FAQ Leistungserfassung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Inhalt
Warum kann bei einem (neuen) Mitarbeiter keine Leistung erfasst werden?
Wenn bei einem (neuen) Mitarbeiter keine Leistung erfasst werden kann, dann kann das mehrere Ursachen haben. Zuerst sollten die Mitarbeiterstammdaten kontrolliert werden.
Achtung!
 | Wenn mit dem NTCS LOHN gearbeitet wird, so gilt grundsätzlich, dass Dienstverhältnisse und Historische Daten wie Wochenmodell usw. im NTCS LOHN (Fenster Dienstnehmer) zu warten sind. Es gilt die Empfehlungen/Regeln zur Wartung der Mitarbeiterstammdaten des NTCS LOHN zu beachten! |
Prüfen Sie Folgendes:
- Ein möglicher Grund ist, dass in den Stammdaten des Mitarbeiters bzw. in dessen Historischen Mitarbeiterstammdaten das Wochenmodell fehlt. Bitte prüfen Sie daher das Feld "Wochenmodell"; das Feld wird historisch geführt. Aus diesem Grund muss mit einem "Gültig Ab"-Datum angegeben werden, ab wann dieses Wochenmodell für diesen Mitarbeiter gültig ist. Idealerweise wählen Sie bei einem neuen Mitarbeiter das Eintrittsdatum.
- Eine weitere mögliche Ursache könnte sein, dass der Mitarbeiter kein gültiges Dienstverhältnis hat. Das Dienstverhältnis hat beispielsweise bereits ein Datum im Feld "Gültig bis" eingetragen, welches in der Vergangenheit liegt, oder es ist ein Datum im Feld "Gültig ab" eingetragen worden, das in der Zukunft liegt. Bitte prüfen Sie daher die Dienstverhältnisse:
Weitere Informationen finden Sie auch in der CRM Themendokumentation Anlage und Einstellungen bei neuen Mitarbeitern.
Woran lässt sich erkennen, ob Leistungen richtig erfasst worden sind?
Wenn Sie eine neue Leistung erfassen, so können Sie durch einige Anzeichen erkennen, ob diese richtig eingegeben worden ist oder nicht. Nur korrekt erfasste Leistungen können beim Tagesabschluss berücksichtigt bzw. autorisiert werden!
Es gibt die Möglichkeit, direkt auf dem betroffenen Leistungsdatensatz zu erkennen, ob dieser korrekt ist oder nicht. Dies sehen Sie anhand der Spalte Korrekt - diese erhält ein grünes Häkchen, wenn die Eingaben korrekt sind.
Falls in dieser Spalte kein grünes Häkchen enthalten ist, so deutet das darauf hin, dass nicht alle Pflichtangaben wie zum Beispiel Tätigkeit, Kunde oder Stunden eingegeben worden sind. Die inkorrekte Leistung wird auch in grauer Schrift anstatt in schwarzer Schrift angezeigt.
Mit der Funktion Leistung überprüfen (unter Extras) können Sie die markierte Leistung auf Vollständigkeit hinsichtlich Kunde, Tätigkeit/Artikel, Tätigkeitsgruppe und Stunden/Menge (und gegebenenfalls Bezugsjahr und -monat) prüfen. Ein Beispiel dafür finden Sie weiter unten.
Beim Tagesabschluss wird ebenfalls eine genaue Prüfung ausgeführt, da inkorrekte Leistungen (= unvollständige Datensätze) einen Tagesabschluss verhindern:
Im Anschluss an diese Meldung können Sie entscheiden, ob Sie mit "Abbrechen" in die Tageserfassung zurückkehren und direkt dort die Änderungen durchführen.
Mit der Funktion "Korrigieren" werden die unvollständigen Leistungen in einer Liste angezeigt. Hier können Sie diese Leistungen mit "Bearbeiten" (F6) ergänzen.
Weitere Informationen erhalten Sie in den Fensterhilfen Tageserfassung und Unvollständige Leistungen.
Beispiel Unvollständige Leistung aufgrund von fehlendem Bezugszeitraum
 | Diese Leistung sieht auf den ersten Blick vollständig aus, sie weist einen Kunden, eine Tätigkeit, eine Tätigkeitsgruppe sowie Stunden auf. Trotzdem wird sie hellgrau dargestellt und weist kein Häkchen in der Spalte "Korrekt" auf.  Die Überprüfung der Leistung ergibt, dass der Bezugszeitraum nicht korrekt ist.  In diesem Fall ist auf der betreffenden Tätigkeit über das Feld Eingabe Bezugszeitraum eingestellt, dass Bezugsjahr und -monat eingegeben werden müssen. Damit sind diese Leistungsbestandteile für diese Tätigkeit ebenfalls Pflicht.  Erst mit Eingabe des Bezugsjahres und -monats ist die Leistung vollständig und korrekt.  |
Wie kann ein Dokument einer Leistung zugeordnet werden?
Dokumente können mit Leistungen verknüpft werden, sofern das DMS eingerichtet ist. Die Verknüpfung eines Dokuments bzw. eine Neuarchivierung eines Dokuments geschieht über die Dokumentenzuordnung, genauso wie es auch bei Terminen, Aufgaben usw. der Fall ist.
Eine Zuordnung kann in den Leistungserfassungsfenstern (z. B. in der Tageserfassung bzw. Projektleistungserfassung) über einen Rechtsklick auf die Leistung und das Untermenü "DMS" oder über das Menü unter Funktionen → DMS vorgenommen werden.
In der Spalte Dok wird mit dem Blatt-Symbol angezeigt, ob eine Dokumentenzuordnung existiert:
Eine bestehende Dokumentenzuordnung kann via Drag & Drop von einer Leistung auf eine andere Leistung verschoben oder kopiert werden.
Die Zuordnung von Dokumenten zu einer Leistung kann jederzeit durchgeführt werden, auch wenn die Leistung bereits abgeschlossen ist oder sich bereits in einer Honorarnote befindet.
Näheres zum Thema finden Sie im Kapitel DMS-Funktionen zur Dokumentenzuordnung der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Leistungserfassung sowie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen.
Die Zuordnung von Dokumenten zu einer Leistung kann jederzeit durchgeführt werden, auch wenn die Leistung bereits abgeschlossen ist oder sich bereits in einer Honorarnote befindet.
Näheres zum Thema finden Sie im Kapitel DMS-Funktionen zur Dokumentenzuordnung der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Leistungserfassung sowie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen.
Wie lassen sich Leistungen minutengenau erfassen/stoppen?
In der LEA gibt es die Möglichkeit, Leistungen mitzustoppen. Über das Fenster Stoppuhr können Sie einfach und schnell eine minutengenaue Erfassung Ihrer Leistungen vornehmen.
Das moderne Fenster bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Einfache Start- und Stopp-Funktionalitäten
- Schnelle Erfassung von Leistungen durch Verwendung der Leistungsvorlagen
- Eingabe essenzieller Bestandteile der Leistung (Projekt, Kunde, Tätigkeit) direkt am gestoppten Datensatz
- Möglichkeit zur Steuerung des Modus beim Öffnen und Schließen des Fensters
Darüber hinaus steht diese Funktionalität für BMD Web und BMD Mobile zur Verfügung.
Weitere Informationen zu den vielfältigen Möglichkeiten finden Sie in der Fensterhilfe Stoppuhr.
Wie kann verhindert werden, dass in der LEA mehr Leistungen erfasst werden, als in der Zeiterfassung gebucht worden sind?
Wenn Zeitbuchungen über das Paket ZEIT erfasst werden, kann ein Vergleich der Stunden aus den Zeitbuchungen mit den Stunden laut Leistungserfassung erfolgen.
Dies können Sie mit dem Feld Anzeige Zeiterfassung je Mitarbeiter regeln. Dieses Feld hat drei verschiedene Ausprägungen:
- Anzeige mit Restzeitprüfung
Der Mitarbeiter darf nur Leistungen in Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Die Zeitbuchungen scheinen in der Leistungserfassung im Bereich "Zeitbuchungen" auf. - Anzeige ohne Restzeitprüfung
Der Mitarbeiter darf Leistungen auch über die Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Die Zeitbuchungen scheinen in der Leistungserfassung im Bereich "Zeitbuchungen" auf. - Keine Anzeige
Der Mitarbeiter darf Leistungen auch über die Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Der Bereich "Zeitbuchungen" scheint zwar in der Leistungserfassung auf, allerdings wird die Anzeige der Zeitbuchungen für diesen Mitarbeiter deaktiviert.
Ob für einen Mitarbeiter eine Stundenvalidierung erfolgt, ist aber grundsätzlich vom LEA Parameter Zeiterfassung abhängig. Weist der LEA Parameter die Ausprägung "Zeitbuchungen anzeigen" auf, kommt die Einstellung des Feldes "Anzeige Zeiterfassung" je Mitarbeiter zum Tragen und der Bereich "Zeitbuchungen" wird eingeblendet. Die Ausprägung "Zeitbuchungen nicht anzeigen" unterbindet die Verbindung zwischen den Paketen ZEIT und LEA - damit ist die Einstellung des Feldes "Anzeige Zeiterfassung" irrelevant.
Um die Restzeit (jene Zeit aus den Zeitbuchungen, welche noch nicht mit Leistungen "belegt" ist) schnell in der passenden Höhe auf eine Leistung zu übernehmen, stehen folgende Funktionen in der Leistungserfassung zur Verfügung:
- Wenn Sie aktuell die betreffende Leistung in Bearbeitung haben, klicken Sie im Feld Stunden (Spalte Std) auf das Symbol "Uhr"
. - Wenn Sie aktuell die betreffende Leistung nicht in Bearbeitung haben, markieren Sie die Leistung und führen Sie die Funktion Restzeit übernehmen aus.
Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in der Hilfe zum LEA Parameter Zeiterfassung. Informationen zur Restzeitprüfung finden Sie im Kapitel Restzeitprüfung in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Leistungserfassung.
Aus welchem Grund kann ich ein bestehendes Projekt in der Leistungserfassung nicht auswählen?
Wenn Sie ein bestehendes Projekt in der Leistungserfassung nicht auswählen können, kann dies verschiedene Gründe haben.
- Abhängig davon, ob Sie mit einer zentralen oder dezentralen Projektverwaltung arbeiten, beachten Sie bitte folgende Punkte:
Bei einer zentralen Projektverwaltung, bei der Projekte unter der Hauptfirma der Firmengruppe gewartet werden, kann es sein, dass auf dem Projekt Datenbesitzergruppen hinterlegt sind, denen Sie nicht zugeordnet sind. Dadurch erscheint das Projekt nicht in der Liste bzw. kann nicht ausgewählt werden.
Bei einer dezentralen Projektverwaltung, bei der Projekte unter den jeweiligen operativen Firmen gewartet werden, kann es daran liegen, dass das Projekt nicht in jener Firma angelegt ist, für die Sie den Auftrag / die Bestellung anlegen möchten. In diesem Fall ist es notwendig, dass die Projektdaten auf der jeweiligen operativen Firma angelegt werden, für welche diese benötigt werden. Stellen Sie sicher, dass die Parameter für die Projektauswahl auf die Ausprägung "Nur aus Auftrags- bzw. Bestellfirma" eingestellt sind. - Unabhängig davon, ob Sie mit einer zentralen oder dezentralen Projektverwaltung arbeiten, beachten Sie bitte folgende Punkte:
Es könnte sein, dass bewusst eine Sperre auf dem Projekt liegt (= Projektsperre) oder Beschränkungen des Leistungszeitraums bzw. Erfassungszeitraums des Projektes gesetzt sind. Bitte beachten Sie in diesem Fall die ausführliche Themendokumentation Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA, da die genaue Ursache, warum ein Projekt nicht auswählbar ist, hier individuell überprüft werden muss.
Wie kann ein Arbeitsschein sofort unterschrieben werden?
Es gibt unterschiedliche Varianten, wie ein Digitaler Arbeitsschein bestätigt werden kann, jedoch muss hier vorab der Arbeitsschein versendet werden.
Mit dem XiTrust "MOXIS" können Arbeitsscheine sowohl in der BMD NTCS als auch im BMD Web über die Funktion Sofort unterschreiben vor Ort vom Kunden am Tablet, Laptop oder Handy für die erbrachte Leistung bestätigt oder abgelehnt werden. Das unterschriebene Dokument wird anschließend automatisch an den Kunden per E-Mail versendet und im System archiviert.
Voraussetzungen:
- Damit die Digitale Signatur verwendet werden kann, müssen die Zugangsdaten in den Parametern für "XiTrust" hinterlegt sein (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Digitale Signatur).
- Erst mit dem gesetzten Parameter für die Arbeitsscheinbestätigung wird die Funktion "Sofort unterschreiben" verfügbar (TOOLS Parameter → BMD Web → Arbeitsscheinbestätigung → Mit XiTrust unterschreiben).
- Die Berechtigung für "Sofort unterschreiben" (MCS_FRMARBEITSSCHEINBASEINPUT_SOFORTUS) muss vorhanden sein.
Ablaufbeispiel:
- Ein Arbeitsschein wird erstellt:
- Die Schaltfläche "Sofort unterschreiben" generiert den Arbeitsschein und öffnet "MOXIS" in einem eigenen Fenster.
Hier besteht die Möglichkeit, über "Freigeben" das Unterschriftenfeld zu öffnen und den Arbeitsschein zu bestätigen.
Über "Ablehnen" können Sie eine Begründung angeben. Nach den notwendigen Änderungen kann der Arbeitsschein erneut erstellt werden.
- Im Anschluss wir das unterschriebene Dokument archiviert und dem Kunden per E-Mail geschickt.
Detaillierte Informationen entnehmen Sie den Fensterhilfen zu Arbeitsschein erstellen in NTCS oder BMD Web: Arbeitsschein erstellen.
Genauere Informationen zu den Einstellungen für die Arbeitsscheinbestätigung mit MOXIS entnehmen Sie bitte der Themendokumentation Digitaler Arbeitsschein unter dem Punkt Variante 2: Bestätigung via MOXIS. Allgemeine Informationen zum Signatur-Service von XiTrust erhalten Sie in der Themendokumentation Digitale Unterschrift mit MOXIS.
Hinweis
 | Die Bestätigung via MOXIS läuft immer ausschließlich im Modus "Einfache Unterschrift" ab. Es wird dabei immer eine eigene Signatur-Seite angehängt, auf der die Unterschrift des Kunden platziert wird. |
Wie kann ich Arbeitsscheine in unterschiedlichen Sprachen versenden?
Um Arbeitsscheine in unterschiedlichen Sprachen zu versenden, müssen Sie die entsprechenden Einstellungen in den Briefvorlagen vornehmen. Gehen Sie dazu in den Briefeinstellungen unter "Briefvorlagen und Ordner" im Fenstermenü. Dort können Sie für jede Briefvorlage die gewünschte Sprache definieren, in welcher der Arbeitsschein versendet werden soll.
Beachten Sie jedoch, dass die Übersetzungen für die sprachenabhängige Ermittlung der Daten bereits in den Programmteilen hinterlegt sein müssen. Dazu müssen Sie die Übersetzungen für Anreden inklusive Adressmakros, Standardkopf- und -fußzeilen sowie Zustellanweisungen in den Stammdaten hinterlegen.
Wie kann der halbe Feiertag "Karfreitag" in der Leistungserfassung für Steuerberater abgebildet werden?
Der Karfreitag ist seit 2021 kein Feiertag mehr im Sinn des Feiertagsgesetzes. In manchen Kollektivverträgen (z. B. für Angestellte bei Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen) gibt es allerdings eine Sonderregelung bezüglich der Arbeitszeit: "[...], am Karfreitag endet die Arbeitszeit nach der Hälfte der täglichen Normalarbeitszeit (bei Gleitzeit der Hälfte der fiktiven Normalarbeitszeit am Freitag) und ist dienstfrei zu geben."
Eine automatische Sollzeitreduktion auf die Hälfte der Normalarbeitszeit des Tagesmodells des Mitarbeiters am Karfreitag kann im Programm NICHT eingestellt und erzielt werden.
Folgende zwei Lösungswege stehen zur Verfügung:
- Über das Paket LEA (= Empfehlung)
Jeder Mitarbeiter erfasst in der Leistungserfassung eine Leistung auf eine Tätigkeit "Feiertag" oder "Sonstiger Urlaub" in Höhe der halben Sollstunden.
Achtung: Bei der Tätigkeit darf nicht der Leistungstyp "Urlaub" hinterlegt werden, dieser wird in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle miteinberechnet, dadurch würden sich die Stunden des Urlaubs verfälschen. - Über das Paket ZEIT
Eine automatische Ist-Zeitbuchung des Tagesmodells des Mitarbeiters kann bei Verwendung des Pakets ZEIT eingestellt und durchgeführt werden, jedoch NICHT genau in Höhe der ½ Normalarbeitszeit des Tagesmodells des Mitarbeiters am Karfreitag. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an den ZEIT Support bzw. zeit@bmd.at.
Warum kann die Funktion "Restzeit übernehmen" bzw. "Sollzeit übernehmen" nicht ausgeführt werden?
Für die Verwendung der Funktionen "Restzeit übernehmen" bzw. "Sollzeit übernehmen" in den Leistungserfassungsfenstern sind folgende grundlegende Informationen zu beachten:
Restzeit übernehmen | Die Funktion "Restzeit übernehmen" steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter Zeiterfassung) zur Verfügung. Sie ermöglicht, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in die markierte Leistung zu übernehmen. Hinweis
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Sollzeit übernehmen | Mit der Funktion "Sollzeit übernehmen" können Sie auf schnelle und einfache Weise die Sollzeit laut Tagesmodell einfügen, wenn Sie ohne Zeiterfassung arbeiten oder wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt werden. Im Standard ist diese Funktion ausgeblendet, da sie nur der Erfassung von einer Leistung pro Tag dient. Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen. Hinweis
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im Bearbeitungsmodus der Leistung beim Feld Ist die Ausführung der Funktion trotz notwendiger Einstellungen und vorhandener Leistungen nicht möglich, kann es an folgenden Ursachen liegen:
- Tagesabschluss
Bei vorhandenem Tagesabschluss darf am betreffenden Tag die Funktion nicht mehr durchgeführt werden.
In erster Linie wird die Schaltfläche inaktiv (grau) dargestellt. Durch das Platzieren des Cursors auf der Funktion wird Ihnen direkt unterhalb und in der Statuszeile ein Begründungstext angezeigt:
In manchen Leistungserfassungsfenstern wird die Funktion nicht inaktiv angezeigt. Hier erhalten Sie beim Ausführen der Funktion eine Hinweismeldung: "Das Feld kann nicht verändert werden, da der Tag bereits abgeschlossen ist."
- Arbeitsschein
Die Funktion darf ebenfalls nicht ausgeführt werden, wenn aus der bestehenden Leistung ein Arbeitsschein erstellt worden ist.
Vorrangig wird die Schaltfläche inaktiv (grau) dargestellt. Durch Platzieren des Cursors auf der Funktion wird Ihnen direkt unterhalb und in der Statuszeile der Begründungstext angezeigt: "Für diese Leistung wurde bereits ein Arbeitsschein erstellt."
In manchen Leistungserfassungsfenstern wird die Funktion nicht inaktiv angezeigt. Hier erhalten Sie beim Ausführen der Funktion eine Hinweismeldung: "Das Feld kann nicht verändert werden, da sich die Leistung bereits in einem Arbeitsschein befindet."
Hinweis
| In der Projektwochenerfassung weichen die Hinweismeldungen geringfügig ab. Da mehrere Mitarbeiter für eine Woche gemeinsam erfasst werden, erscheint bereits die Meldung, wenn eine Leistung der verteilten Mitarbeiter betroffen ist. Die Meldung zum Tagesabschluss lautet: "Es sind keine Änderungen erlaubt, da zumindest ein Tag abgeschlossen worden ist."  Die Meldung zum Arbeitsschein lautet: "Mindestens eine Leistung befindet sich in einem Arbeitsschein."  |
