Stammdaten für Steuererklärungen
Allgemein
Damit eine Steuererklärung erstellt werden kann, müssen Kundenstammdaten erfasst sein.
Es ist nicht notwendig, eine Firma, eine Finanzbuchhaltung und ein Projekt anzulegen, wenn nicht tatsächlich gebucht worden ist.
Es ist nicht notwendig, eine Firma, eine Finanzbuchhaltung und ein Projekt anzulegen, wenn nicht tatsächlich gebucht worden ist.
Falls eine Buchhaltung existiert, ist die Hinterlegung in den Steuerstammdaten zu empfehlen, da dann die aufbereiteten Bilanzkennzahlen (K1, E1b, E1a, E6a, K2a) und die Daten der Umsatzsteuererklärung automatisch in die Steuererklärung übernommen werden können.
Der Aufruf zur Prüfung, Ergänzung und Änderung aller für die Steuererklärungen wichtigen Stammdaten kann direkt im Steuer-Navigator im Punkt "Stammdaten" erfolgen:
Paket Bilanzierung und Steuern → Steuererklärungen → Steuer-Navigator
Kundenstammdaten
Die Neuanlagen der Kundenstammdaten erfolgt im Paket CRM → Stammdaten → Personen → Kunden mit F5 "Neu" oder mit Klick auf das Symbol "Plus".
Im Steuer-Navigator können die Kundenstammdaten unter Stammdaten → Kunde aufgerufen und bearbeitet werden.
Für die Steuerberechnung sind, neben den persönlichen Daten wie Name und Anschrift, die folgenden Felder am Kundenstamm wichtig:
- Finanzamt: Die Erfassung des Finanzamts ist ein Pflichtfeld für die Übermittlung der XML-Datei. Mit F4 kann das benötigte Finanzamt ausgewählt werden. Mit F8 können weitere Steuernummern bzw. Finanzämter erfasst werden. Wichtig für die Erfassung von weiteren Finanzämtern bzw. Steuernummern ist, dass die unterschiedlichen Steuernummern für unterschiedliche Steuererklärungen verwendet werden müssen. Sie haben im Steuerformular auf der ersten Seite beim Finanzamt die Möglichkeit, mit F4 eine der weiteren Steuernummern auszuwählen und in das Formular zu übernehmen.
Bei einer Personengesellschaft mit unterschiedlichen Einkunftsarten benötigt die Personengesellschaft für jede Einkunftsart eine eigene Steuernummer. Für die Quotenverwaltung und die diversen Prüfungen auf den Steuererklärungen ist unsere Empfehlung, in diesen Fällen für die zweite Einkunftsart einen zweiten Kunden anzulegen und die richtige Steuernummer für diese Einkunftsart einzutragen. - Steuernummer: Die Eingabe einer österreichischen Steuernummer erfolgt inklusive Leerzeichen und Schrägstrich (z. B. 51 123/1234) oder mit Teamnummer inklusive Bindestrich (z. B. 51 123/1234-22). Die Steuernummer ist ein Pflichtfeld für die Übermittlung der XML-Datei.
- Betriebsgründung: Datum der Betriebsgründung. Bei einer unterjähriger Betriebsgründung wird die Mindest-KöSt automatisch gekürzt.
- Gesellschaftsgröße: Pflichtfeld für die Übermittlung der XML-Datei
- Branche: Eingabe der Branchenkennzahlen von Statistik Austria. Mit F4 kann die Branchenkennzahl gesucht und in das Feld "Branche" übernommen werden. Für Steuererklärungen bis einschließlich 2024 wird die Branchenkennzahl von ÖNACE 2008 benötigt. Ab den Steuererklärungen 2025 muss die ÖNACE 2025 ausgewählt werden.
Ist bei einem Kunden die Branchenkennzahl aus ÖNACE 2008 hinterlegt, so wird dies in den Steuererklärungen 2025 durch einen Fehler und einen Hinweis dazu angezeigt.
Bei einem Mischbetrieb wird zuerst mit F4 die Hauptbranche (= überwiegende Umsätze) erfasst. Danach können mit F8 weitere benötigte Branchen ausgewählt und zugeordnet werden. Dazu im Fenster links die Branche auswählen und mit Klick auf die Pfeiltaste die ausgewählte Branche zuordnen:
Nach dem Schließen des Zuordnungsfensters wird im Feld "Branche" die Nummer der Hauptbranche angezeigt und neben dem Feld steht dann der Zusatz "Mischbetrieb".
- Weitere Adressen: Bitte nützen Sie das Feld "Weitere Adressen" für Fälle, in denen in der E1 eine Privatadresse, in der U1 eine Betriebsadresse benötigt wird.
Für die Einkommensteuererklärung gibt es im Kundenstamm die Möglichkeit, im Feld "Weitere Adressen" die Privatadresse zu hinterlegen. Diese wird automatisch in das entsprechende Feld der E1 übernommen. Sie können mit F8 in die Verwaltung der Adressen einsteigen und mit Neuanlage die Adressart "Privatadresse" anlegen. Füllen Sie diese Felder vollständig aus, damit diese korrekt in der E1 bzw. ESt1A übernommen werden.
- Steuerpflicht ab: Dieses Feld ist relevant für die Quotenverwaltung und steuert, ob der Kunde in die Quotenverwaltung übernommen wird.
- Steuerpflicht bis: Dieses Feld ist relevant für die Quotenverwaltung und steuert, ob der Kunde in die Quotenverwaltung übernommen wird.
- Rechtsform: Die benötigte Rechtsform kann mit F4 ausgewählt und dann übernommen werden. Die Rechtsform ist ein Pflichtfeld für die Übermittlung der XML-Datei.
- Ehegatte: Mit dem Feld "Ehegatte" kann eine Verknüpfung zu einer anderen in der NTCS vorhandenen Person (Kunde, Gesellschafter oder Angehörige) hergestellt werden. Es stellt sich in der Praxis die Frage, ob (Ehe)Partner/innen auch als Kunde angelegt werden sollen:
BMD empfiehlt die Anlage als Kunde. Wenn ein Honorar gestellt werden soll bzw. die Archivierung am Kunden erfolgen soll, dann muss der (Ehe)Partner als Kunde angelegt werden. Eine Verknüpfung über das Feld "Ehegatte" muss in jedem Fall erfolgen, damit (Ehe)Partner/innen in der E1 automatisch angeführt werden. - Regelbesteuerung ab: Regelbesteuerungsantrag (U12) wurde gestellt.
- Regelbesteuerung bis: Für eine neue Antragsstellung bzw. die Errechnung des richtigen Zeitpunkts
- Selbsteinreicher: Diese Einstellung benötigen Sie, damit der Kunde die Erklärungen selbst einreichen kann (Beispiel: selbstständige Buchhalter). Dadurch werden beim Paketieren nicht die Daten des Steuerberaters, sondern die des Kunden als Einreicher im Paket eingetragen. Die Auswahl kann entweder direkt am Kunden oder auch noch in der XML-Steuererklärungsliste getroffen werden. Weitere Details dazu können Sie in diesem Hilfedokument nachlesen: Selbsteinreicher
- entspricht Firma: Das Feld "entspricht Firma" stellt die Verknüpfung vom Kunden zu einer vorhandenen Mandantenfirma her.
Steuerstammdaten
Die Steuerstammdaten können im Steuer-Navigator unter Stammdaten → Steuerstammdaten geöffnet und bearbeitet werden.
In den Steuerstammdaten werden jahresbezogen die Absetzbeträge und der Familienstand des Steuerpflichtigen gewartet. Außerdem besteht hier die Möglichkeit, die Firma und die FIBU zu hinterlegen, aus der die Werte für die einzelnen Erklärungen übernommen werden sollen.
Grundsätzlich werden die Daten einmalig aus dem Kundenstamm übernommen, wenn sie dort hinterlegt wurden. Diese Felder werden allerdings nicht laufend mit dem Kundenstamm abgeglichen, da die Informationen jahresbezogen gespeichert werden. Wir empfehlen daher, die Absetzbeträge generell in den Steuerstammdaten zu warten.
Bei Bedarf kann die Übernahme aus dem Kundenstamm manuell gestartet werden. Wichtig hierfür ist, dass diese Funktion erst verfügbar ist, wenn man in den Bearbeitungsmodus wechselt. Mit dem Aufruf unter Funktionen → Daten vom Personenstamm aktualisieren, werden nochmals die Daten vom entsprechenden Personenstamm aktuell übernommen. Wurden beispielsweise im Kundenstamm nachträglich die Absetzbeträge geändert, so können Sie mit dieser Funktion neu übernommen werden.
Der Verkehrsabsetzbetrag oder der Pensionistenabsetzbetrag werden bei der Steuerberechnung grundsätzlich anhand der vorhandenen Lohnzettel automatisch ermittelt. Es gibt in den Stammdaten keine eigenen Felder für die Erfassung des Steuerpflichtigen als Pensionist oder Arbeitnehmer. Grundsätzlich wird aufgrund der Lohnzettelart ermittelt, ob der Verkehrsabsetzbetrag oder der Pensionistenabsetzbetrag gerechnet wird. Bei den "Sonstigen Bezügen" ist die richtige Erfassung im Feld "Soziale Stellung" maßgeblich. Gibt es beim Steuerpflichtigen zusätzlich ein L1i, so ist bei reinen Pensionsbezügen die Erfassung in der richtigen Kennzahl entscheidend. Am Detailberechnungsblatt zu den Absetzbeträgen wird beim Verkehrsabsetzbetrag angezeigt, warum dieser gerechnet wird.
Gesellschafter
Das Stammdatenfenster "Gesellschafter" ist für die Anlage von Gesellschaftern, Geschäftsführer, Prokuristen und Aufsichtsräten vorgesehen.
Für die Anlage bzw. die Zuordnung von Gesellschaftern lesen Sie bitte alle Details dazu in diesem Dokument: Gesellschafter und Beteiligungsverhältnisse: Anlage und Verwaltung
Firmenstammdaten
Die Verwaltung der Firmenstammdaten erfolgt – im Gegensatz zu den Kundenstammdaten – jahresbezogen.
Ob und wie Änderungen in den Kundenstammdaten automatisch auf die Firmenstammdaten übertragen werden, können Sie in diesem Hilfedokument nachlesen: Update von Person auf Firma.
Die wichtigsten Felder in den Firmenstammdaten für die Steuererklärungen sind folgende:
- Rechtsform: Die benötigte Rechtsform kann mit F4 ausgewählt und dann übernommen werden. Die Rechtsform ist ein Pflichtfeld für die Übermittlung der XML-Datei.
- Betriebsgründung: Datum der Betriebsgründung. Bei einer unterjähriger Betriebsgründung wird die Mindest-KöSt automatisch gekürzt.
- Branche: Eingabe der Branchenkennzahlen von Statistik Austria. Mit F4 kann die Branchenkennzahl gesucht und in das Feld "Branche" übernommen werden. Bei einem Mischbetrieb wird zuerst mit F4 die Hauptbranche (= überwiegende Umsätze) erfasst. Danach können mit F8 weitere benötigte Branchen ausgewählt und zugeordnet werden.
FIBU-Stammdaten
In den FIBU-Stammdaten sind folgende Felder wichtig für die Steuererklärungen:
- Betriebsadresse: Die Hinterlegung einer Betriebsadresse empfiehlt sich immer dann, wenn ein Kunde mehrere Betriebe hat und in den Auswertungen, Berichten und Steuererklärungen jeweils die Betriebsanschriften und die Namen der Betriebe gedruckt werden sollen. In den FIBU-Stammdaten können Sie im Feld "Betriebsadresse" mit der Funktion F8 die Anschrift und den Namen des Betriebes hinterlegen. Sind hier Adressdaten hinterlegt, werden diese Adressdaten in die entsprechende Steuererklärung und die Adressen und Namen in den Bilanzauswertungen, Berichten und Deckblättern anstelle der Adresse und des Namens aus den Firmenstammdaten gedruckt.
- Einkunftsart: Bei der Einkunftsart gibt es folgende Auswahl: keine Einkunftsart, aus Land- und Forstwirtschaft, aus selbständiger Arbeit, aus Gewerbebetrieb, aus Vermietung und Verpachtung.
- Gewinnermittlungsart: In diesem Feld ist die benötigte die Gewinnermittlungsart auszuwählen, z. B. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Bilanzierung gem. § 5 oder Bilanzierung gem. §4 Abs. 1, Gastgewerbepauschalierung usw.
- USt-Ermittlung: Auswahl zwischen USt-Nettosystem oder USt-Bruttosystem
- Berufsgruppe-Pauschalierung: Mit F4 Auswahl der benötigten Berufsgruppe, z. B. Handelsvertreter
Konten
Die Einstellungen auf den Konten können Sie im Steuer-Navigator unter Stammdaten → Konten aufrufen.
Folgende Felder in den Kontenstammdaten sind wichtig für die Steuererklärungen:
- MWR-Kennzahl: Wenn am FIBU-Konto in diesem Feld eine MWR-Kennzahl hinterlegt wird, wird der entsprechende Saldo dieses Kontos in die NTCS Mehr-/Weniger-Rechnung übernommen.
- MWR-Prozentsatz: Zusätzlich zum Feld "MWR-Kennzahl" kann im "MWR-Prozentsatz" ein Prozentsatz hinterlegt werden, um nur diesen entsprechenden Prozentsatz des Konto-Saldos in die NTCS MWR zu übernehmen (z. B. bei Bewirtungskosten, die zu 50 % in der Mehr-/Weniger-Rechnung hinzugerechnet werden). Wenn in diesem Feld nichts eingetragen wird, werden 100 % des Kontosaldos in die Mehr-/Weniger-Rechnung übernommen.
Damit auf die richtigen MWR-Kennzahlen zugegriffen wird, muss in den Firmenstammdaten die Rechtsform und in den FIBU-Stammdaten die Gewinnermittlungsart hinterlegt sein.
Mit dem Einstieg in die Mehr-/Weniger-Rechnung werden automatisch alle Daten aus der FIBU ausgelesen und in der MWR-Liste hinzugefügt. Zusätzlich kann die Übernahme mit der Funktion "Import aus FIBU" aufgerufen werden. - Gastgewerbepauschalierung: Die Einstellungsmöglichkeiten für die Gastgewerbepauschalierung sind von der Kontoart abhängig.
Bitte lesen Sie dazu alle Details in diesem Hilfedokument: Gastgewerbepauschalierung - Basispauschale, Berufsgruppenpauschale, Handelsvertreterpauschale, Kleinunternehmerpauschale: Die Einstellungsmöglichkeiten für die unterschiedlichen Pauschalierungsarten sind von der Kontoart abhängig.
Bitte lesen Sie dazu alle Details in diesem Hilfedokument: Pauschalierungsvergleich
Angehörige
Die Neuanlage von Angehörigen kann direkt im Steuer-Navigator unter Stammdaten gestartet werden oder im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Angehörige von Kunden und Gesellschaftern.
Die wichtigsten Felder im Angehörigenstamm sind neben den persönlichen Daten wie Name und Geburtsdatum die folgenden:
- Familienbeihilfe ab: Eine Eingabe ist unbedingt notwendig, wenn für das Kind Familienbeihilfe bezogen wird und der Familienbonus bzw. ein Mehrkindzuschlag gerechnet werden soll. Es ist hier nicht relevant, ob der Steuerpflichtige der Bezieher der Familienbeihilfe ist, sondern ob für das Kind Familienbeihilfe ausbezahlt wird. Bei einer Unterbrechung der Familienbeihilfe können in diesem Feld mit F8 auch mehrere Bezugszeiträume erfasst werden.
- Familienbeihilfe bis: In diesem Feld ist das Ende des Anspruches auf Familienbeihilfe einzugeben. Die Eingabe ist nicht zwingend notwendig, wenn die Familienbeihilfe noch laufend bezogen wird.
- Unterhalt ab/bis: Ist für die Berechnung des Unterhaltsabsetzbetrages erforderlich. Bei Kindern über 18 Jahren sind zusätzlich die Felder "Familienbeihilfe ab" und "Familienbeihilfe bis" relevant, da nur bei Anspruch auf Familienbeihilfe ein Unterhaltsabsetzbetrag zusteht.
- Ehegatte/Partner: Dieses Feld stellt die Verknüpfung zum Ehegatten/Partner her und ist z. B. für den Alleinverdienerabsetzbetrag relevant.
Details zur Anlage von Angehörigen können Sie in diesem Dokument nachlesen: Anlage Angehörige
Beteiligungsverhältnisse
Damit in allen Jahren die Beteiligungsverhältnisse richtig dargestellt bzw. berechnet werden können, erfolgt die Erfassung der Gesellschafterdaten historisch.
Im Steuer-Navigator unter Stammdaten → Beteiligungsverhältnisse können Sie die historischen Gesellschafterdaten verwalten.
Der Aufruf kann alternativ auch unter CRM und DMS → Stammdaten → Personen → Gesellschafter unter Funktionen "Beteiligungsverhältnisse" erfolgen.
Änderungen in den Beteiligungsverhältnissen werden durch Neuanlage eines Beteiligungssatzes mit dem korrekten "Gültig ab"-Datum angelegt. Durch die Neuanlage eines Beteiligungssatzes mit F5 oder mit dem Symbol "Plus" wird das bisherige Beteiligungsverhältnis automatisch mit "Gültig bis" befüllt und abgeschlossen.
Ist die Anlage des neuen Beteiligungsverhältnisses gespeichert worden, so sehen Sie in den historischen Gesellschafterdaten den alten sowie den neuen Datensatz. Durch die Anlage des neuen Beteiligungssatzes wurde automatisch das Häkchen für "Gültig für Folgejahr" beim alten Beteiligungssatz herausgenommen und das "Gültig bis"-Datum gesetzt.
Endet ein Beteiligungsverhältnis zur Gänze, so muss beim letzten Datensatz das Feld "Gültig bis" mit F6 bearbeiten ausgefüllt werden.
Das Häkchen im Feld "Gültig für Folgejahr" wird nach dem Erfassen des "Gültig bis"-Datums und nach dem Speichern automatisch entfernt.
Nach einer Änderung der Beteiligungsverhältnisse ist zwingend immer das Formular Verf60 einzureichen!
