BMD Com - WP
WP-Unterlagen in BMD Com hochladen
Im Bereich Wirtschaftsprüfung steht Ihnen in der BMD Com die Möglichkeit für das Hochladen von Wirtschaftsprüfungsunterlagen für den Wirtschaftsprüfer zur Verfügung. Dadurch kann der Mandant dem Wirtschaftsprüfer die Unterlagen auf direktem Weg zur Verfügung stellen. Der Wirtschaftsprüfer kann diese anschließend in der BMD NTCS weiterverarbeiten.
Im Folgenden werden beide Seiten dieses Prozesses beschrieben: die Belegablage Databox in BMD aus Sicht des Wirtschaftsprüfers und das Hochladen der WP-Unterlagen in BMD Com aus Sicht des Mandanten.
Belegablage Databox in BMD (aus Sicht des Wirtschaftsprüfers)
Starten Sie die "Belegablage Databox" für Wirtschaftsprüfung über das Paket Wirtschaftsprüfung → Wirtschaftsprüfung → Belegablage Databox.
Wählen Sie in den Einstiegsfeldern die entsprechende Firma sowie den Kunden aus.
Im linken Bereich "Databox" wird der Databox-Baum mit den auswählbaren Kategorien angezeigt. Im mittleren Bereich "Meine Databox" werden die hochgeladenen Dokumente angezeigt. Im rechten Bereich "Dokumentenvorschau" kann die Vorschau des Dokuments eingeblendet werden.
Sobald im linken Bereich Databox eine bestimmte Kategorie ausgewählt wird (z. B. Allgemeine Unterlagen), wird im mittleren Bereich die Bezeichnung ebenfalls angepasst (diesem Fall von "Meine Databox" auf "Allgemeine Unterlagen").
Databox-Baum "Wirtschaftsprüfung"
Standardkategorien
Der Databox-Baum "Wirtschaftsprüfung" ist gegliedert in die Knoten "Allgemein" und "Wirtschaftsprüfung". Diese beinhalten verschiedene Kategorien (z. B. "Rechtliche Verhältnisse"), wobei die meisten dieser Kategorien in weitere Subkategorien (Unterkategorien) aufgeteilt sind.
Der Knoten Wirtschaftsprüfung Bilanz beinhaltet folgende Kategorien:
- Allgemeine Unterlagen
- Unterlagen zum Jahresabschluss (Saldenliste)
- Rechtliche Verhältnisse (mit Subkategorien)
- Geschäftsführung und Aufsichtsorgane (mit Subkategorien)
- Wirtschaftliche Verhältnisse (mit Subkategorien)
- Organisation und Rechnungswesen (mit Subkategorien)
- Bilanz (mit Subkategorien)
- Gewinn- und Verlustrechnung (mit Subkategorien)
- Anhang, Lagebericht
Dokumente können nur auf der untersten Ebene zugeordnet werden. Da z. B. die Kategorie "Rechtliche Verhältnisse" Subkategorien hat, können dort keine Dokumente zugeordnet werden. Die Dokumente sind auf eine Subkategorie (z. B. Gesellschaftsrechtliche Verträge) zuzuordnen.
Der Databox-Baum wird in der BMD Com genauso dargestellt wie in der Belegablage Databox. Diese Baumstruktur ist somit auch für den Mandanten in der BMD Com sichtbar.
Kategorie selbst erstellen
Es besteht die Möglichkeit, eine eigene Baumstruktur zu erfassen. Diese ersetzt allerdings die Standardbaumstruktur und ist dann für alle Firmen gültig.
Wählen sie dazu in den Funktionen "Databox-Kategorien Wirtschaftsprüfung".
Wählen Sie F5 oder die Funktion "Plus" (+).
Das Feld "Nr." wird automatisch vorgeschlagen und kann mit Enter bestätigt werden.
Im Feld "Bezeichnung" erfassen Sie die gewünschte Bezeichnung für die Kategorie und beenden mit "Speichern und schließen".
So können auch mehrere Kategorien erfasst werden.
Die Reihenfolge der erfassten Kategorien kann mit den Pfeilen links verändert werden. Markieren Sie die Kategorie, die verschoben werden soll und wählen Sie den entsprechenden Pfeil auf der linken Seite. Zu Auswahl stehen
- Pfeil nach ganz oben
- Pfeil eine Position nach oben
- Pfeil eine Position nach unten
- Pfeil nach ganz unten
Möchten Sie die Kategorie umbenennen, markieren Sie diese, wählen das Symbol für "Bearbeiten" oder alternativ mit rechter Maus "Bearbeiten (F6)" und nehmen die gewünschten Änderungen vor.
Die neu erstellten Kategorien ersetzen die bisherigen Standardkategorien.
Hinweis
 | Werden alle selbst erstellten Kategorien des Knotens gelöscht, werden die ursprünglichen Standardkategorien wieder angezeigt. Wählen sie dazu in den Funktionen "Databox-Kategorien Wirtschaftsprüfung", markieren Sie den jeweiligen Datensatz und wählen das Symbol für "Löschen" oder alternativ mit rechter Maus "Löschen (F7)".  |
Parametereinstellungen
Dokument nach Archivierung löschen
Wird ein Dokument aus der Belegablage Databox direkt in das DMS archiviert, so wird dieses danach aus der Belegablage Databox automatisch gelöscht. Dieses Verhalten kann mit einer Parametereinstellung definiert bzw. verändert werden.
Wählen Sie dazu im Paket TOOLS unter Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Allgemein.
Der Parameter "Dokument nach Archivierung löschen?" kann mit "Nein" oder "Ja" definiert werden.
Benachrichtigung und Zuständigkeit
Soll nach dem Hochladen eines Dokuments am Knoten "Wirtschaftsprüfung" eine E-Mail Benachrichtigung oder eine Aufgabe erstellt werden, dann kann die entsprechende Parametereinstellung gesetzt werden.
Wählen Sie dazu im Paket TOOLS unter Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Benachrichtigung.
- E-Mail Benachrichtigung (Wirtschaftsprüfung) an:
Wird ein Dokument in die Databox hochgeladen, wird an die hier hinterlegte Adresse eine E-Mail gesendet, falls das Feld "Sachbearbeiter" in den Kundenstammdaten nicht in Verwendung ist. - E-Mail Benachrichtigung aktivieren:
Definieren Sie, ob und wann Sie eine E-Mail bei (Belegablage)Databox-Upload durch Ihren Mandanten erhalten möchten. Die E-Mail erhält der Sachbearbeiter aus den Kundenstammdaten. Hier wird zur Zeit der Parameter "Zuständigkeitsbereich" nicht geprüft. - Aufgabe nach Upload erstellen:
Bei Einstellung "Ja" wird einem zuständigen Sachbearbeiter eine Aufgabe angelegt, sobald der Mandant ein Dokument in die Databox uploadet. Der für die Mitarbeiterermittlung relevante Zuständigkeitsbereich wird im gleichnamigen Parameter "Zuständigkeitsbereich Bilanz" hinterlegt. - Zuständigkeitsbereich Wirtschaftsprüfung:
Über den hier hinterlegten Zuständigkeitsbereich wird jener Mitarbeiter ermittelt, der die Aufgabe bei aktiviertem Parameter "Aufgabe nach Upload erstellen" erhält.
Dokument einer Checkliste zuordnen
Sie können das gewünschte Dokument direkt einer Tätigkeit in der Checkliste zuordnen.
Dazu öffnen Sie das gewünschte WP-Projekt und wechseln wieder in die "Belegablage Databox".
Dazu öffnen Sie das gewünschte WP-Projekt und wechseln wieder in die "Belegablage Databox".
Es bieten sich zwei verschiedene Varianten für das Vorgehen an.
Variante 1
Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Belegablage Databox und ziehen Sie es mittels Drag & Drop auf das Symbol der gewünschten WP-Checkliste in den "Aktiven Funktionen".
Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Belegablage Databox und ziehen Sie es mittels Drag & Drop auf das Symbol der gewünschten WP-Checkliste in den "Aktiven Funktionen".
Dadurch wird die Checkliste sofort angezeigt und Sie können das Dokument zur gewünschten Tätigkeit ziehen und loslassen.
Im Anschluss wird der Dialog zur Archivierung geöffnet. Kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Einstellungen und beenden Sie mit "Speichern und schließen".
Variante 2
Aktivieren Sie im Burger-Menü der Belegablage Databox unter "Fenster" die Einstellung "Als eigenständiges Fenster öffnen".
Die Belegablage Databox wird als eigenständiges Fenster geöffnet und kann nun z. B. am zweiten Monitor oder neben der geöffneten Checkliste platziert werden.
Markieren Sie das gewünschte Dokument in der Belegablage Databox und ziehen Sie es mittels Drag & Drop zur gewünschten Tätigkeit in der WP-Checkliste und lassen Sie es los.
Im Anschluss wird der Dialog zur Archivierung geöffnet. Kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Einstellungen und beenden Sie mit "Speichern und schließen".
Hinweis
| Wird ein Dokument einer Checkliste zugeordnet und der Archivierungsvorgang mit "Speichern und schließen" beendet, so wird dieses danach aus der Belegablage Databox automatisch gelöscht. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Archivierungsvorgang mit "Speichern ohne Verschieben" abzuschließen, dann bleibt das Dokument in der Belegablage Databox und wird nicht gelöscht.  |
Dokument in DMS archivieren
Sie können das gewünschte Dokument direkt in das DMS archivieren.
Dazu markieren Sie im mittleren Bereich das gewünschte Dokument und wählen mit der rechten Maus "Dokument(e) archivieren".
Dazu markieren Sie im mittleren Bereich das gewünschte Dokument und wählen mit der rechten Maus "Dokument(e) archivieren".
Alternativ markieren Sie das gewünschte Dokument und wählen unter Funktionen "Dokument(e) archivieren".
Im Anschluss wird der Dialog zur Archivierung geöffnet. Kontrollieren Sie die vorgeschlagenen Einstellungen und beenden Sie mit "Speichern und schließen".
Hinweis
| Wird ein Dokument aus der Belegablage Databox direkt in das DMS archiviert, so wird dieses danach aus der Belegablage Databox nicht zwingend automatisch gelöscht. Das Verhalten kann mit der entsprechenden Parametereinstellung definiert werden. |
Dokument herunterladen
Dokumente können auf zwei verschiedene Arten heruntergeladen werden.
Variante 1
Markieren Sie im mittleren Bereich das gewünschte Dokument und wählen mit der rechten Maus "Datei(en) herunterladen". Im folgenden Dialog wählen Sie den gewünschten Ordner zum Speichern der Dokumente.
Alternativ markieren Sie im mittleren Bereich das Dokument und wählen bei Funktionen "Datei(en) herunterladen".
Variante 2
Das Dokumente kann zum Herunterladen direkt in den Explorer gezogen werden.
Dazu markieren Sie im mittleren Bereich das gewünschte Dokument und ziehen es in den geöffneten Explorer.
Dazu markieren Sie im mittleren Bereich das gewünschte Dokument und ziehen es in den geöffneten Explorer.
Hinweis
| Wird ein Dokument heruntergeladen oder in den Explorer gezogen, so wird dieses danach nicht aus der Belegablage Databox gelöscht. |
Dokument hochladen
Dokumente können vom Wirtschaftsprüfer in die Belegablage Databox für den Mandanten hochgeladen werden. Der Mandant kann dann in der BMD Com diese Dokumente herunterladen. Der Datenaustausch funktioniert also auch in diese Richtung.
Wählen Sie dazu die gewünschte Kategorie/Subkategorie und dann "Dateien hochladen"
Es folgt der Dialog zur Auswahl der Datei. Wählen Sie "Durchsuchen" und selektieren Sie die gewünschte Datei.
Anschließend wählen Sie "Dateien hochladen".
Sie können nun im Feld "Beschreibung" eine kurze Information über das Dokument für den Mandaten erfassen. Wählen Sie dazu auf dem Dokument mit rechter Maus "Bearbeiten (F6)".
Im Feld "Beschreibung" erfassen Sie Ihre Anmerkung. Beenden Sie mit "Speichern und schließen".
WP-Unterlagen hochladen in BMD Com (aus Sicht des Mandanten)
Lizenz
Damit WP-Unterlagen über BMD Com hochgeladen werden können, ist für den BMD Com-Benutzer die Lizenz "Basis Benutzer" ausreichend. Diese Einstellung können Sie beim BMD Com-Benutzer überprüfen. Wählen Sie dazu TOOS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer. Beim entsprechenden Benutzer ist die aktive Lizenz mit einem grünen Häkchen zu sehen.
Weitere Informationen zum BMD Com-Benutzer finden Sie in der Dokumentation BMD Com-Benutzer. Eine Übersicht der aktuellen BMD Com-Benutzerlizenzen finden Sie auf unserer Webseite unter BMD Com-Lizenzen.
Berechtigung
Damit der BMD Com-Benutzer die notwendige Kachel in seiner BMD Com sieht, müssen folgende Berechtigungen freigegeben werden:
- BMD Com → CRM → Databox-Baum → Databox-Baum Wirtschaftsprüfung
- Sowie alle notwendigen Berechtigungen unter BMD Com → Wirtschaftsprüfung → Belegablage Databox
In der BMD Com wird durch die Freigabe dieser Berechtigungen die Kachel "WP-Unterlagen hochladen" angezeigt.
WP-Unterlagen hochladen in BMD Com
Zum Starten von "WP-Unterlagen hochladen" wählen Sie in der BMD Com die Kachel "Wirtschaftsprüfung".
Anschließend wählen Sie die Kachel "WP-Unterlagen hochladen".
Im linken Bereich "Databox" wird der Databox-Baum mit den auswählbaren Kategorien angezeigt. Im mittleren Bereich "Meine Databox" werden die hochgeladenen Dokumente angezeigt. Im rechten Bereich "Dokumentenvorschau" kann die Vorschau des Dokuments eingeblendet werden.
Sobald im linken Bereich Databox eine bestimmte Kategorie ausgewählt wird (z. B. Allgemeine Unterlagen), wird im mittleren Bereich die Bezeichnung ebenfalls angepasst (in diesem Fall von "Meine Databox" auf "Allgemeine Unterlagen").
Wird im linken Bereich eine Kategorie gewählt (z. B. "Rechtliche Verhältnisse"), sehen Sie alle darunter zugeordneten Dokumente. Wird im linken Bereich die Subkategorie (z. B. Gesellschaftsrechtliche Verträge) gewählt, so sehen Sie nur jene Dokumente, die dort zugeordnet worden sind.
Dokument hochladen
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, um ein Dokument zu einer Kategorie bzw. Subkategorie zuzuordnen.
Zum Hochladen von Dokumenten markieren Sie im linken Bereich die gewünschte Kategorie bzw. Subkategorie, zu der Sie das Dokument hochladen möchten (z. B. Gesellschaftsrechtliche Verträge).
Variante 1
Ziehen Sie das gewünschte Dokument aus dem Explorer auf das markierte Feld.
Variante 2
Ziehen Sie das gewünschte Dokument aus dem Explorer direkt in die gewünschte Kategorie.
Variante 3
Wählen Sie die gewünschte Kategorie und dann den Menüpunkt "Dateien hochladen".
Wählen Sie "Dateien auswählen" und selektieren Sie die gewünschte Datei.
Nach Auswahl der Datei führen Sie "Dateien hochladen" durch.
Nachdem die Datei hochgeladen worden ist, sehen Sie diese im mittleren Bereich des Fensters. Im rechten Bereich können Sie die Dokumentenvorschau einblenden.
Hinweis
| Dokumente können nur auf der untersten Ebene zugeordnet werden. Wenn Sie einen übergeordneten Knoten markieren, können Sie keine Dateien hochladen. Die Funktionen werden automatisch ausgegraut. Beispiel: Da die Kategorie "Rechtliche Verhältnisse" Subkategorien hat, können zur Kategorie "Rechtliche Verhältnisse" keine Dokumente zuordnet werden. Das Dokument muss einer Subkategorie (z. B. Gesellschaftsrechtliche Verträge) zugeordnet werden. |
Hinweis
| Dokumente sind in der BMD Com nicht mehr sichtbar, sobald der Wirtschaftsprüfer diese weiterverarbeitet hat. |
Dokument herunterladen
Dokumente, die der Wirtschaftsprüfer in seiner Belegablage Databox für den Mandanten hochgeladen hat, können in der BMD Com heruntergeladen werden. Der Datenaustausch funktioniert also auch in diese Richtung.
Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument und wählen Sie "Datei(en) herunterladen".
Die Datei ist dann in den Downloads Ihres Browsers verfügbar.
Dokument bearbeiten oder löschen
Bearbeiten
Sie können im Feld "Beschreibung" eine kurze Information über das Dokument für den Wirtschaftsprüfer erfassen.
Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument und wählen Sie "Bearbeiten".
Erfassen Sie im Feld "Beschreibung" eine kurze Information und beenden Sie mit "Speichern".
Löschen
Soll das Dokument nicht an den Wirtschaftsprüfer übermittelt werden, kann es gelöscht werden.
Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument und wählen Sie "Löschen".
