Verwendung von externen Werten
Allgemein
Externe Werte sind zusätzliche Informationen, die jährlich oder monatlich in einem Unternehmen erfasst werden können. Diese Informationen können beispielsweise die Mitarbeiteranzahl, die Anzahl der geleisteten Stunden oder die Anzahl der Nächtigungen umfassen. Externe Werte können in Auswertungen, Berichten oder beim Berechnen von Kennzahlen weiterverwendet, ausgewertet und auch grafisch dargestellt werden.
In diesem Zusammenhang finden Sie zwei Programme, die für das Arbeiten mit externen Werten benötigt werden:
- Externe Werte
in diesem Programmpunkt werden die Kategorien und die einzelnen Ausprägungen festgelegt, für die in weiterer Folge Werte erfasst werden können. Die Funktion "Externe Werte" ist zu finden unter:
BIL → Stammdaten → Vorlagen → Externe Werte - Externe Werte erfassen
in diesem Programmpunkt werden die tatsächlichen Werte firmenbezogen eingegeben. Die Funktion "Externe Werte erfassen" ist zu finden unter: BIL → Stammdaten → Externe Werte erfassen
Externe Werte verwenden
Um externe Werte verwenden zu können werden nun beide Programmpunkte detaillierter beschrieben. Bitte beachten Sie, dass eine Anlage von neuen Kategorien nur dann notwendig ist, wenn die bestehenden Kategorien für Ihren Anwendungsfall nicht ausreichen. Ansonsten beginnen Sie die Eingabe der firmenbezogenen Werte direkt über den Programmpunkt "Externe Werte erfassen".
Neue Kategorien für externe Werte anlegen
Eine Kategorie stellt eine Gruppe dar, unter der externe Werte angelegt werden wie z. B. Tourismus. Um eine eigene Kategorie anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1:
Öffnen Sie den Programmpunkt "Externe Werte" unter BIL → Stammdaten → Vorlagen → Externe Werte.
BIL → Stammdaten → Vorlagen → Externe Werte.Schritt 2:
Wählen Sie ein Paket aus, z.B. Bilanz und kontrollieren Sie, ob unter "Kategorien" die benötigte Kategorie eventuell bereits vorhanden ist.
Schritt 3:
Sollte die benötigte Kategorie noch nicht existieren, können Sie eine neue Kategorie erstellen. Um eine neue Kategorie anzulegen, starten Sie im Fenster "Externe Werte" die Funktion "Neue Kategorie anlegen", die in der Menüleister unter "Externe Werte" zu finden ist.
Es öffnet sich nun ein neues Fenster "Externe Werte-Kategorie". Überprüfen Sie in diesem Fenster das vorgeschlagene Paket (z. B. Bilanz), das sich in der Combobox im
oberen rechten Fensterbereich befindet. Sollte der Vorschlag nicht passen, wählen Sie das richtige Paket aus. Zur Auswahl stehen folgende Bereiche zur Verfügung:
- 0 - Allgemeine/Büroverwaltung
- 1 - Finanzbuchhaltung
- 2 - Bilanz
- 3 - Kostenrechnung
- 4 - Lohnverrechnung
- 5 - Warenwirtschaft
Legen Sie anschließend mit der Funktion "Neu" bzw. F5 die neue Kategorie für dieses Paket an.
Geben Sie die Bezeichnung im Feld "Kategorie" ein, speichern Sie die Eingabe und schließen Sie anschließend das Fenster.
Neue externe Werte anlegen
Wieder zurück im Fenster "Externe Werte" kann die neu angelegte Kategorie sofort ausgewählt werden:
Anschließend können Sie mit der Funktion "Neu" oder F5 die benötigten externen Werte für die jeweilige Kategorie anlegen (hier als Beispiel "Bettenanzahl verfügbar"):
Füllen Sie dabei folgende Felder aus:
- Bezeichnung (z. B. Bettenanzahl verfügbar)
- Beschreibung (hier kann eine genaue Beschreibung eingegeben werden, um die Eingabe zu erleichtern)
- Typ (hier können als Eingabeformat Text, Datum oder Betrag definiert werden)
Beispiel
 | Ein fertig angelegtes Beispiel mit externen Werten für die Kategorie Tourismus:  |
Externe Werte werden grundsätzlich je Firma eingegeben und können unterschiedlich genutzt werden:
- allgemein (die Werte gelten zeitlich unbegrenzt für die jeweilige Firma)
- pro Jahr (die Werte werden einmalig pro Jahr eingegeben, die Verwendung solcher Werte soll nur bei jahresbezogenen Auswertungen verwendet werden)
- pro Periode (Periode = Monat; die Werte können monatlich erfasst und anschließend sowohl bei jahresbezogenen Auswertungen als auch Periodenauswertungen verwendet werden)
Die Erfassung von externen Werte wird vorgenommen über das Paket BIL → Stammdaten → Externe Werte erfassen.
Im Fenster "Externe Werte erfassen" definieren Sie zuerst folgende Felder:
- Paket (wählen Sie das richtige Paket aus, z. B. Bilanz)
- Kategorie (wählen Sie die benötigte Kategorie aus)
- Firma (wählen Sie die Firma aus, für die Werte eingegeben werden sollen)
- Jahr (definieren Sie, für welches Jahr die Werte gelten. Wird das Feld "Jahr" alleine verwendet, so verstehen sich die eingegebenen Werte als jährliche Werte)
- Periode (sollen die Werte monatlich eingegeben werden, so verwenden Sie zusätzlich zum Jahr auch das Feld Periode.)
Anschließend können Sie die Werte in der Spalte "Wert" eintragen.
Jährliche Erfassung von externen Werten
Bei der jährlichen Erfassung von externen Werten werden jene Werte verwendet, die sich auf das jeweilige Jahr beziehen, das vorab im Feld "Jahr" definiert wurde.
Bitte beachten Sie, wie jährliche Werte bei der Erstellung von Auswertungen wie der Bilanz und GuV verwendet werden. Bitte lesen Sie sich das folgende Beispiel durch, um die verschiedenen Anwendungsszenarien besser zu verstehen:
Beispiel 1
| Annahme: Externer Wert von 50 wird als jährlicher Wert eingegeben Auswertung wird mit Jahressalden aufbereiten: es wird der Wert von 50 berücksichtigt / dargestellt Auswertung wird mit Buchungsperiode 1 bis 1 aufbereitet: es wird der Wert von 50 berücksichtigt / dargestellt Auswertung wird mit Buchungsperiode 1 bis 2 aufbereitet: es wird weiterhin der Wert von 50 berücksichtigt / dargestellt |
Monatliche Erfassung von externen Werten
Bei der monatlichen Erfassung von externen Werten werden jene Werte verwendet, die sich auf das jeweilige Monat beziehen, das vorab im Feld "Periode" (zusätzlich zum Jahr) definiert wurde.
Werden die Werte pro Periode eingegeben, so können Sie die Werte direkt nacheinander eingeben. Sind z. B. die Werte für Periode 1 fertig eingegeben, klicken Sie erneut in das Feld "Periode" und stellen Sie dieses auf die nächste Periode um, z. B. Periode 2. Es erscheint nun eine Meldung mit der Frage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Bestätigen Sie diese Meldung mit "Ja" und setzen Sie die Eingabe der Werte für weitere Perioden fort.
Bitte beachten Sie, wie monatliche Werte bei der Erstellung von Auswertungen wie der Bilanz und GuV verwendet werden. Bitte lesen Sie sich das folgende Beispiel durch, um die verschiedenen Anwendungsszenarien besser zu verstehen:
Beispiel 2
| Annahme, dass folgende Werte über externe Werte erfasst wurden: keine Eingabe vom jährlichen Wert Periode 1 = 50 Periode 2 = 40 Auswertung wird mit Buchungsperiode 1 bis 1 aufbereitet: es wird der Wert von 50 berücksichtigt / dargestellt Auswertung wird mit Buchungsperiode 2 bis 2 aufbereitet: es wird der Wert von 40 berücksichtigt / dargestellt Auswertung wird mit Buchungsperiode 1 bis 2 aufbereitet: es wird der Wert von 90 berücksichtigt / dargestellt (Periode 1 und 2 werden summiert) Auswertung wird mit Jahressalden aufbereiten: es wird kein Wert berücksichtigt / dargestellt |
Jährliche und monatliche Erfassung von externen Werten kombinieren
Möglich wäre auch eine Kombination der Eingabe von externen Werten als jährliche und periodenbezogene Werte.
Die Hintergrundsfarbe, die in der Spalte "Wert" angezeigt wird, verrät, welche Werte vorhanden sind bzw. in weiterer Folge verwendet werden:
- erscheint der Hintergrund im Eingabefeld je Periode weiß, so handelt es sich um einen monatlich erfassten Wert:
- erscheint der Hintergrund im Eingabefeld je Periode grau, so ist in dieser Periode kein Wert eingegeben worden, es wird der jährlich vorhandene Wert als Rückfallsebene angezeigt.
Beispiel 3
| Annahme, dass folgende Werte über externe Werte erfasst wurden: Jahr = 50 Periode 1 = 40 Periode 2 = 30 Periode 3 = kein Wert erfasst (in der Periode scheint jedoch ein Wert von 50 auf = jährlicher Wert, der als Rückfallsebene dient) Auswertung wird mit Buchungsperiode 1 bis 1 aufbereitet: es wird der Wert von 40 berücksichtigt / dargestellt Auswertung wird mit Buchungsperiode 2 bis 2 aufbereitet: es wird der Wert von 30 berücksichtigt / dargestellt Auswertung wird mit Buchungsperiode 3 bis 3 aufbereitet: es wird der Wert von 50 berücksichtigt / dargestellt Auswertung wird mit Buchungsperiode 1 bis 2 aufbereitet: es wird der Wert von 70 berücksichtigt / dargestellt (Periode 1 und 2 werden summiert) Auswertung wird mit Buchungsperiode 1 bis 3 aufbereitet: es wird der Wert von 120 berücksichtigt / dargestellt (Periode 1 bis 3 werden summiert, wobei für Periode 3 der Rückfallswert von 50 herangezogen wird) Auswertung wird mit Jahressalden aufbereiten: es wird der Wert von 50 berücksichtigt / dargestellt (Achtung: hier wird nicht je Periode 1 bis 12 summiert, sonder der jährlich eingegebene Wert wieder verwendet) |
Hinweis
 | Der jährliche Wert wird als Rückfallswert je Periode nur dann herangezogen, wenn zumindest ein zusätzlicher Wert für eine Periode vorhanden ist, wie im Beispiel 3 dargestellt. Wenn in solchen Fällen für eine Periode explizit kein Wert berücksichtigt werden sollte, so muss für die jeweilige Periode ein Wert von Null angesetzt werden. |
Erfasste Werte wieder löschen
Bereits erfasste Werte können ebenfalls gelöscht werden, indem Sie
- die Funktion "Zurücksetzen (Strg + F7)" verwenden:
mit dieser Funktion wird die Eingabe auf den ursprünglichen Stand zurückgesetzt und damit zur Gänze gelöscht. Hintergrund des Eingabefeldes erscheint danach grau.
Auswirkung auf periodenbezogene Eingaben:
sind weitere Periodenwerte vorhanden, so wird für die Periode ein evtl. vorhandener Jahreswert als Rückfallsebene verwendet und entsprechend angezeigt. Werden alle Periodenwerte zurückgesetzt, so bleibt lediglich ein evtl. vorhandener Jahreswert über. - die Löschtaste bzw. Entf-Taste verwenden:
die Werte werden entfernt, es wird stattdessen ein Wert von Null berücksichtigt. Der Hintergrund des Eingabefeldes erscheint danach weiß.
Auswirkung auf periodenbezogene Eingaben:
für alle Perioden, deren Eingabefeld leer und mit weißem Hintergrund aufscheint, wird ein Wert von Null herangezogen.
Beachten Sie, dass das Entfernen von Werten je Eingabefeld (z. B. je Periode) möglich ist. Ein gesamtes Löschen je Kategorie oder Firma ist nicht vorgesehen.
Beispiele für Verwendung von externen Werten und Auswertungsmöglichkeiten
Es folgen einige Beispiele um die Verwendung von externen Werten besser veranschaulichen zu können.
Externe Werte können in Kennzahlen eingebaut werden. Die Kennzahlen können dabei entweder dafür verwendet werden lediglich einen externen Werte darzustellen (dh. Kennzahl = externer Wert) oder die externen Werte bei der Berechnung einer Formel zu verwenden.
In diesem Beispiel wird auf die Nutzung von externen Werten im Formel-Editor der Kennzahlen direkt eingegangen.
Wo und wie Kennzahlen generell erstellt bzw. angepasst werden können, erfahren Sie in der Doku Formeln und Kennzahlen gestalten.
Die erfassten externen Werte können im Formel-Editor über "Feld / Funktion" hinzugefügt werden:
Anschließend können Sie den gewünschten externen Wert einfügen, der zu finden ist unter Felder und Funktionen → Bilanz → Externe Werte → Wert.
Im nächsten Schritt müssen weitere Einstellungen für den ausgewählten externen Wert definiert werden wie:
- Paket
wählen Sie das passende Programmpaket aus, z. B. Bilanz. - Kategorie
wählen Sie die Kategorie aus, zu der externe Werte erfasst werden soll, z. B. Tourismus - Wert
über den blauen Pfeil bzw. mit F4 kann der externe Wert ausgewählt werden, in unserem Beispiel "Bettenanzahl verfügbar" - Werte von/bis Periode
wurden die externen Werte je Periode erfasst, so kann hier eingestellt werden, wie die Werte zu berücksichtigen sind:
- Durchschnittswert: die einzelnen Perioden werden addiert und dann der Durchschnitt ermittelt
- Addieren: Summe der einzelnen Perioden
- Letzte Periode: der Wert der letzten Periode wird übernommen - Format bei Datumsfeld
Definition von Datumsfeldern möglich als Langform, Kurzform oder Zahl
Das Ergebnis im Hilfe-Editor sieht wie auf diesem Bild dargestellt aus:
Externe Werte in Auswertungen einbauen
Damit Sie externe Werte auch in Auswertungen (zB Schema 301 Bilanz und GuV gemäß UGB) verwenden können, müssen Sie im ersten Schritt Kennzahlen für die gewünschten Werte anlegen (siehe erstes Beispiel).
Anschließend können Sie in der gewünschten Gliederung die Kennzahl bei einer Überschrift hinterlegen bzw. eine eigene neue Überschrift für diese Kennzahl anlegen.
Wo und wie neue Auswertungsüberschriften angelegt werden können wird beschrieben in der Hilfedoku Anpassen der Konten- und Auswertungsgliederungen.
Für die Verwendung von externen Werten bei einer Überschrift sind folgende Felder zu verwenden, die im Reiter "Gliederungstext" zu finden sind:
- Kennzahl: hinterlegen Sie hier die entsprechende Kennzahl. Mit der Suche (F4 bzw. blauer Pfeil) können Sie die jeweilige Kennzahl finden.
- Kennzahlenerg. mitrechnen: sobald im Feld "Kennzahl" eine Kennzahl hinterlegt wurde, wird das Feld "Kennzahlenerg. mitrechnen" auf "Ja" eingestellt. Mit dieser Einstellung wird das Ergebnis (Zahl) der Kennzahl auch in der Auswertung berücksichtigt und damit die Werte mitberechnet.
Sollte die Kennzahl jedoch lediglich Informationen beinhalten, die beim Ausdruck aufscheinen sollen aber die Werte nicht in die Bilanz und GuV einfließen, dann müssen Sie dieses Feld auf "Nein" umstellen.
In diesem Beispiel haben die Werte der Kennzahl lediglich einen informativen Charakter. Aus diesem Grund wurde bei den neu angelegten Überschriften nach der Definition der Kennzahl das Feld "Kennzahlenerg. mitrechnen" auf "Nein" eingestellt. Zusätzlich wurde das Feld "Keine Nummerierung" auf "Ja" gestellt, damit diese Zusatzinfo auf dem Ausdruck nicht die laufende Nummerierung der Auswertungsüberschriften beeinflusst:
Beim Ausdruck werden diese beiden Kennzahlen mitgedruckt:
Hinweis
| Werden die Werte über "Werte erfassen" nicht jährlich, sondern je Monat (Periode) eingegeben, so scheinen diese bei einer Aufbereitung der Auswertung mit der Einstellung "Als 12-Perioden-Auswertung" entsprechend monatlich auf. |
