BMD Web: Eingangsrechnungskontrolle
Grundlegende Informationen zur BMD Web Eingangsrechnungskontrolle finden Sie unter BMD Web: Eingangsrechnungskontrolle.In diesem Fenster können Sie, ähnlich wie Sie es in der Eingangsrechnungskontrolle in der NTCS gewöhnt sind, Eingangrechnungen inklusive Dokumente und Kostendaten erfassen, bearbeiten, kontieren und freigeben.
Die BMD Web-Ansicht der ER-Kontrolle ist standardmäßig untergliedert in folgende Detailbereiche:
- Einstiegsfelder
- Eingangsrechnungen
- Dokumentenvorschau/Lieferanteninfo
- Kontierung/Kostenaufteilung
Buchungsbezogene Notiz
Für die buchungsbezogene Notiz gibt es in der Web-ER-Kontrolle keinen eigenen Bereich wie in der NTCS ER-Kontrolle, aber sie kann als zusätzlicher Reiter "Notiz" mit Bearbeitungsfunktion im Bereich der Dokumentenvorschau neben den Reitern "Dokumentenvorschau" und "Lieferanteninfo" über die Layoutgestaltung ergänzt werden.
Die buchungsbezogene Notiz kann auch im Bereich Eingangsrechnungen als eigenes Feld/eigene Spalte "Notiz" angezeigt bzw. auch erfasst werden und wird im Mouseover-Text angezeigt. Es ist auch möglich, beinhaltend in der Spalte "Notiz" zu filtern/suchen.
Sie können Ihre Web-Oberfläche individuell gestalten:
- Die einzelnen Bereiche können rechts oben über die Schaltfläche weitere Funktionen
→ "Layout ändern" beliebig angeordnet und optionale Bereiche ein- bzw. ausblendet werden. - Über die Funktionen "Erweitern"
bzw. "Verkleinern" 
der jeweiligen Bereiche können diese vollständig angezeigt oder eingeklappt werden. - Der Zeilenabstand kann je nach individuellem Geschmack rechts oben über die Schaltfläche "Extras" (dargestellt als Zahnrad) zwischen "Kompakt" und "Standard" gewechselt werden.
Die in der BMD Web geänderten Einstellungen werden automatisch userbezogen gespeichert und können bei Bedarf über die weiteren Funktionen mit "Layout zurücksetzen" wieder auf den Standard zurückgestellt werden.
Sollen Layouteinstellungen für mehrere oder alle User oder soll ein neuer Standard festgelegt werden, kann dies im jeweiligen Programm in der NTCS oder auch im BMD Web erfolgen. In der NTCS steigen Sie dazu im jeweiligen Programm in das Burger-Menü unter "Administration" ein. Eine nähere Beschreibung zu den hier gelisteten Funktionen finden Sie in der Onlinehilfe Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design im Punkt Administration.
Wie Sie als Administrator in der NTCS das Layout für einen bestimmten User oder gesamt für alle User gestalten/kopieren oder die Änderung der Layoutgestaltung durch die einzelnen Benutzer sperren können, wird im Lernvideo 
Wie administriere ich die Layouts und Sichtbarkeiten in Fenstern mit flexiblen Layouts? gezeigt.
Wie administriere ich die Layouts und Sichtbarkeiten in Fenstern mit flexiblen Layouts? gezeigt.Adäquat dazu kann die Layoutgestaltung auch im jeweiligen Programm im BMD Web rechts oben über die Schaltfläche weitere Funktionen → "Layout ändern" bzw. können unter "erweitert" die Liste der Layouts sowie das Speichern als Standard bzw. für Layoutgruppe aufgerufen werden.
→ "Layout ändern" bzw. können unter "erweitert" die Liste der Layouts sowie das Speichern als Standard bzw. für Layoutgruppe aufgerufen werden. Es wird empfohlen, Änderungen bzw. die Speicherung von Standardlayouts an Randzeiten bzw. nur wenn alle anderen Benutzer das betroffene Fenster geschlossen haben, durchzuführen, um Konflikte zu vermeiden.
Die Feldauswahl kann der Web-Anbieter in der NTCS in der ER-Kontrolle einstellen.
Aber auch der Web-User kann die Feldauswahl in der Web-ER-Kontrolle über die Schaltfläche "Einstellungen" 
im jeweiligen Bereich definieren, wenn die dafür notwendige Berechtigung vorhanden ist.
im jeweiligen Bereich definieren, wenn die dafür notwendige Berechtigung vorhanden ist.Nach Anpassung der Feldauswahl können die Einstellungen mit "Speichern" oder "Speichern unter..." (mit der Plattformart "BMDWeb") dauerhaft festgelegt werden.
Details zu den einzelnen Einstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten sind in der Onlinehilfe BMD Web: Allgemeine Bedienelemente beschrieben.
TAB-Taste bzw. TAB+Umschalt | Cursor springt ins nächste bzw. vorherige Eingabefeld. |
Suche (F4) | Im Feld "Konto" kann mit der Funktion "Suchen" mit dem Lupensymbol oder mit der Funktionstaste F4 in die Kontensuche gewechselt werden. |
Neu (F5) | In der Kontensuche kann mit der Funktion "Neu" bzw. F5 ein neues Konto angelegt werden. Damit die richtige Kontenart angelegt wird, muss zuvor auf den entsprechenden Reiter (Sachkonto oder Lieferanten) gewechselt werden. |
Abbrechen (ESC) | Durch einen Klick auf diese Schaltfläche kann eine noch nicht fertig erfasste Buchung wieder verworfen werden. |
Speichern (STRG+S) | Die fertig erfasste Buchung kann hiermit gespeichert werden. |
Neu | Mit dieser Funktion kann eine neue Eingangsrechnung erfasst werden. Solange die Eingangsrechnung nicht vollständig erfasst und anschließend freigegeben wird, kann diese unabhängig von einer vollständigen Kontierung nicht verbucht werden. Eine Verbuchung kann jedoch nicht in der Web-ER-Kontrolle, sondern nur in der NTCS durchgeführt werden. | ||
Bearbeiten | Mit dieser Funktion kann eine Eingangsrechnung nachträglich bearbeitet werden. Die Funktion ist inaktiv, wenn die Rechnung bereits verbucht worden ist. | ||
Löschen | Mit dieser Funktion kann eine Eingangsrechnung endgültig (inkl. Kontierung und Kostendatenerfassung) gelöscht werden. Wurde der Rechnung ein Rechnungsdokument zugeordnet, wird zusätzlich abgefragt, ob auch das Dokument gelöscht werden soll. Bei der Auswahl "Dokumente nicht löschen" wird dieses in der ER-Kontrolle gelöscht, aber im Archiv bleibt es erhalten. Auf das in der NTCS ER-Kontrolle hinterlegte Sicherungsverzeichnis kann aus der BMD Web ER-Kontrolle nicht zugegriffen werden. | ||
Freigabe | Mit dieser Funktion kann die Eingangsrechnung für den nächsten Verarbeitungschritt freigegeben werden. Nähere Informationen zur Rechnungsfreigabe finden Sie unter ER-Freigabe. | ||
Delegieren | Die Freigabe kann an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden. Die Funktion ist nur bei dem Mitarbeiter aktiv, bei dem die Rechnungen gerade zugeordnet sind. Über die Notiz können wichtige Informationen für den nächsten Mitarbeiter für die Freigabe oder Erledigung seiner Aufgabe erfasst werden. | ||
Import |
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Buchungsstatus | Der Buchungsstatus in der Eingangsrechnungskontrolle beschreibt den aktuellen Zustand einer Rechnung hinsichtlich ihrer Vollständigkeit und Freigabe zum Buchen. Es gibt verschiedene Kennzeichen, die den Status einer Rechnung anzeigen:
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Aktionsprotokoll | Im Aktionsprotokoll werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnung mitprotokolliert. Es kann somit zu jedem Zeitpunkt festgestellt werden, welchem Arbeitsschritt (Buchungsstatus) bzw. welchem Mitarbeiter (Workflowstatus) die Rechnung zugeteilt wurde und auch im Nachhinein nachvollzogen werden, welchen Prozess die Rechnung bis zur Verbuchung durchlaufen hat. Beachten Sie auch die zusätzliche Möglichkeit, das Aktionsprotokoll als eigenen permanenten Reiter im rechten Bereich neben der Dokumentenvorschau bzw. Lieferanteninfo über die Layoutgestaltung hinzuzufügen. Beim Wechsel der Eingangsrechnung werden die Daten im Aktionsprotokoll automatisch aktualisiert. | ||
Extras |
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Extras | DMS: Mittels dieser Funktion kann man ein Dokument - ansehen - hochladen - zuordnen (aus Databox oder Archiv) - oder zum Dokument in DMS wechseln. |
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Interne Belegnummer | Die interne Belegnummer kann nur numerisch eingegeben werden. Die interne Belegnummer wird immer bei der Eingabe geprüft. Dabei wird geprüft, ob diese generell bereits in der ER-Kontrolle erfasst wurde. Bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen wird zusätzlich die interne und externe Belegnummer lt. Einstellung am Buchungssymbol geprüft. Wird eine Eingangsrechnung in die NTCS verbucht und es ist gewünscht, alphanumerische Werte in das Feld "Belegnummer" zu übernehmen, dann kann in der ER-Kontrolle anstatt der "internen Belegnummer" das Feld "interne Belegnummer (alphanumerisch)" verwendet werden. Dann wird diese Belegnummer anstelle der "internen Belegnummer" in die Buchhaltung übernommen. Die automatische Beleg-Nr.-Vergabe kann im ER-Kontrolle Parameter "Interne Beleg-Nr Vergabe" aktiviert/deaktiviert werden. Für die automatische Beleg-Nr.-Vergabe gilt:
Nach Eingabe der Belegnummer wird die Prüfung auf doppelte Belegnummern gestartet. Es wird entweder die "interne Belegnummer" oder die "interne Belegnummer (alphanumerisch)" in der gesamten Buchhaltung geprüft. Beide Felder können nicht gleichzeitig geprüft werden! Weitere Informationen zur internen Belegnummer finden Sie unter Belegnummernvergabe. | ||
Externe Belegnummer | In diesem Feld kann die externe Belegnummer erfasst werden. Mit dem Parameter "Prüfung ext. BelegNr" kann eingestellt werden, ob die externe Belegnummer bereits beim Erfassen bzw. Buchungen Importieren oder Verschieben aus BMD Scan in die ER-Kontrolle je Lieferant geprüft werden soll. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung ext.BelegNr Voraussetzung ist die Einstellung der Belegnummerprüfung am verwendeten Buchungssymbol im Bereich "Kontrollen" unter "Kontrolle externe Beleg-Nr". Hier ist "Kontrolle je PersKto/BuSymbol" zu hinterlegen. Die interne Belegnummer wird immer bei der Eingabe geprüft. Dabei wird geprüft, ob diese generell bereits in der ER-Kontrolle erfasst wurde. Bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen wird zusätzlich die interne und externe Belegnummer lt. Einstellung am Buchungssymbol geprüft. | ||
Belegdatum | Als Belegdatum wird das Tagesdatum vorgeschlagen, wenn es innerhalb des Wirtschaftsjahres liegt. Wenn dieses nicht im WJ liegt und der Parameter "Vorschlag Buchungsperiode" auf "Kein Vorschlag" eingestellt ist, erscheint folgende Meldung: "Das eingegebene Datum liegt außerhalb des Wirtschaftsjahres. Soll die Buchungsperiode auf Periode X gesetzt werden?" | ||
Valutadatum | Hier kann das Valutadatum der Rechnung übergeben werden. Bei der Eingabe wird eine Meldung ausgegeben, wenn das Valutadatum um mehr als ein Jahr vom Belegdatum abweicht. Wird das Valutadatum manuell eingegeben oder automatisch übernommen mittels Makro oder Parametereinstellung Valutadatum = Tagesdatum, wird anstatt des Belegdatums das Valutadatum für die Fälligkeitsberechnung herangezogen. Den o. a. Parameter finden Sie in der ER-Kontrolle unter Extras → Einstellungen für ER-Kontrolle → FIBU → Vorschlagswert Valutadatum. | ||
Lieferantenkonto | Eingabe des Lieferantenkontos. Ist das eingegebene Lieferantenkonto in der FIBU nicht vorhanden, kann dieses automatisch aus dem Standardkontenrahmen oder aus dem PersKto-Standardkontenrahmen übernommen werden (beispielsweise bei Firmengruppen). Beim Erfassen der Eingangsrechnung kann das Kontoblatt über Funktionen → Kontoblatt oder mit "Strg + K" geöffnet werden. Wurde bereits ein Konto erfasst, dann wird direkt auf das Kontoblatt des jeweiligen Kontos verzweigt. Wurde noch kein Konto erfasst, dann wird das Kontoblatt (ohne Kontenvorschlag) geöffnet und man kann mit F4 ein Konto suchen. Ist das Feld "Lieferantenkonto" befüllt, kann man über Funktionen → Kontostammdaten oder mit "Strg + N" in die Stammdaten des jeweiligen Kontos für etwaige Kontrollen oder Änderungen verzweigen. Mit der Funktionstaste  (F8) kann die UID-Nummern-Prüfung Stufe 2 aufgerufen werden. Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem die Prüfung mit F3 gestartet werden kann. Ist in den Parametern die Prüfung aktiviert und auf "Ja" gestellt, wird diese im Hintergrund durchgeführt und protokolliert. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein → Prüfung UID-Lieferanten Bei Eingabe einer ungültigen oder unbekannten UID-Nummer öffnet sich automatisch das Prüfungsprotokoll mit dem entsprechenden Vermerk. Hat ein Lieferant keine UID-Nummer, kann am Kontenstamm im Feld "UID-Nummer" der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt. | ||
Rechnungsart | Die Rechnungsart ist nur in Verbindung mit der WWS von Bedeutung und kann nur verändert werden, sobald in der Warenwirtschaft eine Warenannahme gebucht worden ist. Allerdings kann die Rechnungsart auch nur dann verändert werden, wenn noch kein Lieferschein (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet ist. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Verfügung:
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Buchungstext |  Funktion F4: Anzeige der zuletzt verwendeten ER-Buchungstexte des Kontos. Funktion F8: Anzeige und Bearbeitungsmöglichkeit der Buchungstextkürzel.Strg + F2: Kontobezeichnung übernehmen Hinweis
Standardmäßig werden die 10 häufigsten Buchungstexte zum bereits eingegebenen Konto in der Schnellsuche angezeigt. Datenbasis bilden die Buchungstexte der aktuellen FIBU sowie der Vorjahres-FIBU. Ist dies nicht gewünscht, kann man die Anzeige mittels Parameter auf inaktiv setzen. Die Einstellung finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Schnellsuche / KI-Suche → Buchungstext-Schnellsuche: Hier das Symbol  anklicken und das Häkchen bei "aktiv" entfernen. Diese Einstellung gilt gleichzeitig für den Buchungstext beim Erfassen als auch beim Kontieren.Wurde am Kontenstamm des Personenkontos ein "Vorschlag Buchungstext" hinterlegt, wird dieser als Buchungstext übernommen. Es kann auch ein Vorschlag für den Buchungstext am verwendeten Buchungssymbol hinterlegt werden. Für die Hinterlegung am Buchungssymbol ist zu beachten, ob beim Erfassen ein bestimmtes oder kein Buchungssymbol erfasst wird. Wird kein Buchungssymbol erfasst, gilt als Rückfallebene das Symbol "ER" und die Hinterlegung hat bei Bedarf hier zu erfolgen. Wurde am verwendeten Buchungssymbol im Feld "Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung)"eine Auswahl getroffen (Konto-, Gegenkonto-, Kostenstellenbezeichnung), so wird diese in den Buchungstext übernommen. Werden am verwendeten Buchungssymbol im Feld "Vorschlag Buchungstext" Textvariablen hinterlegt (nur wirksam, wenn Feld "Vorschlag Buchungstext (Bezeichnung )" auf "kein Vorschlag"), werden diese Texte bei Auffüllung der erforderlichen Datenfelder in der Erfassungsmaske der ER-Kontrolle, in das Feld Buchungstext übernommen. Verwaltung von Textkürzel: Sie können hier FIBU-bezogen oder allgemein Textkürzel für den Buchungstext anlegen und bearbeiten. Bei der nächsten Buchung wird durch die Eingabe des Textkürzels + Enter der hinterlegte Buchungstext automatisch in die Buchungszeile übernommen. Das Textkürzel kann 10-stellig (alphanumerisch) angelegt werden. Wenn keine allgemeinen Buchungstextkürzel vorhanden sind, können diese manuell über Extras → "Import allgemeine Kürzel" eingespielt werden. (NTCS-Verzeichnis/Daten/Standards/Account/STD/BUTEXTKUERZEL.csv) Vorhandene Textkürzel werden nicht überschrieben. Weiters können auch Buchungstexte mittels Variablen hinterlegt werden, welche nach Aufruf des Textkürzels + Enter automatisch durch den jeweiligen Text ersetzt werden. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass manche Variablen wie z. B. die Gegenkontobezeichnung bei der Erfassung noch als Variable angezeigt werden und erst bei der Verbuchung umgewandelt werden können. Die jeweiligen Textkürzel können mit dem Symbol  ausgewählt werden.Bei allen Platzhaltern, die sich auf Monat und Jahr beziehen, öffnet sich folgendes Fenster, in welchem das gewünschte Format angegeben werden kann.  Je nach Auswahl wird die entsprechende Variable gesetzt:  | ||
Betrag | In diesem Feld kann der Bruttobetrag der Eingangsrechnung erfasst werden. Ist im Buchungsprogramm im Parameter "Hinweis bei Buchungen ab 10.000,-" das gewünschte Belegsymbol hinterlegt, dann wird diese Betragsgrenze auch bei der ER-Kontrolle geprüft. Das heißt, bei der Erfassung einer ER wird bei der Betragseingabe die Prüfung durchgeführt und ggf. folgende Meldung ausgegeben: "Bitte überprüfen Sie zu Ihrer eigenen Sicherheit, ob die Rechnungsmerkmale vollständig sind, damit der Vorsteuerabzug nicht verloren geht!" Das Belegsymbol kann direkt bei der Erfassung eingegeben werden. Wird kein Symbol eingegeben, dann wird jenes Symbol geprüft, welches bei der letzten Verbuchung der Eingangsrechnungen aus der ER-Kontrolle eingegeben wurde. Dieses Buchungssymbol wird intern gespeichert und somit bei der nächsten Erfassung für die Prüfung herangezogen. | ||
ZZiel | Hier kann das Nettozahlungsziel in Tagen bzw. das konkrete Fälligkeitsdatum eingegeben werden. Standardmäßig wird auf die Zahlungskondition des Kontenstamms zurückgegriffen. Im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm kann hier ein Wert erfasst werden. Wird das Zahlungsziel 0 oder kein Zahlungsziel erfasst, wird die Rechnung ohne Zahlungsziel verbucht. Mittels Parameter kann das gewünschte Eingabeformat (Tage oder konkretes Fälligkeitsdatum) für die Fälligkeit festgelegt werden. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Zahlungskonditionen Eingabe Dieser Parameter greift für die Felder "ZZiel", "SktoTage" und "SktoTage2". | ||
SktoProz | Skonto-Prozent | ||
SktoTage | Skontofälligkeit in Tagen bzw. Fälligkeitsdatum. Standardmäßig wird auf die Zahlungskondition des Kontenstamms zurückgegriffen. Im Falle einer Abweichung vom Kontenstamm kann hier ein Wert erfasst werden. Mittels Parameter kann das gewünschte Eingabeformat (Tage oder konkretes Fälligkeitsdatum) für die Fälligkeit festgelegt werden. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Zahlungskonditionen Eingabe Dieser Parameter greift für die Felder "ZZiel", "SktoTage" und "SktoTage2". |
