Allgemeine Funktionen im Steuerfall
Einstellung der Ansicht – Layout
Auf der rechten Seite stehen Ihnen folgende Reiter zur Verfügung:
Ausfüllhilfe, Beilage, Dokumente, Feldinfo, Kontrolle, LinDa, Manz rdb, NWB-Datenbank (DE) und Notiz
Wenn in Ihrer Ansicht ein Reiter fehlt oder ein Reiter nicht mehr angezeigt werden soll, so können Sie dies mit Klick auf das Layout-Symbol 
ändern.
ändern.
Mit Klick auf "Bereiche" können Sie unter "Steuerfall - Cockpit - Unterbereiche" Ihre gewünschten Reiter auswählen, indem Sie gewünschte Bereiche anhaken oder das Häkchen entfernen.
Wir empfehlen Ihnen, auf jeden Fall zumindest die Bereiche "Ausfüllhilfe" und "Berechnung" zu nützen.
Alternativ dazu können Sie die gewünschten Bereiche auch direkt auf der rechten Seite im Steuerfall-Cockpit mit einem Klick auf das Symbol "+-" hinzufügen bzw. entfernen.
Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, so können Sie mit Klick auf "Abschließen von Layout ändern" Ihre Änderungen speichern und verwenden. Weiters haben Sie die Möglichkeit, die Änderung zu verwerfen oder das Layout auf den bei Ihnen gespeicherten Standard zurückzusetzen.
Weitere Informationen zur Bearbeitung des Layouts können Sie in diesem Dokument nachlesen: Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout
Übernahme aus Vorjahr
In der Menüleiste unter "Steuerfall" steht Ihnen die Funktion "Übernahme aus Vorjahr" zur Verfügung.
Im folgenden Fenster können sämtliche im Vorjahr eingegebene Daten sowie zugeordnete 
Nebenerklärungen bzw. 
Anlagen auswählt werden.
Nebenerklärungen bzw. Anlagen auswählt werden.
Speziell für Daten, die im Vorjahr händisch eingegeben wurden, ist diese Übernahmefunktion sehr hilfreich.
Werte, die aus dem Vorjahr übernommen wurden, sind in der Erklärung orange (hellbraun) eingefärbt, damit diese auf einen Blick erkennbar sind.
Falls Sie Werte aus dem Vorjahr übernommen haben, zu denen es im aktuellen Jahr neue Werte in der Mehr-/Weniger-Rechnung, im Pauschalierungsvergleich oder in der Fibu (U1) gibt, so werden die Vorjahreswerte automatisch mit den aktuellen Werten aus diesen Quellen überschrieben.
Hinzufügen weiterer Nebenformulare
Das Hinzufügen weiterer Nebenformulare ist auch bei geöffnetem Steuerfall mittels "+" möglich. Es wird das Fenster "Erklärungen zuordnen" aufgerufen und das hinzugefügte Formular wird im Steuerfall sofort angezeigt.
Löschen eines Nebenformulars
Falls Sie ein Nebenformular irrtümlich zugeordnet haben oder in diesem Erklärungsjahr nicht benötigen, so wählen Sie den Reiter dieses Nebenformulars aus und mit Klick auf die rechte Maustaste können Sie die Funktion "Formular löschen" ausführen.
Ausfüllhilfe
Bei der Ausfüllhilfe handelt es sich um die Erläuterungen für das Ausfüllen der Erklärung, die auch vom Finanzamt zur Verfügung gestellt werden.
Sollten Sie eine Ausfüllhilfe, für die gerade in Arbeit befindliche Erklärung benötigen, so klicken Sie rechts im Infobereich auf den Reiter "Ausfüllhilfe". Hier wird automatisch die Ausfüllhilfe des entsprechenden Formulars angezeigt.
Bei einem Feldwechsel in der Steuererklärung wird in der Ausfüllhilfe automatisch die dazugehörige Position angezeigt.
Eine weitere Möglichkeit zum Aufruf der Ausfüllhilfe: Wenn der Aufruf mit der Funktionstaste F1 im Feld einer Kennziffer gestartet wird, gelangt man direkt zur entsprechenden Position in der Ausfüllhilfe.
Suche - Gehe zu
Die Gesamtseite wurde im BMD Steuerfall nicht mehr umgesetzt, da die Suche nun seitenübergreifend funktioniert. Über das Feld Gehe zu (Shortcut Strg + G) kann gezielt nach einer bestimmten Kennzahl oder einem Text gesucht werden. Nach der Bestätigung wechselt das Programm automatisch zum entsprechenden Feld.
Beilagen und Notizen
In den NTCS Steuererklärungen gibt es die Möglichkeit, Beilagen bzw. Notizen anzulegen. Diese werden bestimmten Feldern bzw. Kennzahlen zugeordnet.
Wenn Sie im Feld einer Kennzahl auf die rechte Maustaste klicken, so stehen Ihnen die Funktionen "Beilage" und "Notiz" zur Verfügung.
Der Unterschied zwischen Beilage und Notiz besteht darin, dass es sich bei der Beilage um ein jahresbezogenes und bei der Notiz um ein jahresübergreifendes Dokument handelt.
Beilage: Beilagen können in jedem Jahr neu erfasst werden. Hier können Sie beispielsweise Tabellen mit Berechnungen oder jahresbezogene Anmerkungen erfassen.
Notiz: Die Notiz steht nach Erfassung automatisch auch in den vorherigen bzw. in den nächsten Jahren zur Verfügung.
Erstellte Beilagen und Notizen können im rechten Infobereich mit Klick auf die Reiter "Beilage" bzw. "Notiz" jederzeit angesehen werden. Sie können hier auch neue Beilagen bzw. Notizen anlegen oder löschen.
Am Reiter "Beilagen" haben Sie hier zusätzlich die Möglichkeit, eine Beilage aus dem Vorjahr oder alle Beilagen aus dem Vorjahr zu übernehmen.
Hinweis
 | Beilagen und Notizen werden bei der elektronischen Übermittlung nicht mitgesendet. |
Vorbehalt hinterlegen
Bei der Hinterlegung eines Vorbehalts handelt es sich um einen internen Hinweis, dass der Betrag in einem Feld noch ungewiss ist. Neben dem Feld wird ein "V!" ausgewiesen, welches auch am Ausdruck ersichtlich ist.
Der Vorbehalt wird neben dem Feld mit "V!" gekennzeichnet.
Der Vorbehalt kann mittels rechter Maustaste "Vorbehalt entfernen" wieder entfernt werden.
Um herauszufinden, ob und in welcher Kennzahl ein Vorbehalt hinterlegt wurde, klicken Sie rechts im Infofeld auf den Reiter "Kontrolle".
Wenn im Reiter "Kontrolle" ein Vorbehalt angezeigt wird, gelangen Sie mit Klick auf den Link "Zum Feld" direkt zur betroffenen Kennzahl.
Hinweis
 | Solange ein Vorbehalt hinterlegt ist, kann keine XML bzw. ELSTER-Datei erzeugt werden!  |
Dokumente zu Steuererklärungen
Wenn Sie ein Dokument zu einer speziellen Kennzahl im Formular hinzufügen möchten, funktioniert das mittels Drag & Dop. Das heißt, Sie ziehen das Dokument einfach zur gewünschten Kennzahl. Außerdem ist es möglich, mit rechter Maustaste - Dokumente ein Zuordnungsfenster zu öffnen, in dem Sie bereits im DMS archivierte Dokumente zuordnen können.
Durch das Kürzel "Dok" im Formular wird gekennzeichnet, dass zu dieser Kennzahl ein Dokument existiert. Im Reiter Dokumente des Infofeldes sehen Sie die zugeordneten Dateien und können diese im Vorschaufeld auch gleich ansehen. Im Reiter "Dokumente" werden alle Dokumente angezeigt, die dieser Steuererklärung zugeordnet wurden.
Auch zum Formular selbst können Dokumente hinzugefügt werden. Das funktioniert zum einen in der Steuererklärungsliste mittels Drag & Drop. Das Symbol in der Spalte Dok zeigt das Vorhandensein eines Dokumentes an.
In der Steuererklärung selbst gibt es neben dem Symbol für die Notizen ein Symbol, das die Zuordnung von Dokumenten zur gesamten Steuererklärung ermöglicht.
Hinweis
| Die der Steuererklärung hinzugefügten Dokumente werden nicht mit der xml-Datei ans Finanzamt übermittelt. |
Im Formular L1k wurde die Möglichkeit geschaffen, Dokumente den einzelnen Kindern zuzuordnen.
Es gibt eine Checkbox im Druckdialog, durch deren Aktivierung Sie die Dokumente gleich mit dem Formular mitdrucken können.
Die Dokumente werden in der Vorschau als Platzhalter angezeigt. Wenn Sie den Ausdruck dann am Drucker starten, wird das tatsächliche Dokument ausgegeben.
Übersicht
Auf der linken Seite steht Ihnen der Reiter "Übersicht" zur Verfügung. In dieser Übersicht werden die gesamten Daten des laufenden und ersten Vorjahrs, die im Haupt- bzw. in den Nebenformularen (Anlagen) erfasst sind, detailliert dargestellt. Diese Ansicht dient daher zur übersichtlichen Kontrolle der erfassten Werte. Mit Doppelklick auf eine Zeile wechselt man automatisch zum jeweiligen Formular bzw. Feld.
- Rote Zeilen: Kennzeichnen jene Positionen, die im Vorjahr enthalten waren, heuer jedoch nicht, um auf eventuell fehlende Angaben aufmerksam zu machen.
- Orange Zeilen: Kennzeichnen jene Positionen, die aus dem Vorjahr kopiert und nicht verändert wurden.
- Grüne Zeilen: Kennzeichnen jene Positionen, die aus den Stammdaten übernommen wurden bzw. Informationen, die aus anderen Fenstern kommen.
Betragsquelle
In den einzelnen Feldern der Steuererklärung kann eine Betragsquelle festgelegt werden, aus welcher der eingetragene Betrag stammt bzw. aus welcher er übernommen werden soll. Bei einer automatischen Datenübernahme aus einer hinterlegten Buchhaltung ist dieser Schritt grundsätzlich nicht notwendig. Allerdings wird auch hier immer angezeigt, woher der Betrag kommt ("Fib" für FIBU, "Bil" für Bilanz usw).
Der Aufruf der Funktion "Betragsquelle" erfolgt im ausgewählten Feld durch einen Klick auf die rechte Maustaste:
Detaillierte Informationen zur Betragsquelle erfahren Sie in diesem Hilfedokument: Betragsquelle in der Steuererklärung
Auswertungsdetail
Wenn auf einer Kennzahl in der Steuererklärung die Betragsquelle "Bil" angezeigt wird, so können Sie mit Klick auf die rechte Maustaste die Funktion "Auswertungsdetail" aufrufen und sehen auf einen Blick, von welchen Fibu-Konten der Wert zu dieser Steuerkennzahl stammt.
Konten zur Steuererklärung zuordnen
Wenn mehrere Vermietungsobjekte in einer FIBU gebucht werden, können die entsprechenden Konten den einzelnen Erklärungen zugeordnet werden.
Damit Sie die Funktion "Konten zur Steuererklärung zuordnen" verwenden können, ist es wichtig, dass die einzelnen Vermietungen in einer gemeinsamen Buchhaltung gebucht wurden. Allerdings müssen je Vermietung eigene Konten verwendet werden, um eine Saldentrennung zu ermöglichen. In der NTCS wird dann in einem Projekt eine gesammelte Überschussrechnung und eine gesammelte Auswertung Kennzahlen für die Steuererklärung aufbereitet. Mit dem Zuordnen der Konten zu den einzelnen Nebenerklärungen (E1b, E6b) werden nur die Werte herangezogen, die dem einzelnen Formular zugeordnet wurden.
Sind in der Fibu für jedes Vermietungsobjekt eigene Konten definiert worden, können diese in den Steuererklärungsformularen E1b/E6b zugeordnet werden. Diese Variante verursacht den geringsten Aufwand, da keine Kostenrechnung und keine weiteren Fibus erforderlich sind.
Die Kontenzuordnung erfolgt direkt in der Steuerklärung E1b/E6b unter dem Menüpunkt "Steuererklärung" mit der Funktion "Konten zur Steuererklärung zuordnen".
Die Zuordnung der Konten erfolgt entweder mit Doppelklick oder durch Verwendung der Pfeile in der mittleren Leiste. Mit den Pfeilen nach links können alle oder einzelne Konten wieder aus der Zuordnung entfernt werden:
Öffnet man die nächste E6b, wird im Formular nur mehr der Betrag der noch nicht zugeordneten Konten angezeigt. Im letzten Nebenformular ist grundsätzlich die Zuordnung der restlichen Konten nicht mehr notwendig. Startet man trotzdem die Funktion "Konten zur Steuererklärung zuordnen", so werden in der linken Liste nur noch die nicht zugeordneten Konten angezeigt, um eine doppelte Zuordnung zu verhindern.
Als Alternative zur Zuordnung der Konten zu den Steuererklärungen besteht auch noch die Möglichkeit der Hinterlegung einer Kostenstelle für die Steuererklärung. Diese Möglichkeit wird im nächsten Punkt beschrieben.
Hinterlegung einer Kostenstelle für die Steuererklärung
In den Steuererklärungen gibt es beispielsweise für Vermietungen die Möglichkeit eine Kostenstelle (bzw. Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich) zu hinterlegen, um damit eine Aufteilung der Vermietungen vornehmen zu können.
Folgende Voraussetzungen müssen für eine erfolgreiche Übernahme der Werte von der Kostenstelle in die jeweilige Kennzahl erfüllt sein:
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Die Hinterlegung einer Kostenstelle erfolgt entweder sofort beim Zuordnen der Steuererklärung, oder nachträglich im Formular unter Steuererklärung → Fibu hinterlegen. Neben der richtigen Auswahl der Firma und der Fibu sind in den Feldern "Kostentyp" und "Kosten-Nummer" die entsprechenden Einträge zu erfassen.
Dafür legen Sie je Vermietungsobjekt eine Kostenstelle an. Genaueres zur Anlage einer Kostenrechnung und der Kostenstellen finden Sie unter Erste Schritte. Allgemeine Kosten (wie Bankspesen) können prozentuell mittels Kostenschlüssel verteilt werden. Dies funktioniert durch Übernahme und Umlage.
Für die Übernahme der Werte aus der Fibu in die einzelnen Formulare müssen die Kennzahlen für die Steuererklärung aufbereitet werden und zuvor noch die Kosten in die Kore übernommen werden (siehe Übernahme und Umlage). Anschließend öffnet man das Formular E1b bzw. E6b und wählt unter Steuererklärung → Fibu hinterlegen. Hier hinterlegt man im Feld "Kostentyp" die Einstellung "Kostenstelle" und im Feld "Kosten-Nummer" die entsprechende Kostenstelle für dieses Vermietungsobjekt. Werden Kostenstellen auf andere Kostenstellen umgelegt, so muss in den Steuererklärungen die Umlagevariante hinterlegt werden, die für die Berechnung des Ergebnisses erforderlich ist.
Die Kostenrechnung bietet Ihnen auch Auswertungsmöglichkeiten je Kostenstelle. In der Bilanzierung verwenden Sie nur ein Bilanzprojekt und eine Auswertung.
Die Anlagenbuchhaltung wird gesamt geführt und kann sortiert nach Kostenstellen ausgewertet werden.
Übernahme aus Excel
In der Menüzeile der Steuererklärung steht Ihnen unter "Extras" die Funktion "Übernahme aus Excel" zur Verfügung.
Die Funktion "Übernahme aus Excel" ermöglicht es, Daten aus Excel zu übernehmen. Dazu muss zuvor allerdings in den entsprechenden Kennzahlen als Betragsquelle auf die Exceldatei, das Excelsheet und die Excelzelle verwiesen werden.
Import Kennzahlen aus CSV-Datei
In der Menüzeile der Steuererklärung steht Ihnen unter "Extras" die Funktion "Import Kennzahlen aus CSV-Datei" zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie Werte aus einer CSV-Datei in die Steuererklärung importieren.
Um Daten importieren zu können, muss in der CSV-Datei in der ersten Spalte die Kennzahl der Steuererklärungsposition und in der zweiten Spalte der entsprechende Betrag enthalten sein. Als Trennzeichen ist das Semikolon zu verwenden (z. B. 9240;1556,63).
Schnellerfassung
Im Reiter "Schnellerfassung" können Sie am schnellsten sehen, in welchen Kennzahlen Werte eingetragen wurden. Wenn Sie zusätzlich in der Menüleiste unter "Ansicht" die Option "leere Felder ausblenden" auswählen, so erhalten Sie in der Schnellerfassung einen schnellen Überblick zu allen werthaltigen Feldern.
Auf Wunsch können Sie unter "Ansicht" auch die Vorjahreswerte ausblenden.
Bearbeitungsstatus
Im Punkt "Steuererklärung" haben Sie die Möglichkeit den Bearbeitungsstatus auf "Fertig" zu setzen. Dadurch erhält diese Erklärung einen Schreibschutz.
Der Bearbeitungsstatus "Fertig" wird mit einem Häkchen vor der Erklärung sichtbar gemacht.
Wenn Sie auf der Haupterklärung den Bearbeitungsstatus auf "Fertig" setzen, so werden automatisch auch alle Nebenformulare auf den Bearbeitungsstatus "Fertig" gestellt. Für das Entfernen des Bearbeitungsstatuts "Fertig" rufen Sie die Funktion "Bearbeitungsstatus" erneut auf und Klicken wieder auf "Fertig", damit das Häkchen entfernt wird.
Ausdruck
In der Menüleiste unter "Ausdruck" haben Sie abhängig von der Erklärung folgende Auswahl:
Steuerfall drucken, Berechnungsblatt, Modellvergleich und Steuerübersicht
Wenn Sie die Funktion "Steuerfall drucken" auswählen, so können Sie im nachfolgenden Fenster auswählen, was genau Sie alles drucken möchten. Die Auswahlmöglichkeiten passen sich dem jeweiligen Steuerfall entsprechend an.
Wenn Felder grau dargestellt werden, so können diese nicht angehakt werden, weil sie in diesem Steuerfall nicht verwendet wurden (z. B. Beilagen, Notizen oder Dokumente).
RechtGPT
Bei den Bereichen gibt es auch die Auswahl "RechtGPT". Bitte beachten Sie, dass dafür eigene Lizenzen erforderlich sind.
Voraussetzungen für die Nutzung von RechtGPT können Sie in diesem Hilfedokument nachlesen: RechtGPT im BMD Fox
Bei fachlichen oder rechtlichen Fragen ist die Nutzung des KI-Assistenten "RechtGPT" hilfreich. Die Konversationen werden je Mandant bzw. Steuerfall gespeichert und sind somit auch im Nachhinein aufrufbar und nachvollziehbar.
RechtGPT antwortet DSGVO-konform auf Ihre rechtlichen Fragen mit Quellverweisen zu/r österreichischen, deutschen und europäischen Rechtsnormen und Judikatur. Dies liefert auch relevante Paragraphen, die man mit einer einfachen Stichwortsuche in Onlineverzeichnissen vielleicht nicht gefunden hätte.
Hinweis
| Für die Verwendung der KI-Systeme werden externe Services genutzt, die bei Störungen möglicherweise kurzfristig nicht erreichbar sind. Bitte versuchen Sie es in diesem Fall nach ein paar Minuten erneut, falls Fox ein technisches Problem meldet. |
Export und Import von Steuererklärungen
In der Steuererklärung haben Sie in der Menüleiste unter "Extras" über die Funktion "Exportieren" die Möglichkeit, die Steuererklärung inklusiver sämtlicher dazugehörigen Nebenformulare zu exportieren.
Wenn Sie diese Funktion starten, erscheint die Abfrage, wie Sie exportieren möchten:
- Datei: Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Pfad bzw. Dateinamen auswählen können. Die Dateiendung *.ste muss unverändert bleiben.
- E-Mail: Die Datei wird exportiert und in eine neue E-Mail eingefügt. Diese Funktion verwenden Sie, wenn Sie eine Erklärung per Mail versenden möchten.
- Abbrechen: Brechen Sie den Export der Erklärung ab.
Wurde der Export als Datei erfolgreich durchgeführt, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung:
In dieser Meldung sind noch einmal der Pfad und Dateiname ersichtlich.
Um eine Erklärung zu importieren, ordnen Sie bitte ein leeres Hauptformular zu und öffnen Sie diese Steuererklärung. Wählen Sie anschließend unter dem Menüpunkt "Extras" die Funktion "Importieren". Dabei werden nun sämtliche Daten inkl. eventueller Nebenformulare importiert.
Wählen Sie nun die entsprechende Datei aus und bestätigen Sie diese. Vor dem Import erscheint noch folgende Meldung:
Bestätigen Sie dies mit "Fortfahren", so werden alle in den Erklärungen enthaltenen Daten durch die Daten in der Importdatei überschrieben. Mit "Abbrechen" können Sie den Import abbrechen.
Wurde der Import erfolgreich durchgeführt, so erscheint die entsprechende Meldung:
Hinweis
| Beilagen und Notizen zur Steuererklärung werden nicht mitexportiert und können daher auch nicht mitimportiert werden. |
