Formeln und Kennzahlen gestalten und verwenden
Diese Doku bezieht sich auf Formeln und Kennzahlen, die im Rahmen der Jahresabschlusserstellung und Bilanzanalyse verwendet werden (= Bilanzkennzahlen).
Allgemeiner Hinweis
BMD liefert Kennzahlen standardmäßig aus. Diese sind entsprechend als BMD Standard gekennzeichnet und am grünen Häkchen erkennbar, dass über die Spalte "BMD" angezeigt wird:
Achtung!
 | Kennzahlen, die als BMD Standard gekennzeichnet sind, können nicht bearbeitet werden. Möchten Sie eine Kennzahl bearbeiten, so müssen Sie eine neue Kennzahl anlegen oder eine bestehende Kennzahl auf die Firma oder die Kanzlei übernehmen. |
Verwendung
Die Kennzahlenergebnisse können in sämtlichen Berichten (z. B. Lagebericht) als Feld (F5) oder als vorgefertigte Tabelle (Umschalt + F5) eingefügt und verwendet werden.
In einem eigenen Bericht "Betriebswirtschaftliche Darstellungen", der im Rahmen der Bilanzierungscheckliste erstellt werden kann, finden Sie eine ganze Reihe von Bilanzkennzahlen inkl. deren Erläuterung in Form von Textbausteinen, die standardmäßig im Bericht genutzt werden können.
Mit diesem Bericht werden folgende wichtigste Bilanzkennzahlen dargestellt:
- Im Rahmen der Darstellung der Vermögenslage
- Working Capital (Netto-Umlaufvermögen) - Im Rahmen der Darstellung der Ertragslage
- Betriebsleistung
- Rohertrag I
- Rohertrag II
- Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (EBITDA)
- Ergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT)
- Ergebnis vor Steuern (EBT) - Im Rahmen der Kennzahlen gemäß Unternehmensreorganisationsgesetz (URG)
- Eigenmittelquote nach § 23 URG
- Fiktive Schuldentilgungsdauer nach § 24 URG - Im Rahmen der Finanzierungskennzahlen
- Verschuldungsgrad in %
- Investitionsdeckung in %
- Anlagendeckungsgrad I in %
- Anlagenabnutzungsgrad der Sachanlagen in %
- Working Capital (in TEUR)
- Working Capital Ration in %
- Umsatzverdienstrate - Im Rahmen der Rentabilitätskennzahlen
- Umsatzrentabilität in %
- Eigenkapitalrentabilität in %
- Gesamtkapitalrentabilität in % - Im Rahmen sonstiger Kennzahlen
- Produktivität
- Personalaufwand (in TEUR) je Beschäftigtem
Weitere Informationen zum Thema Erstellung von Berichten erhalten Sie in der Hilfedoku Berichtswesen.
Aufruf
Der Aufruf der Liste aller im System vorhandenen Kennzahlen erfolgt über das Paket 
BIL → Stammdaten → Vorlagen → Kennzahlen.
BIL → Stammdaten → Vorlagen → Kennzahlen. - Wenn Sie neue Kennzahlen erstellen möchten, so müssen Sie diese Liste über das oben genannte Menü aufrufen.
- Wenn Sie bestehende Kennzahlen kanzleibezogen anpassen möchten, so wählen Sie ebenfalls den Einstieg über das Menü und das Fenster "Kennzahlen".
- Wenn Sie bestehende Kennzahlen firmenbezogen anpassen möchten, so empfiehlt sich der Einstieg über ein konkretes Beispiel (z. B. über eine im Bericht verwendete Kennzahl).
Aufruf der Kennzahlen über das Menü
Der Aufruf der Liste aller im System vorhandenen Kennzahlen erfolgt über das Paket BIL → Stammdaten → Vorlagen → Kennzahlen.
BIL → Stammdaten → Vorlagen → Kennzahlen.Im Fenster "Kennzahlen" können Sie die gesuchte Kennzahl markieren und mit der Funktion "Formel" die Details einsehen, also wie die Kennzahl genauer berechnet wird.
Im Formel-Editor sehen Sie nun die hinterlegte Berechnung.
Beispiel Kennzahl "Bilanzsumme"
 |  Wie auf diesem Bild dargestellt, greift diese Kennzahl auf eine bestimmte Überschrift (Text-Nr. 1000) einer bestimmten Auswertung (301 = Bilanzauswertung) und verwendet dabei den Wert des laufenden Jahres (Summe LJ). |
Aufruf der Kennzahl direkt aus einem Bericht
Alternativ kann eine Kennzahl, die bereits in einem Bericht im Rahmen der Jahresabschlusserstellung eingefügt wurde, an dieser Stelle aufgerufen und firmenbezogen angepasst werden.
Wenn Sie im Bericht auf die Kennzahl (bzw. Ergebnis der Kennzahl) mit rechter Maus klicken, so stehen Ihnen zwei wichtige Funktionen zur Verfügung:
- Kennzahl bearbeiten
Beim Ausführen dieser Funktion folgt ein Hinweis, dass die Kennzahl aus dem schreibgeschützten BMD-Standard kommt. Es besteht jedoch die Möglichkeit diese Kennzahl firmenbezogen zu übernehmen und damit sind Änderungen dieser Kennzahl auf firmenbezogener Ebene möglich. - Formel ansehen
Soweit keine firmenbezogene Kennzahl angelegt wurde, wird der Formel-Editor im schreibgeschützten Modus geöffnet. Damit ist zwar keine Änderung möglich, der Aufbau der Formel kann jedoch eingesehen werden.
Besteht bereits eine firmenbezogene Kennzahl, wird der Formel-Editor geöffnet und Änderungen sind möglich.
Kanzleibezogene Anpassungen
Grundsätzlich sind die ausgelieferten Kennzahlen als BMD Standard gekennzeichnet und können nicht bearbeitet werden. Sie haben in den Bilanzkennzahlen jedoch die Möglichkeit, eine Kennzahl kanzleibezogen abzuändern, um firmenübergreifende Erweiterungen zum BMD Standard vornehmen zu können.
Schritt 1:
Öffnen Sie das Fenster Kennzahlen, markieren Sie die zu ändernde Kennzahl und verwenden Sie die Funktion "In kanzlei- bzw. firmenübergreifenden Standard übernehmen", die Sie sowohl über die Menüleiste unter "Kennzahl" oder alternativ über die rechte Maustaste finden und starten können:
Schritt 2:
Die Kennzahl wird dabei dupliziert und als Kanzleikennzahl angelegt. Sie finden nun die gleiche Kennzahl doppelt in der Liste. Die Kennzahlnummer und die Bezeichnung bleiben gleich, jedoch wird die neue Kennzahl in roter Schrift dargestellt und zusätzlich wird ein grünes Häkchen in der Spalte "Kanzlei" angezeigt:
Schritt 3:
Um die Kanzleikennzahl zu bearbeiten, öffnen Sie diese Kennzahl mit einem Doppelklick oder "Bearbeiten (F6)". Passen Sie sämtliche Einstellungen an, die in Ihren Fall notwendig sind.
Folgende Einstellungen können für die Kennzahl vorgenommen werden:
Kennzahlennummer | Darf systemweit (je Ebene) nur einmal vergeben werden. |
Ist Kanzleikennzahl | Mit der Funktion "In kanzlei- bzw. firmenübergreifenden Standard übernehmen" besteht die Möglichkeit, eine Kennzahl kanzleibezogen abzuändern. |
Firma | 0 = Kennzahl ist eine Standardkennzahl FirmenNr. = Kennzahl gilt nur für die angegebene Firma |
Bezeichnung | Name der Kennzahl, kann in Berichten als Feld verwendet werden. |
Beschreibung | Hier ist eine beliebig lange Beschreibung der Formel/Kennzahl möglich. |
Formelnummer | Formeln werden über den Formel-Editor mit Werten (Zahlen), Feldern und Funktionen (F5) erstellt. Den Formel-Editor können Sie über das Symbol  links neben dem Feld "Formelnummer" oder alternativ mit F8 öffnen. |
Art des Ergebnisses | Wird später in Kennzahlentabellen angezeigt. Mögliche Arten: keine, Betrag, Prozent, Jahre, Monate, Tage |
Betragsformat | Mit F4 bzw. über den blauen Pfeil kann das Format des Betrags vordefiniert werden. |
Alternativ kann der Formel-Editor direkt aus der Liste der Kennzahlen gestarter werden, indem Sie die Kennzahl markieren und die Funktion "Formel" verwenden:
Firmenbezogene Anpassungen
Soll eine Kennzahl nur für eine Firma geändert werden, so muss die Kennzahl zunächst auf die Firma übernommen werden.
Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste im erstellten Bericht der jeweiligen Firma auf die gewünschte Kennzahl und verwenden Sie die Funktion "Kennzahl bearbeiten":
Es folgt ein Hinweis, dass diese Kennzahl aus dem schreibgeschützten BMD-Standard stammt und damit nicht geändert werden kann. Sie haben jedoch in dieser Meldung die Möglichkeit, alternativ die Kennzahl auf die Firma zu übernehmen:
Bestätigen Sie diese Abfrage mit "Auf Firma übernehmen", so können Sie die Formel im Formel-Editor bearbeiten. Rufen Sie über das Feld "Formelnummer" mit F8 die Formeldetails auf:
In den Bilanzkennzahlen (Paket BIL → Stammdaten → Vorlagen → Kennzahlen) werden firmenbezogene Kennzahlen grün dargestellt und zusätzlich über die Spalte "Firma" jene Firmennummer angeführt, für die die firmenbezogene Kennzahl gilt:
Anpassen und Erstellen von Formeln
Im Formel-Editor können Sie sowohl ganze neue Formeln gestalten als auch bestehende Formeln verändern. Hier stehen Ihnen einige Funktionen und Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, die nun genauer beschrieben werden.
Rechenfunktionen und andere Formelfunktionen nutzen
Mögliche Funktionen im Formel-Editor finden Sie im rechten Bereich des Fensters:
- Rechenfunktionen (+; -; *; /)
- Klammern ()
- Vergleichsoperatoren (<; >; <>; >=; =<; =)
- ! = Absoluter Wert einer Zahl (ohne +/-)
- And = Und-Funktion (zwei oder mehr Ereignisse müssen zutreffen)
- Or = Oder-Funktion (eines von zwei oder mehreren Ereignissen muss zutreffen)
- II = Zusammenhängen von zwei Texten
zur Kontrolle, ob die Syntax der Kennzahl in Ordnung ist.
Feld / Funktion verwenden
Mit Klick auf "Feld/Funktion" können Sie weitere Felder oder auch Kennzahlen in die Formel einfügen. Dabei stehen Ihnen sämtliche Werte und Felder zur Verfügung, die Sie im gesamten Programm an verschiedenen Stellen (unterschiedliche Programmbereiche) finden wie z. B. :
- Werte aus der FIBU (z. B. Kontensalden)
- Werte aus Bilanzauswertungen (z. B. Überschriften)
- Kennzahlen
- Werte aus der Anlagenbuchhaltung
- Werte aus dem Lohn etc.
Werte (Zahlen) verwenden
Möchten Sie eine Zahl in die Formel eingeben (um z. B. durch eine bestimmte Zahl zu dividieren), so klicken Sie im Formel-Editor auf "Wert" und geben Sie den gewünschten Wert (Zahl) ein:
Einfache Formel
Einfache Formel verwenden in der Regel einige wenige Felder (z. B. Auswertungsüberschriften) in Kombination mit einfachen Rechenfunktionen. Beachten Sie bitte auch, dass im Formel-Editor eine Formel ohne ein "=" beginnt.
Die Kennzahl 5500 "durchschnittliches Vermögen" ist zum Beispiel einfach gestaltet, da sie nur auf zwei Bilanzüberschriften in Form von Textziffern (Summe Aktiva laufendes Jahr und Summe Aktiva Vorjahr) zurückgreift und diese durch zwei dividiert wie auf diesem Bild ersichtlich ist:
Mit der F4-Taste können Sie sich das Ergebnis der einzelnen Berechnungen anzeigen lassen (soweit die Kennzahl an einer Stelle aufgerufen/erstellt wird, wo Werte im Hintergrund vorhanden sind, z. B. in einem Bericht im Rahmen eines Jahresabschlusses).
Wichtig ist, dass der Mauszeiger währenddessen auf dem Text "Bilanz-Summe LJ (1000 Aktiva)" positioniert ist.
Wenn/Dann-Formel
Die Wenn/Dann-Funktion führt einen logischen Vergleich zwischen einem aktuellen Wert und einem erwarteten Wert durch, indem sie eine Bedingung überprüft und ein Ergebnis liefert, je nachdem, ob die Bedingung erfüllt ist oder nicht.
Um eine neue Wenn/Dann-Funktion zu erstellen, verwenden Sie im Formel-Editor zuerst die Funktion "Feld/Funktion" und wählen Sie anschließend im Fenster "Felder und Funktionen" die Wenn-Funktion, die unter "Standard-Funktionen" aufgelistet ist.
Nun öffnet sich ein Funktionsargumente-Fenster, in dem drei Felder zur Verfügung stehen:
- Ausdruck (Ausgangssituation der Wenn/Dann-Formel)
- Wenn wahr (dieses Ergebnis wird geliefert, wenn "Ausdruck" wahr ist)
- Wenn falsch (dieses Ergebnis wird geliefert, wenn "Ausdruck falsch ist)
Es wird empfohlen, sich vorhandene Wenn/Dann-Formel in bestehenden Kennzahlen anzusehen, um den Aufbau der Wenn-Funktion leichter verstehen zu können. Eine oft verwendete Kennzahl mit einer Wenn Funktion ist die Kennzahl 3004 "Eigenmittelquote nach § 23 URG".
Im Formel-Editor dieser Kennzahl kann man den genauen Aufbau der Formel sehen, wie auf diesem Bild dargestellt:
Mit der F6-Taste können Sie die Wenn-Funktion im Formel-Editor nochmals überarbeiten und anpassen (= Funktionsargumente). Wichtig ist, dass der Mauszeiger währenddessen auf dem Text "Wenn" positioniert ist.
Mit dem blauen Pfeil (F4-Taste) können die Funktionsargumente (Felder Ausdruck, wenn wahr und wenn falsch) angesehen und überarbeitet werden.
Zielführend ist es, nach der Eingabe des Feldes "Ausdruck", mit dem ausschließenden Teil "Wenn wahr" einer Kennzahl zu beginnen. Hier wird in unserem Beispiel der Kennzahl 3004 "Eigenmittelquote nach § 23 URG" bei einem Eigenkapital kleiner null (also negativ) als Kennzahlenergebnis ein Text angeführt, der unter Anführungszeichen angegeben wird: "k. A. (negatives Eigenkapital)".
Erst wenn der auszuschließende Teil nicht zutrifft (also falsch ist), greift die "Wenn falsch" Einstellung und damit wird die richtige Kennzahl gerechnet. In diesem Fall wird auf eine weitere Hilfskennzahl 3007 zurückgegriffen.
