DMS Notebookanbindung
Notebook-Anbindung
Mit dieser Funktion können Dokumente (temporär) außerhalb von BMD DMS zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumente werden in ein beliebiges Zielverzeichnis exportiert und können dort bearbeitet werden. Die veränderten Dokumente können wieder ins DMS importiert werden.Dokumente exportieren
Um den Vorgang zu starten, müssen Sie das Fenster "Export Dokumente" aufrufen und vorab das gewünschte Dokument bzw. die gewünschten Dokumente filtern bzw. selektieren.
Das Fenster ist unter CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht/Dokumentenliste → Extras → Export/Import → Export Dokumente zu finden.
Spezielle Felder
Zielverzeichnis | Wohin sollen die Dokumente exportiert/kopiert werden? | ||||||||
Exportformat | Zumeist genügt es, die Dokumente zu exportieren. Die Metadaten im XML-Format werden nur für Importe in andere Systeme benötigt. | ||||||||
Alle Versionen exportieren | "Alle Versionen exportieren" exportiert alle verfügbaren Versionen eines Dokuments, sonst wird nur die aktuellste Version exportiert. Die Aktivierung dieser Option ist nur möglich, wenn Sie im Feld "Exportformat" die Einstellung "Nur Dokument" gewählt haben, bzw. nur sinnvoll, wenn die Versionierungsparameter im DMS gesetzt sind und Versionen von Dokumenten vorhanden sind.
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Datenquelle | Wenn die Option "Dokumentenliste" aktiviert ist, werden alle angezeigten Dokumente der Liste exportiert. Mit der Option "Selektierte Personen" können im Feld "Personen" aus einer Personenliste bestimmte Kunden oder Lieferanten für den Dokumentenexport ausgewählt werden. Die Option "Selektierte Dokumente" exportiert das aktuell markierte Dokument. |
Personen | Festlegung der Kunden- oder Lieferantennummern, von welchen die Dokumente exportiert werden sollen. Der F4-Pfeil ist nur aktiv, wenn im oberen Feld "Datenquelle" die Option "Selektierte Personen" ausgewählt ist. |
Nach dem erfolgreichen Export der Dokumente erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung:
"Die ausgewählten Dokumente wurden erfolgreich kopiert."
Der Name der exportierten Dokumente kann mittels Parameter individuell gewählt werden:
CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Spezielle Parameter
Mit diesem Parameter können Sie die Formatierung des Dokumentennamens beim Export steuern, folgende Ausprägungen stehen Ihnen hier zur Verfügung: 0 - Standardexport: Der Dokumentenname setzt sich aus diesen Feldern zusammen: Dokumentendatum + Kategorie-Nr. + Betreff + Archiv-Nr. + Dokumenten-Nr. 1 - Formeltext mit int. Dokumentendaten: Der Dokumentenname setzt sich grundsätzlich wie beim Standardexport zusammen, es wird aber der Wert aus dem Parameter Variabler Dok.-Name Export vorangestellt. 2 - Formeltext ohne int. Dokumentendaten: Der Dokumentenname wird gänzlich aus dem Parameter Variabler Dok.-Name Export ermittelt, bei dieser Einstellung werden keine weiteren internen Dokumentendaten in den Namen gepackt. |
In diesem Parameter können Sie den Dokumentenamen definieren, der beim Export von Dokumenten ermittelt werden kann. Über den blauen Pfeil neben diesem Feld können Sie den Formeleditor öffnen, in dem Sie den variablen Dokumentennamen erstellen können, in diesem Editor kann auch auf Datenbankfelder zugegriffen werden. Hinweis
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Dokumente wieder importieren
Exportierte und in der Zwischenzeit überarbeitete Dokumente können wieder über die Funktion "Import Dokumente" ins DMS importiert werden:
Das Fenster ist unter CRM und DMS → DMS → Dokumentenübersicht/Dokumentenliste → Extras → Export/Import → Import Dokumente zu finden.
Im Einstiegsfeld "Verzeichnis" kann der entsprechende Speicherort gewählt werden, auf dem die Dokumente liegen sollen. Das zuletzt ausgewählte Verzeichnis wird beim nächsten Einstieg als Vorschlag wieder angegeben.
Im Feld "Importformat" muss ausgewählt werden, ob das Dokument oder das Dokument mit Metadaten importiert werden soll.
Hinweis
 | Die Auswahl "Dokument und Metadaten" ist nur sinnvoll, wenn die Dokumente auch mit Metadaten exportiert worden sind. |
Mit dem Button "Start Import" kann der Import gestartet werden. Zuvor erhalten Sie noch folgende Meldung:
"Möchten Sie den Import der Dokumente starten?"
Es werden nur jene Dokumente importiert, die überarbeitet worden sind. Dies ist in der Spalte "Import" am Dokumenten-Symbol mit dem nach links gerichteten Pfeil 
erkenntlich. In der Combobox oben rechts kann zwischen "Alle Dokumente" und "Bearbeitete Dokumente" umgeschaltet werden. Der Eintrag "Alle Dokumente" zeigt Ihnen alle ins Zielverzeichnis exportierten Dokumente an, während der Eintrag "Bearbeitete Dokumente" nur jene wirklich bearbeiteten Dokumente anzeigt.
erkenntlich. In der Combobox oben rechts kann zwischen "Alle Dokumente" und "Bearbeitete Dokumente" umgeschaltet werden. Der Eintrag "Alle Dokumente" zeigt Ihnen alle ins Zielverzeichnis exportierten Dokumente an, während der Eintrag "Bearbeitete Dokumente" nur jene wirklich bearbeiteten Dokumente anzeigt. 
Nach Abschluss des Imports wird in einer Hinweismeldung ausgegeben, wie viele Dokumente wieder archiviert worden sind:
Hinweis
| Wenn Sie Dokumente exportiert, jedoch vor dem Import nichts verändert haben, dann erscheint eine Hinweismeldung mit der Information, dass keine archivierbaren Dateien gefunden worden sind.  |
Achtung!
 | Eine Neuanlage von Dokumenten kann NICHT durchgeführt werden. Möglich ist nur der Export und Import, wenn die Dokumentennummern bereits in der Datenbank enthalten sind (und natürlich das Archiv, die Personen, die Kategorien etc.). Eine Wiederanlage von gelöschten Dokumenten ist aufgrund der Dokumentennummer möglich. Für eine Neuanlage kann gegebenenfalls ein Dokumentenimport über die Schnittstelle "bmddocs.dok" zusammengestellt werden. |
