FAQ zum Thema Mitarbeiter-Neueintritt ZEIT

Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.

 Einen Überblick über alle wichtigen Themen in der Zeiterfassung erhalten Sie hier.

 

Hier können Sie alle häufig gestellten Fragen und Antworten zum Thema Neueintritt eines Mitarbeiters in der Zeiterfassung nachlesen.

Hier können Sie allgemeine Informationen zu dem Thema durchlesen.

 

Wenn Sie nur die Zeiterfassung ohne weitere Lizenzen (wie z. B. PI oder LOHN) verwenden, legen Sie neue Mitarbeiter im Programm Mitarbeiter an. 

Verwenden Sie zusätzlich zur Zeiterfassung die NTCS Lohnverrechnung oder die Ergänzung Urlaubsverwaltung, legen Sie neue Mitarbeiter im Programm Dienstnehmer an. Dies ist notwendig, da dort zusätzlich dafür wichtige, ergänzende Felder ausgefüllt werden müssen. 

Wenn Sie neue Mitarbeiter als Dienstnehmer anlegen, werden diese auch automatisch in der Funktion "Mitarbeiter" sichtbar!

Umgekehrt gilt dies jedoch nicht. Wird ein Mitarbeiter angelegt, kann er später aber als Dienstnehmer relativ einfach übernommen werden (mittels F6 Bearbeiten im Programm "Dienstnehmer" in der Ansicht "noch kein Dienstnehmer").

Prinzipiell kann eine Mitarbeiternummer selbstständig – gemäß Ihren Regeln im Unternehmen oder Ihren Wünschen zu Nummernkreisen – vergeben werden. Mittels der F8-Funktion beim Feld "Mitarbeiternummer" kann automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen und gewählt werden.

Wenn Sie die Daten aus der BMD Zeiterfassung für eine externe Lohnverrechnung exportieren möchten (mittels ZEIT für Lohnverrechnung exportieren), ist darauf zu achten, dass übereinstimmende Mitarbeiternummern in beiden Systemen verwendet werden.

Alternativ kann dazu kann das Feld Nr. in BMD 5.5 verwendet werden. Hier ist die Mitarbeiternummer vom externen Lohnverrechnungssystem zu hinterlegen. Auf diese Nummer greift dann der Export für die Lohnverrechnung zu.

Bei einer Neuanlage eines Mitarbeiters oder Dienstnehmers wird automatisch durch die Eingabe des Pflichtfeldes "Eintrittsdatum" ein neues Dienstverhältnis mit dem eingegebenen Eintrittsdatum initial angelegt. Zu Beginn wird dieses mit dem Status "nicht ruhend" geführt. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter aktuell aktiv beschäftigt ist.

In den Dienstverhältnissen werden Ihnen auch ruhende Dienstverhältnisse (z. B. Karenzen, Zivildienst) angezeigt. Mit dem Feld "Hauptdienstverhältnis" können Sie steuern, welches Dienstverhältnis das aktuell gültige Dienstverhältnis ist.

Wenn Sie die BMD Lohnverrechnung im Einsatz haben, müssen die Dienstverhältnisse über den LOHN Dienstnehmerstamm verwaltet werden, da dort wichtige Einstellungen (zu Ansprüchen usw.) verwendet werden.

Ohne Lohnverrechnung müssen die Dienstverhältnisse im Programm "Mitarbeiter" gewartet werden. Dazu erfassen Sie bitte auch treffsicher den jeweiligen Status (Aktiv; Ruhen = Mutterschutz, Karenz, Bildungskarenz ... usw.) mit dem jeweiligen Zeitraum. Dies ist insbesondere wichtig, falls später Auswertungen über bestimmte Status gemacht werden sollen (Dienstzeugnisse) oder die Lohnverrechnung eingeführt wird.

Ebenso spielt die Beschäftigungsnummer am jeweiligen Dienstverhältnis eine Rolle, da dazu ggf. bei einem ruhenden Dienstverhältnis (Karenz) und gleichzeitiger Beschäftigung (z. B. geringfügig) mit dem parallelen Dienstverhältnis eine Bewertung je Dienstverhältnis erfolgen könnte.

Mithilfe der historischen Daten können Sie bei aktiven Mitarbeitern verschiedenste Felder für die Zeiterfassung so einstellen, dass diese Werte zeitlich abgrenzbar sind. Darunter fallen zum Beispiel Wochenmodell, Bewertungsmodell, Kostenstelle, Abteilung etc.

So kann z. B. bei Mitarbeitern über einen bestimmten Stichtag das Bewertungsmodell verändert werden. Dabei ist immer ein Stichtag anzugeben, ab dem sich die Stammdaten ändern.

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Neben den wichtigsten Feldern (z. B. Eintrittsdatum, Name, Personalnummer etc.) müssen für die Zeiterfassung jedenfalls ein Wochenmodell und ein Bewertungsmodell eingegeben werden. Gegebenenfalls. kann auch ein Schichtmodell nötig sein, wenn sich die Einteilung der Soll-Arbeitszeit nicht mit einer Kalenderwoche abbilden lässt.

Anmerkung: Auch die ZEIT Dienstnehmer-Lizenzprüfung (Anzahl) zielt auf aktive Mitarbeiter ab, welche mindestens ein Wochenmodell und ein Bewertungsmodell zugeordnet haben.

Mithilfe des Wochenmodells bestimmen Sie je Mitarbeiter die wöchentliche Normalarbeitszeit und die Verteilung auf die verschiedenen Wochentage laut der geltenden Vereinbarung (Dienstvertrag). Das Wochenmodell ist somit im System für verschiedene Ermittlungen wichtig, z. B. die Vorgabe der Sollarbeitstage sowie der täglichen Sollzeit und deren Lage, Ansprüche bei Nichtleistungszeiten usw.

Auf diese Hinterlegung greifen nicht nur die Zeiterfassung, sondern auch andere Pakete zu, z. B. die Leistungserfassung, Lohnverrechnung, ggf. PI usw. 

 

Mit dem Bewertungsmodell wird je Mitarbeiter definiert, um welchen Abrechnungstyp es sich bei dem Mitarbeiter handelt (z. B. Gleitzeit im Büro, All-in-Mitarbeiter, Produktionsmitarbeiter o. ä.). Auch kann mithilfe des Bewertungsmodells zwischen verschiedenen Kollektivvertragsregelungen, lohngestaltenden Vorschriften oder Betriebsvereinbarungen unterschieden werden. Das heißt, das Bewertungsmodell regelt die Berechnungen der verschiedenen Werte zum jeweiligen Mitarbeiter in der Zeiterfassung (z. B. für die Lohnvorbereitung) wie etwa Überstunden, Zulagen u. v. m.

Anmerkung: Bewertungsmodelle werden immer von einem zertifizierten BMD Consultant eingestellt. Bei Bedarf können Sie gerne einen Termin bei BMD buchen.

Damit Mitarbeiter in BMD Web, BMD Com oder BMD Go einsteigen können, muss eine User-ID beim Mitarbeiterstamm hinterlegt werden. Weiters muss sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter die korrekten Berechtigungen für die notwendigen Programme und Funktionen besitzt.

Zusätzlich kann es notwendig sein, dass Mitarbeiter auch Zugang zu Informationen über andere Mitarbeiter haben (z. B. Urlaubsplanung der eigenen Abteilung). In diesem Fall muss auch sichergestellt werden, dass die notwendigen Einstellungen für die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten vorgenommen worden sind. Sie können mithilfe der Berechtigungen für Buchungsarten für die Benutzer auch Sperren bzw. Freigaben für die Verwendung in bestimmten Programmen und Funktionen einrichten.

Weitere Informationen dazu können Sie nachlesen im Thema Welche Berechtigungen gibt es in der Zeiterfassung.

Die User-ID wird jeweils beim Mitarbeiter-/Dienstnehmer-Stamm hinterlegt. Mit diesem Benutzer können sich Mitarbeiter in der App BMD Go und im BMD Web sowie ggf. in der BMD Com einloggen.

Standardmäßig werden hiermit in der BMD Zeiterfassung immer nur die jeweilig erfassten Zeitdaten dieses Mitarbeiters im System geladen, wo der Benutzer hinterlegt wird. Für eine User-ID muss ein Benutzer unter Werkzeuge (ehem. Tools) angelegt werden. Bereits bei der Neuanlage wird die BMD Standard-Berechtigungsgruppe (der TOOLS Parameter) automatisch zugeordnet! 

Welche Mitarbeiter welche Informationen von anderen Mitarbeitern in der Zeiterfassung sehen können, wird in den Stammdaten unter "Berechtigungen für Mitarbeiterdaten" gesteuert. Hier werden Vorlagen erstellt, die auf bestimmte Felder im Mitarbeiter/Dienstnehmer zugreifen.

Bei Änderung von diesen Feldern am Mitarbeiterstamm (z. B. ändert sich der hinterlegte Abteilungsleiter) werden automatisch die Berechtigungen auf Mitarbeiterdaten aktualisiert.

Bei Neuanlagen von Mitarbeitern kann es daher wichtig sein, dass Sie beispielsweise die Abteilung und weitere Felder bei dem jeweiligen Mitarbeiter direkt oder in dessen historischen Daten hinterlegen. 

Dazu ist es notwendig, dass Sie einen Ausweis für den betreffenden Mitarbeiter in den Stammdaten anlegen. Dies geschieht unter ZEIT → Stammdaten → Ausweise. Hier müssen Sie die Chip-/Datenträgernummer als Ausweisnummer erfassen und den gewünschten Mitarbeiter zuordnen.

Unter bestimmten Umständen kann es auch nötig sein (z. B. aufgrund herstellerseitiger Terminallizenzen), dass Sie den Ausweis einem oder mehreren Terminals zuordnen (siehe Funktionen!). 

Anmerkung: Einen Überblick, wer welchen Datenträger innehatte, erhalten Sie im Fenster Historische Ausweise.

Durch die Auswahl des Felds "Position" im Mitarbeiterstamm bestimmen Sie je Mitarbeiter, ob dieser Mitarbeiter, Abteilungsleiter oder Geschäftsführer ist. Durch die Hinterlegung des Dienstnehmers im Feld "Teamleitung" auf einer Abteilung kann ebenso ein führender Status dieses Kollegen ausgelöst werden.

Anschließend wechseln Sie in den Mitarbeiterstamm der jeweiligen Mitarbeiter und können durch Bearbeiten des Feldes "Abteilungsleitung"/"Geschäftsführung" die neue Abteilungsleitung/Geschäftsführung oder eben die Abteilung (also die Teamleitung indirekt via Abteilung) zuordnen. Im Standardfall werden dadurch die Genehmiger der Anträge und die Berechtigungen auf Mitarbeiterdaten automatisch aktualisiert.

Achten Sie bitte weiters auf die korrekte Zuordnung des Benutzers zu der jeweilig gewünschten Gruppe/Rolle für die nötigen Berechtigungen unter Werkzeuge!

Neben der korrekten Zuordnung der Gruppen/Rolle für die relevanten Berechtigungen im System sind die Berechtigungen auf Mitarbeiterdaten relevant. Mitarbeiter, die alle Mitarbeiter in der Zeiterfassung sehen und/oder bearbeiten dürfen, werden in der Vorlage unter "Weitere Mitarbeiter" hinzugefügt.

In dem Fall, wenn diese Person/dieser Benutzer nur bestimmte Mitarbeiter sehen und/oder bearbeitet darf, muss diese/r je Mitarbeiter/in im Mitarbeiterstamm bzw. in den historische Daten (z. B. als Stellvertreter oder im Feld "Mitarbeiter 1"," Mitarbeiter 2") hinterlegt werden und in den Berechtigungen auf Mitarbeiterdaten dementsprechend in der Vorlage dann berücksichtigt werden. 

Gehen Sie zu dem Mitarbeiter in die Funktion "Mitarbeiter" und kontrollieren Sie, ob das Feld "Lohnverrechnung" aktiviert ist. Anschließend können Sie in die Funktion "Dienstnehmer" wechseln. Hier wählen Sie in der Combobox die Einstellung "Alle Dienstnehmer" oder "Noch kein Lohndienstnehmer" und suchen den neuen Mitarbeiter.

Nun wechseln Sie (Funktionstaste F6) bei dem Mitarbeiter in den Bearbeitungsmodus und füllen noch das Pflichtfeld "Angestelltenverhältnis" aus und speichern den Mitarbeiter. Durch diese Einstellungen wird der Mitarbeiter automatisch zu einem LOHN Dienstnehmer umgewandelt und kann wie gewohnt von Ihnen auch im LOHN verwaltet werden.  

Diese Situation kann z. B. bei Mitarbeitern, die nicht in Österreich beschäftigt werden, relevant sein. Das heißt, andere, ausländische gesetzliche Regelungen kommen zur Anwendung.

In den Stammdaten unter "Mitarbeiter" gibt es die Felder "Lohnverrechnung" und "Zeiterfassung". Für Mitarbeiter, die nur in der Zeiterfassung erfasst werden sollen, muss das Feld "Zeiterfassung" aktiviert und das Feld "Lohnverrechnung" deaktiviert werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter zu keinem LOHN Dienstnehmer umgewandelt werden kann. Die historischen Daten sind in diesem Fall im CRM Mitarbeiterstamm und nicht im LOHN Dienstnehmerstamm zu verwalten.

Eine einfache Urlaubsberechnung ohne automatische Erhöhung/Minderung durch Wechsel der Soll-Arbeitszeit ist auch mittels der Bewertung der Zeiterfassung möglich.

Bei Bedarf können Sie gerne über die BMD Terminvereinbarung einen Termin für die Einstellung per Fernwartung buchen. 

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Was muss ich wie genau einstellen, wenn ein Mitarbeiter selbst keine Zeitbuchungen vornimmt (z. B. leitende Angestellte, Geschäftsführung)?

Dafür ist das Feld "Sollzeit aufbuchen" im Mitarbeiterstamm zu aktivieren. Durch diese Einstellung wird täglich durch den ZEIT Tagesabschluss geprüft, ob eine Nichtleistungszeit (z. B. Urlaub, Krankenstand) in der Planung des Mitarbeiters erfasst ist. Wenn dies der Fall ist, wird eine Zeitbuchung mit der Buchungsart der jeweiligen Nichtleistungszeit erstellt.

Wenn keine Nichtleistungszeit in der Planung erfasst ist, wird die tägliche Normalarbeitszeit mit der Anwesenheitsbuchungsart aufgebucht. Somit entstehen keine Minusstunden. Dadurch ist auch eine Überleitung in die Lohnverrechnung möglich.

Unter ZEIT → Stammdaten → Dienstplan → Planungsgruppen können Sie entweder den Mitarbeiter über die dazugehörige Funktion direkt einer Planungsgruppe zuordnen. Alternativ kann die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Planungsgruppe auch z. B. über das Feld "Abteilung", also indirekt erfolgen. Dazu ist dementsprechend die richtige Abteilung am Mitarbeiterstamm (oder in den historischen Daten) zu hinterlegen.

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