Planen von Mitarbeiterkapazitäten mit der MA-Planung
Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP.Übersicht
In diesem Dokument wird das Zuordnen von Mitarbeiterkapazitäten zu Einsätzen und Vorgängen mit Hilfe der MA-Planung beschrieben.
Hinweis zum Begriff "Planungseinheit"
 | Im folgenden Dokument wird die Bezeichnung "Planungseinheit" verwendet. Damit ist eine Einheit innerhalb des gesamten Planungszeitraums gemeint. Dies kann je nach Parametereinstellung ein einzelner Monat, eine Woche etc. sein. |
Einstellungen
Parameter
Folgende Parameter sind für die Verwendung der MA-Planung einzustellen:
Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Einstellungen → PEP Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → Allgemeine Einstellungen →
→ Einsätze
| Parameter | Beschreibung |
Hier muss die Planungsperiode hinterlegt werden, die für die Planung mit der MAZ-Matrix und auch für die Kapazitätssuche verwendet werden soll. Die Planungseinheiten der MAZ-Matrix (das sind die einzelnen Zeitbereiche, für die in der Matrix geplant bzw. in der Kapazitätssuche ausgewertet wird) werden anhand des auf der Planungsperiode hinterlegten Auswertungsrasters erstellt. Bleibt der Parameter leer, wird als Rückfallebene ein Monatsraster als Planungsperiode angenommen. Anmerkung zu firmenbezogenen Einstellungen: Für den Bereich "MA-Planung" in den Einsatz- und Vorgangsfenstern wird der Parameter anhand der Firmennummer des jeweiligen Einsatzes/Vorgangs ausgelesen. Im Fenster "MA-Planung", wo alle Einsätze/Vorgänge einer Firmengruppe geladen werden, wird der Parameter laut Hauptfirma ausgelesen. | |
Bei "Ja" müssen die Felder "Soll-Anfang" und "Soll-Ende" am Einsatz mit der im Parameter MAZ-Matrix: Planungsperiode festgelegten Planungseinheit übereinstimmen, sonst ist kein Speichern des Einsatzes möglich. Anmerkung: Diese Prüfung wird derzeit nur bei der manuelle Anlage von Einsätzen durchgeführt. | |
Steuert, ob für jede Zelle in der Matrix eine einzelne Mitarbeiterzuordnung angelegt werden soll: 0 - Zellen immer anlegen: Es werden die einzelnen Mitarbeiterzuordnungen fix für jede Planungseinheit angelegt. 1 - Zellen nur anlegen bei StD > 0: Die einzelnen Mitarbeiterzuordnungen werden nur angelegt, wenn die geplanten Stunden (Soll-Durchführungszeit-MAZ) > 0 sind. |
Aktivieren der MA-Planung am Vorgang/Einsatz
Die Verwendung der MA-Planung wird über das Feld MAZ steuert (MAZ-Strg) am Vorgang/Einsatz und die Ausprägung "Matrix" aktiviert.
Feldauswahl in der MA-Planung
Über diese beiden Felder in der MA-Planung wird gesteuert, welche Informationen über den Planungszeitraums dargestellt und ggf. summiert werden:
| Feld | Feldname | Beschreibung |
| || | PCK_MATRIX_SPLIT | Die Felder nach diesem Marker werden als Matrix aufbereitet, gesetzt den Fall, dass eine Aufbereitung auch zulässig ist. |
| S|| | PCK_MATRIX_SPLIT_SUM | Die Felder nach diesem Marker werden als Summe und Matrix aufbereitet, gesetzt den Fall, dass eine Aufbereitung auch zulässig ist. |
Beispiel: einfache Feldauswahl für MA-Planung
 | Feldauswahl für die MA-Planung  Das nach dem Feld "S||" eingefügte Feld "StDMAZ" (Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiterzuordnung) wird über den Planungszeitraum des Vorgangs/Einsatzes
Ansicht optionaler Bereich "MA-Planung"  Ansicht Fenster "Mitarbeiterplanung"  |
Darstellung Kapazitäten
Um die verfügbaren und freien Kapazitäten übersichtlich darzustellen, können die Felder "Frei", "Plan" und "Verfügbar" eingeblendet werden. Damit die Kapazitätsauslastung korrekt berechnet wird, ist es wichtig, diese Felder nach dem Feld "SII" in der Feldauswahl einzufügen.
Zusätzlich kann die Auslastung in Prozent angezeigt werden, indem das Feld "Auslastung %" eingeblendet wird.
Hinweis zur Ermittlung auf MA-Ebene
| Die Ermittlung der geplanten, verfügbaren und freien Kapazitäten erfolgt ausschließlich anhand des eingegebenen Mitarbeiters – eingegebene Berufsgruppen werden hier nicht berücksichtigt! |
Hinweis zur Ermittlung der Kapazitäten in Firmengruppen
| Für die Ermittlung der Kapazitätsinformationen ist bei Firmengruppenkonstellationen der PEP Parameter "Mitarbeiterplanung: Firma" relevant: Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Einstellungen → PEP Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → MA verfügbare Kapazitäten
Parameter Mitarbeiterplanung: Firma mit der Ausprägung Hauptfirma:
Parameter Mitarbeiterplanung: Firma mit der Ausprägung Eigene Firma:
Die Kapazitäten können auch über eine Formel berechnet werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Formelfunktionen zur Ermittlung der Mitarbeiterkapazitäten. |
Darstellung Summenzeile
Summenzeilen für Kapazitäten können unter Ansicht → Summenzeilen für Kapazitäten anzeigen ein- oder ausgeblendet werden.
Die Summenzeilen geben Ihnen auf einen Blick die Gesamtauslastung je Planungseinheit.
Die Summen in den Spalten "Plan", "Verfügbar" und "Frei" werden pro Mitarbeiter nur einmal gezählt.
Wenn der Parameter "Mitarbeiterplanung: Prozess der MAZ für Ermittlung der verfügbaren Stunden berücksichtigen" auf "Ja" gesetzt ist, werden die Stunden pro Mitarbeiter und Prozess jeweils einmalig in die Gesamtsumme einbezogen.
Wenn der Parameter "Mitarbeiterplanung: Prozess der MAZ für Ermittlung der verfügbaren Stunden berücksichtigen" auf "Ja" gesetzt ist, werden die Stunden pro Mitarbeiter und Prozess jeweils einmalig in die Gesamtsumme einbezogen.
Bei der Eingabe von Stunden für den gesamten Zeitraum (Funktion Stunden für gesamten Zeitraum eingeben) oder beim Übertragen von Werten in weitere Planungseinheiten (Funktion Wert in die weiteren Planungseinheiten übertragen) werden die Kapazitäten der betroffenen Summen automatisch angepasst.
In den Summenzeilen wird zusätzlich das Ampel-Symbol angezeigt, sofern verfügbare Stunden vorhanden sind, bei einer Verfügbarkeit von null wird kein Ampelsymbol dargestellt. Die Ausrichtung der Werte in den Summenzeilen folgt der Definition in der Feldauswahl, während das Ampel-Symbol immer zentriert angezeigt wird.
Negative Werte werden rot hervorgehoben.
Für die einzelne MA-Zuordnung berücksichtigte Felder
Derzeit werden folgende Felder vom Datensatz aus der MA-Planung auf die einzeln angelegten Mitarbeiterzuordnungen übernommen:
- Mitarbeiter
- Berufsgruppe
- Prozess
- Kategorie
- Kostentypen
- Vorgemerkt
- Sollkosten/Stunde
- Sollerlös/Stunde
Weitere Felder können zwar eingefügt werden, werden allerdings nicht für die einzeln erstellten Mitarbeiterzuordnungen berücksichtigt.
Beispiel
| Das Feld "Vorgemerkt" (Spalte "V") wird allgemein für die Zeile definiert:  Diese Information wird auch auf die einzeln erstellten Mitarbeiterzuordnungen übernommen:  |
Ablauf
Die Planung der Mitarbeiter kann im Fenster "Mitarbeiterplanung" oder direkt bei einem Vorgang/Einsatz erfolgen.
Nutzung der MA-Planung für Vorgang/Einsatz aktivieren
Damit mit den oben genannten Einstellungen für einen neuen Vorgang/Einsatz die MA-Planung genutzt werden kann, sind folgende Felder einzustellen:
| Feld | Ausprägung | Beschreibung |
| MAZ steuert (MAZ-Strg) | Matrix | |
| Soll-Anfang | beliebiges Startdatum | Das Feld darf nicht leer sein. Falls der Parameter "MAZ-Matrix: S-Anfang/Ende muss Planungseinheit entsprechen" auf "Ja" gestellt ist, muss der eingegebene Soll-Anfang dem Startzeitpunkt einer Planungseinheit entsprechen. Beispiel: Planungseinheit lt. Planungsperiode für die MAZ-Matrix = Monat → der Soll-Anfang muss ein Monatserster sein |
beliebiges Endedatum | Das Feld darf nicht leer sein. Falls der Parameter "MAZ-Matrix: S-Anfang/Ende muss Planungseinheit entsprechen" auf "Ja" gestellt ist, muss das eingegebene Soll-Ende dem Endezeitpunkt einer Planungseinheit entsprechen. Beispiel: Planungseinheit lt. Planungsperiode für die MAZ-Matrix = Monat → das Soll-Ende muss ein Monatsletzter sein |
Beispiel neuer Einsatz
| Folgender Einsatz wurde soeben neu angelegt, um die benötigten Mitarbeiterkapazitäten mit der MA-Planung zu planen. Der Planungszeitraum wurde lediglich auf den 15. Juli gesetzt:  |
Neuen Mitarbeiter hinzufügen
Optionaler Bereich Einsatzfenster/Projektplan
Mit "Neu" im Bereich "MA-Planung" wird eine neue Zeile erfasst, der Mitarbeiter ausgewählt und werden die Stunden für den angezeigten Monat erfasst.
Sobald Stunden für eine Planungseinheit erfasst werden, wird im Reiter "MA-Zuordnung" eine Mitarbeiterzuordnung für den Zeitraum angelegt.
Beispiel
| Erfassen und Speichern der neuen Zeile: Mitarbeiterin "Wilhemine Maier" wird für die Monate Juli, August und September verplant.  In den Mitarbeiterzuordnungen (Bereich "MA-Zuordnung") wurden folgende Zeilen automatisch angelegt:  |
Hinweis
| Werden in der MA-Planung die Stunden aus einer Planungseinheit gelöscht, bleibt der Eintrag in den Mitarbeiterzuordnungen im Hintergrund (für den Mitarbeiter und den Zeitraum) weiterhin bestehen. |
Fenster "Mitarbeiterplanung"
Im Fenster "MA-Planung" können Sie über eine Neuanlage Mitarbeiter zu einem Vorgang/Einsatz hinzufügen. Dabei werden für die Eingabe die Felder anhand der aktuell ausgewählten Zeile ermittelt und vorgeschlagen – diese können noch abgeändert werden:
Es wird eine neue Mitarbeiterzuordnung für den Zeitraum angelegt, in der Sie die Planstunden hinterlegen können.
Handelt es sich um einen Vorgang/Einsatz, bei dem die Nutzung der MA-Planung über das Feld MAZ steuert (MAZ-Strg) noch nicht aktiviert ist, wird durch die Neuanlage das Feld automatisch auf die Ausprägung "Matrix" umgestellt. Sind für den umzustellenden Vorgang/Einsatz bereits MA-Zuordnungen vorhanden, werden diese für die Nutzung der MA-Planung angepasst und die Planstunden gleichmäßig auf die einzelnen Planungseinheiten aufgeteilt.
Ändern des Planungszeitraums
Für die Änderung des Planungszeitraums am Einsatz bzw. am Vorgang gibt es unterschiedliche Möglichkeiten.
Erweitern
Hinweis
| Die Funktion Planungszeitraum erweitern ist nur im Fenster "MA-Planung" vorhanden. |
Im Fenster "Mitarbeiterplanung" steht Ihnen im Menü unter "Funktionen" bzw. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) die Funktion "Planungszeitraum erweitern" zur Verfügung.
Mitarbeiterzuordnungen, deren Planungseinheiten nicht zur Gänze in den Zeitraum fallen, der in den Einstiegsfeldern definiert ist, werden farblich hinterlegt. Mit der Funktion "Planungszeitraum erweitern" können diese Planungseinheiten erweitert werden.
Beispiel: Funktionen zum Erweitern des Planungszeitraums
| Hier wird über die farbliche Hinterlegung dargestellt, dass die Planungseinheit außerhalb des Planungszeitraums des Einsatzes/Vorgangs liegt.  Hintergrund: Der Einsatz 9348 endet mit Mai 2025:  In den Planungseinheiten, die außerhalb des Planungszeitraums liegen, kann über die Funktion "Planungszeitraum erweitern" im Kontextmenü der Planungszeitraum des Vorgangs erweitert werden.  Dadurch ändert sich das Soll-Ende am Vorgang auf den 30. Juni und die Planungseinheit wird mit weißem Hintergrund dargestellt:   |
Hinweis
| Die im Anschluss beschriebenen Funktionen zum Ändern des Planungszeitraums werden nur über den optionalen Bereich "MA-Planung" in den Einsatzfenstern bzw. im Projektplan angeboten. |
Verlängern
Im Menü unter "Funktionen" bzw. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auf einer Planungseinheit kann eine neue Planungseinheit eingefügt (neue Spalte davor) bzw. angehängt (neue Spalte danach) werden.
Beispiel
| Der nachfolgende Einsatz ist von April bis Juni 2024 geplant:  Durch Anhängen einer Planungseinheit ändert sich der Planungszeitraum am Vorgang und es wird die zusätzliche Planungseinheit dargestellt:  Danach können die geplanten Stunden für Juli 2024 eingegeben werden:  In den MA-Zuordnungen werden die geplanten Einträge erstellt:  |
Löschen
Im Menü unter "Funktionen" bzw. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auf einer Planungseinheit kann diese gelöscht werden.
Beim Löschen von Planungseinheiten werden die Werte der nachfolgenden Planungseinheiten vorgezogen.
Handelt es sich beim Löschen um die letzte Planungseinheit, wird der Planungszeitraum des Vorgangs gekürzt.
Beispiel: Funktionen zum Löschen einer Planungseinheit
|  Wird die vorletzte Planungseinheit gelöscht, erscheint eine demensprechende Hinweismeldung, dass die nachfolgende Planungseinheit durch das Löschen vorgezogen wird.  Ergebnis nach Löschen der Planungseinheit: Die Werte aus Juli wurden in den Juni übernommen.  |
Verschieben
Im Menü unter "Funktionen" bzw. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auf einer Planungseinheit können alle Planungseinheiten um eine Planungseinheit nach vor (früher) bzw. hinten (später) verschoben werden.
Die Funktionen zum Verschieben des Planungszeitraums können nur in den optionalen Bereichen ausgeführt werden. Im Fenster "MA-Planung" stehen Ihnen die Funktionen nicht zur Verfügung.
Beispiel: Funktionen zum Verschieben des Planungszeitraums
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Kürzen
Das Einkürzen funktioniert auch durch die Änderung des Planungszeitraums direkt am Vorgang. Dies ist allerdings nur dann zulässig, wenn im Zeitraum, der entfernt werden soll, keine Stunden mehr geplant sind.
Beispiel zum Einkürzen des Planungszeitraums
| Die letzte Planungseinheit (Spalte für Oktober) soll wieder entfernt werden:  Dies gelingt durch Bearbeiten des Einsatzes und Ändern des Soll-Ende-Datums auf 30. Juni:  Durch die Änderung am Einsatz wird die Planungseinheit Oktober nicht mehr angezeigt. |
Stunden für gesamten Zeitraum eingeben
Sollen Stunden für den gesamten Zeitraum geplant werden, kann im Bereich "MA-Planung" die Funktion "Stunden für gesamten Zeitraum eingeben" verwendet werden. Die Funktion kann im Kontextmenü aufgerufen werden.
Beispiel
| Es wurden bereits Werte geplant, diese sollen nochmal überschrieben werden mit einem gesamten geplanten Aufwand in der Höhe von 60 Stunden.   Aufgrund der Tatsache, dass bereits Stunden geplant waren, erscheint eine Hinweismeldung, dass bereits Stunden für die aktuelle Zeile geplant worden sind und ob diese überschrieben werden sollen.  Das Ergebnis nach Ausführen der Funktion zeigt, dass pro Planungseinheit 20 Stunden geplant wurden:  |
Stunden in die weiteren Planungseinheiten übertragen
Mithilfe der Kontextmenü-Funktion "Stunden in die weiteren Planungseinheiten übertragen" kann der Stundeneintrag in die nachfolgenden Planungseinheiten übernommen werden.
Beispiel
| Im nachfolgenden Beispiel wird mit Ausführen der Funktion "Stunden in die weiteren Planungseinheiten übertragen" der geplante Aufwand von 15 Stunden in die nachfolgenden Monate übertragen.  Nach Ausführen der Funktion wurden auch in den Monaten Juli bis September jeweils 15 Stunden geplant.  |
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