Bevor Sie starten, machen Sie sich Gedanken, welche Belegtypen (AR, ER, KA, Bank ...) Sie wie verarbeiten möchten: z. B. Bankauszugsverbuchung, Schnittstellen, Papierloses Buchen, Vorerfassung Buchungen, OCR-Erkennung u. v. m.

Überlegen Sie sich, welche Dateien/Belege über die Belegablage Databox ausgetauscht/verarbeitet werden sollen.

Beispiel für eine digitale Verarbeitung - Wirtschaftskunde

Eingangsrechnungen werden von allen Lieferanten an die gleiche E-Mail-Adresse gesendet. Mithilfe der Databox-Mailbox landen die Rechnungen automatisiert in der Belegablage Databox.
Mitarbeiter laden die Rechnungen selbstständig, beispielsweise über BMD Web, in die Belegablage Databox.
Außendienstmitarbeiter scannen die Belege über die BMD Go App selbstständig ein. Die Belege landen somit automatisch in der Belegablage Databox.
Ausgangsrechnungen werden über eine Schnittstelle direkt mit dem Dokument in die FIBU importiert und die Rechnung wird archiviert.

Beispiel für eine digitale Verarbeitung - Steuerberater

Eingangsrechnungen werden vom Klienten über die BMD Com oder die my BMD Com zur Verfügung gestellt.
Eingangsrechnungen können auch bei Klienten über die Databox-Mailbox in die Belegablage Databox gelangen.
Der Klient schickt dem Steuerberater die Rechnungen per Mail und der Steuerberater lädt diese in die Belegablage Databox hoch.
Weiters ist über das Paket LEA möglich, dass Ausgangsrechnungen vom Steuerberater automatisch als Eingangsrechnungen bei dessen Klienten in der Belegablage Databox landet.

Unter dem Punkt Uploadmöglichkeiten sind verschiedenste Möglichkeiten beschrieben, wie Sie als Steuerberater oder Ihr Mandant die Dokumente in die Belegablage Databox hochladen können. Anschließend sind die Verarbeitungsmöglichkeiten und deren Einstellungen angeführt und beschrieben.

Hinweis

Importmöglichkeiten (Schnittstellen) werden gegenüber der Belegerkennung bevorzugt.

2. Belegablage Databox

2.1. Allgemeines zur Belegablage Databox

Die "Belegablage Databox" in der FIBU ist das zentrale Werkzeug für die Fibu-Belege, die noch im Umlauf sind.

Von dort wird im Hintergrund die OCR-Verarbeitung automatisch gestartet oder das Dokument zu Finmatics weitergeleitet. Anschließend können die Dokumente in folgenden Programmen weiterverarbeitet werden:

Ziel ist es, alle Fibu-Belege über die Belegablage Databox zu verarbeiten, anstatt in einem Verzeichnis im Datei-Explorer abzulegen. Wie die Dokumente in die Belegablage Databox gelangen, wird im Unterpunkt Uploadmöglichkeiten beschrieben.

Im Hintergrund gibt es für die Belege den "Tools Dokumentenpool". Das ist der Speicher dieser Belege in der Datenbank.

Hinweis

Im BMD Scan lässt sich über die Einstellungen der TOOLS Dokumentenpool dazuschalten. Dort steht eine Pfadverwaltung für das automatische Einlesen der Belege in den TOOLS Dokumentenpool zur Verfügung. Wir empfehlen aber das Arbeiten über die Belegablage Databox.

Die Belegablage Databox kann unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Belegablage Databox gestartet werden.

Das Starten der Belegablage Databox ist auch direkt aus dem Kunden-Navigator unter "Databox" möglich.

Auch aus anderen Paketen (z. B. CRM, BILANZ, Wirtschaftsprüfung) oder aus dem Steuer-Navigator ist das Öffnen der Belegablage Databox möglich. Je nachdem, aus welchem Paket die Belegablage Databox geöffnet wird, wird auch der Databox-Baum entsprechend geladen.

2.2. Berechtigungen zur Belegablage Databox

Die Berechtigungen zur Belegablage Databox finden Sie unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen.

Unter CRM und DMS → CRM → Weitere Funktionen

Unter Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → Belegablage Databox

Hinweis

Die Berechtigungen für die Belegablage Databox können individuell angepasst werden.

Je nachdem, welche Databox-Ausprägungen der Klient sehen bzw. welche Funktionen er ausführen soll, können die einzelnen Berechtigungen gesperrt werden.

Es muss zumindest eine Ausprägung unter "Databox-Baum" freigeschalten sein (z. B. Databox-Baum FIBU), damit der Klient Belege hochladen kann:

2.3. Allgemeine Einstellungen Databox

In den TOOLS Parametern finden Sie die allgemeinen Einstellungen zur Databox, z. B. Benachrichtigungseinstellungen, Duplikatsprüfung u.v.m.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Com → Databox

Databox Downloadpfad

Hier ist ein UNC-Pfad (Universal Naming Convention) zu hinterlegen.

In diesem Verzeichnis werden Dateien temporär abgelegt, die aus der Databox zum Ansehen oder für die weitere Verarbeitung heruntergeladen werden.

In diesem Verzeichnis wird pro Mandant jeweils ein Unterverzeichnis "Paperless Booking" bzw. "Databox" angelegt, sofern Dokumente für diese Bereiche heruntergeladen werden.

Alle Personen, die mit diesen Dateien arbeiten sollen, benötigen Zugriff auf dieses Verzeichnis.

Für Cloud-Kunden wird empfohlen, das Verzeichnis auf dem K-Laufwerk zu erstellen, um einen reibungslosen Zugriff zu gewährleisten.

Prüfen ob Datei bereits hochgeladen wurde

Bei aktivem Parameter wird beim Hochladen der Datei eine Hinweismeldung angezeigt, wenn diese innerhalb von 90 Tagen bereits hochgeladen worden ist.

2.4. Allgemeine Funktionen für Belegablage Databox

Folgende Funktionen stehen in der Belegablage Databox zur Verfügung.

Ob die jeweilige Funktion ausgeführt werden kann, ist unter anderem vom Typ und Status der Verarbeitung abhängig.

Funktion	Beschreibung
Status "bereits heruntergeladen" zurücksetzen	Mit dieser Funktion können Sie den Status der bereits heruntergeladenen Dateien wieder zurücksetzen. Das heißt, beim "Papierlos Buchen" ist ein erneuter Download mit Strg + I möglich.
Fehlgeschlagene Dokumente zu Finmatics hochladen	Sind Dokumente aufgrund von Fehlern nicht zu Finmatics weitergeleitet worden, kann dies mit dieser Funktion erneut versucht werden.
Einstellungen der Feldbeschreibung für Databox Web	Hier kann die Feldauswahl für die Databox in der BMD Com (Spalten, die Ihre Mandanten sehen sollen) oder im BMD Web bearbeitet werden.
Papierloses Buchen	Mit dieser Funktion können die Belege gleich heruntergeladen und im BMD Scan weiterverarbeitet werden.
Datei(en) herunterladen	Mit dieser Funktion können Dateien aus dieser Databox heruntergeladen werden, wenn der Typ nicht "Papierlos Buchen" ist.
Dokument(e) archivieren	Mit dieser Funktion können Dokumente direkt ohne weitere Verarbeitung archiviert werden. Das Dokument darf nicht den Typ "Papierloses Buchen", "Vorerfassung" oder "ER-Kontrolle" haben, sondern muss dem Databox-Baum "Allgemein" zugeordnet sein.
OCR Status zurücksetzen	Wenn bereits eine OCR-Erkennung eingeplant ist, kann der Status hier zurückgesetzt werden.
OCR-Erkennung starten	Sind Belege besonders lange für die OCR-Erkennung eingeplant (), z. B. wenn über BMD Com hochgeladen wurde oder es technische Probleme gegeben hat, kann mit dieser Funktion die OCR-Erkennung erneut gestartet werden.
OCR-Erkennung einplanen und starten	Sind Belege bisher nicht für die OCR-Erkennung eingeplant worden (z. B. wenn die OCR-Parameter erst nachträglich eingestellt worden sind), können noch nicht verarbeitete Belege für die OCR-Erkennung eingeplant und diese gleich gestartet werden.

Weiters stehen Ihnen in der Belegablage Databox auch ein Com-Benutzer-Protokoll sowie in den weiteren Funktionen

→ Extras ein allgemeines Protokoll und Datensatz Protokoll zur Verfügung.

3. FIBU Einstellungen/Parameter

Alle möglichen FIBU Einstellungen zur Belegablage Databox finden Sie unter Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox.

Dort können die Einstellungen entweder firmenbezogen oder allgemein getroffen werden.

Parameter	Parametertext/-erklärung
Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse, Weitere	Mit diesem Parameter kann festgelegt werden, für welches Verarbeitungsprogramm die in der Databox hochgeladenen Dokumente abgelegt werden sollen. Normalerweise belässt man die Standardeinstellung "Automatische Ermittlung". Das heißt, alle hochgeladenen Dokumente werde mit Typ "Papierlos Buchen" verarbeitet, außer wenn im Programm "Vorerfassung Buchungen" ein Buch angelegt worden ist.
OCR-Erkennung Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse, Weitere	Dieser Parameter steuert, ob nach dem Upload der Dokumente in die Databox automatisch die OCR-Erkennung angewendet werden soll. Weiters kann definiert werden, ob die OCR-Erkennung mit oder ohne Trennung durchgeführt werden soll. Wird mit Finmatics gearbeitet, ist dieser Parameter zwingend einzustellen (OCR mit automatischer Trennung bzw. OCR ohne Trennung)
Buchungssymbole Papierlos Buchen für Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse, Weitere	Hier können für das Verarbeitungsprogramm "Papierlos Buchen" weitere Buchungssymbole (max. 4-stellig) hinterlegt werden. Wird mit dem Programm "Vorerfassung Buchungen" gearbeitet, hat dieser Parameter keine Auswirkung.
Periode und Beschreibung bei Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse, Weitere	Dieser Parameter gibt ab, ob beim Upload von Dokumenten in die Databox die Eingabe der Buchungsperiode aktiviert werden soll. Zusätzlich kann im Feld "Beschreibung" ein Text mitgegeben werden. Dieser wird in der Databox, in den FIBU-Verarbeitungsprogrammen (Vorerfassung Buchungen u.v.m.) und im BMD Scan rein als Information (ebenfalls im Feld "Beschreibung") angezeigt.
Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung	Nein: Es werden keine Buchungszeilen im Programm "Vorerfassung Buchungen" automatisch angelegt. Die Belege müssen z. B. mit der Menüfunktion "Neu aus Databox" manuell in das Vorerfassungs-Buch übernommen werden. Ja: Beim Hochladen von Belegen in der BMD Com (Buchhaltungsbelege hochladen) oder in der NTCS in der Belegablage Databox werden im Programm "Vorerfassung Buchungen" Buchungszeilen automatisch angelegt. Voraussetzung dafür ist, dass ein Vorerfassungsbuch existiert. Für das Arbeiten mit der Finmatics-API-Variante im Zusammenhang mit der Vorerfassung ist dieser Parameter zwingend auf "Ja" zu setzen.
Automatische Anlage von Buchungen in der ER-Kontrolle	Nein: Es werden keine Buchungszeilen in der ER-Kontrolle automatisch angelegt. Die Belege müssen z. B. mit der Menüfunktion "Neu aus Databox" manuell übernommen werden. Ja: Beim Hochladen von Belegen in der BMD Com (Buchhaltungsbelege hochladen) oder in der NTCS in die Belegablage Databox werden in der ER-Kontrolle Buchungszeilen automatisch angelegt. Für das Arbeiten mit der Finmatics-API-Variante im Zusammenhang mit der ER-Kontrolle ist dieser Parameter zwingend auf "Ja" zu setzen.
Automatische Anlage von Buchungen im Fibu-Dokumentenpool	Nein: Es werden keine Buchungszeilen im Fibu-Dokumentenpool angelegt. Die Belege müssen z. B. mit der Menüfunktion "Neu aus Databox" manuell übernommen werden. Ja: Beim Hochladen von Belegen in der BMD Com (Buchhaltungsbelege hochladen) oder in der NTCS in die Belegablage Databox werden im Fibu-Dokumentenpool Buchungszeilen automatisch angelegt.
OCR-Prozess	Einstellung, welcher OCR-Prozess für die Belegverarbeitung verwendet wird. Der zweistufige OCR-Prozess ist nur dann möglich, wenn die Einstellung "Finmatics" am Firmenstamm aktiv ist. Beim zweistufigen OCR-Prozess wird die OCR ohne Trennung vorausgesetzt, unabhängig davon, wie der Parameter "OCR-Erkennung" eingestellt ist.

Achtung!

Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassa

Wenn am Firmenstamm "Finmatics" aktiviert ist, dann muss entweder über das Verarbeitungsprogramm "Vorerfassung", "ER-Kontrolle" oder über den "Fibu-Dokumentenpool" gearbeitet werden.

Falls das Arbeiten über die Vorerfassung bzw. mit Finmatics nicht gewünscht ist, dann muss Finmatics deaktiviert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Hinweis

Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung

Wir empfehlen, beim Hochladen der Belege auch die Periode auswählen zu lassen, in der die Buchungszeilen automatisch im Programm "Vorerfassung Buchungen" angelegt werden (Parameter "Periode und Beschreibung"). Ist die Perioden-Abfrage nicht aktiviert, werden die Buchungen in der Periode laut Tagesdatum des Beleguploads angelegt.

Beim Hochladen von Belegen in der BMD Go und my BMD Com wird unabhängig von dieser Parametereinstellung immer sofort eine Buchungszeile angelegt.

Für das Arbeiten mit der Finmatics-API-Variante ist dieser Parameter auf "Ja" zu setzen.

Ihr Vorteil: Wird mit der OCR-Erkennung gearbeitet, sind beim Einstieg in der Programm "Vorerfassung Buchungen" (BaKaWa) die durch OCR erkannten Buchungszeilen bereits vorhanden.

Hinweis

Grundvoraussetzung für die automatische OCR-Erkennung im Hintergrund ist ein funktionierender SOAP-Dienst. Weitere Informationen finden Sie unter Punkt 9 Automatische OCR-Erkennung.

4. Uploadmöglichkeiten

Damit Dokumente in die Belegablage Databox gelangen, stehen Ihnen zum Hochladen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

4.1. Belege über die BMD Com hochladen

Die BMD Com wird häufig für den Datenaustausch zwischen Steuerberater und Klient verwendet. Die BMD Com ist aber natürlich auch für jedes andere Einsatzgebiet sinnvoll, bei dem Informationen aus den BMD Programmen im Internet zugänglich gemacht werden sollen.

Wenn Klienten die Belege über die BMD Com hochladen, landen diese direkt in der NTCS Belegablage Databox.

BMD Com → FIBU → Buchhaltungsbelege hochladen

In der Databox können die Belege über die Funktion "Dateien hochladen" oder über Drag & Drop in den grauen Bereich kopiert werden.

Weitere Informationen zur BMD Com finden Sie in der Onlinehilfe Besonderheiten für den BMD Com/Web/my BMD Com-Anbieter und BMD Com - FIBU - Funktionen.

4.1.1. FIBU für BMD Com ausblenden

Wenn in der BMD Com in der Databox eine bestimmte FIBU nicht angezeigt werden soll, gibt es dazu eine Einstellung am FIBU-Stamm. Diese Einstellung muss vom Steuerberater vorgenommen werden.

Steigen Sie dazu unter FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten ein und wählen Sie die jeweilige FIBU aus, die Sie in der BMD Com ausblenden möchten. Mit F6 kann die FIBU bearbeitet werden. Blenden Sie sich das Feld "In BMD Com anzeigen" ein und stellen Sie das Feld auf "FIBU nicht in BMD Com anzeigen" um.

Wenn die Einstellung getroffen wurde, ist die jeweilige FIBU nicht mehr in der BMD Com ersichtlich. In der (Belegablage) Databox können dadurch keine Belege für die ausgeblendete FIBU hochgeladen werden.

4.2. Belege über das BMD Web hochladen

Im Gegensatz zur BMD Com wird das BMD Web eher von Wirtschaftskunden genutzt, die extern auf die Firmendaten zugreifen möchten. Im BMD Web gibt es ebenfalls – wie in der BMD Com – die Möglichkeit, Belege hochzuladen.

Dazu steigen Sie im BMD Web unter FIBU → Buchhaltungsbelege hochladen ein.

In der Databox können die Belege über die Funktion "Dateien hochladen" und über Drag & Drop in den grauen Bereich kopiert werden.

Weitere Informationen zum BMD Web finden Sie in der Onlinehilfe Besonderheiten für den BMD Com/Web/my BMD Com-Anbieter und BMD Web - FIBU - Funktionen.

4.3. Dokumente direkt in die NTCS Belegablage Databox hochladen

Dokumente können direkt aus einer E-Mail oder aus einem Verzeichnis per Drag & Drop in die Belegablage Databox kopiert oder verschoben werden.

FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Belegablage Databox

Anschließend kommt eine Abfrage, ob die Datei aus dem Explorer kopiert oder in die Belegablage Databox verschoben werden soll. Wenn die Datei verschoben wird, wird diese aus dem Verzeichnis gelöscht.

Die Abfrage kann umgangen werden, wenn beim Hochladen die Strg-Taste für "Kopieren" oder die Umschalt-Taste für "Verschieben" gedrückt wird.

Weiters gibt es in der Belegablage Databox auch noch die Möglichkeit, über die Funktion "Dateien hochladen" Belege aus einem Verzeichnis hochzuladen.

4.4. Belege über die App BMD Go hochladen

Die App BMD Go bietet Ihnen die Möglichkeit, Belege (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassa, Weitere) direkt über das Smartphone hochzuladen. Die BMD Go kann für Android im Google Play Store sowie für iOS im Apple Play Store kostenlos heruntergeladen werden.

Weitere Informationen zu Anmeldung, Upload-Vorgang und zu den Verarbeitungsmöglichkeiten finden Sie unter BMD Go - FIBU - Funktionen.

4.5. Belege über die my BMD Com hochladen

Mit der my BMD Com besteht die Möglichkeit, Daten zwischen Steuerberater und Klient auszutauschen.

Ein wesentlicher Vorteil in der my BMD Com ist, dass der Klient direkt nach dem Upload der Belege einen Zahlungsvorschlag erstellen und durchführen kann. Die Belege müssen noch nicht vollständig in die FIBU verbucht werden, sondern es reicht wenn die Dokumente hochgeladen und somit in der Vorerfassung erfasst worden sind.

Mit der Schnittstelle EBICS oder finAPI kann auch der aktuelle Banksaldo abgerufen werden.

Wird über die my BMD Com gearbeitet, müssen die Belege über die Vorerfassung in der BMD NTCS weiterverarbeitet werden.

Weitere Informationen zu den Funktionalitäten finden Sie in der Onlinehilfe my BMD Com - FIBU - Funktionen.

4.6. E-Mail-Postfach

Die Belege können auch per E-Mail an eine bzw. von einer bestimmten E-Mail-Adresse in die Belegablage Databox gelangen.

Die Databox-Mailbox ist ab der NTCS Version 28.01. verfügbar. Nähere Informationen entnehmen Sie der Onlinehilfe Databox-Mailbox.

4.7. Scanneranbindung

Es gibt auch die Möglichkeit, eine direkte Scanneranbindung zu erwerben. Somit gelangen die gescannten Dokumente automatisch in die Belegablage Databox, wo im Hintergrund automatisch die OCR-Erkennung durchgeführt wird.

Eine Übersicht über alle Scanner und deren technischen Details finden Sie unter Dokumentenscanner.

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den BMD Support.

4.8. Verzeichnisimport

Über den Verzeichnisimport in den Databox-Vorschlagswerten ist es möglich, Dokumente aus einem Verzeichnis in die Belegablage Databox automatisch zu importieren.

Der Einstieg erfolgt unter FIBU → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Databox-Vorschlagswerte.

Damit Dokumente aus einem Verzeichnis in die Belegablage Databox importiert werden können, muss ein Datensatz angelegt werden. In der Spalte "Importverzeichnis" wird der Ordner angegeben, in dem die zu importierenden Dokumente abgelegt sind. Anschließend müssen die Firma, die Hauptkategorie, Unterkategorie sowie das Buchungssymbol definiert werden. Dies ermöglicht die richtige Zuordnung der Dokumente in der Belegablage Databox. Die korrekte FIBU wird anhand des ausgelesenen Belegdatums der OCR-Erkennung ermittelt.

Werden mehrere Verzeichnisse verwendet, muss für jedes Verzeichnis ein eigener Datensatz angelegt werden. Damit die Dokumente eindeutig zugeordnet werden können, müssen die Dateien der verschiedenen Belegtypen – wie Eingangsrechnungen (ER), Ausgangsrechnungen (AR) und Kassabelege (KA) – jeweils in einem eigenen Ordner abgelegt werden.

Standardfeldauswahl Databox-Vorschlagswerte
E-Mail	Je nach Einstellung auf der Mailbox, wie die Ermittlung des Databox-Knotens erfolgen soll, wird hier die verwendete E-Mail-Adresse eingetragen. Es kann entweder eine E-Mail für die Databox-Mailbox oder ein Importverzeichnis für den Import aus Verzeichnis eingegeben werden.
Importverzeichnis	Verzeichnis, in dem die Daten gespeichert sind, welche in die Belegablage Databox transfertiert werden sollen. Es kann entweder eine E-Mail für die Databox-Mailbox oder ein Importverzeichnis für den Import aus Verzeichnis eingegeben werden.
Sicherung	Ist dieses Feld aktiviert, werden die importierten Dateien in einen Subordner verschoben.
Firma	Firmennummer für die richtige Zuordnung in der Belegeblage Databox
Hauptkategorie	Hinterlegung der Hauptkategorie
Unterkategorie	Hinterlegung der Unterkategorie Die Unterkategorie ändert sich, je nachdem, welche Hauptkategorie ausgewählt worden ist.
Buchungssymbol	Hinterlegung des Buchungssymbols, damit der korrekt Zweig in der Belegablage Databox ermittelt wird.
Fehlerinfo	In diesem Feld werden diverse Fehlermeldungen angezeigt.

Manuell kann der Verzeichnisimport über die Schaltfläche "Verzeichnis importieren" gestartet werden.

Nachdem die Dokumente in die Belegablage Databox importiert worden sind, startet je nach Einstellung in den FIBU Parametern die OCR-Erkennung bzw. wird ein Datensatz im jeweiligen Verarbeitungsprogramm angelegt.

Weitere Informationen zu den Einstellungen entnehmen Sie der Onlinehilfe Optimale Belegverarbeitung.

Hinweis

Über die Spalte "Sicherung" kann eingestellt werden, ob die Dokumente nach der Verarbeitung in einen Unterordner verschoben werden.

Wenn keine Sicherung erfolgt, dann werden die Dateien in die Belegablage Databox verschoben und aus dem Ordner im Explorer gelöscht.

4.8.1. Stapel

Der Verzeichnisimport muss nicht manuell angestoßen werden, sondern kann über einen Stapel bzw. über die geplante Ausführung automatisch erfolgen. Über einen Stapel-Parameter kann auf eine bestimmte Firma eingeschränkt werden. Es werden alle Verzeichnisse der hinterlegten Firma importiert.

Funktion:

MCS_MDFIBUDATABOXTREESUGGESTIONMGR_IMPORT

Parameter:

STP_FIB_COMPANYNO	Firmennummer
STP_FIBU_IMHINTERGRUND	Hier wird eingestellt, ob sich das Parameterfenster vor dem Ausdruck öffnen soll: 0 = Fenster öffnet sich. 1 = Import wird sofort gestartet.

Weitere Informationen zu den Stapel-Einstellungen und zur geplanten Ausführung entnehmen Sie der Onlinehilfe Batches und Stapel in der NTCS FIBU.

5. Verarbeitungsmöglichkeiten

Über die Belegablage Databox kann ein Beleg über verschiedene Programmme weiterverarbeitet werden:

Wie das Dokument weiterverarbeitet wird, wird mittels Parametereinstellung definiert.

5.1. Papierlos Buchen

Wenn die Belege direkt aus der Databox in das Buchungsprogramm gelangen sollen, kann mit dem Verarbeitungsprogramm Papierlos Buchen und über BMD Scan gearbeitet werden.

Damit die Verarbeitung korrekt funktioniert, müssen zuerst folgende Parameter gesetzt werden:

Verarbeitungsprogramm (= Automatische Ermittlung/Papierlos Buchen)
OCR-Erkennung (= OCR-Erkennung mit oder ohne Trennung)

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Belegablage Databox

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Belege in der Belegablage Databox landen. Mehr Informationen zu den verschiedenen Varianten finden Sie unter Uploadmöglichkeiten.

5.1.1. Weiterverarbeitung der Belege über die integrierte Belegablage Databox im Buchen

Nachdem die Dokumente in die Belegablage Databox hochgeladen worden sind und die OCR-Erkennung im Hintergrund durchgelaufen ist, können die Dokumente über die integrierte Belegablage Databox im Buchen verbucht werden.

Hinweis

Wenn in der Spalte "Status" eine Uhr ersichtlich ist, arbeitet im Hintergrund die OCR-Erkennung noch. Sobald sich z. B. ein grüner Kreis in der Spalte "Status" zeigt, ist die OCR-Verarbeitung fertig.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung war erfolgreich.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung schlug fehl.

Auch wenn der Status einen grünen Punkt zeigt, bedeutet das nicht, dass alle Werte korrekt ermittelt wurden. Eine Kontrolle ist immer notwendig!

Damit die hochgeladenen Belege verbucht werden können, muss zuerst die Belegablage Databox im Buchen eingeblendet werden. Dazu muss im Burger-Menü im Buchen unter "Layout" ein Haken bei "Databox" gesetzt werden.

Anschließend kann im Buchen zwischen "Buchungen" und "Databox" umgeschaltet werden.

Über die Funktion "Layout ändern" ist es möglich, die Fenster beliebig anzuordnen. Beispielsweise können auch die Dokumentenvorschau oder die Databox als eigenständiges Fenster eingestellt werden.

Über die Funktion "Verbuchen (F8)" wird eine neue Buchung angelegt und die OCR-Daten werden übernommen. Wenn die OCR-Erkennung aktuell noch nicht fertig durchgelaufen ist oder das Dokument bereits zugeordnet ist, dann ist der Verbuchen-Button inaktiv.

Danach können die übrigen Felder ausgefüllt werden, damit die Buchung verspeichert werden kann. Beim Verbuchen wird das Dokument archiviert und aus der Databox gelöscht.

Wenn Sie auf den Reiter "Buchungen" umschalten, ist die Buchung nach dem Verspeichern sofort ersichtlich.

Hinweis

Über den Parameter DMS: Datenbesitzer Ansehen des Databox-Dokuments übernehmen kann eingestellt werden, ob der Datenbesitzer, welcher auf dem Dokument in der Belegablage Databox hinterlegt ist, beim Archivieren auf das DMS-Dokument übernommen werden soll.

Dieser Parameter hat Auswirkung auf Ihr Berechtigungssystem und ist daher nur in seltenen Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem FIBU Support abweichend vom Standard zu setzen.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox

5.1.2. Weiterverarbeiten der Belege über BMD Scan

Wenn die Dokumente über den BMD Scan verbucht werden solllen, steigen Sie unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → Buchen ein. Wählen Sie in den Einstiegsfeldern die Firma und Fibu aus.

Anschließend öffnen Sie unter Buchen → Papierlos Buchen (STRG + I) den BMD Scan. Die empfohlene Vorgangsweise beim papierlosen Buchen ist über die integrierte Dokumentenvorschau. Weitere Informationen finden Sie unter den Punkt Verbuchen über die Databox im Buchen.

Der BMD Scan lässt sich auch unter FIBU → Buchen und Vorerfassungen → BMD Scan öffnen. Wir empfehlen aber, den BMD Scan unbedingt über das Buchungsprogramm Buchen → Papierlos Buchen zu starten, da dann im BMD Scan sofort die richtige Firmennummer und die Ablageart "Papierloses Buchen" eingestellt sind.

Sobald der BMD Scan geöffnet wird, werden die zuvor hochgeladenen Dokumente in der Belegablage Databox automatisch in den Ordner "Paperless Booking" heruntergeladen. Der Ordner mit den heruntergeladenen Belegen wird Ihnen im BMD Scan anschließend automatisch vorgeschlagen.

Hinweis

Databox-Downloadpfad

Es muss vorab einmalig ein Databox-Downloadpfad definiert werden, unter dem die heruntergeladenen Belege zur Weiterverarbeitung zwischengespeichert werden sollen.

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Allgemein → Databox-Downloadpfad

In diesem Verzeichnis wird automatisch ein Unterordner "PaperlessBooking" angelegt. In diesem Ordner gibt es dann pro Mandant einen eigenen Ordner.

Zum Beispiel: D:\BMD\Temp\databox\PaperlessBooking\KL2000200100

Es benötigen alle Personen, die mit diesen Dateien arbeiten sollen, Zugriff auf dieses Verzeichnis

Nach Auswahl einer der Verbuchungsmöglichkeiten wird wieder in die Buchungsmaske gewechselt. Die erkannten OCR-Daten werden in der Buchungszeile entsprechend vorgeschlagen. Die Werte sind zu kontrollieren und gegebenenfalls zu ändern/ergänzen. Im Feld "Dokument" wird der Pfad des Dokuments angezeigt.

Abschließend wird beim Speichern der Buchung das Dokument zur Buchung archiviert und aus der Belegablage Databox gelöscht. Das Dokument wird im (Mandanten-)Archiv abgelegt. Wenn alle hochgeladenen Belege verbucht worden sind, muss die Belegeablage Databox leer sein.

Informationen zu den Funktionen im BMD Scan finden Sie in der Onlinehilfe Papierlos Buchen.

Hinweis

Wenn beim Hochladen der Belege in der Belegablage Databox eine Beschreibung eingegeben wird, ist die Beschreibung im BMD Scan links unten im grauen Bereich ersichtlich.

Ob beim Hochladen der Belege eine Beschreibung eingegeben werden soll, kann mit dem Parameter Periode und Beschreibung eingestellt werden.

5.1.3. Dateiname bei Papierlos Buchen/Download aus Databox

Der Dateiname beim papierlosen Buchen wird wie folgt vergeben:

Buchungssymbol_Periode(JJJJ-MM)_Dateiname.pdf

Wenn mehrere Fibus zur Firma existieren, wird die Fibu im Dateinamen angeführt:

Buchungssymbol_Fibu-Nummer_Periode(JJJJ-MM)_Dateiname.pdf

Achtung!

Der Dateiname für die Dokumente im Ordner "Paperless Booking" wird automatisch vergeben und darf nicht geändert werden!

Wenn der Dateiname geändert wird, kann das zugehörige Databox-Dokument beim Verbuchen nicht aus der Belegablage Databox gelöscht werden.

5.2. Vorerfassung Buchungen

Das Programm Vorerfassung Buchungen eignet sich hervorragend zur Automatisierung von Buchhaltungen. Unter anderem können Buchungsvorschläge automatisch erstellt oder auch von Ihren Mandanten über das BaKaWa in der BMD Com vorerfasst werden. Weitere Informationen zur BMD Com entnehmen Sie der Onlinehilfe BMD Com - FIBU - Funktionen.

Sobald im Programm "Vorerfassung Buchungen" ein Buch angelegt worden ist, werden die Belege nicht mehr mit dem Typ "Papierlos Buchen", sondern mit dem Typ "Vorerfassung" in die Belegablage Databox hochgeladen, sofern der Parameter Verarbeitungsprogramm auf die Standardausprägung "Automatische Ermittlung" eingestellt ist.

Mittels Parametereinstellung Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung kann eingestellt werden, dass automatisch zu jedem hochgeladenen Dokument eine Buchung inkl. Dokument in der Vorerfassung angelegt wird. In diesem Zusammenhang empfehlen wir, auch die Periodenabfrage zu aktivieren, damit die Belege in der korrekten Periode hochgeladen werden. Ohne Periodenabfrage werden die Buchungen in der Periode laut Tagesdatum angelegt.

Damit die Verarbeitung korrekt funktioniert, müssen zuerst folgende Parameter gesetzt werden:

Verarbeitungsprogramm (= Automatische Ermittlung)
OCR-Erkennung (= OCR mit oder ohne Trennung)
Periode und Beschreibung (= Periode/Periode und Beschreibung)
Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung (= Ja)

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Belegablage Databox

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Belege in der Belegablage Databox landen. Mehr Informationen zu den verschiedenen Varianten finden Sie unter Uploadmöglichkeiten.

5.2.1. Weiterverarbeitung der Belege in "Vorerfassung Buchungen"

Nachdem die Belege in die Belegablage Databox hochgeladen worden sind, wird automatisch eine Buchung im Programm "Vorerfassungen Buchungen" im jeweiligen Buch und in der ausgewählten Periode angelegt. Falls die Periodenabfrage nicht aktiviert worden ist, wird die Buchung in der Periode laut Tagesdatum angelegt.

In der Belegablage Databox ist der Datensatz aufgrund einer Zuordnung gesperrt und in der Spalte "Status" ist anhand der Uhr ersichtlich, dass der Beleg aktuell durch OCR erkannt wird. In der Vorerfassung ist die Buchung während der OCR-Verarbeitung ebenfalls für die Bearbeitung gesperrt.

Sobald sich z. B. ein grüner Kreis in der Spalte "Status" zeigt, ist die OCR-Verarbeitung fertig und die erkannten OCR-Daten (z. B. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag ...) werden auf die Buchung übernommen. Anschließend kann die Buchung bearbeitet/verbucht werden.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung war erfolgreich.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung schlug fehl.

Auch wenn der Status einen grünen Punkt zeigt, bedeutet das nicht, dass alle Werte korrekt ermittelt worden sind. Eine Kontrolle ist immer notwendig!

Wenn alle hochgeladenen Belege verbucht worden sind, muss die Belegablage Databox leer sein, da beim Verbuchen das Dokument aus der Belegablage Databox in das jeweilige Archiv/Mandantenarchiv verschoben wird.

Zuordnung zwischen Dokument und Buchung aufheben

Wenn ein Datensatz wegen einer Zuordnung gesperrt ist, kann dieses Dokument nicht aus der Belegeablage Databox gelöscht werden.

Soll diese Sperre aufgehoben oder das Dokument gelöscht werden, muss das aus jenem Programm erfolgen, wo die zugeordnete Buchung angelegt ist.

In der Vorerfassung gibt es dazu die Funktion "Databox-Zuordnung aufheben, Dokument (nicht) löschen".

Vorerfassung Buchungen → Dokument

Wenn Sie die Buchung löschen und es ist ein Databox-Dokument zugeordnet, erhalten Sie ebenfalls die Abfrage, ob das Dokument in der Databox mitgelöscht werden soll oder nicht.

Hinweis

Wenn beim Hochladen der Belege in der Belegablage Databox eine Beschreibung eingegeben wird, ist die Beschreibung in der Vorerfassung ebenfalls in der Spalte "Beschreibung" ersichtlich. Ob beim Hochladen der Belege eine Beschreibung eingegeben werden soll, kann mit dem Parameter Periode und Beschreibung eingestellt werden.

Die Spalten "Status" und "Dateiname" können auch im Programm "Vorerfassung Buchungen" mittels Feldauswahl eingeblendet werden.

Achtung!

Automatische Anlage von Buchungen in der Vorerfassung

Wird dieser Parameter auf "Nein" gestellt, müssen die Buchungen manuell in die Vorerfassung geladen werden. Das kann mit der Funktion "Neu aus Databox" erfolgen.

Vorerfassung Buchungen → Dokument → Neu aus Databox

Beim folgenden Auswahldialog kann zwischen "Alle" und "Aktuelles Buch" gewechselt werden.

5.2.2. Mehrere Vorerfassbücher innerhalb eines Vorerfassungstyps

Werden mehrere Bücher mit demselben Vorerfassungstyp angelegt, dann sind die Bücher mit unterschiedlichen Buchungssymbolen anzulegen, damit diese als eigener Knoten in der Belegeablage Databox ersichtlich sind.

Beispiel

Es gibt zwei verschiedene Kassen, die auch auf zwei unterschiedlichen Buchungssymbolen gebucht werden.

In der Vorerfassung sind daher zwei Kassenbücher mit unterschiedlichem Buchungssymbol angelegt:

In der Belegablage Databox sind beide Kassenbücher ersichtlich:

5.2.3. Dokumente mit Datenbesitzer schützen

Dokumente in der Belegablage Databox in Zusammenhang mit der Vorerfassung können mit Datenbesitzergruppen geschützt werden. Sollen Dokumente und Buchungen von einem bestimmten Buch nicht für alle Benutzer sichtbar sein, kann am Vorerfassbuch ein "Datenbesitzer für Ansehen" hinterlegt werden.

Wenn ein BMD Com-Benutzer die Dokumente sehen soll, dann muss dieser der Datenbesitzergruppe ebenfalls zugeordnet werden.

Soll der Datenbesitzer für Ansehen auf das Archivdokument übertragen werden, muss der Parameter Datenbesitzer für Ansehen auf Dokument aktiviert werden.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Vorerfassung Buchungen → Buchen

Hinweis

Dieser Parameter hat Auswirkung auf Ihr Berechtigungssystem und ist daher nur in seltenen Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem FIBU Support abweichend vom Standard zu setzen.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox

5.2.4. Belege über die Dokumentenvorschau trennen/zusammenfügen

Sollten Belege nicht richtig getrennt worden sein (z. B. durch die OCR-Erkennung oder Finmatics), können diese in der integrierten Dokumentenvorschau im Programm "Vorerfassung Buchungen" getrennt oder zusammengefügt werden. Die integrierte Dokumentenvorschau kann auch auf dem zweiten Bildschirm geöffnet werden.

5.3. ER-Kontrolle

Kanzleieigene Buchhaltungen oder Firmen verwenden sehr oft die ER-Kontrolle zur Weiterverarbeitung der Eingangsrechnungen. Weitere Informationen zur ER-Kontrolle finden Sie unter ER-Kontrolle - klassisches Layout beziehungsweise ER-Kontrolle - flexibles Layout.

Damit die Verarbeitung korrekt funktioniert, müssen zuerst folgende Parameter gesetzt werden:

Verarbeitungsprogramm Eingangsrechnungen (= ER-Kontrolle)
OCR-Erkennung Eingangsrechnungen (= OCR mit oder ohne Trennung)
Automatische Anlage der Eingangsrechnungen in der ER-Kontrolle (= Ja)

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Belegablage Databox

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie die Belege in der Belegablage Databox landen. Mehr Informationen zu den verschiedenen Varianten finden Sie unter Uploadmöglichkeiten.

5.3.1. Weiterverarbeiten der Belege über die ER-Kontrolle

Nachdem die Einstellungen gesetzt worden sind, können die Rechnungsdokumente hochgeladen werden. Im Zuge des Hochladens wird eine neue Erfassungszeile pro Dokument in der ER-Kontrolle angelegt.

Die Ermittlung der korrekten Fibu, in der der Datensatz samt Dokument angelegt werden soll, erfolgt anhand des Belegdatums aus der OCR-Erkennung bzw. eventuell vorhandenen XML-Daten. Kann mittels OCR kein Belegdatum ausgelesen werden, dient als Rückfallsebene das aktuelle Tagesdatum.
Ebenso darf die Ziel-Fibu nur ein Jahr in der Vergangenheit liegen (ausgehend vom aktuellen Tagesdatum und unabhängig von der als aktuell gekennzeichneten Fibu).
Dabei werden eventuell gesetzte Perioden- und Buchhaltungssperren berücksichtigt und der Datensatz demensprechend automatisch in die nächstmögliche Fibu (mit identer Unternummer) bzw nächste freie Periode verschoben.

In der Belegablage Databox ist der Datensatz aufgrund einer Zuordnung gesperrt und in der Spalte "Status" ist anhand der Uhr ersichtlich, dass der Beleg aktuell durch OCR erkannt wird. In der ER-Kontrolle ist der Beleg während der OCR-Erkennung ebenfalls für die Bearbeitung gesperrt.

Nach dem Auslesen der OCR-Erkennung können die Rechnungen in der ER-Kontrolle in der Rechnungsübersicht z. B. über den Workflow weiterverarbeitet werden.

Weitere Informationen finden Sie auch in der Onlinehilfe zur ER-Kontrolle unter dem Punkt Automatische Anlage durch Beleg-Upload.

Hinweis

Wenn in der Spalte "Status" eine Uhr ersichlich ist, arbeitet im Hintergrund die OCR-Erkennung noch. Sobald sich z. B. ein grüner Kreis in der Spalte "Status" zeigt, ist die OCR-Verarbeitung fertig.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung war erfolgreich.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung schlug fehl.

Auch wenn der Status einen grünen Punkt zeigt, bedeutet das nicht, dass alle Werte korrekt ermittelt worden sind. Eine Kontrolle ist immer notwendig!

Hinweis

Über den BMD Scan können die Belege mit der Ablageart "ER-Kontrolle" ebenfalls in die ER-Kontrolle verschoben werden.

Falls Sie die BMD Add-ins im Outlook installiert haben, können Sie auch direkt aus einem E-Mail die PDF-Rechnungen in die ER-Kontrolle übernehmen. Eine Anleitung zur Installtion der Office-Add-ins entnehmen Sie der Onlinehilfe BMD Office-Add-ins.

Zuordnung zwischen Dokument und Buchung aufheben

Wenn ein Datensatz wegen einer Zuordnung gesperrt ist, kann dieses Dokument nicht aus der Belegeablage Databox gelöscht werden.

Soll diese Sperre aufgehoben oder das Dokument gelöscht werden, muss das aus dem Programm erfolgen, wo die zugeordnete Buchung angelegt ist. In der ER-Kontrolle muss das Dokument mit rechter Maustaste → DMS → Dokumente zuordnen weggeordnet werden. Anschließend ist in der Belegablage Databox keine Buchung mehr zugeordnet und das Dokument kann gelöscht werden.

Wenn Sie die Buchung in der ER-Kontrolle löschen und es ist ein Databox-Dokument zugeordnet, erhalten Sie die Abfrage, ob das Dokument in der Databox mitgelöscht werden soll oder nicht.

5.3.2. Dokumente mit Datenbesitzer schützen

Dokumente aus der ER-Kontrolle können mit einem Datenbesitzer für Ansehen geschützt werden.

Dieser Parameter hat Auswirkung auf Ihr Berechtigungssystem und ist daher nur in seltenen Ausnahmefällen und nach Rücksprache mit dem FIBU Support abweichend vom Standard zu setzen.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Allgemein → Belegablage Databox

Genaue Details zu Berechtigungen/Datenbesitzer in der ER-Kontrolle entnehmen Sie aus der Onlinehilfe ER-Kontrolle - flexibles Layout bzw. ER-Kontrolle - klassisches Layout.

5.4. Fibu-Dokumentenpool

Der Fibu-Dokumentenpool eignet sich für Einnahmen-Ausgaben-Rechner ohne offene Posten, die durch eindeutige Beträge Rechnungen und Zahlungen zuordnen können. Der Fibu-Dokumentenpool dient als zwischenzeitliche Ablage mehrere Dokumenten, die zu einem späteren Zeitpunkt in die Bankauszugsverbuchung weiterverarbeitet werden können.

Die Dokumente werden über die Belegablage Databox hochgeladen. Mit den ausgelesenen OCR-Daten wird das Dokument automatisch im Fibu-Dokumentenpool angelegt.

Ebenso darf die Ziel-Fibu nur ein Jahr in der Vergangenheit liegen (ausgehend vom aktuellen Tagesdatum und unabhängig von der als aktuell gekennzeichneten Fibu).

Dabei werden eventuell gesetzte Perioden- und Buchhaltungssperren berücksichtigt und der Datensatz demensprechend automatisch in die nächstmögliche Fibu (mit identer Unternummer) bzw nächste freie Periode verschoben.

Damit die Verarbeitung korrekt funktioniert, müssen zuerst folgende Parameter gesetzt werden:

Verarbeitungsprogramm (= Fibu-Dokumentenpool)
OCR-Erkennung (= OCR mit oder ohne Trennung)
Automatische Anlage von Belegen im Fibu-Dokumentenpool (= Ja)

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Belegablage Databox

5.4.1. Weiterverarbeitung über die Bankauszugsverbuchung

In der Bankauszugsverbuchung können die Dokumente anhand der Kontonummer bzw. des Betrages automatisch auf die entsprechende Zahlung zugeordnet werden. Um die automatische Erkennung in der Bankauszugsverbuchng zu aktivieren, muss der Parameter Dokumentenpool auf "Ja" bzw. "Ja mit Skonto" gesetzt werden.

Bankauszugsverbuchung → Extras → Archiv

Ist der Fibu-Dokumentenpool aktiviert worden, dann werden beim Einlesen der Datei die Dokumente aus dem Fibu-Dokumentenpool überprüft. Stimmt die Kontonummer und/oder der Betrag eines Dokuments mit einer Zahlung überein, dann wird das Dokument automatisch zu der entsprechenden Zahlung zugeordnet und kann im Feld "Dokumente" angesehen werden.

Unter Funktionen → Suchen im Dokumentenpool können jene Belege, die nicht automatisch zugeordnet worden sind (z. B. weil weniger bezahlt worden ist), manuell zur dazugehörigen Zahlung zugeordnet werden.

Der Status im Fibu-Dokumentenpool ändert sich, sobald ein Dokument einer Zahlung zugeordnet wurde auf "In Bearbeitung (Bankauszugsverbuchung)".

Weitere Informationen zum Fibu-Dokumentenpool entnehmen Sie der Onlinehilfe Bankauszugsverbuchung unter dem Punkt Fibu-Dokumentenpool.

Hinweis

Wenn in der Spalte "Status" eine Uhr ersichlich ist, arbeitet im Hintergrund die OCR-Erkennung noch. Sobald sich z. B. ein grüner Kreis in der Spalte "Status" zeigt, ist die OCR-Verarbeitung fertig.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung war erfolgreich.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung konnte nicht alle Werte ermitteln.

Die OCR-Erkennung bzw. die QR-/Barcode-Erkennung schlug fehl.

Auch wenn der Status einen grünen Punkt zeigt, bedeutet das nicht, dass alle Werte korrekt ermittelt worden sind. Eine Kontrolle ist immer notwendig!

Hinweis

Die aus der OCR erkannten Rechnungsdaten werden in den Fibu-Dokumentenpool übernommen, sowie auch das Buchungssymbol, wo die Rechnung in der Belegablage Databox hochgeladen wurde. Die Felder sind im Fibu-Dokumentenpool bearbeitbar.

Wenn die Personenkonten aufgrund der von der OCR erkannten UID-Nummer oder Bankverbindung nicht auf den Datensatz im Fibu-Dokumentenpool übernommen werden sollen, kann das über folgenden Parameter deaktiviert werden.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Dokumentenpool → Konto aus Dokumentendaten ermitteln

Im Fibu-Dokumentenpool kann das Dokument auch aus der Dokumentenvorschau archiviert werden.

Dabei wird die Firmennummer, wenn diese am Archiv hinterlegt ist, direkt vorgeschlagen. Die Kategorie bzw. die Person wird beim Archivieren entweder von der Standardkategorie/Standardperson am Archiv, aus dem DMS-Vorschlagswert oder von der Hinterlegung am Datensatz im Fibu-Dokumentenpool übernommen. Die Kategorie, Archivnummer etc. können gegebenenfalls geändert werden, da beim Archivieren der Archivierungsdialog geöffnet wird.

Nach der Archivierung wird der Datensatz aus der Belegablage Databox bzw. aus dem Fibu-Dokumentenpool gelöscht.

5.5. Drag & Drop

Belege in der Belegablage Databox können mit Drag & Drop in andere Programme (z. B. Journal, Kontoblatt ...) gezogen werden. Dabei wird das Dokument beim Archivierungsvorgang aus der Databox gelöscht bzw. in das jeweilige (Mandanten-)Archiv verschoben.

Auch bereits heruntergeladene Belege können mit Drag & Drop in vielen Programmen zugeordnet werden. Dabei wird ebenfalls der Archivierungsvorgang angestoßen. Das heißt, die Belegablage Databox sollte nach Verarbeitung aller Belege leer sein.

6. Finmatics – Künstliche Intelligenz

Finmatics ist ein Drittabieter, der Belege verarbeitet und mit Informationen aus der NTCS (Buchungen, Trainingsdaten) kontieren kann. Über diverse Prüfebenen werden die hochgeladenen Dokumente ausgelesen, kontiert und für die Weiterverarbeitung vorbereitet.

Die Belege werden über die Belegablage Databox hochgeladen und automatisch zu Finmatics im Hintergrund weitergeleitet. Der Beleg wird dann von Finmatics verarbeitet und die Buchungsvorschläge werden anschließend über das Programm "Vorerfassung Buchungen" oder über die ER-Kontrolle weiterverarbeitet. Die Buchungen müssen kontrolliert bzw. ergänzt/geändert werden, bevor die Verbuchung erfolgt. Bei der Verbuchung werden die geänderten Daten zu Finmatics übertragen, sodass die KI trainiert werden kann.

Nähere Informationen zu den Einstellungen und zur Verarbeitung entnehmen Sie der Dokumentation Finmatics.

7. Zweistufiger OCR-Prozess

Damit in der my BMD Com bzw. in der BMD Com Finmatics auch in Zusammenhang mit dem Zahlungsvorschlag verwendet werden kann, wurde die Belegverarbeitung um den zweistufigen OCR-Prozess erweitert. Dieser Prozess bietet den Vorteil, dass im ersten Schritt die Belege durch die OCR-Erkennung verarbeitet und auf die Buchung übernommen werden, wobei wesentliche Informationen, wie der für den Zahlungsvorschlag erforderliche Betrag, ausgelesen werden. Im zweiten Schritt übernimmt die Finmatics-KI die Bearbeitung der Belege und ergänzt die fehlenden Daten der Rechnung mithilfe von KI-gestützten Algorithmen. Es werden von Finmatics keine bestehenden Daten auf der Buchung überschrieben.

Während der Belegverarbeitung durch Finmatics können Sie in der my BMD Com bzw. in der BMD Com die Rechnungen bezahlen, ohne zu warten, bis die Rechnungen von Finmatics fertig verarbeitet worden sind. Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass Sie Belege und Rechnungen effizient verarbeiten können, ohne den Ablauf der Zahlungen zu unterbrechen.

Für diese Einstellung muss der Parameter FIBU → Allgemein → (Belegablage) Databox → OCR-Prozess → 2-stufiger OCR-Prozess (BMD OCR-Erkennung und Finmatics) eingestellt werden.

Der zweistufige OCR-Prozess ist über folgende Verarbeitungsprogramme möglich:

7.1. Ablauf in der Belegablage Databox

1. Schritt: Das Dokument wird über die BMD Com/my BMD Com/etc. hochgeladen und die OCR-Erkennung läuft. In diesem Schritt ist in der Spalte "Status" eine Uhr ersichtlich. Die OCR-Erkennung wird beim zweistufigen OCR-Prozess immer ohne automatische Trennung durchgeführt.

2. Schritt: Wenn die OCR-Erkennung fertig ist, wird das Dokument zu Finmatics weitergeleitet und anhand von KI-Algorithmen ergänzt. In diesem Schritt ist in der Spalte "Status" ein lila Punkt ersichtlich und in den Spalten "Ext. Process" bzw. "Ext. Process State" erkennt man ebenfalls, dass das Dokument erfolgreich zu Finmatics übertragen wurde. Bei diesem Schritt kann die Buchung bereits in der NTCS bearbeitet werden. Die geänderten/ergänzten Daten werden beim Abgleich von Finmatics nicht überschrieben.

3. Schritt: Wenn die Verarbeitung von Finmatics fertig ist und der Beleg über den automatischen Finmatics Stapel bzw. über den manuellen Finmatics-Download abgeholt wurde, ist in der Databox ein grüner Punkt in der Spalte "Status" bemerkbar. In der Spalte "Ext. Process" ist auch erkennbar, dass der Beleg bereits abgeholt wurde. Nach der Verbuchung verschwindet das Dokument aus der Belegablage Databox.

Wenn am Personenkonto ein Gegenkontovorschlag hinterlegt ist, wird dieser bei der OCR-Erkennung nicht übernommen. Wenn mit Finmatics gearbeitet wird, soll die Kontierung immer von Finmatics übernommen werden.

Hinweis

Die Funktion "OCR-Status zurücksetzen" ist aktiv, wenn die OCR-Erkennung läuft, aber auch wenn das Dokument zu Finmatics weitergeleitet wurde.

Wird eine Buchung inkl. Dokument im zweiten Schritt (Finmatics) im zweistufigen OCR-Prozess gelöscht, wird auch das Dokument in Finmatics automatisch gelöscht.

Achtung!

Beim zweistufigen OCR-Prozess wird die OCR-Erkennung immer ohne Trennung durchgeführt, unabhängig davon, wie der Parameter "OCR-Erkennung" eingestellt ist. Der Grund dafür ist, dass der Beleg nach der OCR-Erkennung bereits bezahlt sein kann. Wenn im Nachhinein manuell oder über Finmatics ein Dokument gesplittet wird, das aber bereits bezahlt wurde, könnte das Dokument nach der fertigen OCR-Erkennung oder dem Finmatics-Download nicht mehr mit dem Ursprungsdokument von der Überweisung übereinstimmen (z. B. bei fehlerhafter Trennung, manueller Trennung etc.).

8. Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen

In der Bankauszugsverbuchung besteht die Möglichkeit, Buchungen aus dem Programm "Vorerfassung Buchungen" (Eingangsrechnungsbuch, Ausgangsrechnungsbuch) anzeigen zu lassen und die Kontierung automatisch auf die angegebenen Erfolgskonten zu übernehmen. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

Diese Funktion wird dann verwendet, wenn Sie die Rechnungen im Programm "Vorerfassung Buchungen" bzw. im BMD Com BaKaWa auf Personenkonten erfassen möchten, jedoch in der Buchhaltung direkt der Aufwand oder Erlös bei der Zahlung gebucht werden soll. Die Erfassung der Eingangsrechnungen bzw. Ausgangsrechnungen erfolgt meist automatisch durch die OCR-Erkennung oder Finmatics.

Welche Einstellungen notwendig sind, entnehmen Sie der Onlinehilfe Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen.

Automatische Zuordnung in der Bankauszugsverbuchung

Beim Einlesen in der Bankauszugsverbuchung werden die Belege aus der Vorerfassung überprüft und wenn möglich automatisch zugeordnet.

Ziel ist (ähnlich wie beim Fibu-Dokumentenpool), das Rechnungsdokument inkl. der Kontierung automatisch aus der Vorerfassung auf die Zahlung zu übernehmen.

Bei dieser Einstellung sind folgende Zuordnungskriterien möglich:

Zuordnung über Volltextsuche
Zuordnung anhand des Zahlungsbetrags
Zuordnung über Regeln
Manuelle Zuordnung

In der Spalte "Dokumententyp Zahlung" ist ersichtlich, ob ein Rechnungsdokument aus der Vorerfassung zugeordnet worden ist.

Nähere Informationen zur automatischen Zuordnung finden Sie in der Dokumentation Bankauszugsverbuchung mit Vorerfassungsbelegen unter Automatische Zuordnung der Vorerfassungen in der Bankauszugsverbuchung.

Hinweis

Die Variante mit Vorerfassbelegen für die Bankauszugsverbuchung ist auch mit Belegen aus der ER-Kontrolle möglich. Dazu muss am FIBU-Stamm das Feld 189 "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung" aktiviert werden.

9. Bankauszugsverbuchung mit ER-Kontrolle-Belegen

In der Bankauszugsverbuchungen können Buchungen aus der ER-Kontrolle angezeigt und zur Zahlung zugeordnet werden.

Die Erfassung der Rechnungen erfolgt nicht im Buchungsprogramm, sondern in der ER-Kontrolle. Die in der ER-Kontrolle erfassten Rechnungen werden nicht in die FIBU verbucht, sondern erst bei der Zahlung in der Bankauszugsverbuchung verarbeitet und somit erfolgt die eigentliche Buchung des Aufwands erst bei der Zahlung.

In der Bankauszugsverbuchung wird durch das Kennzeichen "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung" am FIBU-Stamm die Kontierung (Sachkonto) samt Rechnungsdokument weitgehend automatisch aus der ER-Kontrolle übernommen. Ebenso können über eine manuelle Zuordnungsfunktion Buchungen aus der ER-Kontrolle angezeigt und der Zahlung in der Bankauszugsverbuchung zugeordnet werden.

Die Einstellung des Kennzeichens "ER-Kontrolle-Belege für Bankauszugsverbuchung" wird dann verwendet, wenn Sie die Rechnungen in der ER-Kontrolle auf Personenkonten erfassen möchten, jedoch in der Buchhaltung direkt der Aufwand oder Erlös bei der Zahlung gebucht werden soll.

Eine detaillierte Beschreibung zu den Einstellungen und den Ablauf in der Bankauszugsverbuchung in Zusammenhang mit der ER-Kontrolle finden Sie in der Onlinehilfe Bankauszugsverbuchung mit ER-Kontrolle-Belegen.

10. Automatische OCR-Erkennung

Diese Einstellungen sind von Ihrem Techniker bzw. Adminstrator durchzuführen.

Wenn die NTCS Belegablage Databox verwendet wird, erfolgt die OCR-Erkennung immer mittels lokaler BMDAsynJobServer.exe.

In der BMD Com, my BMD Com oder im BMD Web erfolgt die OCR-Erkennung über BMDAsyncJobServer.exe am Server. Die Benachrichtigung wird in diesem Fall über das EvaluationCenter durchgeführt.

10.1. SOAP-Dienst

Grundvoraussetzung ist ein funktionierender SOAP-Dienst. Informationen zur möglichen Problemlösung dazu finden Sie unter Stapelverwaltung.

10.2. Parametereinstellungen

Unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Applikationsserver → Allgemeine Einstellungen müssen folgende Einstellungen getroffen werden, damit die OCR-Erkennung automatisch durchgeführt werden kann.

Allgemein

Servername/IP-Adresse	Servername oder IP-Adresse des Rechners, auf dem der BMD NTCSSOAPService läuft.
Portnummer	Port des BMD NTCSSOAPService

Scheduler

Betriebssystembenutzer	Betriebssystembenutzer, mit dessen Benutzerrechten der Windows-Scheduler den Stapel ausführt.
Standardbenutzer für Geplante Ausführungen	Wenn bei einer Geplanten Ausführung kein Benutzer hinterlegt wurde, wird die Ausführung unter diesem Benutzer gestartet

Der ausführende BMD User und der Systembenutzer müssen für diese Einstellung hinterlegt sein. Meist fehlt nur der Standardbenutzer für "Geplante Ausführungen".

10.3. Firewall

Sollte die automatische OCR-Erkennung nur nach Upload in der Belegablage Databox durchgeführt werden, nicht aber über die BMD Com/BMD Go/my BMD Com, dann prüfen Sie Folgendes:

In der Firewall muss noch der Port des BMDNTCSOAPSvc freigeschaltet werden, damit der Asnyc Job am BMD Server angelegt werden kann (meist 1222).

Der Port ist in der NTCS in den TOOLS Parameter unter Applikationsserver → Allgemein zu finden.

Es könnte auch noch sein, dass die Namenauflösung nicht funktioniert, weil der Webserver in einer DMZ steht. Dann muss statt des Servernamens die IP-Adresse des BMDNTCSSOAPSvc-Hoasts im oben angeführten Parameter hinterlegt werden.

11. E-Rechnung

Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird.

Das Arbeiten mit elektronischen Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich:

Automatisierung reduziert Fehler
Effizienzsteigerung und Kostenreduktion
Bessere Nachverfolgbarkeit

Am Arbeitsprozess in Zusammenhang mit der E-Rechnung ändert sich grundsätzlich nichts, sofern Sie bereits papierlos Buchen. Die Rechnungen werden wie gewohnt über die Belegablage Databox, BMD Com etc. hochgeladen und anschließend in der BMD NTCS über das definierte Verarbeitungsprogramm (z. B. ER-Kontrolle, Vorerfassung, papierlos Buchen oder im Fibu-Dokumentenpool) verarbeitet und verbucht.

11.1. Gesetzliche Änderungen

Als Teil der EU-Initiative „ViDA“ (VAT in the Digital Age) sollen elektronische Rechnungen bis 2030 den Rechnungslegungsprozess innerhalb der EU vereinheitlichen und digitalisieren. Während Deutschland ViDA vorgreift und schon einen konkreten Fahrplan ausgearbeitet hat, sind die Meilensteine und Fristen in Österreich noch nicht konkret definiert.

Das EDI-Framework von BMD unterstützt bereits jetzt mehrere technische Übertragungskanäle für den Export von Ausgangsrechnungen und den Import von Eingangsrechnungen, wobei die Kanäle stets weiter ergänzt werden. Im Allgemeinen bietet die E-Rechnung eine bessere Nachverfolgbarkeit und ist leichter zu auditieren, was die Compliance-Anforderungen unterstützt und die Prüfbarkeit verbessert.

In der BMD Business Software generieren Sie E-Rechnungen neben mehreren anderen Standards auch in den Formaten ebInterface und XRechnung. ZUGFeRD wird in Kürze unterstützt. Wir können aber jedes beliebige XML-Format (d. h. nicht nur ZUGFeRD) hybrid (d. h. eingebettet in PDF) übertragen.

Eingangsseitig werden sowohl ebInterface, ZUGFeRD, als auch XRechnung unterstützt.
Das System hält alle gesetzlichen Anforderungen ein, wobei notwendige Updates stets rasch umgesetzt und in die Software eingespielt werden.

11.2. Arten von E-Rechnungen

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnungen Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format.

Das bedeutet, eine ZUGFeRD-Datei kann als normales PDF-Dokument angesehen werden, benötigt aber aufgrund der integrierten XML-Datei keine OCR-Erkennung mehr. Ein wesentlicher Vorteil ist daher, dass die Rechnungsdaten automatisch erkannt und übernommen werden.

ebInterface

ebInterface ist der österreichische Standard für die E-Rechnung. Voraussetzung ist eine XML-Datei und eine PDF-, TIF- oder TIFF-Datei mit dem gleichen Namen. Teilweise ist die XML-Datei auch schon im PDF eingebettet. Vorteil ist, wie bei den ZUGFeRD-Formaten, dass die Rechnungsdaten automatisch erkannt und übernommen werden.

XRechnung

Die XRechnung ist im Gegensatz zu einer ZUGFeRD-Datei ein reines XML-Format. Öffnet man eine XRechnung, erscheinen die Rechnungsdaten als XML-Datei, ohne visueller Darstellung.

Mithilfe der BMD NTCS werden die XRechnungen visualisiert und die Rechnungsmerkmale können in einer PDF-Vorschau kontrolliert werden, dabei bleibt das Originaldokument unverändert.

Vorteil der XRechnung ist sowie bei ZUGFeRD oder ebInterface-Dateien, dass die Rechnungsdaten der XML-Datei automatisch erkannt und übernommen werden.

Im Internet gibt es auch zahlreiche Programme, die XRechnungen in visuelle PDF-Dokumente umwandeln.

Achtung!

Wir empfehlen unbedingt das Arbeiten mit einer Datei. Entweder eine reine XML-Datei oder ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML. Das Arbeiten mit zwei separaten Dateien, ein PDF-Dokument und eine XML-Datei mit dem gleichen Namen wird nicht empfohlen.

11.3. Visualisierung von XML-Rechnungen

Die BMD Software visualisiert importierte XML-Rechnungen automatisch und benutzerfreundlich, unabhängig vom Eingangskanal (ER-Kontrolle, Upload durch Mandanten über BMD Com). Die ansprechende Darstellung erleichtert die Prüfung und Weiterverarbeitung im Standardprozess sowie die Archivierung der elektronischen Rechnungen inklusive PDF-Visualisierung. Diese Funktion optimiert somit die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, indem sie eine nahtlose Integration in bestehende Workflows ermöglicht und Transparenz sowie Effizienz steigert.

Für die Visualisierung der XRechnungen ist grundsätzlich keine gesonderte Einstellung und Lizenz notwendig. Wichtig ist, dass der Upload über die BMD Com, Belegablage Databox, BMD Web, BMD Go oder die my BMD Com vorgenommen wird. Beim Upload wird die XRechnung in ein PDF konvertiert und der zuständige Buchhalter oder der Klient kann die wichtigsten Rechnungsdaten in der BMD Com, Belegablage Databox etc. sehen.

Ohne Visualisierung sieht die XML-Datei wie folgt aus:

Eine visuelle Ansicht ist bei allen gültig definierten XRechnungsformaten möglich. Eine XML-Datei einer UVA, eines Zahlungsvorschlags etc. kann daher nicht visuell dargestellt werden.

Die visuelle Darstellung von XRechnungen ist immer gleich aufgebaut.

11.3.1. Belegablage Databox

Die Dateien (z. B. XRechnungen) werden wie gewohnt über die Belegablage Databox hochgeladen und dabei im Hintergrund in ein PDF-Dokument konvertiert. Vorteil ist, dass die XRechnung direkt nach dem Upload als PDF-Dokument angesehen werden kann.

Aufgrund des grünen Punkts erkennt man, dass die Rechnungsdaten ebenfalls erkannt und übernommen wurden. Daher ist bei E-Rechnungen keine OCR-Erkennung notwendig.

Ob eine XML-Datei eingebettet ist, kann unter der Büronadel in der Dokumentenvorschau kontrolliert werden.

Hinweis

Falls Sie die Belege über Finmatics verarbeiten, ist im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen nichts weiter zu beachten.

11.3.2. BMD Com/Web

Beim Hochladen von XRechnungen über die BMD Com oder das BMD Web wird die Datei direkt in ein PDF-Dokument konvertiert. Vorteil ist, dass der Klient bzw. der Benutzer direkt nach dem Upload die Rechnungsmerkmale sichtbar hat. Eine OCR-Erkennung ist daher nicht mehr notwendig.

11.3.3. my BMD Com

Auch beim Hochladen von XRechnungen über die my BMD Com wird die Datei direkt in ein PDF-Dokument konvertiert. Vorteil ist, dass der Klient bzw. der Benutzer direkt nach dem Upload die Rechnungsmerkmale sichtbar hat. Eine OCR-Erkennung ist daher nicht mehr notwendig.

11.3.4. BMD Scan

Die Dokumente werden wie gewohnt über die Belegablage Databox hochgeladen oder über ein Verzeichnis ausgewählt. Wir empfehlen unbedingt das Arbeiten mit der Belegablage Databox, da hier beim Hochladen die XRechnung zu einem PDF-Dokument konvertiert wird. Eine genaue Beschreibung zur Belegablage Databox finden Sie unter Punkt 2 Belegablage Databox.

Wenn eine XRechnung im BMD Scan ausgewählt wird, wird automatisch eine PDF-Vorschau generiert und Sie können die Rechnungsdaten einfach kontrollieren. Die XRechnung wird in diesem Fall nicht in ein PDF-Dokument konvertiert.

Eine E-Rechnung erkennt man zusätzlich auch anhand des gelben Textes: "Das Dokument enthält bereits eingebettete Daten, wodurch keine OCR-Erkennung mehr benötigt wird."

Aus diesem Grund ist auch die OCR-Erkennung bei elektronischen Rechnungen deaktiviert, da die Rechnungsmerkmale bereits ausgelesen und übernommen wurden.

Ob eine XML-Datei eingebettet ist, kann unter der Büronadel kontrolliert werden. Sobald eine XML-Datei vorhanden ist, wird ebenfalls der grüne Punkt neben der Rechnung angezeigt.

Die Rechnung kann anschließend wie gewohnt über das ausgewählte Verarbeitungsprogramm verbucht werden.

Hinweis

Wird im BMD Scan über den Dokumentenpool gearbeitet, so wird beim Hochladen der XRechnung die XML-Datei ebenfalls in ein PDF-Dokument konvertiert.

11.3.5. Drag & Drop

Werden XRechnungen per Drag & Drop im Nachhinein auf eine Buchung oder ins Archiv gezogen, so wird die XML-Datei nicht konvertiert. Es ist aber eine visuelle Ansicht in der Dokumentenvorschau möglich, damit die Rechnungsdaten angesehen und kontrolliert werden können.