Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, welche im Auslieferungsstandard im Telefonprotokoll eingeblendet sind:

Standardfeldauswahl Telefonprotokoll
Teilnehmer
In diesem Feld können Sie jene Person bzw. Institution eingeben, mit der Sie das Gespräch führen. Wenn Sie das Gespräch mit einer bestimmten Kontaktperson der hier ausgewählten Person/Institution führen, können Sie diese im Feld Kontaktperson angeben.

Wenn Sie das BMD Callcenter verwenden, wird bei eingehenden Anrufen automatisch das Telefonprotokoll geöffnet und versucht, anhand der Telefonnummer die Person für das Telefonat zu ermitteln. Ist diese Telefonnummer bei einer Person gespeichert, wird diese gleich in dieses Feld übernommen. Ist die Telefonnummer bei einer aktiven und einer inaktiven Person in NTCS hinterlegt, wird jedenfalls die aktive Person ins Telefonprotokoll übergeben. Ist eine ermittelte Kontaktperson zu mehreren Personen zugeordnet, wird als Teilnehmer jene Person vorgeschlagen, die als Hauptzuordnung dieser Kontaktperson dient.

Hinweis 
Hinweis.png
Bei der Eingabe eines Teilnehmers kann geprüft werden, ob sich die E-Mail-Adresse dieser Person in der Robinsonliste befindet. Diese Prüfungen können Sie im Parameter Robinsonliste prüfen aktivieren. Diesen finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Telefonprotokoll → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.

Kontaktperson
In diesem Feld können Sie die Kontaktperson hinterlegen, das heißt, jene Person, mit der Sie das Telefonat führen.

Hinweis 
Hinweis.png
Bei der Schnellsuche in diesem Feld wird das Kontaktende der Kontaktperson berücksichtigt. Das heißt, alle Kontaktpersonen, die ein Kontaktende eingetragen haben, werden in der Schnellsuche nicht mehr aufgelistet. Über den blauen F4-Pfeil vor diesem Feld können diese Personen aber noch ausgewählt werden.

Bei der Eingabe einer Kontaktperson kann geprüft werden, ob sich die E-Mail-Adresse dieser Person in der Robinsonliste befindet. Weitere Informationen dazu erhalten Sie beim Feld Teilnehmer.
Rufnummer
In diesem Feld können Sie die Telefonnummer des Teilnehmers auswählen. Es werden Ihnen hier alle Nummern angezeigt, die zu diesem Teilnehmer bzw. zu der ausgewählten Kontaktperson erfasst wurden. Sie können die Telefonnummer aber auch manuell eintragen, sollte diese in der Auswahl nicht zur Verfügung stehen. 

Hinweis 
Hinweis.png
Wenn Sie einen Teilnehmer und eine Kontaktperson im Telefonprotokoll auswählen, wird die vorgeschlagene Telefonnummer in diesem Feld in folgenden Schritten ermittelt:
  1. Hat die Kontaktperson eine Durchwahl bei der Zugehörigkeit, werden die Telefonnummer des Teilnehmers + Durchwahl der Kontaktperson angezeigt.
  2. Hat die Kontaktperson keine Durchwahl bei der Zugehörigkeit, es gibt aber eine eigene Telefonnummer am Kontaktpersonenstamm, wird diese ermittelt.
  3. Ist weder eine Durchwahl noch eine eigene Nummer vorhanden, wird die Rufnummer des Teilnehmers verwendet. 

Über den blauen Pfeil 1087147183002300032_0.png vor diesem Feld können Sie das Telefonbuch aufrufen und die Telefonnummer zu einer bestimmten Person suchen. Wenn Sie auf dieses Symbol 1087147183002300032.png vor dem Feld Rufnummer klicken, wird automatisch die Telefonnummer gewählt, die in diesem Feld angezeigt wird. Voraussetzung dafür sind bestimmte Einstellungen im BMDCallCenter weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Telefonprotokoll.

Hinweis 
Hinweis.png
Wird im Telefonprotokoll als Teilnehmer ein österreichisches Finanzamt und zusätzlich eine Bezugsperson angegeben, kann in weiterer Folge die für Steuerberater relevante Finanzamts-Telefonnummer gebildet werden, welche sich aus Hauptnummer lt. Finanzamtsstammdaten+Finanzamtsnummer+Teamnummer zusammensetzt. Die zusätzliche Telefonnummer steht in der Combobox im Feld "Rufnummer" zur Auswahl.

Voraussetzung ist, dass am Personenstamm der Bezugsperson folgende Felder befüllt sind:
  • Finanzamt: Geben Sie hier ein österreichisches Finanzamt ein.
  • Steuernummer: Geben Sie hier die zugehörige Steuernummer inkl. der Teamnummer ein. Die Teamnummer wird mit einem Bindestrich hinter der Steuernummer angehängt. Eingabeformat: XXX/XXXX-XX. Weitere Informationen zum Feld "Steuernummer" finden Sie auch in der Hilfe zum Feld.
Im Telefonprotokoll befüllen Sie nun die Felder Teilnehmer und Bezugsperson.
Im Feld "Rufnummer" wird nun zusätzlich eine Rufnummer mit der Bezeichnung "Telefon FA-Team" aus den hinterlegten Stammdaten generiert.

1089712618002300032_0.png

Es besteht auch weiterhin die Möglichkeit, nur die Haupttelefonnummer zu wählen.
Betreff
In diesem Feld können Sie den Betreff des Telefonats eintragen. Über das Diskettensymbol 1089712619002499968.png vor diesem Feld können Sie den eingegebenen Betreff speichern, um diesen bei späteren Telefonaten wieder zu verwenden. Über den blauen Pfeil 1087147183002300032_0.png vor diesem Feld können Sie die Betreffverwaltung für das Telefonprotokoll öffnen. In dieser Liste werden alle bereits gespeicherten Betrefftexte angezeigt. In diesem Fenster können Sie dann den gewünschten Betreff der an das Telefonprotokoll übergeben werden soll, auswählen.
Text
In diesem Feld können Sie eine detaillierte Aufzeichnung des Gesprächs vornehmen.
Bereich
In diesem Feld können Sie einen Bereich eingeben, dem dieses Telefonat zugeordnet werden soll. Die Bereiche haben eine reine Filter- und Sortierfunktion und stellen somit keine Verbindung zu anderen Programmteilen dar. Sie selbst können entscheiden, welche Bereiche angelegt werden sollen bzw. welche Bezeichnung diese haben sollen, um die für Sie passenden Sortier- bzw. Filterkriterien zu schaffen.
Dauer
Dieses Feld befüllt sich nach Speichern des Telefonprotokolls automatisch mit der Dauer des Telefonats. Die Dauer läuft während des Telefonats im rechten Bereich mit. Sie können aber jederzeit die Dauer des Telefonats selber eintragen und somit die automatisch ermittelte Zeit übersteuern. Ebenso besteht die Möglichkeit, den Pauseschalter 1089712618001699968.png zu betätigen, falls das Telefonat unterbrochen wird.
 
Feldauswahl Telefonprotokoll - Alle Felder