Rundungsdifferenzen LEA
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.Überblick
Die Datensätze der NTCS LEA werden in Hinblick auf korrekte Summenbildung beim Fakturieren ausnahmslos auf 2 Stellen in Industriezeit gerundet verwendet, auch wenn in Normalzeit erfasst werden kann. Der Vergleich von Normalzeit-Werten (Stunden:Minuten - z. B. 1:15) mit Industriezeit-Werten (Stunden,dezimaler Stundenbruchteil - z. B. 1,25) kann an verschiedenen Stellen zu Rundungsdifferenzen führen.
Dieses Dokument soll dabei helfen, die Gründe dafür besser zu verstehen, und Maßnahmen aufzeigen, wie man derartige Rundungsdifferenzen vermeiden kann.
Begründung der Differenzen
Das oft vorkommende Phänomen der Rundungsdifferenzen ist darin begründet, dass zwei Sichtweisen aufeinanderprallen, die nicht innerhalb der LEA vereinbar sind.
- Es geht einerseits um den Vergleich LEA und ZEIT.
- Andererseits um die Darstellung der Daten in der Fakturierung und den Auswertungen sowie die Berechnung von Honorar, Selbstkosten usw.
Da der Vergleich ZEIT und LEA immer in Normalzeit erfolgt und die Fakturierung (und deshalb auch die Auswertungen) immer mit Industriezeit arbeitet, kommt es immer dann zu Rundungsdifferenzen, wenn in der Leistungserfassung die Dauer der Stunden mit Zeit-Werten eingegeben worden ist, die sich nicht durch 3 teilen lassen.
Beispiel
 | Wird ein Leistung in Höhe von 5 Minuten erfasst, so ergibt das 5 / 60 = 0,0833 (periodisch) Stunden in Industriezeit. Durch die Rundung auf 2 Nachkommastellen erhält man als Endergebnis den Wert 0,08 Stunden in Industriezeit. Der Wert 0,0033 (periodisch) geht demnach durch die Rundung verloren. Wird eine Leistung jedoch in Höhe von 15 Minuten erfasst so ergibt das 15 / 60 = 0,25 Stunden in Industriezeit. Die Rundung sorgt in diesem Fall nicht für Probleme, da der Wert bereits auf zwei Nachkommastellen rund ist. |
Vergleich LEA und ZEIT
Der Vergleich zwischen LEA und ZEIT (um beispielsweise festzustellen, ob ein Mitarbeiter die vorhandenen Zeitbuchungen in Form von Leistungen auch vollständig erfasst hat) erfolgt immer mit den auf vier Nachkommastellen gerundeten Industriezeit-Stunden jeder einzelnen Leistung. Wäre dem nicht so, wäre der Vergleich zwischen ZEIT und LEA nicht sinnvoll möglich.
Beispiel
| Es existiert eine Zeitbuchung in Höhe von 2 Stunden von 08:00 bis 10:00 Uhr. Dem gegenüber könnten beispielsweise Leistungen in 10-Minuten-Schritten stehen. In Normalzeit würde das bedeuten, das 12 Leistungen mit 10 Minuten angezeigt werden würden, was exakt 2 Stunden entspricht. In Industriezeit wären das 12 Leistungen mit 0,1667 Industriestunden - jeweils angezeigt als 0,17. Würde man die sichtbaren Werte nun addieren (0,17 x 12) ergäbe sich jedoch ein Wert, der die Zeitbuchung übersteigt (2,04 Stunden), weshalb als Vergleichswert für die Zeiterfassung der ungerundete Betrag verwendet wird: 0,1667 * 12 = 2,0004, d. h. gerundet 2,00 Stunden Normalzeit:  Industriezeit:  |
Fakturierung und Auswertungen
Die Rundung der Stunden erfolgt je Leistung. Auf Basis dieser gerundeten Stunden errechnen sich Beträge wie das Honorar oder die Selbstkosten, welche wiederum auf zwei Nachkommastellen gerundet werden. Die frühe Rundung ist notwendig, damit die späteren Additionen und Summenbildungen innerhalb der LEA immer korrekt sind. Die Darstellung der Stunden gegenüber dem Rechnungs- oder Auswertungsempfänger erfolgt ebenso immer in Industriezeit auf zwei Nachkommastellen, weshalb der Empfänger dieser Dokumente niemals rechnerisch auf den Wert käme, den der Versender der Rechnung oder Auswertung mit gerundeten Werten erwarten würde.
Beispiel
| Man würde annehmen, eine Leistung in Höhe von 5 Minuten und einem Stundensatz von € 160,00 ergäbe ein Honorar von € 13,33 (periodisch) aufgrund der Berechnung € 160,00 / 60 Min * 5 Min. Die Zeit von 5 Minuten wird durch 60 dividiert, wodurch sie auf "Industriestunden" umgerechnet wird. Das ergibt 0,0833 (periodisch). Würden die 0,0833 (periodisch) nun mit 160 multipliziert werden, dann ergäbe sich auch über diese Berechnungsvariante 13,33 (periodisch). Doch das Programm muss vor dieser Berechnung bereits auf zwei Kommastellen runden und erhält somit aus 0,0833 (periodisch) den Wert 0,08 Stunden in Industriezeit. Die daraus folgende Berechnung 0,08 h * € 160,00 ergibt nun € 12,80 was einer Abweichung von minus € 0,53 entspricht (bei 5 Minuten!). Der Rechnungs- oder Auswertungsempfänger erhält die Rechnung oder Auswertung auch mit dieser Darstellung, wodurch die Werte für ihn nachvollziehbar und nachkalkulierbar sind. |
Beispiel
| Folgende Tabelle dient zur leichteren Nachvollziehbarkeit, warum es auch für die Rechnungslegung wichtig ist, dass die Stundenwerte je Leistung gerundet werden (auch wenn beispielsweise "nur" Tätigkeitsgruppen und keine Details angedruckt werden).
Fazit der Tabelle: Die Spalte mit den 4 Nachkommastellen dient hier nur der Erklärung des Rundungsphänomens. Jedoch entspricht eine auf 4 Nachkommastellen gerundete Darstellung eines Stundenwertes keiner gängigen Praxis und würde das Problem ergeben, dass die Summe der Zwischensummen nicht dem Gesamtergebnis entspricht.  |
Mögliche Lösungsansätze zur Vermeidung der Differenzen
Lösungsansätze in der Leistungserfassung
In der Praxis stellten sich bisher nur folgende Lösungsansätze in der Leistungserfassung als tauglich heraus:
- Entweder werden Leistungen ausschließlich in Einheiten erfasst, welche sich durch 3 teilen lassen (z. B. in 15-Minuten-Schritten).
- Oder die Erfassung der Leistungen wird auf "Industriezeit" umgestellt (damit können jedoch nicht mehr exakt 5 Minuten erfasst werden).
Dies kann aber nur dadurch erreicht werden, indem der TOOLS Parameter Eingabeart für die Dauerfelder NTCS-weit auf die Einstellung "Industriezeiteingabe ohne Format" gestellt wird. Sie finden diesen Parameter unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Feldeinstellungen.
Lösungsansätze in den Auswertungen
Damit ein minutengenauer Vergleich zwischen der Leistungserfassung und Zeiterfassung ohne Rundungsdifferenzen ermöglicht wird, können Sie für gewisse Datenspalten (Stunden, Stunden verrechenbar, Spezifische Stunden, Ist Std Zeit und Soll Std Zeit) im Feld Darstellung Dauer die Darstellung der Dauer beeinflussen.
Im Standard wird die Dauer dieser Stunden in gerundeter Industriezeit (eine Minute = 0,02) mit zwei Nachkommastellen dargestellt. Damit ein genauer Vergleich zwischen Leistungserfassung und Zeiterfassung ermöglicht wird, kann (ausschließlich) für diese Spalten die Dauer auf eine andere Option umgestellt werden. Möglich sind - je nach Spalte - eine Darstellung in ungerundeter Industriezeit (eine Minute = 0,0167 - bis zu 9 Nachkommastellen möglich) oder in Normalzeit (eine Minute = 0:01).
Folgende Ausprägungen stehen für die Spalten Stunden und Stunden verrechenbar, Spezifische Stunden zur Verfügung:
- Industriezeit gerundet
- Industriezeit ungerundet
- Normalzeit
Folgende Ausprägungen stehen für die Spalten Ist Std Zeit und Soll Std Zeit zur Verfügung:
- Industriezeit gerundet
- Normalzeit
Dieses neue Feld muss für einen Vergleich zwischen Zeitbuchungen und Leistungen analog zum Eingabeformat der Leistungen eingestellt werden. Wird also beispielsweise in Industriezeit erfasst, so muss dieses Feld auf "Industriezeit gerundet" umgestellt werden.
Für die Berechnung der Selbstkosten, des Honorars und weiterer Beträge nach Stundensätzen für eine Leistung wird immer das Darstellungsformat "Industriezeit unformatiert" herangezogen. Daher sollte immer dieses Darstellungsformat gewählt werden, wenn in Auswertungen derartige Beträge im Fokus stehen.
