Digitale Signatur mit MOXIS in der Jahresabschlusserstellung
Allgemeines
Mit der BMD Anbindung von MOXIS, dem digitalen Signatur-Service von XiTrust, können Dokumente zeit- und ortsunabhängig unterschrieben werden.
Bei Interesse bzw. für eine Erstberatung können Sie sich gerne an unseren Verkauf wenden. Die technische Einrichtung erfolgt anschließend über unseren TOOLS Support.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Dieses Hilfedokument bietet Ihnen einen Überblick über die Anwendungsmöglichkeiten der digitalen Unterschrift mit MOXIS im Rahmen der Jahresabschlusserstellung.
Digitale Signatur im Rahmen der Bilanzierung
Im Bereich der Jahresabschlusserstellung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihre erstellten Bilanzierungsunterlagen zu unterzeichnen bzw. für die digitale Unterschrift mit MOXIS einen entsprechenden Platzhalter vorzusehen:
- Berichtswesen (Platzhalter für die Unterschrift direkt im Bericht)
- Kopf- und Fußzeile (Platzhalter für die Unterschrift im Rahmen einer Kopf- bzw. Fußzeile)
- Deckblatt (Platzhalter für die Unterschrift direkt am Deckblatt)
- Schlusstext (Platzhalter für die Unterschrift direkt auf einer Auswertung, z. B. Bilanz und GuV)
Alternativ können Sie auch ohne Platzhalter arbeiten: - Unterschrift ohne Platzhalter (Unterschrift auf einer leerer Seite am Ende des Dokuments)
Berichtswesen
Möchten Sie Ihre erstellten Bilanzberichte digital unterzeichnen lassen, benötigen Sie auf den Berichten so genannte Platzhalter für die digitale Unterschrift. Die NTCS bietet Ihnen dazu zwei Möglichkeiten an:
- Standardtextbaustein "Unterschrift mit Platzhalter für digitale Signatur"
(Einfügen der Platzhalter mit Hilfe eines Standardtextbausteins) - Manuelles Einfügen der Platzhalter
Standardtextbaustein "Unterschrift mit Platzhalter für digitale Signatur"
In folgenden BMD Standardberichtsarten steht Ihnen jeweils der Standardtextbaustein "Unterschrift mit Platzhalter für digitale Signatur" zur Verfügung:
- 40 Anhang
- 41 Anhang (Privatstiftung)
- 60 Lagebericht
- 61 Lagebericht (Privatstiftung)
- 6040 Notes
- 120 Gesellschafterbeschlüsse
- 6050 Shareholder resolutions
- 140 Auftragsverhältnis
- 145 Vollmacht
- 150 Auftragsbestätigung
- 160 Vollständigkeitserklärung
- 207 Vollständigkeitserklärung für die Prüfung gemäß § 4a Abs. 4 EStG 1988
- 235 Patronatserklärung
- 236 Rückstehungserklärung
- 242 Zusammensetzung des Prüfungsergebnisses
- 272 Unabhängige Prüfung des Vorliegens der Voraussetzungen gemäß § 4a Abs. 5 Z 2 EStG 1988
- 275 § 4a Auftragsschreiben
- 6000 Engagement Letter
Möchten Sie den Standardtextbaustein "Unterschrift mit Platzhalter für digitale Signatur" in Ihrem Bericht einfügen, wählen Sie in der Menüleiste am Reiter "Textbausteine" die Funktion "Standardtextbausteine" aus:
Danach setzen Sie ein Häkchen beim Textbaustein "Unterschrift mit Platzhalter für digitale Signatur" und bestätigen Ihre Auswahl mit "Übernehmen (F2)".
Somit erhalten Sie in Ihrem Bericht den gewünschten Platzhalter für die digitale Unterschrift mit MOXIS:
Manuelles Einfügen der Platzhalter
Alternativ zur Verwendung des Standardtextbausteins "Unterschrift mit Platzhalter für digitale Signatur" können Sie auch selbst den Platzhalter für die digitale Signatur in Ihrem Bericht einfügen. Diese Option steht Ihnen allgemein im Berichtswesen zur Verfügung, also auch dann, wenn Sie nicht mit unseren BMD Standardberichten arbeiten. Durch das manuelle Einfügen sind Sie zugleich flexibel in der Ausrichtung bzw. Positionierung des Platzhalters.
Mit der Jahresübernahme Ihres Bilanzprojektes bzw. Ihrer Bilanzberichte wird auch der manuell eingefügte Platzhalter übernommen.
Öffnen Sie zum Einfügen des Platzhalters den gewünschten Bericht, den Sie digital unterzeichnen möchten. Wählen Sie anschließend in der Menüleiste am Reiter "Einfügen" die Funktion "Unterschrift" aus.
Das System fügt dadurch automatisch in Ihrem Bericht einen Platzhalter für die digitale Unterschrift ein. Diesen können Sie bei Bedarf per Drag & Drop an die gewünschte Position verschieben.
Kopf- und Fußzeile
Eine weitere Möglichkeit, Platzhalter für die digitale Unterschrift mit MOXIS zu verwenden, ist diese in eine Kopf- oder Fußzeile zu integrieren.
Wenn Sie diese Variante anwenden möchten, gilt folgende Vorgehensweise:
1. Anlage oder Bearbeitung einer passenden Kopf- bzw. Fußzeile
Wechseln Sie hierfür zu 
BIL → Stammdaten → Ausdrucksgestaltung
BIL → Stammdaten → AusdrucksgestaltungDie Kopf- und Fußzeilen werden in der Ausdrucksgestaltung je Ausdrucksart über die Felder "Kopfbereich" und "Fußbereich" definiert, die im rechten Fensterbereich unter der Gruppe "Seiteneinstellungen" zu finden sind.
Wenn Sie für gewisse Ausdrucksarten, zum Beispiel für den Anhang, eine neue Kopf- bzw. Fußzeile hinterlegen möchten, müssen Sie auf der linken Seite den gewünschten Eintrag markieren. Auf der rechten Seite klicken Sie anschließend in das Feld für den Kopf- bzw. Fußbereich. Hier können Sie mit dem F8-Symbol die jeweilige Verwaltung der Kopf- bzw. Fußzeile öffnen, um neue Kopf- bzw. Fußzeilen zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten.
Wenn Sie für gewisse Ausdrucksarten, zum Beispiel für den Anhang, eine neue Kopf- bzw. Fußzeile hinterlegen möchten, müssen Sie auf der linken Seite den gewünschten Eintrag markieren. Auf der rechten Seite klicken Sie anschließend in das Feld für den Kopf- bzw. Fußbereich. Hier können Sie mit dem F8-Symbol die jeweilige Verwaltung der Kopf- bzw. Fußzeile öffnen, um neue Kopf- bzw. Fußzeilen zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten.
Im Bearbeitungsfenster der Kopf- bzw. Fußzeile finden Sie schließlich am Reiter "Einfügen" die Funktion "Unterschrift". Durch diese Funktion wird automatisch ein Platzhalter für die digitale Unterschrift eingefügt. Diesen können Sie bei Bedarf per Drag & Drop an die gewünschte Position verschieben.
2. Hinterlegung der Kopf- bzw. Fußzeile auf den gewünschten Berichten und/oder Auswertungen
Haben Sie die Kopf- bzw. Fußzeile entsprechend angelegt, können Sie diese nun auf den gewünschten Berichten und Auswertungen hinterlegen.
Markieren Sie dazu in der Ausdrucksgestaltung im linken Fensterbereich die gewünschte Ausdrucksart und im rechten Fensterbereich wählen Sie mit F4 im Kopf- bzw. Fußbereich die passende Kopf- bzw. Fußzeile aus.
Achtung!
 | Die Hinterlegung der Kopf- bzw. Fußzeilen in der Ausdrucksgestaltung gilt stets für alle Mandanten. Welche Kopf- bzw. Fußzeile für den Ausdruck verwendet werden soll, kann aber auch über die Drucklistenvorlagen oder firmenbezogen in der jeweiligen Druckliste des Bilanzprojekts über die Felder "Kopfbereich" bzw. "Fußbereich" definiert werden.  Weitere Informationen finden Sie unter Deckblatt, Kopf- und Fußzeile gestalten. |
Deckblatt
Eine zusätzliche Option, Platzhalter für die digitale Unterschrift mit MOXIS zu verwenden, ist diese direkt am Deckblatt zu integrieren.
Wenn Sie diese Variante anwenden möchten, gilt folgende Vorgehensweise:
1. Anlage oder Bearbeitung eines passenden Deckblatts
Wechseln Sie hierfür zu BIL → Stammdaten → Ausdrucksgestaltung
BIL → Stammdaten → AusdrucksgestaltungWählen Sie anschließend im linken Fensterbereich die Kategorie "Deckblätter". Im rechten Fensterbereich können Sie nun mit dem F8-Symbol die Liste der verfügbaren Deckblätter (Reportverwaltung) öffnen, um ein neues Deckblatt zu erstellen oder ein bestehendes Deckblatt zu bearbeiten:
- Bestehende Deckblätter verändern:
Markieren Sie dazu das Deckblatt in der Liste und wählen Sie anschließend in der unteren Bildschirmleiste die Funktion "Öffnen" (F8).
- Neue Deckblätter gestalten:
Sie können neue Deckblätter gestalten, indem Sie von einem bestehenden Deckblatt (dazu Deckblatt vorher markieren) in der unteren Bildschirmleiste die Funktion "Kopieren" benutzen und anschließend das neue Deckblatt mit der Funktion "Öffnen (F8)" verändern.
Damit Sie auch die Bezeichnung (Name) des Deckblattes anpassen, nutzen Sie die Funktion "Bearbeiten (F6)".
Alternativ können Sie auch ein komplett neues Deckblatt gestalten, indem Sie die Funktion "Neu (F5)" verwenden.
Nach dem Öffnen des gewünschten Deckblatts mit "Öffnen (F8)" finden Sie schließlich in der linken Werkzeugleiste ein "Bleistiftsymbol". Durch diese Funktion wird Ihnen automatisch ein Platzhalter für die digitale Unterschrift eingefügt. Diesen können Sie bei Bedarf per Drag & Drop an die gewünschte Position verschieben.
2. Hinterlegung des Deckblatts in der gewünschten Druckliste
Welches Deckblatt für den Ausdruck verwendet werden soll, definieren Sie entweder allgemein über die Drucklistenvorlagen oder firmenbezogen in der jeweiligen Druckliste des Bilanzprojekts über das Feld "Deckblatt" .
Die Vorgehensweise zur allgemeinen Hinterlegung über die Drucklistenvorlagen finden Sie unter Anpassen der Drucklisten.
Für die firmenbezogene Hinterlegung öffnen Sie aus Ihrem Bilanzprojekt die Druckliste der gewünschten Firma. Anschließend wählen Sie beim Deckblatt mit der rechten Maustaste die Funktion "Einstellungen".
Im Feld "Deckblatt" hinterlegen Sie mit F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil das gewünschte Deckblatt aus und bestätigen Ihre Eingabe mit "Übernehmen".
Schlusstext
Mit der Funktion "Schlusstext" können Sie unterhalb Ihrer Bilanz bzw. Ihrer Auswertungen einen Platzhalter für die digitale Unterschrift mit MOXIS einfügen.
Wenn Sie diese Variante anwenden möchten, gilt folgende Vorgehensweise:
1. Anlage oder Bearbeitung eines Schlusstextes
Wechseln Sie hierfür zu BIL → Stammdaten → Ausdrucksgestaltung
BIL → Stammdaten → AusdrucksgestaltungDie Schlusstexte werden in der Ausdrucksgestaltung je Auswertung über das Feld "Schlusstext" definiert, das im rechten Fensterbereich unter der Gruppe "Seiteneinstellungen" zu finden ist.
Möchten Sie für gewisse Auswertungen, z. B. für die Bilanz nach UGB, einen Schlusstext hinterlegen, müssen Sie dazu auf der linken Seite den gewünschten Eintrag markieren. Auf der rechten Seite klicken Sie dann in das Feld "Schlusstext". Hier können Sie mit dem F8-Symbol die Liste der verfügbaren Schlusstexte öffnen, um neue Schlusstexte zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten.
Möchten Sie für gewisse Auswertungen, z. B. für die Bilanz nach UGB, einen Schlusstext hinterlegen, müssen Sie dazu auf der linken Seite den gewünschten Eintrag markieren. Auf der rechten Seite klicken Sie dann in das Feld "Schlusstext". Hier können Sie mit dem F8-Symbol die Liste der verfügbaren Schlusstexte öffnen, um neue Schlusstexte zu erstellen oder bestehende zu bearbeiten.
- Bestehende Schlusstexte verändern:
Markieren Sie dazu den gewünschten Schlusstext in der Liste und wählen Sie anschließend in der unteren Bildschirmleiste die Funktion "Öffnen (F8)".
- Neue Schlusstexte gestalten:
Sie können neue Schlusstexte gestalten, indem Sie von einem bestehenden Schlusstext (dazu Schlusstext vorher markieren) in der unteren Bildschirmleiste die Funktion "Kopieren" benutzen und anschließend den neuen Schlusstext mit der Funktion "Öffnen (F8)" verändern.
Damit Sie auch die Bezeichnung (Name) des Schlusstextes anpassen, nutzen Sie die Funktion "Bearbeiten (F6)".
Alternativ können Sie auch einen komplett neuen Schlusstext gestalten, indem Sie die Funktion "Neu (F5)" verwenden.
Nach dem Öffnen des gewünschten Schlusstextes mit "Öffnen (F8)" finden Sie in der linken Werkzeugleiste ein "Bleistiftsymbol". Durch diese Funktion wird automatisch ein Platzhalter für die digitale Unterschrift eingefügt. Diesen können Sie bei Bedarf per Drag & Drop an die gewünschte Position verschieben.
2. Hinterlegung des Schlusstextes in der gewünschten Druckliste
Welcher Schlusstext für Ihre Auswertungen verwendet werden soll, definieren Sie entweder allgemein über die Drucklistenvorlagen oder firmenbezogen in der jeweiligen Druckliste des Bilanzprojekts über das Feld "Schlusstext" .
Die Vorgehensweise zur allgemeinen Hinterlegung über die Drucklistenvorlagen finden Sie unter Anpassen der Drucklisten.
Für die firmenbezogene Hinterlegung öffnen Sie aus Ihrem Bilanzprojekt die Druckliste der gewünschten Firma. Anschließend wählen Sie bei der gewünschten Auswertung mit rechter Maustaste die Funktion "Einstellungen".
Im Feld "Schlusstext" hinterlegen Sie mit F4 bzw. durch Klick auf den blauen Pfeil den gewünschten Schlusstext aus und bestätigen Ihre Eingabe mit "Übernehmen".
Unterschrift ohne Platzhalter
Diese Option ermöglicht Ihnen Ihren Report (z. B. Ihre Bilanz Druckliste) zu unterzeichnen, ohne dass Sie im Vorfeld auf den einzelnen Dokumenten einen Platzhalter für die digitale Unterschrift einfügen müssen.
Sie können direkt den Signaturprozess (siehe Ablauf Signaturprozess) starten. Für die Unterzeichnung wird dabei von MOXIS in Ihrem zu unterzeichnenden Report eine neue Seite erzeugt, wo die Unterschrift erfolgt bzw. abgebildet wird.
Haben Sie mehrere Dokumente in Ihrer Druckliste bzw. in Ihrem zu unterzeichnenden Report (PDF), wird dabei nicht je Dokument eine Unterschriftsseite generiert, sondern nur eine Seite mit der Unterschrift am Ende des zusammenhängenden PDFs angefügt.
Die Option "Unterschrift ohne Platzhalter" bietet Ihnen somit eine schnelle Möglichkeit zur digitalen Unterzeichnung, wenn Sie nicht jedes einzelne Dokument in Ihrem Report unterzeichnen müssen und Ihnen eine "zusammenfassende bzw. übergreifende" Überschrift genügt.
Ablauf Signaturprozess
Sind sämtliche zu unterzeichnenden Unterlagen finalisiert und die technischen Voraussetzungen für die digitale Unterschrift mit MOXIS erfüllt, kann der Signaturprozess durchgeführt werden.
Die nachfolgenden Erläuterungen beschreiben den Vorgang, wenn Sie Ihren Report bzw. Ihre Dokumente sofort signieren lassen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Ihre Mandanten beispielsweise zur Jahresabschlussbesprechung persönlich anwesend sind und in diesem Zuge die Jahresabschlussdaten unterzeichnen.
Hinweis
 | Benötigen Sie eine Erläuterung für den Prozess bei späterer Unterzeichnung, bietet die NTCS dazu folgende Möglichkeiten an: In der Dokumentenübersicht bzw. -liste können Sie einfach PDF-Dokumente zum Unterschreiben an ausgewählte Unterzeichner verteilen. Dabei können Mitarbeiter (BMD NTCS Benutzer) sowie BMD Com-Benutzer als Unterzeichner zugeordnet werden. Die digitale Unterschrift über einen Unterschriftenlink ermöglicht den Versand einer E-Mail mit einem entsprechenden Link zur Unterschrift für externe Personen ohne NTCS Bezug. Die Person, die den Link erhält, hat die Möglichkeit, das Dokument digital zu unterschreiben, ohne einen BMD NTCS Benutzer oder BMD Com-Benutzer zu benötigen. |
Beim Ablauf des Signaturprozesses für die sofortige Unterzeichnung wird zwischen der Unterschrift mit einfacher Signatur und der Unterschrift mit qualifizierter Signatur unterschieden:
Einfache Unterschrift
Für die einfache Unterschrift gibt es keine besonderen Anforderungen. Es erfolgt keine Identitätsprüfung beim Setzen der Unterschrift.
Unterschreiben im Report mit einfacher Unterschrift
Drucken bzw. öffnen Sie für die Unterzeichnung den gewünschten Report, z. B. Ihre Bilanz Druckliste.
Wählen Sie anschließend im Reportfenster am Reiter "Start" die Funktion "E-Mail", um den Report nach erfolgter Unterzeichnung per Mail zu versenden oder "Archivieren im DMS", um den Report nach erfolgter Unterzeichnung im DMS zu speichern.
Danach öffnet sich das Einstellungsfenster für Ihr PDF. Setzen Sie in diesem Fenster ein Häkchen im Feld "Signatur". Im Fensterbereich "Signatur" wählen Sie schließlich die Funktion "Mit Signatur-Service signieren" und die Ausprägung "Einfache Unterschrift" aus:
Falls Sie die Funktion "Archivieren im DMS" gewählt haben, müssen Sie für die sofortige Unterzeichnung zusätzlich die Ausprägung "Sofort signieren" auswählen:
Mit "Ok" erfolgt eine Überprüfung, ob im Report bzw. im PDF-Platzhalter für die digitale Unterschrift vorhanden sind. Falls ja, wird Ihnen die Anzahl der Platzhalter im Feld "Unterschriften" entsprechend angezeigt.
Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:
| Die Unterschriften am Ende einfügen (Platzhalter ignorieren) | Setzen Sie diese Checkbox auf "Ja", werden die Platzhalter ignoriert. Es wird nur am Ende des PDFs eine Seite mit der Unterschrift eingefügt. Die Vorgehensweise ist also wie bei Unterschrift ohne Platzhalter. |
| Dieselbe Unterschrift für alle Platzhalter | Wählen Sie diese Option, wird dieselbe Unterschrift bei sämtlichen Platzhaltern eingefügt. Das macht dann Sinn, wenn alle Unterschriften von der gleiche Person geleistet werden müssen. Die betreffende Person muss nur einmal unterschreiben und die Unterschrift wird dann für alle definierten Platzhalter herangezogen. |
Nach Auswahl der gewünschten Einstellungen bestätigen Sie mit "Übernehmen". Danach werden Sie direkt zu MOXIS weitergeleitet.
Wählen Sie im Internetbrowser auf MOXIS die Funktion "Unterschreiben":
Danach stehen Ihnen folgende Varianten für die Unterzeichnung zur Verfügung:
- Zeichnen: Freihändige Unterschrift
- Text: Unterschrift mit Tastatureingabe
- Bild: Unterschrift mit Bild
Nach Fertigstellung der Unterzeichnung erhalten Sie die Meldung, dass das Dokument signiert wurde und Sie das Browserfenster schließen können.
Sie sehen nun in Ihrem gespeicherten PDF jeweils das Unterschriftenfeld bei Ihren Platzhaltern bzw. bei Verwendung ohne Platzhalter die eingefügte Seite mit der Unterschrift am Endes Ihres PDFs:
Qualifizierte Unterschrift
Für diese Art der Signatur ist eine registrierte ID-Austria-Signatur (Finanzamt) erforderlich.
Grundlegende Informationen dazu finden Sie auch in unserem Hilfeartikel Dokumente mit ID Austria signieren.
Unterschreiben im Report mit qualifizierter Unterschrift
Der Ablauf ist prinzipiell gleich wie bei der Unterzeichnung mit einfacher Unterschrift:
Drucken bzw. öffnen Sie für die Unterzeichnung den gewünschten Report, z. B. Ihre Bilanz Druckliste.
Wählen Sie anschließend im Reportfenster am Reiter "Start" die Funktion "E-Mail", um den Report nach erfolgter Unterzeichnung per Mail zu versenden oder "Archivieren im DMS", um den Report nach erfolgter Unterzeichnung im DMS zu speichern.
Danach öffnet sich das Einstellungsfenster für Ihr PDF. Setzen Sie in diesem Fenster ein Häkchen im Feld "Signatur". Im Fensterbereich "Signatur" wählen Sie schließlich die Funktion "Mit Signatur-Service signieren" und die Ausprägung "Qualifizierte Unterschrift" aus:
Falls Sie die Funktion "Archivieren im DMS" gewählt haben, müssen Sie für die sofortige Unterzeichnung zusätzlich die Ausprägung "Sofort signieren" auswählen:
Mit "Ok" erfolgt eine Überprüfung, ob im Report bzw. im PDF-Platzhalter für die digitale Unterschrift vorhanden sind. Falls ja, wird Ihnen die Anzahl der Platzhalter im Feld "Unterschriften" entsprechend angezeigt.
Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:
| Die Unterschriften am Ende einfügen (Platzhalter ignorieren) | Setzen Sie diese Checkbox auf "Ja", werden die Platzhalter ignoriert. Es wird nur am Ende des PDFs eine Seite mit der Unterschrift eingefügt. Die Vorgehensweise ist also wie bei Unterschrift ohne Platzhalter. |
| Dieselbe Unterschrift für alle Platzhalter | Wählen Sie diese Option, wird dieselbe Unterschrift bei sämtlichen Platzhaltern eingefügt. Das macht dann Sinn, wenn alle Unterschriften die gleiche Person leisten muss. So muss die betreffende Person nur einmal unterschreiben und die Unterschrift wird dann für alle definierten Platzhalter herangezogen. |
Nach Auswahl der gewünschten Einstellungen bestätigen Sie mit "Übernehmen". Danach werden Sie direkt zu MOXIS weitergeleitet.
Wählen Sie nun im Internetbrowser auf MOXIS die Funktion "Unterschreiben":
Danach stehen Ihnen folgende Varianten für die Unterzeichnung zur Verfügung:
- Zeichnen: Freihändige Unterschrift
- Text: Unterschrift mit Tastatureingabe
- Bild: Unterschrift mit Bild
Nach erfolgter Unterzeichnung gelangen Sie zum Schritt 4 "Finalisieren der Unterschrift". Hier müssen Sie Ihre Signatur mit ID-Austria verifizieren.
Nach erfolgreicher Verifizierung erhalten Sie die Meldung, dass das Dokument signiert wurde und Sie das Browserfenster schließen können.
In Ihrem gespeicherten PDF sehen Sie nun jeweils das Unterschriftenfeld bei Ihren Platzhaltern bzw. bei Verwendung ohne Platzhalter die eingefügte Seite mit der Unterschrift am Endes Ihres PDFs.
