → Allgemein
Anzeige → Eingabefeld für Buchungsvariante anzeigen. |
Detailinformationen zum Export
Buchungstext:
Doppelten Anführungszeichen im Buchungstext ("Beispiel-Text") werden durch Hochkomma ('Beispiel-Text') ersetzt.
Gegenkonto:
Grundsätzlich muss in jeder Buchung auch ein Gegenkonto verspeichert sein. Ist in der Buchung kein Gegenkonto vorhanden, dann gilt folgende Vorgangsweise:
- Wenn die erste Buchung in einer Splittbuchung kein Gegenkonto hat, dann wird hier das technische Gegenkonto herangezogen.
- Bei Personensammbuchungen wird das Gegenkonto der Personenbuchung herangezogen.
- Ist bei einer Splittbuchung das Gegenkonto der Personenbuchungen nicht eindeutig, dann wird das technische Gegenkonto gesetzt.
- Bei einer Steuersammelbuchung wird das Gegenkonto der Buchung mit Steuerbetrag gesetzt.
- Bei Skonto- und Rundungsdifferenzbuchungen wird das Personenkonto als Gegenkonto herangezogen. Sind mehrere Personenkonten vorhanden, dann wird das technische Gegenkonto herangezogen.
Möchten Sie ein eigenes Konto dafür verwenden, so kann unter FIBU → Stammdaten → Allgemeine FIBU-Parameter → Auswertungen → Ausdruck allgemein → GoB Technisches Gegenkonto ein individuelles Konto eingetragen werden.
Journal:
Beim Journalexport werden bei Detailbuchungen die Buchungsbeträge mit exportiert. Bei der Hauptbuchung wird als Information Systeminterne Buchung als Buchungstext angegeben.
