Neuer Mitarbeiter tritt ein - was ist in der Zeiterfassung zu tun?

Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.

In diesem Dokument werden die Abläufe beschrieben, welche standardmäßig in der NTCS Zeiterfassung durchgeführt werden können bzw. sollten, wenn ein neuer Mitarbeiter eintritt.

 

Im ersten Schritt, bevor die Anlage im Fenster Mitarbeiter erfolgt, stellt sich die Frage, ob auch die BMD Lohnverrechnung oder in der NTCS das Personalinformationssystem genützt wird.

Wenn die NTCS Lohnverrechnung in Verwendung ist oder die Ergänzung Urlaubsverwaltung (Dienstnehmer), so muss der Mitarbeiter ohnehin zuerst als Dienstnehmer angelegt werden, da hier ergänzend mehr Felder ausgefüllt werden müssen! Weitere Informationen dazu erhalten Sie hier!

Durch die erstmalige Anlage als Dienstnehmer wird auch automatisch der Mitarbeiter in den CRM-/Zeit-Stammdaten angelegt.

Dabei ist darauf zu achten, dass die Felder, welche für die Zeiterfassung befüllt werden mussen (z. B. Wochenmodell, Bewertungsmodell ...), auch in der Feldauswahl im Dienstnehmerfenster eingeblendet sind und befüllt werden.

 

Wenn keine NTCS Lohnverrechnung oder noch die BMD 5.5 Lohnverrechnung in Verwendung ist, so kann der Mitarbeiter manuell als Mitarbeiter in den CRM-/Zeit-Stammdaten angelegt werden.

Dabei ist darauf zu achten, dass die Personennummer exakt übereinstimmt zwischen Zeiterfassung NTCS und Lohnverrechnung 5.5.

Alternativ dazu kann für eine Überleitung der Zeitdaten in die Lohnverrechnung via Export für Lohnverrechnung das Feld "Nr. in BMD 5.5" (unter Mitarbeiter) verwendet werden. 

Ebenso wäre es möglich, den im BMD 5.5 LOHN angelegten Mitarbeiter in die NTCS Zeiterfassung zu importieren → dazu lesen Sie bitte dieses Dokument!

Für die manuelle Anlage der Mitarbeiter achten Sie bitte auf die korrekte Befüllung der relevanten Felder (Feldauswahl) am Mitarbeiterstamm!

Achten Sie ebenso auf das Fenster Dienstverhältnisse und Historische Daten, sodass die Daten korrekt eingetragen werden!

 

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Nach Anlage des Mitarbeiters prüfen Sie bitte in der Zeit unter Stammdaten → Ausweise, ob für den Mitarbeiter ein Ausweis anzulegen ist.

Wenn der Mitarbeiter in irgendeiner Form Zeiten buchen/stempeln soll, so ist es nötig, dass für den Mitarbeiter ein Ausweis angelegt ist!

Der Ausweis kann für BMD Zeitbuchungsprogramme (BMD Mobile-App, Buchungsmaske, Touch-Zeitbuchungsmaske etc.) z. B. einfach die Personalnummer sein.

Wenn ein Datenträger an den Mitarbeiter übergeben wird (z. B. Chipkarte für ein Terminal o. ä.), so kann dieser ebenso als Ausweis angelegt werden.

Ein Mitarbeiter kann mehrere Ausweise haben (dabei ist auf das Feld Lesegerätkarte und Terminalkarte am Ausweis zu achten!).

Anmerkung: Ein Ausweis kann aber nicht doppelt/gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter angelegt sein! Prüfen Sie daher auch die Historischen Ausweise! 

Wenn der Mitarbeiter zusätzlich zum Zeitbuchen (via Ausweis) auch noch in die Zeiterfassung einsteigen soll, um bestimmte Programme zu starten (z. B. Antrag auf Abwesenheit, Monatsjournal etc.), so legen Sie in den Tools → Administration einen neuen Benutzer für den Mitarbeiter an oder importieren Sie diesen aus dem Betriebssystem.

Nach Anlage/Import des Users prüfen Sie unter Gruppen oder Rollen, ob auch die gewünschten Berechtigungen zugeordnet sind!

Hinterlegen Sie dann den neuen User am Mitarbeiterstamm in dem Feld User-ID!

Ebenso ist auf die Felder am Mitarbeiterstamm zu achten, auf denen die Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters hinterlegt werden (Abteilungsleiter, Geschäftsführer, Stellvertreter usw.)!

Hieraus werden in der Regel die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten erzeugt - also die Logik, wer wessen Zeitbuchungen und Zeitplanungen auswerten/bearbeiten darf.

 

Sollten Sie für den Benutzer Synchronisationen usw. (z. B. Exchange o. ä.) einrichten wollen, können Sie dies wie folgt einstellen: Synchronisationszugangsdaten, E-Mail-Accounts, Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wenn Sie die App BMD Go für das Zeitbuchen am Smartphone verwenden, so können Sie nach Erstellen des BMD Benutzers die App auf das Smartphone herunterladen und die Zugangsdaten bequem unter Werkzeuge → BMD Go-Zugangscode in die Einstellungen der App einlesen.

 

Wenn Sie für die Zeitplanung Ihrer Mitarbeiter die Planungsübersicht oder den Dienstplan und dafür auch Planungsgruppen verwenden, so denken Sie daran, den Mitarbeiter in die dazugehörige Gruppe zuzuordnen.

Sofern Sie eine Zuordnung auf der Planungsgruppe über z. B. die Abteilung oder Filiale machen, ist natürlich jene am Mitarbeiterstamm zu hinterlegen, damit keine manuelle Zuordnung zur Planungsgruppe mehr nötig ist.

Wenn Sie das PI (Personalinformationssystem) in der NTCS verwenden, so können Sie dort verschiedenste Abläufe realisieren.

Es können Bewerber als Mitarbeiter übernommen werden, etc. und z. B. eine digitale Mitarbeiterakte geführt werden usw.

Lesen Sie dazu ebenfalls weiter unter Mitarbeiterverwaltung im Personalinformationssystem

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