Personen importieren: Kontaktpersonen
Allgemeines
Diese Dokumentation beschreibt die verschiedenen Varianten des Imports von Kontaktpersonen per CSV-Datei.
Für den Import von Kontaktpersonen stehen zwei verschiedene Varianten zur Verfügung:
- Anlage der Person über "Personen importieren" + Einspielen einer Zuordnungsdatei über "Kontaktzuordnungen importieren"
- Kontaktpersonen importieren (Personenanlage+Zuordnung in einer Datei)
Gegenüberstellung der beiden Varianten:
VARIANTE 1: | VARIANTE 2: |
| + alle Felder aus der Personentabelle (sofern das jeweilige Feld für die Bearbeitung bei der jeweiligen Personenart verfügbar ist) sind importierbar | - eingeschränkte Anzahl an Feldern aus der Personentabelle möglich |
| - nach dem Import der Personendaten ist die Kontaktperson an der Oberfläche noch nicht sichtbar, sichtbar wird sie erst nach Einspielen des Zuordnungsfiles | + Person ist mit Ihren Zuordnungen sofort sichtbar |
| + es können beliebige Personenarten (KL, GE ...) als Kontaktperson zugeordnet werden | - es können ausschließlich reine Kontaktpersonen (KO) angelegt und zugeordnet werden. |
Variante 1: Personen importieren + Kontaktzuordnungen importieren
Schritt 1: Personen importieren für Kontaktpersonen
Im ersten Schritt wird die Kontaktperson in der Datenbank angelegt.
Achtung!
 | Die Person ist nach diesem Import noch nicht in den Kontaktpersonen sichtbar, da noch keine Kontaktzuordnung zu einer Person existiert. |
Aufruf von "Personen importieren"
Manueller Start "Personen importieren":
Manuell wird der Import über Stammdaten → Import und Export → Import → Funktionen → Personen importieren gestartet. Im folgenden "Öffnen-Dialog" können Sie die gewünschte Importdatei auswählen und mit "Öffnen" bestätigen.
Automatischer Import mittels Stapel:
Wollen Sie "Personen importieren" automatisiert durchführen, kann ein Stapel eingerichtet werden.
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Automatischer Personen CSV-Import. |
Automatischer Import mittels Funktionsaufruf:
Ein automatischer Import mittels Funktionsaufruf kann mit dieser Funktion erfolgen: MCS_MDPERSONCSV_AUTOIMPORT
Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Personen importieren.
Aufbau der CSV-Datei
Pflichtfelder:
Folgende Felder müssen in der CSV-Datei vorhanden sein.
PER_FIRMENNR | Eigene Firmennummer, unter der die Kontaktperson angelegt werden soll. |
| PER_PERSONENNR | Nummer der Kontaktperson |
PER_PERSONENART | Hier ist immer das Kürzel KO für Kontaktperson einzutragen. |
Zusätzlich zu den oben genannten Pflichtfeldern können (sofern in der Personenmaske vorhanden und sinnvoll) für Kontaktpersonen Felder aus den folgenden Tabellen importiert werden:
| Felder aus der Personentabelle | |
| Felder aus der Adresstabelle | Personen importieren: Adresstabelle |
| Sonstige Felder | Personen importieren: Sonstige importierbare Felder |
Beispiel
 | Musterdatei für den Import von Kontaktpersonen in der VARIANTE 1, Teil 1 (Personen importieren): |
Schritt 2: Kontaktzuordnungen importieren
Im nächsten Schritt können für die über "Personen importieren" angelegten Kontaktpersonen Kontaktzuordnungen importiert werden.
Aufruf der Funktion "Kontaktzuordnungen importieren"
Manueller Start der Funktion "Kontaktzuordnungen importieren":
Manuell wird der Import über Stammdaten → Import und Export → Import → Funktionen → "Kontaktzuordnungen importieren" gestartet. Im folgenden "Öffnen-Dialog" können Sie die gewünschte Importdatei auswählen und mit "Öffnen" bestätigen.
Wollen Sie den Standardimport Kontaktzuordnung automatisiert durchführen, kann ein Stapel eingerichtet werden.
| Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel CRM Standardimporte. |
Automatischer Import mittels Funktionsaufruf:
Ein automatischer Import mittels Funktionsaufruf kann mit folgender Funktion erfolgen: MCS_MDFREMDAUFBUERO_AUTOIMPORT
Als Parameter muss "MODE=7" mitgegeben werden.
Beispiel
| Beispiel für einen solchen Funktionsaufruf: ...BMDNTCS.exe /USERID=BMD /PWD=??? /FUNC=MCS_MDFREMDAUFBUERO_AUTOIMPORT /MODE=7 /FILE=D:\Importdatei.csv |
Aufbau der CSV-Datei
Folgende Pflichtfelder müssen dabei in der Datei enthalten sein:
PER_FIRMENNR | Eigene Firma, unter der die Zugehörigkeit der Kontaktperson geführt wird. | ||
PER_PERSONENID | Personen-ID, der die Kontaktperson zugeordnet werden soll. (z. B. KL2000200003) | ||
KON_FIRMENNR | Eigene Firma, unter der die Kontaktperson in der Datenbank geführt wird. | ||
KON_PERSONENID | Personen-ID, der Kontaktperson. (z. B. KO20002) Hinweis
| ||
KZU_PERSONKZNR | Nummer des Personenkennzeichens (CRM → Stammdaten → Diverse Stammdaten → Personenkennzeichen ), mit dem die Kontaktperson zugeordnet werden soll. |
Weiters können in der Datei noch folgende Felder aus der Kontaktzuordnungstabelle importiert werden:
| Spaltenüberschrift | NTCS Feld | Beschreibung |
| KZU_KLAPPE | Durchwahl | |
| KZU_ISTHAUPTKONTAKT | Hauptzuordnung | Geben Sie in dieser Spalte den Wert 1 ein, wenn diese Kontakzuordnung eine Hauptzuodnung sein soll. Ansonsten kann die Spalte leer bleiben. |
| KZU_ISTANSPRECHPARTNER | Ansprechpartner | |
| KZU_EMAIL | Kontakt-E-Mail-Adresse | Die Adresse muss textlich übergeben werden (z. B. bmd@bmd.at). Diese Adresse wird bei der Kontaktperson gesucht und im Feld "Kontakt E-Mail-Adresse" auf der Kontaktzuordnung hinterlegt. |
KZU_FREIFELD2 | Freifeld Kontaktperson 02 | |
| KZU_FREIFELD3 | Freifeld Kontaktperson 03 | |
| KZU_FREIFELD4 | Freifeld Kontaktperson 04 | |
| KZU_FREIFELD5 | Freifeld Kontaktperson 05 | |
| KZU_FREIFELD6 | Freifeld Kontaktperson 06 | |
| KZU_FREIFELD7 | Freifeld Kontaktperson 07 | |
| KZU_KONTAKTENDE | Kontaktende |
Die Datenfelder in dieser Tabelle werden nur importiert, wenn ein Wert angegeben ist. Wenn der Feldwert leer ist, wird das Feld in der Datenbank nicht gelöscht!
Beispiel
| Musterdatei für den Import von Kontaktpersonen in der VARIANTE 1, Teil 2 (Kontaktzuordnungen importieren): |
Variante 2: Kontaktpersonen importieren
Beim Import über die Funktion "Kontaktpersonen importieren" werden sämtliche Daten (Personen- und Zuordnungsdaten) in einer CSV-Datei importiert. Hat eine Kontaktperson mehrere Kontaktpersonenzuordnungen, muss sich auch je Zuordnung eine Zeile in der Datei befinden.
Aufruf der Funktion "Kontaktpersonen importieren"
Manueller Start des Imports:
Manuell wird der Import über Stammdaten → Import und Export → Import → Funktionen → "Kontaktpersonen importieren" gestartet. Im folgenden "Öffnen-Dialog" können Sie die gewünschte Importdatei auswählen und mit "Öffnen" bestätigen.
Automatischer Import mittels Stapel: Wollen Sie den Standardimport Kontaktpersonen automatisiert durchführen, kann ein Stapel eingerichtet werden.
| Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel CRM Standardimporte. |
Automatischer Import mittels Funktionsaufruf: Ein automatischer Import mittels Funktionsaufruf kann mit folgender Funktion erfolgen: MCS_MDFREMDAUFBUERO_AUTOIMPORT
Als Parameter muss "MODE=6" mitgegeben werden.
Beispiel
| Beispiel für einen solchen Funktionsaufruf: ...BMDNTCS.exe /USERID=BMD /PWD=??? /FUNC=MCS_MDFREMDAUFBUERO_AUTOIMPORT /MODE=6 /FILE=D:\Importdatei.csv |
Aufbau der CSV-Datei
Folgende Pflichtfelder sind erforderlich:
Kzu_FirmenNr | Hier müssen Sie die Nummer jener Firma eintragen, zu der der Kunde gehört, dem Sie die Kontaktperson zuordnen wollen. | |||
Kzu_PersonenNr oder Kzu_PersonenID | Kzu_PersonenNr: Hier tragen Sie die Nummer des Kunden/Lieferanten ein, dem Sie die Kontaktperson zuordnen wollen. Kzu_PersonenID: Hinweis
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Kzu_PersonKzNr | Hier tragen Sie die Nummer des Personenkennzeichens ein. Die Nummer des Personenkennzeichens wird Ihnen in der Spalte "PersKz" unter Stammdaten → Diverse Stammdaten → Personenkennzeichen angezeigt. | |||
Per_PersonFirmenNr | Hier tragen Sie die Nummer jener Firma ein, zu der die Kontaktperson zugeordnet werden soll. Normalerweise entspricht dieser Eintrag der Spalte Kzu_FirmenNr. | |||
Per_PersonenNr | Hier tragen Sie eine fortlaufende freie Nummer aus dem Nummernkreis der Kontaktpersonen ein. | |||
Per_PersonenArt | Hier tragen Sie immer "KO" ein. | |||
Folgende weiteren Felder sind u.a. möglich: | ||||
Per_Name | Hier tragen Sie den Nachnamen der Kontaktperson ein. | |||
Per_Titel | Hier tragen Sie den Titel der Kontaktperson ein. | |||
Per_Vorname | Hier tragen Sie den Vornamen der Kontaktperson ein. | |||
Per_Geschlecht | Hier tragen Sie "0" für "männlich", "1" für "weiblich" und "2" für "ohne Geschlecht" ein. | |||
Per_Telefonnummer | Hier tragen Sie die Telefonnummer ein, bitte beachten Sie dabei das Format laut Vorlage. | |||
Kzu_Klappe | Hier tragen Sie die Durchwahl ein, falls vorhanden. | |||
Per_Emailadresse | Hier tragen Sie die E-Mailadresse ein. | |||
Kzu_IstHauptKontakt | Hier tragen Sie "1" ein, wenn es sich bei der Kontaktperson um die Hauptzuordnung zum Kunden handeln soll Achtung!
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Beispiel
| Musterdatei für den Import von Kontaktpersonen in der VARIANTE 2 (Kontaktpersonen importieren): Beispiel für den Aufbau einer CSV-Datei:  |
Lernvideo: