Der Mitarbeiterstamm ist ein zentraler Stammdatenpool. Das bedeutet, dass in allen Bereichen, in denen Mitarbeiter verwendet werden, auf eine gemeinsame Stammdatenbasis zugegriffen wird. Somit profitieren von Anpassungen in den Stammdaten auch andere Bereiche, in denen Mitarbeiterstammdaten benötigt werden.

Folgende Mitarbeiterstämme stehen in NTCS zur Verfügung:

Bevor im Personalinformationssystem gearbeitet werden kann, müssen die Mitarbeiterstammdaten im System eingepflegt werden. Informationen hinsichtlich der Struktur bei einer oder mehreren Firmen und den damit verbundenen Voreinstellungen finden Sie im Hilfethema Erste Schritte PI.

Achtung!

Die Einstellungen betreffend Konzernlösung (= Firmengruppe und Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma) müssen zwingend vor dem Einpflegen der Mitarbeiterstammdaten vorgenommen werden, da ein Ändern im Nachhinein nur bedingt, sehr aufwendig oder gar nicht möglich ist.

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2. Mitarbeiteranlage

2.1. Manuelle Anlage

Die manuelle Anlage von Mitarbeiterstammdaten wird dann verwendet, wenn keine Schnittstellen zu anderen Systemen wie Datenabgleich oder Importe genutzt werden.

Hierbei werden im Zuge der Neuanlage die notwendigen Stammdaten rund um den Mitarbeiter im Personalinformationssystem erfasst.

2.1.1. Start der Neuananlage

Die Neuanlage beginnt durch die Funktion "Neu (F5)" und öffnet die Erfassungsmaske für die Mitarbeiterstammdaten.

Welche Daten hierbei erfasst werden, hängt von der zuvor definierten Feldauswahl ab und kann mitunter zwischen Benutzern auch variieren.

Hinweis

Durch einen Mausklick auf das Nummern-Symbol

links neben dem Eingabefeld für die Mitarbeiternummer kann die Mitarbeiternummer auch vom System automatisch vergeben werden. Das Regelwerk, welches hier zur Anwendung kommt, wird im Menü CRM → Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise hinterlegt.

Detaillierte Informationen zu den Einstellungen der Nummernkreise finden Sie im Hilfedokument Nummernkreise.

2.2. Mitarbeiterimport

Bei größeren Mengen von Mitarbeiterdaten empfiehlt es sich, die Stammdaten in das System zu importieren, um Zeit zu sparen. Dazu steht der Import via CSV-Datei zur Verfügung.

2.2.1. Import via CSV-Datei

Der Import für die Mitarbeiterstammdaten im CSV Format wird über Personen importieren durchgeführt.

2.2.1.1. Aufbau der CSV-Datei

Pflichtfelder

Folgende Felder müssen im CSV-File vorhanden sein:

PER_FIRMENNR	Eigene Firmennummer, unter der der Mitarbeiter angelegt werden soll.
PER_PERSONENNR	Mitarbeiternummer (bzw. Nummer des Bewerbers oder Vertreters)
PER_PERSONENART	Hier ist immer das Kürzel MA für Mitarbeiter einzutragen.
Es muss ein Personenkennzeichen festgelegt werden: MIT_ISTMITARBEITER MIT_ISTBEWERBER MIT_ISTVERTRETER	Geben Sie die Spaltenüberschrift für das gewünschte Personenkennzeichen an. Eine Person kann mit der Personenart MA als Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter angelegt werden. Entscheidend dafür ist, welches Personenkennzeichen mitimportiert wird. 1 = Ja 0 = Nein Ein Mitarbeiter kann auch als Mitarbeiter und Vertreter angelegt werden bzw. auf Mitarbeiter und Vertreter umgestellt werden. Verwenden Sie dazu beide Spalten "MIT_ISTMITARBEITER" und "MIT_ISTVERTRETER" und verwenden Sie bei beiden Spalten den Wert 1.

Eine automatische Ermittlung der nächsten freien Personennummer anhand des Nummernkreises, ist für Mitarbeiterimporte NICHT möglich!

Festlegen des Personenkennzeichens

Eine Person kann mit der Personenart MA als Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter angelegt werden. Entscheidend dafür ist, welches der folgenden Felder im Stamm aktiviert ist.

MIT_ISTMITARBEITER	(1 = Ja; 0 = Nein)
MIT_ISTBEWERBER	(1 = Ja; 0 = Nein)
MIT_ISTVERTRETER	(1 = Ja; 0 = Nein)

Zusätzlich zu den oben genannten Pflichtfeldern können (sofern in der Personenmaske vorhanden und sinnvoll) für Mitarbeiter/Bewerber/Vertreter Felder aus den folgenden Tabellen importiert werden:

Felder aus der Personentabelle	Personen importieren: Personentabelle
Felder aus der Mitarbeitertabelle	Personen importieren: Mitarbeitertabelle
Felder aus der Adresstabelle	Personen importieren: Adresstabelle
Wichtige Spezialfelder (Bankverbindung, u.a.m.)	Personen importieren: Mitarbeiter - Wichtige Spezialfelder

Beispiel

2.2.1.2. Aufruf Import der CSV-Datei

Die korrekt erstellte Importdatei kann abschließend im Fenster Import mit der Funktion "Personen importieren" importiert werden unter:

CRM → Stammdaten → Import und Export → Import

Im Fenster "Import" finden Sie dann unter den Funktionen die Funktion "Personen importieren", mit der die Importdatei ausgewählt werden kann.

Achtung!

Aus Sicherheitsgründen ist es ratsam vor dem Import aller Mitarbeiterstammdaten einen "Testimport" mit nur einem Datensatz durchzuführen.

Sollten hierbei Fehler auftreten oder Daten falsch importiert werden, dann können diese Fehler oder falsch importierten Daten in der Importdatei noch vor dem eigentlichen Import korrigiert werden.

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3. Einstellen der Feldauswahl

3.1. Feldauswahl in Mitarbeiterliste

Beim Einstieg in den PI Mitarbeiterstamm steht eine Standardversion der Mitarbeiterliste zur Verfügung. Die Felder, die im Standard angeboten werden, sind:

Pers.-Nr.

Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.

Hinweis

Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!

Titel

In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die VOR dem Namen geführt werden (z. B. Mag., Dr.). Titel, die HINTER dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinten hinterlegt.

Beachten Sie folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter: "Überprüfung Titeleingabe"

Hinweis

Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.

Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden.

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis

Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Eintrittsdatum

Eintrittsdatum der Person. Dokumentiert den Beginn der Zusammenarbeit mit einer Person und wird nicht automatisch befüllt.

Bei der Anlage von Dienstnehmern muss dieses Feld zwingend befüllt werden, damit der Datensatz gespeichert werden kann.

Sie erhalten andernfalls folgende Meldung: "Bei einem Mitarbeiter, für den eine Lohnverrechnung erfolgt, muss ein Eintrittsdatum bekannt gegeben werden!"

Hintergrund: Auch wenn keine offensichtliche Anbindung an die Lohnverrechnung besteht, ist am Dienstnehmerstamm automatisch das Kennzeichen "Lohnverrechnung" gesetzt.

Anhand dieses Kennzeichens wird die obige Meldung aufgerufen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Mitarbeiter - Eintrittsdatum: Der Mitarbeiter darf ab dem Eintrittsdatum Leistungen erfassen. Ab diesem Tag fallen auch die Sollstunden, die sich aus dem Wochenmodell ermitteln, an.

Besonderheiten dieses Feldes für die Personenart "Mitarbeiter"

Je nach Einstellung wird das Datum in diesem Feld für die Berechnung im Feld Dienstjahre herangezogen.

Besonderheiten dieses Feldes im LOHN

Der Dienstnehmer kann ab dem Eintrittsdatum abgerechnet werden. Zudem können Nichtleistungszeiten erst ab diesem Datum erfasst werden.

Beruf

Erfassen Sie hier den Beruf der Person. Detailinformationen zu den Berufen erhalten Sie in der Fensterhilfe Berufe.

Dieses Feld steht ebenfalls am Dienstverhältnis des Mitarbeiters zur Verfügung. Es erfolgt ein automatischer Abgleich des Feldes zwischen Mitarbeiterstamm und Hauptdienstverhältnis in beide Richtungen.

Hinweis

Das Feld kann auch als Zusatzfeld verwendet werden, um lange Namen abzubilden. Wenn Sie das Stammdatenupdate von Person auf Firma verwenden, wird der Inhalt dieses Feldes automatisch in das Feld "Name 3" der Mandantenfirma geschrieben. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass das Feld "Beruf" über 255 Zeichen verfügt, während das Feld "Name 3" über nur 50 Zeichen verfügt. Der Name wird daher im Feld "Name 3" abgeschnitten, wenn er die maximale Länge von 50 Zeichen übersteigt.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Überprüfung Berufeingabe:

Besonderheiten im Paket LOHN

Der Eintrag in diesem Feld wird bei Erstellung einer Arbeits- und Entgeltbestätigung (A+E-Bestätigung) ins Feld "Tätigkeit" übertragen. Eine A+E-Bestätigung kann nicht ohne eine Tätigkeit übermittelt werden, da es sich dabei um ein Pflichtfeld für diese Art von ELDA-Meldungen handelt.

Familienstand

Erfassen Sie den Familienstand der Person. Folgende Ausprägungen sind möglich:

unbekannt
ledig
verheiratet/eingetragene Partnerschaft
verwitwet
geschieden
getrennt lebend
in Partnerschaft lebend

Besonderheiten im Paket STEUERN

Der Feldinhalt kann für Steuererklärungen von Kunden, Gesellschaftern und Angehörigen in die Steuerstammdaten übernommen werden.

Wochenstunden

Anzahl der Wochenstunden

Plz

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU:

Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

(Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.

Hinweis

Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld Gemeinde automatisch die zugehörige Gemeinde hinterlegt. Die Gemeinde wird in Deutschland für Steuererklärungen benötigt.

Ort

Ort der Adresse.

Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Der Ort wird über das Feld Postleitzahl eingestellt.

Die Feldauswahl kann beliebig angepasst werden. Weitere Informationen zur Anpassung der Feldauswahl erhalten Sie im Hilfedokument Feldauswahl.

3.2. Feldauswahl in Bearbeitungsmaske

3.3. Felder umbenennen

In der Feldauswahl des Mitarbeiterstamms besteht die Möglichkeit einzelne Felder umzubennen.

Dies bietet viel Spielraum bei der Verwendung der vielen Freifelder im PI Mitarbeiterstamm.

Grundsätzlich können aber alle Felder umbenannt werden, da mitunter bestehende Datumsfelder wie "Grundwehrdienst ab" nicht benötigt und somit einem anderen Zweck zugeführt werden können.

Das Umbenennen von Feldern ist in der Feldauswahl möglich.

Zunächst wählen Sie das gewünschte Feld aus. Anschließend können Sie es im Bereich der "Feldeigenschaften" umbenennen. Der Bereich der "Feldeigenschaften" kann im unteren rechten Fensterbereich aufgeklappt werden.

Beispiel

Beispielsweise kann das "Freifeld 09" in "Serviceteam" umbenannt werden.

Dazu öffnen Sie zunächst die Feldauswahl und wählen das "Freifeld 09" aus. Anschließend können Sie die Feld- und Listbezeichnung im Bereich der "Feldeigenschaften" abändern.

Achtung!

Felder, die in der Feldauswahl der Bearbeitungsmaske umbenannt werden, müssen anschließend auch noch in der Feldauswahl der Listenansicht angepasst werden.

In Programmen wie dem Standardbrief oder dem Auswertungsdesigner wird immer die Bezeichnung der Feldauswahl in der Liste herangezogen.

3.4. Benutzerwerte

Mit Benutzerwerten können bei Freifeldern fixe Auswahlmöglichkeiten angeboten werden. Dies hat den Vorteil genauer und einfacher nach diesen Werten filtern und sortieren zu können.

Beispiel

Bei den Mitarbeitern soll in einem Freifeld das Serviceteam, in dem die Mitarbeiter tätig sind, hinterlegt werden.

Wird beim Feld "Serviceteam" ein Textfeld zur Eingabe verwendet, dann besteht das Risiko, dass durch Tippfehler Auswertungsunschärfen entstehen.

So könnte es passieren, dass für ein Team verschiedene Bezeichnungen erfasst werden, die dann anschließend bei Auswertungen unterschiedlich dargestellt werden würden:

Team Süd
Team Sued
Taem Süd

Die Benutzerwerte werden ebenfalls in der Feldauswahl, im Bereich der "Feldeigenschaften" hinterlegt.

Im Feld "Nur Benutzerwerte erlauben" kann mittels Mausklick auf das F8-Symbol

die Neuanlage der Werte begonnen werden.

Hinweis

Bei der Anlage der Benutzerwerte ist es vor allem bei Firmengruppen und bei der Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma wichtig, dass im Zuge der Anlage der Benutzerwerte im Feld "Firma" der Wert "0" hinterlegt wird. Die Nummerierung bzw. der Schlüssel der Benutzerwerte kann frei gewählt werden.

Sobald die Benutzerwerte eingerichtet worden sind, stehen diese für das entsprechende Feld zur Auswahl. Ab diesem Zeitpunkt können die Werte im Zuge der Bearbeitung des Mitarbeiters ausgewählt werden.

Die Benutzerwerte können jederzeit um weitere Ausprägungen erweitert werden.

3.5. Pflichtfelder

Eine weitere Option bei der individuellen Anpassung von Feldern im Mitarbeiterstamm ist die Kennzeichnung von Feldern als Pflichtfeld.

Pflichtfelder werden vom System mit einem gelben Rufzeichen vor dem Feldnamen gekennzeichnet und verhindern ein Speichern des Mitarbeiterstamms, wenn in diesem Feld noch kein Wert hinterlegt worden ist.

Die Kennzeichnung eines Feldes als Pflichtfeld erfolgt ebenfalls in der Feldauswahl, im Bereich der "Feldeigenschaften".

Es können beliebig viele Pflichtfelder gekennzeichnet werden. Zu viele Pflichtfelder sind jedoch eher kontraproduktiv in der Datenwartung.

Hinweis

Eine allgemeine Beschreibung zur Verwendung der Feldauswahl und den Möglichkeiten, die dort angeboten werden,

finden Sie im Hilfethema Feldauswahl.

3.6. Historische Felder

Einige Felder im Mitarbeiterstamm sind sogenannte historische Felder und können mit einem gültig-ab-Datum versehen werden.

Ob ein Feld historische Datenführung anbietet oder nicht, wird vom Programm fix vorgegeben und kann nicht selbstständig definiert werden.

Zu den wichtigsten historischen Feldern im Bereich der Personalinformation gehören:

Kostenstelle
Abteilung
Abteilungsleitung
Geschäftsführung

Felder, für die historische Werte zur Verfügung stehen, werden links neben dem Feldnamen mit einem kleinen Uhren-Symbol

gekennzeichnet.

Hinweis

Damit die historische Datenführung aktiv ist, muss diese zunächst über den CRM Parameter "Historische Mitarbeiterdaten" aktiviert werden:

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Historische Datenführung → Historische Mitarbeiterdaten

3.6.1. Veränderung von Historischen Feldern

Werden historische Felder angepasst und ist die historische Datenverwaltung aktiv, dann kann die Änderung des Feldes mit einem neuen gültig-ab-Datum erfasst werden.

Durch diese Option entsteht für die historischen Felder eine Chronologie, die in weiterer Folge auch eine rückwirkende stichtagsbezogene Auswertung ermöglicht.

Achtung!

Da es nicht möglich ist, beliebige Felder in historische Felder umzuwandeln, stehen neben den Standardfeldern bis zu zehn historische Freifelder zur Verfügung.

3.6.2. Gruppenanpassung von Historischen Feldern

Fallweise kann es vorkommen, dass die einzelnen historischen Felder für mehrere Mitarbeiter gleichzeit verändert werden müssen.

Üblicherweise kann dies über die Feldauswahl mit der Funktion "Spalte bearbeiten" erledigt werden, mit Ausnahme bei historischen Feldern.

Beispiel

Durch den Austritt einer Abteilungsleitung erhalten die betroffenen Mitarbeiter eine neue Abteilungsleitung.

Um das historische Feld für alle Mitarbeiter anzupassen, müssen zwei Schritte ausgeführt werden.

Schritt 1 - Filterung nach der ausgetretenen Abteilungsleitung

Schritt 2 - Hinterlegung der neuen Abteilungsleitung bei den zuvor gefilterten Mitarbeitern

Nachdem die relevanten Mitarbeiter zuvor im Schritt 1 gefiltert worden sind, erfolgt nun im Schritt 2 die Hinterlegung der neuen Abteilungsleitung bei allen gefilterten Mitarbeitern. Es wird empfohlen, dass Sie sich an dieser Stelle nochmals vergewissern, dass tatsächlich die gewünschten Mitarbeiter gefiltert worden sind, um die Abteilungsleitung nicht irrtümlich bei falsch gefilterten oder gar bei allen Mitarbeitern zu ändern.

Wählen Sie nun die Funktion "Wechsel Organisationseinheit".

Mit der Funktion "Wechsel Organisationseinheit" haben Sie nun die Möglichkeit, bei allen zuvor gefilterten Mitarbeitern die neue Abteilungsleitung mit einem gemeinsamen Gültigkeitsdatum zu hinterlegen.

Beachten Sie dabei die erste Zeile im Fenster "Wechsel Organisationseinheit". Der Hinweis "Ausgewählte Personen:" informiert Sie nochmals darüber, wie viele Personen Sie zuvor über die Filterung ausgewählt haben. Weicht die hier angezeigte Zahl von Ihrer zuvor vorgenommenen Filterung ab, dann überprüfen Sie nochmals den Filter, bevor Sie fortfahren, um zu verhindern, dass Sie womöglich bei falsch oder nicht gefilterten Mitarbeitern eine ungewünschte Änderung vornehmen.

Neben der Abteilungsleitung können mit der Funktion "Wechsel Organisationseinheit" auch weitere Daten bei allen zuvor gefilterten Mitarbeitern mit einem gemeinsamen Gültigkeitsdatum abgeändert werden. Dazu zählen die Felder "Geschäftsführung", "Abteilung", "Kostenstelle", "Kostenträger", "KORE-Abteilung", "Dimension", "Geschäftsbereich" und weitere über die Feldauswahl einblendbare Felder, wie z. B. die zuvor erwähnten historischen Freifelder.

3.6.3. Mitarbeiterdaten zum Stichtag

Werden Mitarbeiterstammdaten historisch verwaltet, dann können diese auch stichtagsbezogen ausgewertet werden.

Mit der Funktion "Mitarbeiterdaten zum Stichtag" ist sowohl eine Betrachtung der Vergangenheit als auch ein Ausblick in die Zukunft möglich.

Über die Feldauswahl können Sie weitere Felder zur Liste der Mitarbeiterdaten zum Stichtag hinzufügen.

Hinweis

Diese Ansicht ist für die Auswertung der historischen Mitarbeiterstammdaten vorgesehen.

Sämtliche Stammdatenfelder, die keine Historie besitzen, werden in dieser Ansicht mit dem aktuellen Wert angezeigt.

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4. Mitarbeiterfotos

4.1. Einstellungen für Mitarbeiterfotos

Um Mitarbeiterfotos im System hinterlegen zu können, muss zuvor ein Verzeichnis angegeben werden, in dem die Fotos abgelegt werden. Dieses Verzeichnis wird ähnlich wie das Verzeichnis für die Dokumente des Personalaktes durch den Dienst "BMDNtcsSvc" verwendet.

Im CRM Fenster Pfade werden die Pfade verwaltet und abhängig vom Speicherverfahren hinterlegt.

CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → Pfade

Nach dem Einstieg in das Fenster "Pfade" kann über die Combobox im oberen rechten Fensterbereich die Kategorie "Mitarbeiterfotos" ausgewählt werden.

Hinweis

Bei dem Speicherverfahren "Speicherung über Server" wird der Serverpfad verwendet. Hier ist das Verzeichnis aus Sicht des Servers und nicht aus Sicht des Clients einzutragen. Für den Client sollte auch keine Freigabe auf dieses Verzeichnis bestehen, da die Kommunikation über den Dienst "BMDNtcsSvc" abläuft.

Wird das Speicherverfahren "Direkte Speicherung" eingestellt, ist hier der Netz-Pfad aus Sicht des Clients zu befüllen. Weiters benötigen alle Benutzer eine Freigabe auf dieses Verzeichnis mit Schreibrechten, um die Fotos auch am Server ablegen zu können.

Das Speicherverfahren wird im CRM Parameter "Speicherverfahren" festgelegt.

CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Speicherparameter → Speicherverfahren

4.2. Fotos hinterlegen

Die Verknüpfung des Fotos mit den Mitarbeiterstammdaten kann über das Feld "Foto" vorgenommen werden. Sollte dieses Feld in der aktiven Feldauswahl noch nicht vorhanden sein, muss es zuerst eingeblendet werden.

Mithilfe des F4-Symbols

neben dem Feld "Foto" kann ein im CRM Fenster Fotos bereits zur Verfügung stehendes Foto mit dem Mitarbeiter verknüpft werden. Alternativ kann über das F8-Symbol

neben dem Feld "Foto" der Explorer geöffnet und ein Foto aus dem Betriebssystem hochgeladen werden.

4.3. Foto-Anzeige ausblenden

Das im Fensterbereich "Details" angezeigte Foto kann über die Feldauswahl des Fensterbereichs "Details" ausgeblendet werden.

Detaillierte Informationen zum Fenster "PI Mitarbeiter" und den jeweiligen Bereichen des Fensters finden Sie im Hilfedokument PI Mitarbeiter. Weitere Informationen zum Thema "Flexibles Layout" finden sich im Hilfedokument Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design.

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5. Bereiche im PI Mitarbeiterstamm

Die Mitarbeiterverwaltung im Personalinformationssystem erfolgt primär im Fenster "PI Mitarbeiter".

Im Hilfedokument PI Mitarbeiter wird das Fenster im Detail, inklusive aller Bereiche und Funktionen, beschrieben.

Nachfolgend wird auf einzelne Bereiche des Fensters "PI Mitarbeiter", insbesondere auf die Informationen aus den unterschiedlichen Themenbereichen des Personalinformationssystems, die im PI Mitarbeiterstamm dargestellt werden können, eingegangen.

Diese Bereiche im Fenster "PI Mitarbeiter" werden auch gerne als "Reiter" bezeichnet und finden sich im Standard im unteren Bereich des Fensters.

Da es sich jedoch um ein Fenster mit flexiblem Layout handelt, könnten diese "Reiter" auch individuell angepasst werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfedokument Die BMD NTCS Oberfläche mit FLEX-Design.

5.1. Stellen

Im Bereich bzw. Reiter "Stellen" werden alle aktuellen Stellenzuordnungen der Mitarbeiter angezeigt. Mit der Combobox kann auf die vergangenen und zukünftigen Stellenzuordnungen gewechselt werden. Die Zuordnung zu den Stellen kann entweder direkt in diesem Bereich oder im Fenster Stellen erfolgen.

Hinweis

Mitarbeiter können auch mehreren Stellen gleichzeitig zugeordnet werden, um Doppelfunktionen abzubilden.

Über das Feld "Dauer" wird die Anzahl der Wochenstunden, die anteilsmäßig dieser Stelle zufallen, ausgewiesen.

5.1.1. Stellen: Unterbereich "Vergleich Stelle/Mitarbeiter"

In diesem Unterbereich werden die Anforderungskriterien der Stelle mit den Mitarbeiterqualifikationen verglichen.

Hinweis

Eine allgemeine Übersicht über die Qualifikationen der Mitarbeiter im Vergleich zum Anforderungsprofil der Stelle kann direkt im Fenster Stellen über die dort angebotene Auswertung der Mitarbeiterfähigkeiten erzeugt werden.

5.1.2. Stellen: Unterbereich "Ausbildungsplan"

In diesem Unterbereich werden die Pflichtausbildungen der Stelle angezeigt.

Hinweis

Im Zuge der Zuordnung des Mitarbeiters zur Stelle wird vom Programm automatisch für die notwendigen Ausbildungen ein Pflichtbedarfsdatensatz erzeugt.

Ausbildungen für die bereits ein Bedarfsdatensatz oder eine abgeschlossene Teilnahme exisitert werden dabei nicht mehr berücksichtigt.

5.1.3. Stellen: Unterbereich "Zugeordnetes Ressourcenpaket"

Sofern Mitarbeiter einer Stelle automatisch ein Paket an notwendigen Betriebsmitteln erhalten, werden diese als Ressourcenpaket der Stelle zugeordnet und hier ausgewiesen.

Hinweis

Informationen zur Anlage von Ressourcen und Ressourcenpaketen finden Sie im eigenen Hilfethema Ressourcen.

5.1.4. Stellen: Unterbereich "Stellenbeschreibungen"

Hier kann das Stellenbeschreibungsdokument der jeweiligen Stelle nachgelesen werden. Für jede Stelle kann maximal eine gültige Stellenbeschreibung existieren.

5.2. Qualifikationen

5.2.1. Zuordnung über die Funktion "Qualifikation"

Qualifikationen können auf unterschiedlichen Wegen zugeordnet werden. Eine Möglichkeit ist die Zuordnung über die Funktion "Qualifikation":

Funktionen → Detail → Qualifikation → Qualifikation

In dem auf diesem Wege geöffneten Fenster "Qualifikationen" erfolgt die Zuordnung durch einen Doppelklick auf die jeweilige Bewertung der Qualifikation im Bereich "Qualifikationen".

Zugeordnete Qualifikationen können in diesem Fenster über die Funktion "Löschen" deselektiert werden.

5.2.2. Zuordnung über den Bereich "Qualifikationen"

Eine weitere Möglichkeit der Zuordnung von Qualifikationen besteht im Reiter bzw. Bereich "Qualifikationen".

Im Unterschied zur Zuordnung über die Funktion "Qualifikation" erfolgt die Zuordnung hier zeilenweise.

Hinweis

Im Reiter bzw. Bereich "Qualifikationen" können mithilfe der "Ansicht" die aktiven, die inaktiven oder sowohl die aktiven als auch die inaktiven Qualifikationen angezeigt werden.

Läuft die Gültigkeit von Qualifikationen ab oder wird die Qualifikation generell deaktiviert, dann können diese nur über das Umschalten der Ansicht wieder angezeigt werden.

5.2.3. Gültig bis Datum

Gültigkeiten bei Qualifikationen ermöglichen es, einzelne Qualifikationen mit einem Ablaufdatum zu versehen. Hierbei kann es entweder zu einer manuellen Erfassung dieser Gültigkeit kommen, oder aber die Gültigkeit wir automatisch aus den Ausbildungstämmen abgeschlossener Teilnahmen erzeugt.

Beispiel

Zertifizierungen oder Sicherheitsschulungen gelten nur für einen bestimmten Zeitraum. Besucht ein Mitarbeiter ein solches Seminar, wird durch das Setzen des Ausbildungsstatus "Teilgenommen" die Qualifikation mit der entsprechenden Gültigkeit erzeugt. Liegt nun das Gültig-bis-Datum vor dem Tagesdatum, wird die Qualifikation in Auswertungen nicht mehr berücksichtigt.

5.2.4. Selbsteinschätzung

Mit der Selbsteinschätzung steht ein interessantes Werkzeug zur Verfügung, bei dem ein Vergleich der qualitativen Bewertung einzelner Qualifikationen zwischen der Einschätzung des Unternehmens und des Mitarbeiters gemacht werden kann.

Die Spalten "Selbsteinschätzung" und "Selbsteinschätzungsbezeichnung" können über die Feldauswahl eingeblendet werden.

Hinweis

Die Selbsteinschätzung wirkt sich im Fenster Stellen in der Auswertung der Mitarbeiterfähigkeiten aus.

Funktionen → Auswertungen → Mitarbeiterfähigkeiten

Im Fenster "Mitarbeiterfähigkeiten" ist es über die "Ansicht" möglich, zwischen Selbsteinschätzung und Bewertung durch das Unternehmen umzuschalten.

5.2.5. Notizen & Dokumente

Durch Notizen & Dokumente können erfasste Qualifikationen "begründet" oder "belegt" werden. Beispielsweise können bei einzelnen Qualifikationen die Teilnahmebestätigungen aus dem Personalakt der Qualifikation zugewiesen werden. Oder Anmerkungen, warum diese mit dieser Bewertung erfasst wurde.

Die Zuordnung von Dokumenten kann über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste gestartet werden.

Achtung!

Qualifikationen können nur Dokumente zugwiesen werden, die auch im Personalakt (BMD Archiv) abgelegt sind.

Eine Verknüpfung mit Dokumenten, die z. B. auf einem zentralen Laufwerk liegen, ist nicht möglich.

5.3. Dienstverhältnisse

Dienstverhältnisse dienen zur Darstellung einzelner aktiver oder ruhender Beschäftigungszeiten bei einem oder verschiedenen Unternehmen. Im Bereich der Personalinformation ist die Verwaltung von Dienstverhältnissen nur dann zulässig, wenn keine NTCS Lohnverrechnung im Einsatz ist!

5.3.1. Dienstverhältnisse mit NTCS Lohn

Im Falle einer NTCS Lohnverrechnung werden die einzelnen Dienstverhältnisse im Zuge der monatlichen Abrechung auf Bedarf erzeugt. Wechselt beispielsweise ein Mitarbeiter von einer aktiven Beschäftiung in den Mutterschutz oder Präsenzdienst, wird vom System automatisch das bestehende aktive Dienstverhältnis beendet und ein neues ruhendes Dienstverhältnis für die Dauer des Ruhendzeitraums angelegt.

Beispiel einer Dienstverhältnis-Chronologie

5.3.2. Dienstverhältnisse ohne Einsatz von BMD Lohn

Wenn keine Lohnverrechnung von BMD im Einsatz ist, müssen sämtliche Dienstverhältnisse manuell angelegt werden, egal ob es sich hier um einen Wiedereintritt, Wechsel der Firma oder ein ruhendes Arbeitsverhältnis handelt.

Hinweis

Bei der manuellen Wartung von Dienstverhältnissen ist es besonders wichtig, dass das aktuell gültige Dienstverhältnis nach der Anlage als "Hauptdienstverhältnis" gekennzeichnet wird. Dies geschieht entweder automatisch oder mithilfe der Funktion "Hauptdienstverhältnis".

5.3.3. Dienstverhältnisse bei Konzernstruktur

Bei einer Konzernlösung liegen die Stammdaten sämtlicher Mitarbeiter unter der Hauptfirma. So kann über das Feld "Firma" nicht herausgefunden werden, ob ein Mitarbeiter nun zur Firma A oder zur Firma B gehört.

Deshalb wird im Dienstverhältnis die Zugehörigkeit des Mitarbeiters zur jeweiligen Konzernfirma eingetragen und kann über das Feld "Firma DV" (Firma Dienstverhältnis) in Auswertungen oder Filtern verwendet werden. Wechseln Mitarbeiter innerhalb des Konzern zwischen den einzelnen Firmen, kann diese Historie auch über die Dienstverhältnisse nachvollzogen werden.

5.3.4. Übersicht Dienstverhältnis Wechsel

Anlassfall	NTCS Lohn	kein Lohn im Einsatz
Wechsel der Firma in Konzernstruktur	automatisch	manuell
Wiedereintritt	automatisch	manuell
Wechsel von aktiv auf Ruhend (Mutterschutz, Karenz ...)	automatisch	manuell
Wechsel von Ruhend auf Ruhend (von Mutterschutz zu Karenz)	automatisch	manuell
Wechsel von Ruhend auf Aktiv (Rückkehr Karenz ...)	automatisch	manuell
Austritt	automatisch	manuell

5.4. Ausbildungsbedarf

Der Ausbildungsbedarf beinhaltet sämtliche noch anstehende Pflicht- und Wunschausbildungen des Mitarbeiters. Die Herkunft dieser Bedarfsdatensätze basiert auf verschiedenen Möglichkeiten.

Die Anzeige der Bedarfsdatensätze kann über die Combobox rechts oben zwischen Wunsch, Pflicht, Wiederholende und Mitarbeiterantrag eingeschränkt werden.

Zusätzlich kann über "Ansicht" zwischen aktiven und inaktiven Datensätzen gewechselt werden.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Ausbildungsbedarf finden Sie im Hilfedokument Der Ausbildungsbedarf im BMD PI.

5.5. Ausbildungen

Die Ausbildungen zeigen sämtliche Teilnahmen der einzelnen Mitarbeiter und bieten somit einen Überblick über den Fort- und Ausbildungsverlauf einzelner Mitarbeiter.

Als Zusatzinformation werden unter anderem die relevanten Ausbildungskosten und ein eventuell anfallender Rückzahlsverlauf angeboten.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Thema Ausbildungen finden Sie im Hilfedokument Ausbildungen und Teilnahmen im BMD PI.

5.6. Ausbildungskontingent

Ausbildungskontingente dienen zur Verwaltung von Mindest- oder Maximalstunden oder von Mindest- oder Maximalkosten, die von Mitarbeitern im Rahmen eines Ausbildungsjahres zu absolvieren sind.

Im Reiter bzw. Bereich "Ausbildungskontingent" kann der aktuelle Zustand des aktuellen Stunden- oder Kostenkontingents der jeweiligen Mitarbeiter angesehen werden.

Hinweis

Weitere Informationen zu Ausbildungskontingenten erhalten Sie im Hilfedokument Einsatz von Ausbildungskontingenten. Die Auswertungsmöglichkeiten von Ausbildungskontingenten werden im Hilfedokument Ausbildungskontingente auswerten beschrieben.

5.7. Kontaktjournal

Im Kontaktjournal des PI Mitarbeiterstamms befindet sich die Zusammenfassung aller Termine, Aufgaben, Telefongespräche und Dokumente, die diesen Mitarbeiter betreffen.

Hinweis

Detaillierte Informationen zur Anlage, Verwaltung und Verwendung von Kontaktjournaleinträgen finden Sie im Hilfedokument Kontaktjournal.

5.8. Personalakt

Im Reiter bzw. Bereich "Personalakt" werden alle Dokumente, die den Mitarbeiter betreffen, angezeigt. Der Vielfalt der Dokumentenarten sind keine Grenzen gesetzt.

Prinzipiell könnte gesagt werden, dass alle den Mitarbeiter betreffenden Dokumente in den Personalakt abgelegt werden können. Bespiele für Dokumente sind:

Dienstverträge & Dienstzettel
Gehaltsnachweise
Zeitbestätigungen
Schulungszeugnisse
Pendlerpauschalanträge
u. v. m.

Der Vorteil des elektronischen Personalakts ist, dass die Dokumente schnell verfügbar sind und nicht mühsam aus einzelnen Ordner herausgesucht werden müssen.

Weiters könne diese Dokumente auch auf direktem Wege wieder elektronisch versendet werden.

Wie Dokumente in den Personalakt gelangen, kann auf verschiedene Arten geschehen:

BMD Office-Add-Ins
BMD Scan
Manuelle Archivierung
Automatische Archivierung aus Lohnprogrammen

Hinweis

Weiterführende Informationen zu Aufbau und Verwendung eines digitalen Personalakts finden Sie im Hilfedokument Personalakt.

Allgemeine Informationen zum digitalen Dokumentenmanagement befinden sich in den Hilfedokumenten NTCS DMS und BMD Scan.

5.9. Organigramm

Das Organigramm zeigt aus der Sicht des jeweiligen Mitarbeiters die zuständigen Führungskräfte und Stellvertreter.

Als Führungskräfte werden jene Mitarbeiter angezeigt, die im Feld "Geschäftsführung" oder "Abteilungsleitung" hinterlegt sind.

Hinweis

Das Organigramm bietet ausschließlich die hier erklärte Ansicht.
Firmenweite Organigramme können im Auswertungsdesigner des Personalinformationssystems erstellt werden.

5.10. Lebenslauf

Der elektronische Lebenslauf bietet die Möglichkeit, Zeiten bei früheren Dienstgebern sowie den Bildungsweg von Mitarbeitern oder Bewerbern darzustellen.

Für die Erfassung des Lebenslaufs werden Qualifikationen des Typs Karrieren verwendet, da bei diesen keine Erfassung von Bewertungskriterien verlangt wird.

Zusätzlich bietet die Erfassung weiterführende Informationen wie:

Dienstgeber oder Schule
Tätigkeit beim VDG
Von/Bis Datum
und Notizen

5.11. Angehörige

Im Bereich bzw. Reiter "Angehörige" finden sich Informationen zu den Angehörigen der Mitarbeiter. Diese können eingesehen und bearbeitet werden.

Hinweis

Die Verwaltung der Kontaktdaten kann für eventuelle Notfallverständigungen genutzt werden. Im Bereich der NTCS Lohnverrechnung werden diese beispielsweise für Drittschuldnerinformationen bei Lohnpfändung oder für Urlaubskrankenscheine genutzt.

5.12. Betriebsmittel

5.12.1. Ausgabe von Betriebsmitteln

Im Reiter bzw. Bereich "Betriebsmittel" werden jene Ressourcen erfasst, die an Mitarbeiter im Zuge der betrieblichen Tätigkeit entweder dauerhaft oder vorübergehend ausgegeben worden sind. Beispiele für erfasste Betriebsmittel sind:

Firmenwagen
Laptops
Schlüssel
Beamer
Chipkarten
Datenspeicher

Ein neues Betriebsmittel kann im Reiter über die Funktion "Neu (F5)" zugeordnet werden.

Hinweis

Abhängig von der verfügbaren Menge dieser Ressource, prüft das Programm auch auf die mengemäßige Verfügbarkeit.

Wenn z. B. im Unternehmen generell fünf Beamer verfügbar, jedoch zur Zeit alle an Mitarbeiter verliehen sind, kann diese Ressource nicht irrtümlich doppelt belegt werden.

5.12.2. Rückgabe von Betriebsmitteln

Werden Betriebstmittel von Mitarbeiter zurückgegeben, muss dies auch in der Betriebsmittelliste vermerkt werden.

Durch Aufruf der Funktion "Rückgabe eintragen" öffnet sich das Rückgabefenster, in dem das Datum der Rückgabe und die Menge erfasst werden können.

Über die Combobox im rechten oberen Bereich des Reiters bzw. Bereichs kann zwischen aktuell ausgegebenen und zurückgegebenen Betriebsmitteln umgeschaltet werden.

Hinweis

Weitere Informationen zur Betriebsmittelverwaltung finden Sie im Hilfedokument Betriebsmittelverwaltung im PI.

5.13. Abrechnungen und Nichtleistungszeiten aus dem BMD Lohn

5.13.1. Nichtleistungszeiten

Der Reiter bzw. Bereich "NLZ-Karteiblatt" stellt die erfassten Nichtleistungszeiten im BMD Lohn des jeweiligen Lohnjahres dar.

5.13.1.1. Filtern nach NLZ Arten

Die dargestellten Nichtleistungszeiten im "NLZ-Karteiblatt" können im Bereich "NLZ-Art" mit einem Mausklick auf die Checkbox der gewünschten Nichtleistungszeiten beliebig ein- und ausgeblendet werden.

5.13.2. Lohnkonto

Im Reiter bzw. Bereich "Lohnkonto" werden die Abrechnungen der BMD Lohnverrechnung aus dem aktuellen Kalenderjahr angezeigt.

Der Zeitraum der Übersicht geht von Jänner bis Dezember. Über die Feldauswahl können zusätzlich Quartalssummen oder die speziellen Lohnmonate 13 - 24 hinzugefügt werden.

Hinweis

Damit die Abrechnungen im PI angezeigt werden, muss der Dienstnehmer zumindest abgerechnet sein (= Abrechnungsstatus "L").

Der Abrechnungsstatus kann im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer kontrolliert werden:

5.13.2.1. Quartalssummen hinzufügen

In der Feldauswahl des Reiters bzw. Bereichs "Lohnkonto" stehen neben der Standardansicht auch die Quartalssummen und die Monate 13 - 24 zur Verfügung. Wenn diese auch angezeigt werden sollen, muss die Feldauswahl entsprechend angepasst werden.

5.13.2.2. Anpassung der Ansicht

Der Reiter bzw. Bereich "Lohnkonto" bietet verschiedene Anzeigemöglichkeit der im BMD Lohn abgerechneten Daten. Diese bieten neben sehr kompakten Ansichten auch eine detaillierte Ansicht und die Möglichkeiten Aufrollungen anzuzeigen und zwischen Beträgen und Mengen zu wechseln.

Menge, Satz oder Betrag

Betrag	Die Anzeige liefert alle Lohnarten, die in der Abrechnung einen Betrag enthalten. Im Grunde ist davon jede Lohnart betroffen, da auch bei Menge x Satz ein Betrag als Grundlage für die Abrechnung herangezogen wird.
Menge	Bei der Anzeige der Menge werden nur Lohnarten im Lohnkonto angezeigt, die auch in der Abrechnung eine Menge enthalten. Beispiele dafür sind Überstunden, Mehrstunden oder Schichtzulagen.
Satz	Die Anzeige der Lohnarten mit Sätzen verhält sich genau wie die Anzeige der Lohnarten mit Mengen. Bespiele für Lohnarten wären der Stundenlohn von Arbeitern oder SEG Zulagen laut Kollektivvertrag.
Tage	Bei sehr wenigen Lohnarten werden auch Tage in der Abrechnung erfasst. In dieser Ansicht werden nur diese Lohnarten angezeigt. Beispiele wären die Krankenentgelt-Lohnarten der Angestellten oder Arbeiter mit Monatslohn.
Betrag/Menge	Die Anzeige liefert alle Lohnarten, die in der Abrechnung eine Betrag enthalten, sowie Lohnarten, die auch in der Abrechnung eine Menge enthalten.

Art der Ansicht

Bei der Art der Ansicht kann zwischen System- und Anwenderlohnarten sowie den von BMD angebotenen "Kompaktansichten" gewechselt werden.

Anwenderlohnart = Eine Lohnart die in der Lohnverrechnung erfasst oder importiert wurde (z. B. Gehalt, Überstunden, Zulage ...)
Systemlohnarten = Sind Lohnarten die im Zuge der Abrechnung vom Programm im Hintergrund erzeugt werden (z. B. BMGL oder Abgaben)

Alle Lohnarten	Es werden alle System- und Anwenderlohnarten angezeigt.
Anwenderlohnarten	Es werden ausschließlich Anwenderlohnarten angezeigt.
Systemlohnarten	Es werden ausschließlich Systemlohnarten angezeigt.
Kompaktansicht 1	Es werden alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die gesetzlichen Dienstnehmerabgaben (SV lfd, SV SZ, LSt. lfd, LSt. SZ), das Netto, die sonstigen Abzüge, der Auszahlungsbetrag, die Lohnnebenkosten (SV DG, DB, DZ, KommSt, BV-Beitrag) und die gesamten Mitarbeiterkosten angezeigt.
Kompaktansicht 2	Es werden alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die Summe der gesetzlichen DN-Abzüge, das Netto, die Summe der sonstigen Abzüge, der Auszahlungsbetrag, die Summe der Lohnnebenkosten und die gesamten Mitarbeiterkosten angezeigt.
Kompaktansicht 3	Es werden alle Anwenderlohnarten, das Brutto, die gesamten Lohnnebenkosten und die gesamten Mitarbeiterkosten angezeigt.

Ist, Original und Aufrollung

Ist	Es werden die Ist-Werte der Lohnarten, d. h. die "aktuellen" Werte, nach einer eventuellen Aufrollung aus einem späteren Monat in den jeweiligen Monat, angezeigt.
Original	Es werden die Original-Werte der Lohnarten, d. h. die "ursprünglichen" Werte, die in dem jeweiligen Monat endverspeichert worden sind, angezeigt. Diese Werte können auch durch spätere Aufrollungen niemals verändert werden.
Original + Aufrollung	Es werden die Original-Werte aus dem jeweiligen Monat + oder - der Aufrollungen, die in einen früheren Monat durchgeführt worden sind, angezeigt.
Aufrollung	Es werden ausschließlich Aufrollungen, die auf der Lohnart im jeweiligen Monat in einem früheren Monat durchgeführt worden sind, angezeigt.

5.13.3. Schattenlohnverrechnung aktualisieren

Abrechnungsrelevante Mitarbeiterstammdaten aus dem BMD Lohn können mithilfe der Funktion "Schattenlohnverrechnung aktualisieren" in den PI Mitarbeiterstamm, genauer gesagt in die Schatten-LV-Tabelle, übergeleitet werden.

Die Funktion "Schattenlohnverrechnung aktualisieren" kann im Fenster PI Mitarbeiter gestartet werden.

Extras → Schattenlohnverrechnung aktualisieren

Sie sollte nach Abschluss der monatlichen Lohnverrechnung gestartet werden.

Hinweis

Detallierte Informationen zur "Schatten-LV-Tabelle" finden Sie im Hilfedokument Erklärung der Schatten-LV-Tabelle.

Hinweis

Das Aktualisieren der "Schattenlohnverrechnung" kann auch über einen Stapel zu gewünschten Zeitpunkten automatisiert gestartet werden. Somit muss die Funktion nicht jeden Monat erneut manuell gestartet werden.

Allgemeine Informationen zum Thema Stapel finden Sie im Hilfedokument Stapelverwaltung. Weiters finden sich im Hilfedokument PI Stapel detaillierte Informationen zum PI Stapel Schatten LV - Daten aktualisieren.

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6. Mitarbeiterstammblatt

Im Fenster PI Mitarbeiter besteht über die Funktion "Mitarbeiterstammblatt" die Möglichkeit, ein Mitarbeiterstammblatt zu drucken.

Ausdruck → Mitarbeiterstammblatt

Die Informationen und Daten können vor dem Ausdruck des Mitarbeiterstammblatts angepasst werden.

Hinweis

Weitere Informationen zum Mitarbeiterstammblatt finden Sie im Hilfe Dokument Mitarbeiterstammblatt.

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7. Funktionen im Fenster "PI Mitarbeiter"

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Mitarbeiter
Standardbrief	Startet den Standardbrief des BMD Personalinformationssystems und übernimmt die selektierten Mitarbeiter als Adressaten.

Wechsel Organisationseinheit

Öffnet das Fenster Wechsel Organisationseinheit, in dem historisch geführte Felder wie Abteilung, Abteilungsleitung oder Kostenstelle für mehrere Mitarbeiter zum gleichen Stichtag abgeändert werden können.

Mitarbeiterdaten zum Stichtag

Öffnet das Fenster Mitarbeiterdaten zum Stichtag, in dem historischen Stammdaten zum gewählten Stichtag abgefragt werden können.

E-Mail versenden

Öffnet eine neue E-Mail im aktuellen E-Mail-Client und übernimmt die beim selektierten Mitarbeiter hinterlegte E-Mail-Adresse als Empfänger.

Mitarbeiter anrufen

Öffnet das Telefonprotokoll und übernimmt den selektierten Mitarbeiter in das Feld "Teilnehmer".

Chronik

Öffnet das Fenster "Chronik" zum selektierten Mitarbeiter. In der Mitarbeiterchronik können Vermerke und Chronikeinträge erfasst werden.

Im Hilfedokument BMD Editor finden sich detaillierte Informationen zu den einzelnen Funktionen des Fensters "Chronik".

Workflow

Öffnet das Fenster Workflows.

Routenplaner

Öffnet das Fenster "Routenplaner".

Im Fenster "Routenplaner" werden die Adressen der Felder "Abfahrtsort" und "Ankunftsort" bei Betätigung der Schaltfläche "Routenplaner" an den Browser übergeben und in "Google Maps" übernommen.

Detail

Personalakt

Öffnet das Fenster Dokumentenliste zum selektierten Mitarbeiter.

Qualifikation

Qualifikation	Öffnet das Fenster Qualifikationen zum selektierten Mitarbeiter.
Historische Datenführung ansehen	Öffnet das Fenster "Historische Datenführung" zum selektierten Mitarbeiter. Im Fenster "Historische Datenführung" können Historische Qualifikationen eingesehen werden.
Auswertung Mitarbeiterfähigkeiten	Öffnet das Fenster Mitarbeiterfähigkeiten zum selektierten Mitarbeiter.

Ausbildungen

Ausbildungen	Öffnet das Fenster "Ausbildungen" zum selektierten Mitarbeiter. Im Fenster "Ausbildungen" können Ausbildungsdetails eingesehen werden.
Ausbildungsbedarf	Öffnet das Fenster Ausbildungsbedarf zum selektierten Mitarbeiter.
Ausbildungskontingent	Öffnet das Fenster Ausbildungskontingente zum selektierten Mitarbeiter.
Ausbildungsanmeldung	Öffnet das Fenster Ausbildungsanmeldung zum selektierten Mitarbeiter.
Auswertung Ausbildungsplan	Öffnet das Fenster Auswertung Ausbildungsplan.

Stellen

Öffnet das Fenster "Stellenübersicht" zum selektierten Mitarbeiter.

Im Fenster "Stellenübersicht" können die Stellen eingesehen werden.

Betriebsmittel

Öffnet das Fenster Betriebsmittel zum selektierten Mitarbeiter.

Dienstverhältnisse

Öffnet das Fenster Dienstverhältnisse zum selektierten Mitarbeiter.

Lebenslauf

Öffnet das Fenster Lebenslauf zum selektierten Mitarbeiter.

Aufgabe

Öffnet das Fenster Aufgaben zum selektierten Mitarbeiter.

Frist

Öffnet das Fenster Fristen zum selektierten Mitarbeiter.

Kontaktjournal

Öffnet das Fenster Kontaktjournal zum selektierten Mitarbeiter.

LEA

Mitarbeiterstatistik

Öffnet das Fenster "Suchen". Im Fenster "Suchen" stehen jene Smart-Interfaces zur Verfügung, bei welchen zuvor in den Auswertungen unter "Smart-Interface" im Feld "Im Mitarbeiter-Navigator anzeigen" die Ausprägung "Ja" hinterlegt worden ist.

Ist bei keiner Auswertung im "Smart-Interface" die Ausprägung "Ja" im Feld "Im Mitarbeiter-Navigator anzeigen" hinterlegt, dann erscheint beim Versuch, die Funktion "Mitarbeiterstatistik" zu starten, folgende Meldung:

"Es sind noch keine Auswertungen für den Navigator definiert! Bitte treffen Sie diese Einstellung in den Auswertungen".

Zeitausgleich- und Urlaubstabelle

Öffnet das Fenster Zeitausgleich- und Urlaubstabelle.

Zeiterfassung

NLZ-Jahresansicht je Mitarbeiter

Öffnet das Fenster "Mitarbeiter-Jahresansicht".

Im Fenster "Mitarbeiter-Jahresansicht" kann die NLZ-Jahresansicht je Mitarbeiter eingesehen werden.

Berichte

Berichte starten

Erstellt die zuvor unter der Funktion "Berichte hinterlegen" hinterlegten Berichte zum selektierten Mitarbeiter.

Ist die Funktion ausgegraut, dann sind mit der Funktion "Berichte hinterlegen" noch keine Berichte hinterlegt worden. Sind unmittelbar zuvor Berichte mit der Funktion "Berichte hinterlegen" hinterlegt worden, dann steht die Funktion "Berichte starten" erst nach einem Fensterneustart zur Verfügung.

Berichte hinterlegen

Öffnet das Fenster "Berichte hinterlegen". Im Fenster "Berichte hinterlegen" können mehrere personenbezogene Berichte hinterlegt werden, die anschließend über die Funktion "Berichte starten" für den selektierten Mitarbeiter erstellt werden können.

Anonymisieren

Diese Funktion startet die Anonymisierung/Löschung des selektierten Mitarbeiters entsprechend den Einstellungen in den Personalien. Detaillierte Informationen zur Einzelanonymisierung und zu den Funktionen im Rahmen der DSGVO finden sich in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO.

Checklisten

Checkliste öffnen	Öffnet das Fenster "Checklisten" bzw. "Vorlage Tätigkeiten neuer Mitarbeiter" zum selektierten Mitarbeiter. Detaillierte Informationen zur Checklisten-Vorlagengestaltung finden sich im Hilfedokument Checkliste - Vorlagengestaltung.
Checklistenfortschritt	Öffnet das Fenster "Checklistenfortschritt" zum selektierten Mitarbeiter.
Checkliste entfernen	Löscht die Checkliste(n) des selektierten Mitarbeiters.
Checklistenübersicht	Öffnet das Fenster "Checklisten" zum selektierten Mitarbeiter. Im Fenster "Checklisten" findet sich eine Übersicht der Checklisten. Detaillierte Informationen zur Checklistenübersicht finden sich im Hilfedokument Checkliste Übersicht.

Funktionen

Aktive anzeigen

Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach aktiven Mitarbeitern.

Inaktive anzeigen

Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach ausgeschiedenen Mitarbeitern.

Alle anzeigen

Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach aktiven und ausgeschiedenen Mitarbeitern.

Checklisten

Liste nach offenen Checklisten filtern	Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach Mitarbeitern, bei denen offene Checklisten hinterlegt sind.
Liste nach fertigen Checklisten filtern	Filtert den Bereich "Mitarbeiter" nach Mitarbeitern, bei denen geschlossene Checklisten hinterlegt sind.
Checklistenfilter zurücksetzen	Setzt den Checklistenfilter zurück.

Skillfinder

Skillfinder Filter	Öffnet das Fenster Skillfinder.
Skillfinderauswahl zurücksetzen	Setzt die Skillfinderauswahl zurück.

Ansicht

Mitarbeiterstammblatt

Öffnet das Fenster "Mitarbeiterstammblatt" für den selektierten Mitarbeiter.

Bildschirmliste

Bildschirmliste - Mitarbeiter	Öffnet das Fenster "Bildschirmliste".
BMD Standardausdruck	Startet den BMD Standardausdruck.

Ausdruck

Extras
Maßnahmen Mitarbeiteraustritt	Öffnet das Fenster Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter.
Historische Mitarbeiterdaten in Mitarbeiterstamm übertragen	Öffnet das Fenster "Update mit historischen Daten". Sollten bereits zukünftige Daten (z. B. Wechsel des Wochenmodells ab einem bestimmten Datum in der Zukunft) in den historischen Mitarbeiterdaten hinterlegt sein, so werden diese mithilfe dieser Funktion in die Mitarbeiterstammdaten übertragen, sofern das hinterlegte "Gültig ab"-Datum dem Tag der Ausführung der Funktion entspricht. Es wird empfohlen, diese Funktion über einen automatisierten Stapel durchzuführen. Ein Stapel kann in der Stapeldefinition erstellt werden. Mithilfe der geplanten Ausführung kann ein automatisierter Stapel beispielsweise täglich im Hintergrund ausgeführt werden. Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden sich unter Stapel "Historische Mitarbeiterdaten in Mitarbeiterstamm übertragen".
Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung	Öffnet das Fenster Historische Mitarbeiterdaten Schnellbearbeitung.
Geburtstagsliste	Öffnet das Fenster Geburtstagsliste.
Erweiterte Suche	Öffnet das Fenster "Mitarbeiter suchen". Im Fenster "Mitarbeiter suchen" ist eine firmenübergreifende Mitarbeitersuche, aber keine Bearbeitung bzw. Neuanlage möglich. Der im Fenster "Mitarbeiter suchen" gefundene Mitarbeiter kann jedoch mit der Schaltfläche "Übernehmen" in den Bereich "Mitarbeiter" übernommen und anschließend dort bearbeitet werden.
Mitarbeitergruppen	Öffnet das Fenster Gruppenzuordnung.
Übersicht Mitarbeitergruppen	Öffnet das Fenster Gruppenzuordnung.
Zusätzliche User-IDs je Mitarbeiter	Öffnet das Fenster "Zusätzliche User-IDs je Mitarbeiter". Für einen Mitarbeiter können weitere User-IDs hinterlegt werden. So erkennt das Programm, trotz mehrerer User-IDs, welcher Mitarbeiter gerade im Programm arbeitet. Der CRM Parameter "Mehrere User-IDs je Mitarbeiter" steuert, ob diese Funktion zur Verfügung steht. Der Parameter findet sich unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Mehrere User-IDs je Mitarbeiter.
Fehlende Passwörter für Lesen/Öffnen generieren	Generiert Passwörter für Mitarbeiter, die noch keines haben. Bestehende Passwörter werden nicht verändert. Eine automatische Passworterstellung bei Neuanlage oder Import von Mitarbeitern, Umstellung eines Bewerbers auf Mitarbeiter oder bei der Erstellung eines Dienstverhältnisses kann über den CRM Parameter "Passwort für Lesen/Öffnen" gesteuert werden. An dieser Stelle können auch Prüfkriterien für generierte Passwörter festgelegt werden. Der Parameter ist unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Passwort für Lesen/Öffnen zu finden. Mehr Informationen zur Verwendung der automatischen Passworterstellung finden Sie unter Passwortgeschützte Standardbriefe.
Adresslisten Standardbrief	Öffnet das Fenster "Adresslistenzuordnung". Im Fenster "Adresslistenzuordnung" kann der selektierte Mitarbeiter zu einer Adressliste für den Standardbrief hinzugefügt werden. Weitere Details finden sich im Hilfedokument Adresslisten Standardbrief.
VCard erstellen/mailen	Öffnet das Fenster "VCard". Im Fenster "VCard" ist es möglich, eine Visitenkarte zum selektierten Mitarbeiter zu erstellen. Weitere Details finden sich im Hilfedokument VCard für Personen.
Protokoll	Öffnet das Fenster "Protokoll" zum selektierten Mitarbeiter.
Schattenlohnverrechnung aktualisieren	Aktualisiert die PI Lohndaten.

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Siehe auch:

Skillfinder

Stellenverwaltung im Personalinformationssystem

Personen importieren: Mitarbeiter, Bewerber, Vertreter

PI Mitarbeiter

Thema: BMD Web - PI Mitarbeiter