Feldauswahl Telefonprotokoll: Alle Felder

Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern des Telefonprotokolls:

Feldbeschreibung Telefonprotokoll

Anfrage

In diesem Feld können Sie die Art der Anfrage bestimmen. Das Feld "Anfrage" hat eine reine Filter- und Sortierfunktion und stellt somit keine Verbindung zu anderen Programmteilen dar. Sie selbst können entscheiden welche Anfragearten angelegt werden sollen bzw. welche Bezeichnung diese haben sollen, um die für Sie passenden Sortier- bzw. Filterkriterien zu schaffen.

Bereich

In diesem Feld können Sie einen Bereich eingeben, dem dieses Telefonat zugeordnet werden soll. Die Bereiche haben eine reine Filter- und Sortierfunktion und stellen somit keine Verbindung zu anderen Programmteilen dar. Sie selbst können entscheiden, welche Bereiche angelegt werden sollen bzw. welche Bezeichnung diese haben sollen, um die für Sie passenden Sortier- bzw. Filterkriterien zu schaffen.

Betreff

In diesem Feld können Sie den Betreff des Telefonats eintragen. Über das Diskettensymbol

vor diesem Feld können Sie den eingegebenen Betreff speichern, um diesen bei späteren Telefonaten wieder zu verwenden. Über den blauen Pfeil

vor diesem Feld können Sie die Betreffverwaltung für das Telefonprotokoll öffnen. In dieser Liste werden alle bereits gespeicherten Betrefftexte angezeigt. In diesem Fenster können Sie dann den gewünschten Betreff der an das Telefonprotokoll übergeben werden soll, auswählen.

Betreff mit Vorschlag

In diesem Feld können Sie den Betreff des Telefonats eingeben. Wenn Sie die Combobox öffnen, wird Ihnen eine Liste aller bereits gespeicherten Betrefftexte angezeigt, aus der Sie den gewünschten auswählen können. Gespeichert werden können diese Texte durch das Diskettensymbol

vor diesem Feld. Der in diesem Feld eingegebene Betrefftext wird automatisch in das Feld Betreff geschrieben bzw. umgekehrt. Die Felder Betreff und Betreff mit Vorschlag hängen zusammen und enthalten immer den gleichen Wert.

Bezugsperson

Dieses Feld ist nur aktiv, wenn im Feld Teilnehmer eine Institution ausgewählt wird. Hier sollte die vom Gespräch betroffene Person eingegeben werden.

Datenbesitzer für Ansehen

In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieses Telefonprotokoll ist dann nur für jene Benutzer sichtbar, die sich in dieser Datenbesitzergruppe befinden.

Dauer

Dieses Feld befüllt sich nach Speichern des Telefonprotokolls automatisch mit der Dauer des Telefonats. Die Dauer läuft während des Telefonats im rechten Bereich mit. Sie können aber jederzeit die Dauer des Telefonats selber eintragen und somit die automatisch ermittelte Zeit übersteuern. Ebenso besteht die Möglichkeit, den Pauseschalter

zu betätigen, falls das Telefonat unterbrochen wird.

Dokumente

E-Mail-Link

In diesem Feld können Sie eine lokal gespeicherte E-Mail, welche nicht im BMD DMS archiviert wurde mit dem Telefonprotokoll verknüpfen. Über den blauen Pfeil

vor diesem Feld können Sie den Speicherort auswählen, wo diese E-Mail abgelegt ist, über das F8-Symbol

können Sie diese E-Mail öffnen.

Eingehend

Dieses Feld wird automatisch aktiv gesetzt, wenn es sich um ein eingehendes Telefonat handelt bzw. das Telefonprotokoll manuell gestartet wurde. Wird das Telefonprotokoll durch Ausführen einer Rückrufaufgabe gestartet, wird dieses Kennzeichen nicht gesetzt. Sie können dieses Feld jederzeit manuell abändern und das Telefonat dadurch als ein- bzw. ausgehend kennzeichnen.

Freifeld 01

Dieses 5-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 02

Dieses 5-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 03

Dieses 5-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 04

Dieses 10-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 05

Dieses 10-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 06

Dieses Freifeld für eine weitere Datumseingabe kann individuell verwendet werden.

Freifeld 07

Dieses Freifeld für eine weitere Datumseingabe kann individuell verwendet werden.

Freifeld 08

Dieses 40-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 09

Dieses 40-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 10

Dieses 40-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 11

Dieses 1-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freifeld 12

Dieses 1-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Kontaktperson

In diesem Feld können Sie die Kontaktperson hinterlegen, das heißt, jene Person, mit der Sie das Telefonat führen.

Hinweis

Bei der Schnellsuche in diesem Feld wird das Kontaktende der Kontaktperson berücksichtigt. Das heißt, alle Kontaktpersonen, die ein Kontaktende eingetragen haben, werden in der Schnellsuche nicht mehr aufgelistet. Über den blauen F4-Pfeil vor diesem Feld können diese Personen aber noch ausgewählt werden.

Bei der Eingabe einer Kontaktperson kann geprüft werden, ob sich die E-Mail-Adresse dieser Person in der Robinsonliste befindet. Weitere Informationen dazu erhalten Sie beim Feld Teilnehmer.

Leadzuordnung

Dieses Feld zeigt Ihnen an, ob zu diesem Telefonprotokoll Leads zugeordnet sind. Sie können dem Telefonprotokoll jederzeit Leads über das F8-Symbol vor diesem Feld zuordnen. Wenn ein Telefonat aus dem Leadmanagement mit der Funktion "Telefonprotokoll starten" im Bereich "Aktivitäten" gestartet wird, wird das Lead gleich für dieses Feld übergeben.

Mitarbeiter

In diesem Feld wird der Mitarbeiter eingetragen, auf den das Telefonprotokoll abgespeichert wird. Standardmäßig wird der eigene Mitarbeiter, mit dem Sie in NTCS angemeldet sind, vorgeschlagen.

Privat

Mit diesem Feld können Sie das Telefonat als privat kennzeichnen. Trotzdem kann das erfasste Telefonprotokoll von anderen Usern eingesehen werden.

Privatnotiz

Der Inhalt dieses Feldes ist immer nur für den aktuellen Besitzer (derjenige, der den Telefonprotokolldatensatz erzeugt hat) sichtbar. Beim Ansehen durch einen fremden Benutzer wird folgender Inhalt angezeigt: "**********"

Projekt

In diesem Feld können Sie ein Projekt eintragen, zu dem das Telefonprotokoll zugeordnet werden soll.

Rufnummer

In diesem Feld können Sie die Telefonnummer des Teilnehmers auswählen. Es werden Ihnen hier alle Nummern angezeigt, die zu diesem Teilnehmer bzw. zu der ausgewählten Kontaktperson erfasst wurden. Sie können die Telefonnummer aber auch manuell eintragen, sollte diese in der Auswahl nicht zur Verfügung stehen.

Hinweis

Wenn Sie einen Teilnehmer und eine Kontaktperson im Telefonprotokoll auswählen, wird die vorgeschlagene Telefonnummer in diesem Feld in folgenden Schritten ermittelt:

Hat die Kontaktperson eine Durchwahl bei der Zugehörigkeit, werden die Telefonnummer des Teilnehmers + Durchwahl der Kontaktperson angezeigt.
Hat die Kontaktperson keine Durchwahl bei der Zugehörigkeit, es gibt aber eine eigene Telefonnummer am Kontaktpersonenstamm, wird diese ermittelt.
Ist weder eine Durchwahl noch eine eigene Nummer vorhanden, wird die Rufnummer des Teilnehmers verwendet.

Über den blauen Pfeil

vor diesem Feld können Sie das Telefonbuch aufrufen und die Telefonnummer zu einer bestimmten Person suchen. Wenn Sie auf dieses Symbol

vor dem Feld Rufnummer klicken, wird automatisch die Telefonnummer gewählt, die in diesem Feld angezeigt wird. Voraussetzung dafür sind bestimmte Einstellungen im BMDCallCenter weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Telefonprotokoll.

Hinweis

Wird im Telefonprotokoll als Teilnehmer ein österreichisches Finanzamt und zusätzlich eine Bezugsperson angegeben, kann in weiterer Folge die für Steuerberater relevante Finanzamts-Telefonnummer gebildet werden, welche sich aus Hauptnummer lt. Finanzamtsstammdaten+Finanzamtsnummer+Teamnummer zusammensetzt. Die zusätzliche Telefonnummer steht in der Combobox im Feld "Rufnummer" zur Auswahl.

Voraussetzung ist, dass am Personenstamm der Bezugsperson folgende Felder befüllt sind:

Finanzamt: Geben Sie hier ein österreichisches Finanzamt ein.
Steuernummer: Geben Sie hier die zugehörige Steuernummer inkl. der Teamnummer ein. Die Teamnummer wird mit einem Bindestrich hinter der Steuernummer angehängt. Eingabeformat: XXX/XXXX-XX. Weitere Informationen zum Feld "Steuernummer" finden Sie auch in der Hilfe zum Feld.

Im Telefonprotokoll befüllen Sie nun die Felder Teilnehmer und Bezugsperson.

Im Feld "Rufnummer" wird nun zusätzlich eine Rufnummer mit der Bezeichnung "Telefon FA-Team" aus den hinterlegten Stammdaten generiert.

Es besteht auch weiterhin die Möglichkeit, nur die Haupttelefonnummer zu wählen.

Teilnehmer

In diesem Feld können Sie jene Person bzw. Institution eingeben, mit der Sie das Gespräch führen. Wenn Sie das Gespräch mit einer bestimmten Kontaktperson der hier ausgewählten Person/Institution führen, können Sie diese im Feld Kontaktperson angeben.

Wenn Sie das BMD Callcenter verwenden, wird bei eingehenden Anrufen automatisch das Telefonprotokoll geöffnet und versucht, anhand der Telefonnummer die Person für das Telefonat zu ermitteln. Ist diese Telefonnummer bei einer Person gespeichert, wird diese gleich in dieses Feld übernommen. Ist die Telefonnummer bei einer aktiven und einer inaktiven Person in NTCS hinterlegt, wird jedenfalls die aktive Person ins Telefonprotokoll übergeben. Ist eine ermittelte Kontaktperson zu mehreren Personen zugeordnet, wird als Teilnehmer jene Person vorgeschlagen, die als Hauptzuordnung dieser Kontaktperson dient.

Hinweis

Bei der Eingabe eines Teilnehmers kann geprüft werden, ob sich die E-Mail-Adresse dieser Person in der Robinsonliste befindet. Diese Prüfungen können Sie im Parameter Robinsonliste prüfen aktivieren. Diesen finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Telefonprotokoll → Allgemeine Einstellungen → Allgemein.

Text

In diesem Feld können Sie eine detaillierte Aufzeichnung des Gesprächs vornehmen.

Tätigkeit

In diesem Feld kann die Tätigkeit ausgewählt werden, welche für den Import des Telefonprotokolls in die Leistungserfassung verwendet wird. Im Zuge der Auswahl wird eine Gültigkeitsprüfung anhand des Leistungsumfangs durchgeführt, so wie es auch in der Leistungserfassung der Fall wäre (siehe auch Ermittlung des Leistungsumfangs in der Leistungserfassung).

Für nähere Informationen beachten Sie bitte das Kapitel Ermittlung der Tätigkeit in der Hilfe zum Thema Import Telefonprotokolle.

Tätigkeitsbereich

In diesem Feld können Sie einen Tätigkeitsbereich eingeben, der dieses Telefonat zugeordnet werden soll. Die Tätigkeitsbereiche haben eine reine Filter- und Sortierfunktion und stellen somit keine Verbindung zu anderen Programmteilen dar. Sie selbst können entscheiden welche Tätigkeitsbereiche angelegt werden sollen bzw. welche Bezeichnung diese haben sollen, um die für Sie passenden Sortier- bzw. Filterkriterien zu schaffen.

Verrechnung kontrolliert

Vorgang

In diesem Feld können Sie den Vorgang eingeben, zu dem das Telefonprotokoll gehört. Über den blauen Pfeil

vor diesem Feld können Sie ein Fenster mit allen im NTCS angelegten Vorgängen öffnen.

Hinweis

Beim Start des Telefonprotokolls zu einem Termin mit der Funktion "Telefonprotokoll" werden der am Termin hinterlegte Vorgang und die am Vorgang hinterlegte Tätigkeit ins Telefonprotokoll für die Felder "Vorgang" und "Tätigkeit" übergeben. Somit muss man die Felder nicht manuell befüllen.

VR-Wahrscheinlichkeit

Wird verrechnet

Wenn Sie dieses Feld aktivieren, bekommt das Telefonprotokoll das Kennzeichen, dass es sich um ein verrechenbares Telefonat handelt. Dieses Feld hat eine Auswirkung beim Import der Telefonprotokolle als auch bei der manuellen Übernahme der Telefonprotokolle in die LEA.

Variante: Import Telefonprotokolle

Dieses Kennzeichen wirkt sich dann in der LEA beim Import von Telefonprotokollen aus. In den LEA Parametern können Sie definieren, ob alle oder nur die verrechenbaren Telefonate importiert werden sollen. Detaillierte Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Import Telefonprotokolle.

Variante: Telefonprotokolle in LEA übernehmen

Über den Parameter Leistungserfassungsdialog nach Speichern unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Telefonprotokoll → Allgemein können Sie definieren, ob gleich nach dem Speichern eines verrechenbaren Telefonprotokolls der Dialog zur Leistungserfassung geöffnet werden soll.

Workflow

ID des zugeordneten Workflows.