Meldungsverwaltung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.Meldungsverwaltung
Die Meldungsverwaltung kann im Bereich des Service ab der Version 24.25 verwendet werden.
Folgende Fenster werden für die Meldungsverwaltung benötigt:
- Meldungsarten
- Meldungsübersicht
- Instandhaltungsgruppen, um die Meldungsartenzuordnung vornehmen zu können
Meldungsarten
Unter Warenwirtschaft → Stammdaten → Lager → Meldungsarten werden die Meldungsarten angelegt und es wird definiert, welche im Unternehmen verwendet werden.
Den Meldungsarten werden Instandhaltungsmaßnahmen zugeordnet und es wird definiert, welche Aktionen bei Fertigmeldung der Meldung gesetzt werden bzw. auch ob offene Meldungen am internen Auftragsschein, der Auftragsbestätigung, dem Lieferschein und der Rechnung angedruckt werden sollen.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Meldungsartenzuordnung
Die Meldungsarten werden über Warenwirtschaft → Stammdaten → Lager → Instandhaltungsgruppen zugeordnet.
Je Instandhaltungsgruppe können mehrere Meldungsarten zugeordnet werden.
Hinweis
 | Hat eine Instandhaltungsgruppe keine Meldungsart zugeordnet, ist es nicht möglich, eine Meldung in der Meldungsübersicht für diese zu erfassen. Die Meldungsartenzuordnung bezieht sich rein auf die Instandhaltungsgruppe, nicht auf die Maßnahmenzuordnung. |
Die notwendigen Maßnahmen können sowohl in der Meldungsart als auch in der Meldungsartenzuordnung hinterlegt werden.
Hinweis
| Ist die Maßnahme auf der Meldungsart hinterlegt worden, so ist dies in der Meldungsartenzuordnung im Feld "Maßnahme-Bez" mit dem Hinweis "(lt. Meldungsart)" ersichtlich. |
Meldungsübersicht
Die Meldungsübersicht ist unter Warenwirtschaft → Lager → Instandhaltung → Meldungsübersicht aufrufbar.
In der Meldungsübersicht werden die erfassten Meldungen angezeigt und können über die Einstiegsfelder eingeschränkt gelistet werden.
Zur Meldung können folgende Detailbereiche aktiviert werden:
- Anmerkung (Notizen können zur jeweiligen Meldung erfasst werden und werden bei Einsatz- oder Auftragsanlage übergeben)
- Einsätze (Einsätze zur jeweiligen Meldung)
- Auftragspositionen (Auftragspositionen zur jeweiligen Meldung)
- Dokumente (der jeweiligen Meldung zugeordnete Dokumente)
Hinweis
| Die Detailreiter (Bereiche) können im Layout individuell angepasst werden. |
Neuanlage einer Meldung
Das Erfassen einer Meldung erfolgt in der Meldungsübersicht. Der Aufruf der Meldungsübersicht ist ebenso über den Seriennummern-Navigator und über das Seriennummern-Cockpit möglich.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Die Bearbeitung von Meldungen kann "manuell" in der Meldungsübersicht oder über "Auftragsposition(en)" und "Einsätze" erfolgen.
Hinweis
| Bei Meldungen, die "manuell bearbeitet werden und keinem Einsatz oder Serviceauftrag zugeordnet sind, kann nach dem Setzen des Status "Meldung erledigt" dieser wieder zurückgesetzt werden. Es erfolgen keinerlei Prüfungen. |
Auftragsposition/Einsatz zur Meldung anlegen
Mit dem Status "Meldung neu", "Meldung gesichtet", "Aktion gestartet" und "Aktion ausgeführt" ist es möglich, für die Meldung eine Serviceauftragsposition und/oder einen Einsatz anzulegen. Nach der Anlage werden diese als Information im Meldungsjournal angezeigt.
Sobald eine Serviceauftragsposition oder ein Einsatz zur Meldung angelegt worden ist, wird der Status der Meldung auf "Aktion gestartet" gestellt. Ein manuelles Ändern des Status ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich.
Nachdem der Auftrag abgeschlossen worden ist (je nach Erfassungsart sind dafür unterschiedliche Aktionen ausschlaggebend), ist die Meldung abgeschlossen.
Als Status wird jener gesetzt, der auf der Meldungsart im Feld "Aktion bei Fertigmeldung" definiert worden ist.
Hinweis
| Es wird "nur" für "fertig abgeschlossene" Meldungen ein Lebenslaufeintrag erzeugt, sofern auf der Meldung eine Maßnahme steht. Welche Meldungen zu einer Seriennummer eingelangt und durchgeführt worden sind, ist immer über die Meldungsübersicht nachvollziehbar. |
Sind zu einer Meldung ein Serviceauftrag und z. B. eine Rechnung erstellt worden und muss diese Rechnung wieder storniert werden, so wird danach der Meldungsstatus wieder zurückgesetzt und im Meldungsjournal vermerkt. Das Gleiche gilt für Erfassungsarten, wo z. B. der Lieferschein die letzte Instanz ist.
Hinweis
| Ist der Parameter "Personenzuordnungen: mit überlappenden Zeiten zulassen" im Paket PEP → Stammdaten → Einstellungen → PEP Parameter → PEP & PM - Allgemein/BDE/KM → "Allgemeine Einstellungen" auf "0 - Nie" eingestellt, dürfen bei der Anlage eines Einsatzes aus der Übersicht der Meldungen keine zeitlichen Überschneidungen entstehen. Es erscheint eine Hinweismeldung, bei welchem Mitarbeiter es in welchem Zeitraum zu Überschneidungen mit welchem Einsatz kommen würde. Die Anlage des Einsatzes wird damit unterbunden.  |
Meldungen über die Instandhaltungsübersicht
In der Instandhaltungsübersicht werden "offene Meldungen" zu einer Seriennummer angezeigt.
Mittels Link kommt man direkt aus der Instandhaltungsübersicht auf die offene Meldung.
In der Meldungsübersicht kann die Meldung nun auf einen neuen oder bestehenden Auftrag zugeordnet werden.
Manuelle Fertigmeldung einer Auftrags- oder Angebotsposition mit Meldung
Durchgeführte Meldungen werden im Zuge der automatischen Auftragsfertigmeldung lt. dem Feld "Aktion bei Fertigmeldung (lt. Meldungsart)" in der Meldungsübersicht gekennzeichnet.
Wird eine Auftragsposition manuell fertiggemeldet, so wird der Meldungsstatus ebenfalls gesetzt. Beim Aufheben der manuellen Fertigmeldung wird der Status wieder auf "Aktion gestartet" zurückgesetzt.
Wird mit Fertigmeldungsgründen (Fertigmeldungsgründe-Verkauf) gearbeitet, kann über diese gesteuert werden, ob bei der manuellen Fertigmeldung gleichzeitig die Maßnahme fertiggemeldet werden soll.
Dies erfolgt über das Feld "Instandhaltung fertig melden".
Hinweis
| Bei Fertigmeldungsgründen für den Auftrag steht dieses Feld im Standard auf "Ja", bei jenen für die Angebote auf "Nein". |
Kurzzusammenfassung
- Im Zuge einer Neuanlage kann zwischen dem Status "Meldung neu" und "Meldung gesichtet" umgeschaltet werden. Sofern die Meldung noch keine Auftragsposition oder keinen Einsatz zugeordnet hat, können nach der Neuanlage immer "alle" Status gesetzt werden.
- Ab einem höheren Status als "Aktion gestartet" kann kein Auftrag oder Einsatz mehr angelegt werden.
- Der Lebenslaufeintrag wird nur dann geschrieben, wenn eine Meldung mit zugeordneter Maßnahme und einem Servicetermin auf den Status "Meldung erledigt" gesetzt wird.
- Sobald eine Meldung eine Auftragsposition oder einen Einsatz zugeordnet hat, können die Status nicht mehr manuell gesetzt werden.
- Werden alle Auftragspositionen und/oder Einsätze zu einer Meldung wieder gelöscht, so wird der Status der Meldung automatisch auf "Meldung gesichtet" gestellt.
- Gibt es zu einer Meldung zum Beispiel eine Auftragsposition und wird diese automatisch fertiggemeldet, so wird der Meldungsstatus lt. Meldungsart (Aktion bei Fertigmeldung) gesetzt.
- Ist die Auftragsposition automatisch fertiggemeldet worden und erfolgt ein Storno (Lieferschein oder Rechnung - je nach Erfassungsart), so wird der Status auf "Aktion gestartet" gestellt.
- Ist auf der Meldung der Status "Aktion gestartet" manuell gesetzt worden, so ist es danach nicht mehr möglich, eine Auftragsposition oder einen Einsatz anzulegen.
- Ist die Meldung automatisch auf "Aktion gestartet" gesetzt worden, so ist es möglich, mehrere Auftragspositionen/Einsätze zu der Meldung anzulegen, solange die Meldung nicht auf dem Status lt. Meldungsart (Aktion bei Fertigmeldung) steht.
