Organisationskonzept DMS

 

 

 

 

Unter strategischen Zielen verstehen wir all diejenigen Ziele, die durch das Erkennen von Unterscheidungsmöglichkeiten Handlungsalternativen aufzeigen, um Geschäftsfelder gegenüber dem Mitbewerb zu optimieren.

Die erste Überlegung gilt hier dem angestrebten Endausbau des Systems. Ist das Ziel eine unternehmensweite Lösung oder eine abteilungsweite Lösung? Sollen einzelne Sachzwänge, wie zum Beispiel überquellende Papierarchive, eliminiert werden oder liegt der Fokus auf einer Verbesserung der Durchlaufzeit?

 

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist am effizientesten, wenn operative Prozesse unterstützt und optimiert werden. Dokumentenmanagementsysteme sind damit eng an die Kernprozesse eines Unternehmens gebunden. Chancen und Risiken liegen hier dicht beieinander. Es ist also sehr wichtig, am Anfang eines Projekts eine exakte operative Zieldefinition vorzunehmen.

 

Bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen gibt es zwei Hauptfaktoren. Es sind dies Prozesse und die Dokumente, die in diesen Prozessen entstehen oder in die Prozesse hineingeschleust werden.

 

Die Dokumentarten sind neben den Prozessen die wichtigste Orientierungsgröße im Dokumentenmanagementprojekt. Mit den Dokumentenarten werden später die Strukturen im Dokumentenmanagementsystem definiert. Sie sind der Kern und Ausgangspunkt für die Verteilung der Berechtigungen des Zugriffs und der Verarbeitung. An den Dokumentarten orientieren sich die Ablagemedien (in Planung). An der Dokumentenart scheidet sich die Notwendigkeit der Revisionssicherheit.

 

Ausgehend von den Dokumentarten, halten Sie fest, wer die Dokumente wann erhält und welche Tätigkeit damit verbunden ist (Wer?, Wie?, Was?, Wann?).

Ordnen Sie anschließend die Dokumente den Prozessen zu.

 

 

 

 

 

Abzuwägen sind alle entstehenden Kosten und Nutzen der verschiedenen Alternativen. Aus unserer Erfahrung macht es aus Kostengründen meist keinen Sinn, Papierarchive zu integrieren, auch weil die Zugriffshäufigkeit auf die Dokumente meistens mit den Monaten/Jahren abnimmt und sich das Problem dann selbst erledigt hat und somit nur eine Übergangszeit überbrückt werden muss.

 

Der Vorteil der Digitalisierung des Papierarchivs ist der sofortige Zugriff der Mitarbeiter auf die digitalisierten und beschlagworteten Dokumente. Zu bedenken sind aber Kosten-Nutzen-Aspekte: Das Scannen (mit Scanvorbereitung, wie aus dem Archiv holen, vorsortieren, Büroklammern entfernen, zurückbringen) und Indizieren ist im Normalfall ein manueller Prozess, der bei entsprechenden Mengen (Anzahl der Klienten mal Anzahl der Akten) schnell ausufern kann. Auch ein Outsourcing zu einem Scandienstleister macht nicht immer Sinn. Für die Digitalisierung im Haus eignen sich am ehesten die Stammakten.

 

Am zweckmäßigsten ist es meistens, Altarchive nicht zu integrieren und für eine gewisse Zeit mit dem zeitaufwändigen Zugriff auf das Papierarchiv zu leben.

 

 

Problematisch ist die Beschlagwortung. Natürlich funktioniert der Weg "zu Fuß": Jedes Dokument wird einzeln in das Dokumentenmanagementsystem über die "Dokumentenarchivierung mit Vorschau" abgespeichert. Aber bei vielen tausend Dokumenten ist dieser Weg unter Kosten-Nutzen-Aspekten nicht praktikabel. Außer dieser Vorgang wird gleichzeitig dazu benutzt, um die bestehenden Dokumente zu bereinigen. Die automatische Übernahme von elektronischen Dokumenten aus einer Verzeichnisstruktur ist nur dann sinnvoll, wenn die Verzeichnisstruktur einheitlich für alle Klienten aufgebaut ist.

 

Unbedingt notwendig sind die Kunden-/Lieferantennummern (Klientennummern) in der Verzeichnisbezeichnung, da jedes Dokument zwingend einem eindeutigen Schlüssel zugeordnet werden muss. Sollen diese elektronischen Dokumente übernommen werden, ist meist eine Überarbeitung der Verzeichnisstruktur notwendig. Die Dokumente werden anschließend nach den festgelegten Beschlagwortungskriterien in das Dokumentenmanagementsystem übernommen.

 

Die automatische Übernahme von elektronischen Dokumenten aus anderen elektronischen Archiven ist auf jeden Fall sinnvoll, da sonst die zwei elektronischen Archive parallel betrieben werden müssen. Weiters sollte der Aspekt der doppelten Wartungsgebühren nicht außer Acht gelassen werden.
Die Dokumente werden nach den festgelegten Beschlagwortungskriterien in das Dokumentenmanagementsystem übernommen.

 

 

Die Eckdaten für einen Scanner sind die Mindestscangeschwindigkeit von PPM (Seiten pro Minute)/IPM (Bilder pro Minute) Simplex/Duplex: 40/80 bei einer Auflösung von 200 dpi und eine Unterstützung eines TWAIN-Treibers für die direkte Anbindung an BMD DMS unter der Verwendung von BMD Scan.

 

Dieser Scanner wird direkt an einen Computer angeschlossen. Die gescannten Dokumente können direkt ins DMS übernommen werden. Diese Art von Anbindung des Scanners eignet sich für eine zentrale Erfassung des Posteingangs ins DMS.

 

Der Scanner wird zentral aufgestellt und mit dem Netzwerk verbunden. Am Scanner werden Benutzerprofile eingetragen, in denen die benutzerspezifischen Verzeichnisse hinterlegt werden, die auf einem Dateiserver eingerichtet worden sind.
Nach dem Scanvorgang in das benutzerspezifische Verzeichnis können die Dateien am Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters aus diesem Verzeichnis ins DMS übernommen werden.
Diese Art der Scanneranbindung eignet sich für die Erfassung von Dokumenten, die jeder Mitarbeiter selbst ablegen muss.

 

 

In der Phase der Projektvorbereitung ist es wichtig, exakte strategische und operative Ziele zu definieren. Entscheidend ist die Betrachtung der in Frage kommenden Prozesse sowie die in diesen Prozessen entstehenden und zugeführten Dokumente.

Ferner sollte ein besonderes Augenmerk auf die Projektmitglieder gelegt werden. Dokumentenmanagementprojekte können sich über Wochen erstrecken. Ein starkes Projektteam ist wichtig für einen langfristigen Erfolg.

 

 

Über eine Schaltfläche in den Erfassungsprogrammen (Papier: BMD Scan, E-Mail und Fax: Outlook 2000 und höher) wird das jeweilige Dokument an den Posteingang übergeben.
Beim Verbuchen des Posteingangs erhält der zuständige Mitarbeiter, der im Kunden/Klientenstamm als Hauptsachbearbeiter hinterlegt ist, das Dokument auf elektronischem Weg in sein Posteingangsfach. Handelt es sich dabei um einen fristauslösenden Posteingang, wird automatisch eine Frist einschließlich einer Vorwarnung erzeugt.
Nach dem Verbuchen des Posteingangs wird das Dokument automatisch beschlagwortet ans DMS übergeben.

 

Speichern Sie das Ausgangsdokument im DMS ab. Ist das Dokument zur Unterschrift bereit, setzen Sie den Status des Dokuments auf versandfertig. Im Sekretariat können aus der Liste aller versandfertigen Dokumente diejenigen Dokumente automatisch in die Postausgangsliste übernommen werden, die unterschrieben, kuvertiert und vom Briefträger abgeholt wurden. Die dazugehörigen Fristen werden manuell aus der Fristenliste ausgetragen.

Um den Vorgang der Erstellung der Ausgangspost zu unterstützen, empfiehlt es sich auf standardisierte Dokumentenvorlagen zurückzugreifen. Diese Dokumentenvorlagen greifen auf die Stammdaten (z. B. Kunden-/ Lieferantenstammdaten) zu. Diese Vorlagen werden außerdem mit Zusatzinformationen versehen, um eine automatische Ablage im DMS zu gewährleisten.

Nachfolgend sind die wichtigsten Felder aufgelistet, die übergeben werden:

 

 

In diesem Fall spricht man von einem frühen Erfassen des Dokuments. Der Vorteil bei dieser Vorgehensweise ist, dass der Beleg zumindest in elektronischer Form vorhanden ist, sollte das Original verloren gehen.
Bei der Eingangsrechnungskontrolle können Sie parallel den Scanvorgang starten. Nachdem Sie das Dokument gescannt und die Seiten falls notwendig, ausgerichtet haben, können Sie die Eingangsrechnung direkt einem zuständigen Mitarbeiter zuordnen und automatisch beschlagwortet im DMS speichern.

 

Der Erfassungsgvorgang beim Buchen stellt eine späte Erfassung des Dokuments dar. Der Vorteil bei dieser Vorgehensweise ist, dass der Beleg alle Kontierungsinformationen enthält.
Nachdem Sie das Dokument gescannt und die Seiten falls notwendig ausgerichtet haben, können Sie den Beleg verbuchen. Anschließend wird das gescannte Dokument automatisch beschlagwortet im DMS abgespeichert.

 

Die vorgeschlagenen Zeiten sind abhängig von der Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter, der zu archivierenden Dokumentarten und der zu übernehmenden Altdokumente (Papier oder bestehende Dokumente aus Verzeichnisstruktur).

 

Im Regelfall sind 4h Organisationsbesprechung bzw. Workshop, 1 Tag Schulung und 1 Tag Optimierung vom DMS ausreichend. Alle anderen Vorgänge sind als interne Zeiten zu betrachten.
Sollen weitere Standorte mit dem DMS arbeiten, ist es sinnvoll, dies nach der Optimierung des Pilotprojekts durchzuführen.

 

Die Problemliste ist eine Auflistung aller projektbehindernden und projektverhindernden Punkte, die nach Prioritäten gereiht werden und allen Projektmitgliedern zugänglich sind. Projektverhindernde Punkte erhalten die höchste Priorität und müssen sofort in Angriff genommen werden. Alle Punkte werden grundsätzlich mit verantwortlichen Personen und Zeiten versehen. Das Update der Liste erfolgt regelmäßig zum Ende jeder Projektsitzung und findet Aufnahme in das BMD-Anwenderhandbuch.