Gesellschafter und Beteiligungsverhältnisse: Anlage und Verwaltung
Soll ein Gesellschafter zugeordnet werden, der in der NTCS bereits als Kunde angelegt ist, so gibt es in der Kundenliste die Funktion "Gesellschafter erstellen".
Der Aufruf der Kundenliste erfolgt unter:
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Kunden
Im Fenster "Kunden" kann die Funktion "Gesellschafter erstellen" im Menü unter
Funktionen → Sonderfunktionen → Gesellschafter erstellen
aufgerufen werden.
Nach dem Aufruf der Funktion "Gesellschafter erstellen" erscheint die Abfrage, welchem Kunden dieser Gesellschafter zugeordnet werden soll. Sie können mit F4 die entsprechende Kundennummer suchen und übernehmen. Danach bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".
Anschließend müssen Sie nur noch das Beteiligungsverhältnis erfassen.
Existiert ein Gesellschafter in der Datenbank noch nicht, so kann dieser im
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Gesellschafter
mit der Funktion F5 bzw. mit Klick auf das Symbol "+" neu angelegt werden.
Dabei werden zuerst die Stammdaten des Gesellschafters eingegeben und im Anschluss wird das Beteiligungsverhältnis erfasst.
Gesellschafter zuordnen
Existiert ein Gesellschafter bereits bei einem anderen Kunden, so kann dieser im Fenster
CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Gesellschafter
mit der Funktion "Gesellschafter zuordnen" übernommen werden.
Nach der Übernahme muss das entsprechende Beteiligungsverhältnis erfasst werden.
Beteiligungsverhältnis erfassen
Vom markierten Gesellschafter gelangen Sie unter den "Funktionen" zu den "Beteiligungsverhältnissen":
Mit der Funktion F5 mit Klick auf das "+"-Symbol soll ein neues Beteiligungsverhältnis angelegt werden.
Bei der Anlage des Beteiligungsverhältnisses ist zu Beginn das "Gültig ab"-Datum zu erfassen, d. h., ab wann dieser Datensatz gültig ist. Wenn es sich um den ersten Datensatz in den Beteiligungsverhältnissen handelt, wird das Betriebsgründungsdatum aus den Kundenstammdaten vorgeschlagen. Ist dort kein Betriebsgründungsdatum hinterlegt, bekommen Sie die Möglichkeit, direkt in die Kundenstammdaten einzusteigen und dieses Datum zu definieren.
In den Feldern:
- Ist Gesellschafter
- Ist Geschäftsführer
- Ist Aufsichtsrat
- Ist Prokurist
wird festgelegt, welche Position diese Person innehat.
Sollte das "Gültig ab"-Datum nicht richtig eingegeben worden sein, kann es nachträglich noch geändert werden. Dazu das Beteiligungsverhältnis aufrufen und mit Klick auf die Funktion "Gültigkeitsdatum ändern" das richtige Datum eingeben.
Sollte es jedoch Änderungen in den historischen Gesellschafterdaten geben, muss ein neuer Datensatz mit einem neuen/korrekten "Gültig ab"-Datum erfasst werden.
Wurde die Anlage des neuen Beteiligungsverhältnisses gespeichert, so sehen Sie in den historischen Gesellschafterdaten den alten sowie den neuen Datensatz. Durch die Anlage der neuen Beteiligung wurde automatisch das Häkchen "Gültig für Folgejahre" beim alten Beteiligungssatz herausgenommen und das "Gültig bis"-Datum gesetzt.
Nach einer Änderung der Beteiligungsverhältnisse ist zwingend das Formular Verf60 einzureichen!
Hinweis
 | In den Beteiligungsverhältnissen gibt es im Feld "Die Beteiligung gehört zu" die Möglichkeit, eine Einkunftsart auszuwählen. Mit der Auswahl der Einkunftsart werden nur jene Gesellschafter in die Erklärung übernommen, deren Einkunftsart mit der Erklärung übereinstimmt.  |
Hinweis für deutsche Anwender 
| In den Beteiligungsverhältnissen stehen einige Felder speziell für Deutschland zur Verfügung. Diese werden für die Anlage FB benötigt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfedokument Wichtige Felder in den Stammdaten für Deutschland.  |
Beteiligungsverhältnis ändern
Damit in allen Jahren die Beteiligungsverhältnisse richtig dargestellt bzw. berechnet werden können, erfolgt die Erfassung der Gesellschafterdaten historisch.
Im Steuer-Navigator unter Stammdaten → Beteiligungsverhältnisse können Sie die historischen Gesellschafterdaten verwalten.
Der Aufruf kann alternativ auch unter CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Gesellschafter unter Funktionen "Beteiligungsverhältnisse" erfolgen.
Änderungen in den Beteiligungsverhältnissen werden durch Neuanlage eines Beteiligungssatzes mit dem korrekten "Gültig ab"-Datum angelegt. Durch die Neuanlage eines Beteiligungssatzes mit F5 oder mit dem Symbol "Plus" wird das bisherige Beteiligungsverhältnis automatisch mit "Gültig bis" befüllt und abgeschlossen.
Ist die Anlage des neuen Beteiligungsverhältnisses gespeichert worden, so sehen Sie in den historischen Gesellschafterdaten den alten sowie den neuen Datensatz. Durch die Anlage des neuen Beteiligungssatzes wurde automatisch das Häkchen für "Gültig für Folgejahr" beim alten Beteiligungssatz herausgenommen und das "Gültig bis"-Datum gesetzt.
Endet ein Beteiligungsverhältnis zur Gänze, so muss beim letzten Datensatz das Feld "Gültig bis" mit F6 bearbeiten ausgefüllt werden.
Das Häkchen im Feld "Gültig für Folgejahr" wird nach dem Erfassen des "Gültig bis"-Datums und nach dem Speichern automatisch entfernt.
Nach einer Änderung der Beteiligungsverhältnisse ist zwingend immer das Formular Verf60 einzureichen!
Beteiligungsverhältnis beenden
Endet das Beteiligungsverhältnis eines Gesellschafters, muss in den Beteiligungsverhältnissen beim letzten Datensatz das Feld "Gültig bis" ausgefüllt werden.
Das Häkchen im Feld "Gültig für Folgejahre" wird nach dem Erfassen des "Gültig bis"-Datums und nach dem Speichern automatisch entfernt.
Verwendung der Gesellschafterstammdaten in Bilanzberichten
Wenn Sie in Ihren Berichten, wie zum Beispiel in den "rechtlichen Verhältnissen", die Tabelle Gesellschafter verwenden, beachten Sie bitte Folgendes:
- Dargestellt werden die zum Bilanzstichtag gültigen Beteiligungssätze. Unterjährige bzw. vor oder nach dem Bilanzstichtag sich ändernde Verhältnisse müssen selbst beschrieben werden, da für Besonderheiten keine allgemein gültigen Begrenzungen/Regeln festgelegt werden können.
- Sie können in der Ausdrucksgestaltung die Reihenfolge und Anzahl der zu druckenden Spalten sowie die Spaltenbezeichnung festlegen. Sie finden die Einstellmöglichkeiten in den "Vorgefertigten Tabellen" unter "Gesellschafter/Geschäftsführer".
Wenn Sie in Ihren Berichten die Tabelle Geschäftsführer verwenden, beachten Sie bitte Folgendes:
- Aufgezählt werden jene Geschäftsführer, die im Wirtschaftsjahrzeitraum als Geschäftsführer einen Beteiligungssatz aufweisen. Geschäftsführer, die erst im Folgejahr aktiv sind, können durch das Feld "GF/A/P ab Bilanzjahr" in den Gesellschafterstammdaten vorgezogen werden.
- Sie können in der Ausdrucksgestaltung die Reihenfolge und Anzahl der zu druckenden Spalten sowie die Spaltenbezeichnung festlegen. Sie finden die Einstellmöglichkeiten in den "Vorgefertigten Tabellen" unter "Geschäftsführer".
Hinweis
| Änderungen in der Ausdrucksgestaltung haben allgemeine Gültigkeit. Sie sind unabhängig vom Firmenstamm und Bilanzjahr. So wird gewährleistet, dass das Berichtswesen ein kanzlei- bzw. unternehmensweites einheitliches Layout aufweist. Soll die Tabelle im Bericht individuell angepasst werden, kann die automatische Aktualisierung deaktiviert werden. Verwenden Sie in diesem Fall die Funktion "Tabelle bearbeiten", die mit dem rechten Mausklick auf der Tabelle zu finden ist. Es erscheint folgende Meldung: "Wenn Sie fortfahren, werden die Daten in dieser Tabelle künftig nicht mehr automatisch aktualisiert. Sind Sie sicher, dass Sie diese Tabelle bearbeiten möchten?". Bestätigen Sie die Meldung mit "OK".  Die Tabelle wird nun nicht mehr mit gelber Hintergrundfarbe angezeigt (da diese nicht mehr mit entsprechenden Stammdaten verknüpft ist) und kann frei bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur im Ausnahmefall verwendet werden soll, da hier keine automatische Aktualisierung der Gesellschafterdaten mehr erfolgen kann. |
Unterzeichnender Geschäftsführer bei Firmenbucheinreichung
Für die unterzeichnenden Geschäftsführer bei Firmenbucheinreichung ist Folgendes wesentlich:
- Der unterzeichnende Geschäftsführer muss entweder ein Geburtsdatum oder eine Firmenbuchkennung (Großbuchstabe) hinterlegt haben.
- Es werden, wie in der Tabelle, die im Zeitraum gültigen Geschäftsführer geladen.
- Ist die GmbH Geschäftsführerin einer KG, so wird als Unterzeichner der GF der GmbH geladen. Die Angaben der unterzeichnenden natürlichen Person müssen mit dem Firmennamen und der Firmenbuchnummer der Komplementär-GmbH ergänzt werden.
Die Besonderheiten bei einer GmbH & Co KG werden in diesem Hilfedokument genau beschrieben: Geschäftsführer einer GmbH & Co KG im elektronischen Jahresabschluss
