Besonderheiten hinsichtlich mBGM bei Software- bzw. Steuerberaterwechsel
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
In diesem Dokument wird erörtert, was hinsichtlich der mBGM bei einem unterjährigen Software- oder Steuerberaterwechsel zu beachten ist.
Ist eine mBGM aus einem Vormonat zu stornieren, dann ist die Referenznummer der jeweiligen mBGM anzugeben. Dieser Umstand ist bei Software- und oder Steuerberaterwechsel besonders zu berücksichtigen, da Aufrollungen in nacherfasste Monate in der Regel nicht ausgeschlossen werden können.
Erfolgt der Wechsel mit Jahresbeginn, werden alle mBGMs des alten Lohnjahres aus dem bisherigen Lohnverrechnungsprogramm und alle mBGMs des neuen Lohnjahres aus NTCS LOHN versendet. Dies gilt auch Vorjahre betreffende Nach- und Vergleichzahlungen. Im Kapitel Umstieg zu Jahresbeginn wird darauf eingegangen.
Bei einem unterjährigen Wechsel sollte unserer generellen Empfehlung Folge geleistet werden, um manuelle Nacharbeiten bei Aufrollungen in nacherfasste Monate zu vermeiden. Im Kapitel unterjähriger Umstieg wird im Detail darauf eingegangen und auch auf eine Alternative, falls in Ausnahmefällen die empfohlene Vorgehensweise nicht eingehalten werden kann.
Umstieg zu Jahresbeginn
Grundsätzliches
In diesem Fall ist nichts zu tun. Im bisherigen Lohnverrechnungsprogramm hat man im aktuellen Lohnjahr keine mBGMs erstellt oder gesendet. Alle mBGMs vom neuen Lohnjahr werden mit NTCS LOHN erstellt und gesendet. Alle mBGMs der Vorjahre müssen mit dem bisherigen Lohnverrechnungsprogramm erstellt und gesendet werden. Dies gilt auch für Vorjahre betreffende Nach- und Vergleichszahlungen.
Beispiel
 | Die Lohnverrechnung des alten Jahres wird komplett im bisherigen Lohnverrechnungsprogramm durchgeführt, die Lohnverrechnung ab dem neuen Jahr im NTCS LOHN. Das ist der Standardfall bei Kanzleiumstellungen von Fremdsystemen. Diese erfolgen fast ausschließlich per 01.01. Die Stammdaten werden meist im Herbst davor ins neue System übernommen. |
Lohndaten importieren mittels MTM-Datei
Beim Import von Lohndaten aus einer MTM-Datei werden
- keine Abrechnungsdaten,
- keine ELDA-Meldungen und auch
- keine Vorjahre
übernommen.
Alle mBGMs der Vorjahre müssen mit der bisherigen Datenbank erstellt und gesendet werden. Dies gilt auch für Vorjahre betreffende Nach- und Vergleichszahlungen.
Lohndaten importieren mittels MTZ-Datei
Falls die Lohndaten mittels einer MTZ-Datei importiert werden, werden sämtliche Lohnjahre, Abrechnungen und ELDA-Meldungen aus der Quell-Datenbank in die Ziel-Datenbank übernommen.
In diesem Fall sollten auf der Quell-Datenbank keine weiteren Arbeitsschritte hinsichtlich der mBGMs gesetzt werden. Beispielsweise sollte auf der Quell-Datenbank keine nachträgliche Übermittlung von ELDA-Meldungen erfolgen, sodass die Datenhoheit auf der Ziel-Datenbank liegt.
Auf der Ziel-Datenbank kann unmittelbar weitergearbeitet werden. Es sind keine Besonderheiten in Bezug auf die Referenznummern der mBGMs hinsichtlich nachträglicher Aufrollungen, Nach- und Vergleichszahlungen etc. zu beachten.
Unterjähriger Umstieg
Generelle Empfehlung
Grundsätzlich wird folgende Vorgehensweise empfohlen (außer bei einem Lohndatenimport mittels MTZ-Datei):
- Im bisherigen Lohnverrechnungsprogramm sind alle sendefähigen mBGMs fristgerecht zu senden. Durch diesen Schritt wird sichergestellt, dass keine Meldung vergessen wird oder Meldevergehen wegen Nichteinhaltung von Fristen entstehen.
- Im bisherigen Lohnverrechnungsprogramm sind alle mBGMs des aktuellen Jahres zu stornieren. Dadurch ist die Referenznummer der ursprünglichen Meldungen aus dem bisherigen Lohnverrechnungsprogramm nicht mehr relevant. Durch die Stornierung entstehen keine Fristversäumnisse.
- Alle bisher abgerechneten Monate sind ab Jahresbeginn lückenlos und wie original abgerechnet nachzuerfassen. Spätere Aufrollungen sind analog im NTCS LOHN zu erfassen, wie sie im bisherigen Lohnverrechnungsprogramm vorgenommen worden sind. Sie stellen somit sicher, dass die monatlichen Auszahlungs-, Überweisungs-, Buchungsbeträge etc. analog dazu sind, wie es in der Vergangenheit tatsächlich passiert ist. Kontrollieren Sie für jeden Monat die üblichen monatlichen Auswertungen.
- Alle mBGMs, die durch die Nacherfassung entstanden sind, sind vom NTCS LOHN zu senden. Dadurch gelten ab nun die mBGMs, die seitens NTCS LOHN übermittelt worden sind, bei den Gesundheitskassen als aufliegend. Im Falle von späteren Aufrollungen in nacherfasste Monate erleichtert dies die weitere Bearbeitung.
Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass bei nachfolgenden Aufrollungen in übernommene Monate die alte mBGM aus dem Programm storniert, eine neue mBGM erstellt und beides übermittelt werden kann. Erfahrungsgemäß kommt es sehr häufig zu Aufrollungen.
Sonderkonstellation: bereits gesendete mBGMs des aktuellen Jahres werden nicht storniert
Falls keine Bereitschaft der bisherigen lohnverrechnenden Stelle besteht, die bereits gesendeten mBGMs des aktuellen Jahres zu stornieren, können die mBGMs inklusive deren Referenznummern über WEBEKU eingesehen und einzeln storniert werden.
Beachtenswert ist, dass ein Steuerberater- oder Softwarewechsel keinen Grund für eine Sammelstornierung darstellt, sofern die mBGMs korrekt übermittelt worden sind. Seitens der ÖGK sind frühere Meldungen unter Angabe der damaligen Referenznummer nur dann zu berichtigen, wenn sie inhaltlich falsch sind.
Beachtenswert ist, dass ein Steuerberater- oder Softwarewechsel keinen Grund für eine Sammelstornierung darstellt, sofern die mBGMs korrekt übermittelt worden sind. Seitens der ÖGK sind frühere Meldungen unter Angabe der damaligen Referenznummer nur dann zu berichtigen, wenn sie inhaltlich falsch sind.
Sämtliche im Zuge der Nacherfassung automatisch erstellten mBGMs sind zu löschen.
Im Fall einer Aufrollung in einen nacherfassten Monat muss über WEBEKU oder ELDA Online eine Stornomeldung manuell erstellt und die Referenznummer der ursprünglichen mBGM erfasst werden. Beachten Sie, dass sowohl über WEBEKU als auch über ELDA Online nur einzelne Storno-mBGMs erstellt werden können. Ggf. sollte Rücksprache mit der ÖGK gehalten werden. Die neue mBGM wird mit NTCS LOHN erstellt und übermittelt.
Lohndaten importieren mittels MTM-Datei
Beim Import von Lohndaten aus einer MTM-Datei werden
- keine Abrechnungsdaten,
- keine ELDA-Meldungen und auch
- keine Vorjahre
übernommen. Meistens wird diese Form des Imports zum Jahresanfang vorgenommen, wenn noch keine oder wenige Monate des neuen Jahres nachzuerfassen sind. In letzteren Fall sind die bereits vergangenen Monate des aktuellen Jahres nachzuerfassen. In der bisherigen Datenbank sind die mBGMs zu stornieren und in der Ziel-Datenbank nach der monatsweisen Nacherfassung zu erstellen und zu senden. Bei späteren Aufrollungen in nacherfasste Monate muss keine Besonderheit bezüglich der Referenznummer beachtet werden.
Alle mBGMs der Vorjahre müssen mit der bisherigen Datenbank erstellt und gesendet werden. Dies gilt auch für Vorjahre betreffende Nach- und Vergleichszahlungen.
Lohndaten importieren mittels MTZ-Datei
Falls die Lohndaten mittels einer MTZ-Datei importiert werden, werden sämtliche Lohnjahre, Abrechnungen und ELDA-Meldungen aus der Quell-Datenbank in die Ziel-Datenbank übernommen.
In diesem Fall sollten auf der Quell-Datenbank keine weiteren Arbeitsschritte hinsichtlich der mBGMs gesetzt werden. Beispielsweise sollte auf der Quell-Datenbank keine nachträgliche Übermittlung von ELDA-Meldungen erfolgen, sodass die Datenhoheit auf der Ziel-Datenbank liegt.
Auf der Ziel-Datenbank kann unmittelbar weitergearbeitet werden. Es sind keine Besonderheiten in Bezug auf die Referenznummern der mBGMs hinsichtlich nachträglicher Aufrollungen, Nach- und Vergleichszahlungen etc. zu beachten.
