PI Mitarbeiterimport
Grundlegende Informationen zum PI finden Sie unter Erste Schritte. Über den CRM Import können alle Mitarbeiter aus der BMD 5.5. Lohnverrechnung in den NTCS Mitarbeiterstamm importiert werden.
Pfade
Um die Stammdaten aus der BMD 5.5. Lohnverrechnung auslesen zu können, müssen zuerst die Pfade der 5.5. in NTCS korrekt hinterlegt werden.
Unter Tools → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → 1 Gesamtsystem → 7 BMD 5.5 Parameter, muss unter BMD Verzeichnis, Konfigurationsverzeichnis, Datenverzeichnis und Arbeitsverzeichnis der richtige Pfad definiert werden.
Firmenstamm
Im Firmenstamm unter CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen müssen folgende Felder befüllt werden.
Feld 293 - Lohnklientennummer | Eingabe der Lohnklientennummer aus der BMD Lohnverrechnung 5.5 (Notwendig für Mitarbeiterabgleich, Abrechnungsabgleich) |
Feld 294 - Datenbestand Lohn | Eingabe der Datenbestandsnummer (Notwendig für Mitarbeiterabgleich, Abrechnungsabgleich) |
Feld 295 - aktuelles Lohnjahr | Eingabe des aktuellen Lohnjahres. Wird im Zuge der Jahresumstellung automatisch angepasst (Notwendig für Mitarbeiterabgleich, Abrechnungsabgleich). |
Import - Lohn
Unter CRM → Stammdaten → Import und Export → Import → Lohn können die Mitarbeiter aus BMD 5.5 übernommen werden.
Lohndatei | Mit der Funktionstaste F4 muss die aktuelle Lohndatei ausgewählt werden. |
Von Klient | Eingabe der 5.5 Klientennummer - ab dieser Klientennummer wird importiert. |
Bis Klient | Eingabe der 5.5 Klientennummer - bis zu dieser Klientennummer wird importiert. |
Von Person | Eingabe der 5.5 Personennummer - ab dieser Personennummer wird importiert. |
Bis Person | Eingabe der 5.5 Personennummer - bis zu dieser Personennummer wird importiert. |
Personen importieren
Über diesen Punkt können Mitarbeiter aus einem Fremdsystem (via CSV-Datei) importiert werden.
Gestartet wird das Programm über CRM → Stammdaten → Import und Export → Import → Funktionen → Personen importieren. Im folgenden Dialog muss die gewünschte Importdatei ausgewählt werden.
Aufbau CSV-Importdatei
Die Spaltenüberschrift muss exakt mit dem Datenbanknamen übereinstimmen. Für den Import müssen bestimmte Pflichtfelder vorhanden sein. Die Spaltenüberschriften bzw. die Pflichtfelder können bei entsprechender Kenntnis direkt aus der Datenbank ausgelesen oder in der eigenen Dokumentation nachgelesen werden.
Aufbau Importdatei: Personen importieren: Mitarbeiter, Bewerber
Mitarbeiterabgleich 5.5. → NTCS
Der automatische Mitarbeiterabgleich sorgt dafür, dass Mitarbeiterstammdaten, die im Lohn-Personalstamm (LV038) neu angelegt oder geändert werden, beim nächsten NTCS-Programmstart in den NTCS-Mitarbeiterstamm übernommen werden. Grundsätzlich ist die BMD 5.5 Lohnverrechnung immer das führende System.
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen/Eigene Einstellungen
Hier muss der Parameter "Automatischer Import Person" auf "Ja" gesetzt werden.
Wie beim Standard-Import der Mitarbeiter müssen auch hier der Datenbestand und die Firma korrekt angelegt sein.
Achtung!
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Dieser Parameter darf nur für jene User auf "Ja" gesetzt werden, die einen Zugriff auf die BMD 5.5. Lohnverrechnung besitzen. Ansonsten können die Änderungen nicht importiert werden! |
BMD 5.5. Parameter
Personalstamm (LV038) → Parameter (Klientenbezogen/Allgemein)
Hier müssen zwei Parameter aktiviert werden. Nach Änderung der Parameter unbedingt mit "SHIFT+F1" fixieren:
10 - Protokolldatei erzeugen → Ja
97 - Stammänd. in NTCS exportieren → Ja
Firmenstamm (LV040) → Globale Steuerung → 1 - Einstellungen → 11. Datenbestand
Hier muss die aktuelle Datenbestand-Nummer aus der NTCS eingetragen werden.
Ablauf Mitarbeiterabgleich
Wurden alle Einstellungen korrekt getroffen, so werden die im BMD 5.5 Lohn neu angelegten oder geänderten Mitarbeiterstammdaten beim nächsten Einstieg in die NTCS Software automatisch abgeglichen.
Felder, die aus dem Lohn in die NTCS übergeleitet werden
Nicht jedes Mitarbeiterstammfeld aus dem BMD 5.5 Lohn ist auch im NTCS-Mitarbeiterstamm vorhanden. Dementsprechend können auch nur Felder abgeglichen werden, die in beiden Systemen vorhanden sind.
Folgende Felder werden aus dem Lohn übergeleitet:
- Austrittsdatum
- Bankkontonummer
- Bankleitzahl
- Beruf
- E-Mail
- Eintrittsdatum
- Ersteintrittsdatum
- Familienstand
- Firma Dienstverhältnis
- Freifeld Lohn (1 – 9)
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Grundwehrdienst von
- Grundwehrdienst bis
- Kostenstelle * (nur beim erstmaligen Import eines Mitarbeiters aus dem Lohn)
- Bankkontonummer
- Bankleitzahl
- Beruf
- Eintrittsdatum
- Ersteintrittsdatum
- Familienstand
- Firma Dienstverhältnis
- Freifeld Lohn (1 – 9)
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Grundwehrdienst von
- Grundwehrdienst bis
- Kostenstelle * (nur beim erstmaligen Import eines Mitarbeiters aus dem Lohn)
- Kurzname *
- Lohnverrechnung
- Mitarbeiternummer
- Nachname
- Postleitzahl
- Religion
- Ruhendstatus
- Staatsangehörigkeit
- Straße
- SV-Nummer
- Telefonnummer
- Titel
- Vorname
- Lohnverrechnung
- Mitarbeiternummer
- Nachname
- Postleitzahl
- Religion
- Ruhendstatus
- Staatsangehörigkeit
- Straße
- SV-Nummer
- Telefonnummer
- Titel
- Vorname
Zusatzinformationen
Kostenstelle | Die Stammkostenstelle ist ein Feld, welches im NTCS-Mitarbeiterstamm historisch geführt wird (bei Eingabe einer Kostenstelle wird in der NTCS nach einem „gültig-ab-Datum“ gefragt). In der Lohnverrechnung hingegen gilt eine erfasste Stammkostenstelle für die gerade in Bearbeitung befindliche Abrechnungsperiode. Aus diesem Grund wird die Kostenstelle nur beim erstmaligen Import eines Mitarbeiters aus der Lohnverrechnung übernommen (mit Gültigkeitsdatum ab Eintritt des Mitarbeiters). Bei späteren Änderungen der Stammkostenstelle im Lohn wird kein Abgleich mehr durchgeführt. Die Kostenstelle ist im NTCS-Mitarbeiterstamm mit dem gewünschten „gültig-ab-Datum“ manuell zu ändern. |
Kurzname | Dieses Feld ist zwar im Lohn nicht vorhanden, wird aber beim Import eines Mitarbeiters automatisch ausgefüllt (6 Zeichen vom Nachnamen, 4 Zeichen vom Vornamen). |
Besonderheiten beim Mitarbeiterabgleich
E-Mail-Adresse der Mitarbeiter
Beim Einrichten des Mitarbeiterabgleichs muss bei der E-Mail-Adresse der Mitarbeiter darauf geachtet werden, ob es zwei verschiedene E-Mail-Adressen für BMD-interne Nachrichten (z. B. Workflow) und den Versand von Lohn- und Gehaltsnachweisen gibt.
Im Regelfall ist in dieser Konstellation die private E-Mail-Adresse im Mitarbeiterstamm der BMD 5.5 Lohnverrechnung und die geschäftliche E-Mail-Adresse im NTCS Mitarbeiterstamm hinterlegt. Im Zuge des Abgleichs würde ohne zusätzliche Einstellung die geschäftliche E-Mail-Adresse im NTCS Mitarbeiterstamm durch die private E-Mail-Adresse der BMD 5.5 Lohnverrechnung überschrieben werden.
Hinweis
 | Die angezeigte E-Mail-Adresse im Mitarbeiterstamm ist immer jene, die vom System auch für den Versand von internen Benachrichtigungen (Workflow, NLZ Anträge,...) verwendet wird. Um die Lohn E-Mail-Adresse zu hinterlegen muss im Feld E-Mail mit der Funktion F8 -  die Erfassungsmaske geöffnet werden.Wichtig: Das Feld Lohnverrechnung muss in der Feldauswahl eingeblendet und danach ausgewählt werden. |
Achtung!
| Im Zweifelsfall sollte beim Einrichten des MA-Abgleichs ein BMD Trainer hinzugezogen werden, um zu verhindern, dass die E-Mail-Adressen ungewollt überschrieben werden. |
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