Mitarbeiterplanung
Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP.
Personaleinsatzplanung → Kapazitätsplanung → MitarbeiterplanungDas Fenster "Mitarbeiterplanung" bietet Ihnen eine Übersicht zur einfachen Kontrolle bereits verplanter Mitarbeiter bzw. Projekte in einem bestimmten Zeitraum.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenster mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Anhand der Einstiegsfelder können Sie eine Vorfilterung für einen bestimmten Zeitraum vornehmen und die Daten je nach Bedarf auf jeweils einen/eine/ein oder mehrere Mitarbeiter, Berufsgruppen oder Projekte einschränken.
Damit die geplanten Einsätze/Vorgänge korrekt geladen werden, müssen alle eingeblendeten Einstiegsfelder mit Tabulator durchbestätigt werden bzw. kann das Fenster durch die Tastenkombinaton "Strg+Enter" geladen werden.
Bei Änderungen der Einstiegsfelder wird ein entsprechender Hinweis angezeigt, dass aufgrund der geänderten Filtereinstellungen das Fenster neu geladen werden muss.
Hinweis zur Ermittlung von plan- und verfügbaren Stunden in Firmengruppen
 | Wird im Einstiegsfeld "Firma/Firmengruppe" die Firmengruppe ausgewählt, werden die verfügbaren MA-Kapazitäten anhand der CRM Hauptfirma ermittelt. Für die Planstunden werden alle geplanten Stunden der Firmen, welche der Firmengruppe zugeordnet sind, berücksichtigt. |
MA-Planung
Im Bereich MA-Planung werden die Suchergebnisse je nach Vorfilterung anhand der Einstiegsfelder angezeigt. Es werden alle Einsätze/Vorgänge sowie deren MA-Zuordnungen geladen. Voraussetzung für die Anzeige von Einträgen in der MA-Planung ist, dass das Feld MAZ-Strg am Einsatz/Vorgang die Ausprägung "Matrix" aufweist.
Hinweis
| Bei der Angabe des Zeitraums können maximal 60 Planungseinheiten geladen werden. Überschreitet der angegebene Zeitraum in den Einstiegsfeldern diesen Wert, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung, dass aufgrund Ihrer Eingaben in den Einstiegsfeldern "Datum von" und "Datum Bis" XY Planungseinheiten geladen werden würden.  |
Weitere Informationen zum Planen von Mitarbeitern über die MA-Planung finden Sie unter Planen von Mitarbeiterkapazitäten mit der MA-Planung.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Neu | Es können neue Datensätze angelegt bzw. zu bestehenden Einsätzen weitere Mitarbeiter zugeordnet werden. Wird die Mitarbeiterzuordnung für einen Einsatz angelegt, bei dem die Mitarbeitersteuerung nicht aktiviert ist, wird im Zuge der Neuanlage das Feld "MAZ-Strg" automatisch aktivert. |
 Bearbeiten | Die Bearbeitung bietet Ihnen die Möglichkeit, den Mitarbeiter zu ändern. Weiters können durch die Bearbeitung die Stunden in den Planungseinheiten abgeändert werden. |
 Stunden für gesamten Zeitraum eingeben | Mit dieser Funktion können Sie die Stunden für den gesamten Zeitraum erfassen. Die eingebenen Stunden werden auf die angezeigten Planungseinheiten aufgeteilt. |
| Wert in die weiteren Planungseinheiten übertragen | Mit dieser Funktion können Sie die geplanten Stunden einer Planungseinheit in die angezeigten Planungseinheiten übertragen. Sind im angezeigten Zeitraum bereits Stunden verplant, erscheint ein dementsprechender Hinweis, dass für die akutelle Zeile bereits Stunden geplant worden sind und ob diese Werte überschrieben werden sollen.  |
 Zuordnungen anzeigen | Für den ausgewählten Zeitbereich und Mitarbeiter werden alle Vorgang-Mitarbeiter-Zuordnungen angezeigt. |
| Planungszeitraum erweitern | Anhand dieser Funktion können Sie den Planungszeitraum des Einsatzes/Vorgangs verlängern. Planungseinheiten, die nicht in den Zeitraum fallen, werden gelb hinterlegt dargestellt. Wenn Sie die Funktion auf einer solchen Planungseinheit ausführen, wird der Zeitraum um diesen verlängert. |
| Summenzeilen für Kapazitäten anzeigen | Wird diese Option aktiviert, werden die Summenzeilen eingeblendet. Die Summenzeilen zeigen für jede Zeiteinheit sowie für den gesamten Auswertungszeitraum die verfügbaren, die geplanten und die freien Stunden an. Unter Darstellung Summenzeilen finden Sie weitere Informationen. |
| Automatisch Spalte fixieren | Wird diese Option aktiviert, wird der Beschreibungsteil im linken Bereich automatisch "fixiert". Somit wird beim horizontalen Scrollen der linke Bereich stets angezeigt. |
Hintergrundinfos
Einstellen der Planungseinheiten
In welchem Zeitraum die Darstellung der Einsätze/Vorgänge mit den zugeordneten Mitarbeitern erfolgt, wird per Parameter gesteuert. Durch die Hinterlegung der Planungsperiode werden die Planungseinheiten zum Beispiel monatlich, je KW oder tagweise angezeigt.
Den Parameter finden Sie im Paket PEP unter Stammdaten → Einstellungen → PEP Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → Einsätze → MAZ-Matrix: Planungsperiode
Hier muss die Planungsperiode hinterlegt werden, die für die Planung mit der MAZ-Matrix und auch für die Kapazitätssuche verwendet werden soll. Die Planungseinheiten der MAZ-Matrix (das sind die einzelnen Zeitbereiche, für die in der Matrix geplant bzw. in der Kapazitätssuche ausgewertet wird) werden anhand des auf der Planungsperiode hinterlegten Auswertungsrasters erstellt. Bleibt der Parameter leer, wird als Rückfallebene ein Monatsraster als Planungsperiode angenommen. Anmerkung zu firmenbezogenen Einstellungen: Für den Bereich "MA-Planung" in den Einsatz- und Vorgangsfenstern wird der Parameter anhand der Firmennummer des jeweiligen Einsatzes/Vorgangs ausgelesen. Im Fenster "MA-Planung", wo alle Einsätze/Vorgänge einer Firmengruppe geladen werden, wird der Parameter laut Hauptfirma ausgelesen. |
Darstellen von Planungseinheiten außerhalb des Planungszeitraums
Befindet sich eine Planungseinheit nicht mehr im Zeitraum des Einsatzes/Vorganges wird diese farblich markiert, damit ersichtlich ist, dass in dieser Spalte/Zeile keine Werte hinterlegt werden können.
Beispiel
 | Der Einsatz/Vorgang ist für den Zeitraum vom 01.04.2024 bis 31.05.2024 geplant worden. Über die Filterung der Einstiegsfelder wird Ihnen der Zeitraum 01.03.2024 bis 30.06.2024 angezeigt. Jene Planungseinheiten, die außerhalb des Zeitraums des Einsatzes/Vorganges liegen, werden farblich dargestellt. Über die Funktion "Planungszeitraum erweitern" können die Zuordnungen um die jeweilige Planungseinheit erweitert werden.  |
Darstellung Summenzeilen
Summenzeilen für Kapazitäten können unter Ansicht → Summenzeilen für Kapazitäten anzeigen ein- oder ausgeblendet werden.
Die Summenzeilen geben Ihnen auf einen Blick die Gesamtauslastung je Planungseinheit bzw. den gesamten Zeitraum.
Die Summen in den Spalten "Plan", "Verfügbar" und "Frei" werden pro Mitarbeiter nur einmal gezählt.
Wenn der Parameter "Mitarbeiterplanung: Prozess der MAZ für Ermittlung der verfügbaren Stunden berücksichtigen" auf "Ja" gesetzt ist, werden die Stunden pro Mitarbeiter und Prozess ermittelt.
Bei der Eingabe von Stunden für den gesamten Zeitraum (Funktion Stunden für gesamten Zeitraum eingeben) oder beim Übertragen von Werten in weitere Planungseinheiten (Funktion Wert in die weiteren Planungseinheiten übertragen) werden die Kapazitäten der betroffenen Summen automatisch angepasst.
In den Summenzeilen wird zusätzlich das Ampel-Symbol angezeigt, sofern verfügbare Stunden vorhanden sind, bei einer Verfügbarkeit von null wird kein Ampelsymbol dargestellt. Die Ausrichtung der Werte in den Summenzeilen folgt der Definition in der Feldauswahl, während das Ampel-Symbol immer zentriert angezeigt wird.
Negative Werte werden rot hervorgehoben.
