Kasse - Erklärung zu den Richtlinien
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte. Kasse - Erklärung zu den Richtlinien
Erklärung des Software Herstellers bezugnehmend auf die Kassenrichtlinien 2012
Hersteller BMD SYSTEMHAUS GesmbH, Sierninger Strasse 190, 4400 Steyr
Entsprechend der Kassenrichtlinien 2012 halten wir fest, dass es sich bei der BMD-NTCS-Kasse um ein PC Kassensystem auf Basis einer SQL Datenbank handelt, und dieses nach der Kassenrichtlinie dem Kassentyp 3 entspricht.
Dieses Kassensystem wurde von der BMD SYSTEMHAUS GesmbH erstellt und läuft auf handelsüblichen PCs.
(Genauere Infos zu den Mindestanforderungen können der Website https://www.bmd.com/technik-support/systemvoraussetzungen.html entnommen werden.)
Es sollte zumindest die Version 16.38 installiert sein. Die aktuell installierte Version kann im Programmmenü unter dem Punkt "?" → "Info" in der Menüleiste nachgelesen werden.
Erfassungen, Geschäftsfälle, Belege
Es wird in jedem abgeschlossenen Geschäftsfall ein Beleg erteilt, der in seinen Detailangaben der Kassenrichtlinie (Punkt 4.3.) entspricht. Dazu wird eine fortlaufende Nummer vergeben. Durch diese Bonnummer wird die Vollständigkeit der Erfassung der Geschäftsfälle gewährleistet.
Wir weisen darauf hin, dass selbstverständlich alle erzeugten Ausdrucke (wie Kassenabschlüsse) zum Zwecke der Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit (gegebenenfalls elektronisch) aufgehoben werden müssen (siehe Abschnitt 5.3. der Kassenrichtlinie).
Insbesondere der Kassenbericht ist täglich auszudrucken und aufzuheben. Dieser gilt als Tages- bzw. Kassenabschluss.
Fiskaljournal
Darüber hinaus wird seitens der Software ein Datenerfassungsprotokoll (Fiskaljournal), welches die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsfälle sicherstellt, erzeugt. Hierbei wird automatisch bei jedem Bonabschluss (vom Anwender nicht änder- bzw. beeinflussbar) der Geschäftsfall fortlaufend und chronologisch dokumentiert.
Wird eine Erfassung von Teilleistungen nicht als Geschäftsfall durch einen Beleg abgeschlossen (zum Beispiel bei Storno oder Belegende), wird für die Ausbuchung dieser gleichfalls eine Erfassungsnummer vergeben, und es erfolgt eine entsprechende Kennzeichnung als Nichtgeschäftsfall und ein Eintrag im Fiskaljournal.
Programmintern wird dabei für jeden Eintrag ein Hashwert ermittelt, der auch im Fiskaljournal gespeichert ist. Der Algorithmus für die Ermittlung diese Hashwertes ist dem Kassenbenutzer unbekannt. Er kann im Falle einer Prüfung dem Prüforgan übermittelt werden. Damit ist die Datensicherheit und Unveränderbarkeit der gespeicherten Inhalte gewährleistet.
Dieses Datenerfassungsprotokoll kann über den Bereich Warenwirtschaft → Kasse → Verspeicherung → Kassenerfassungsprotokoll aufgerufen werden.
Ein Export und damit eine Weitergabe an sachverständige Dritte ist über den Aufruf "Speichern unter" jederzeit möglich (standardisierte Ausgabe für Prüfprogramme).
Verfahrensdokumentation, Berechtigungen
Als Verfahrensdokumentation dienen die Onlinehilfe, die Bedienungsanleitung, das Handbuch und die Konfigurationsanleitung. Ein Einrichtungsprotokoll wird vom Schulenden im Rahmen der Ersteinrichtung erstellt.
Die Zugriffsberechtigungen werden dabei auf Grund der dem User zugeordneten Gruppe gesteuert. Dies kann im Bereich Tools → Administration → Berechtigungen eingestellt werden. Standardmäßig ist der User in der Gruppe BMD, also jener Gruppe, die über alle Berechtigungen verfügt.
Die Verarbeitungsregeln sind in Parametern gespeichert, wobei jede Änderung mitprotokolliert wird. Diese Parameter (sowohl die Änderungen als auch der Stand der aktuellen Einstellungen) können auch exportiert werden.
Auch der Updateverlauf ist unter folgendem Aufruf dokumentiert:
Bereich Tools → Administration → Updates → Updateprotokoll
Wir empfehlen darüber hinaus, eine Dokumentation der Preisänderungen vorzunehmen. Die Software kann dabei unterstützen, indem die Protokollierung auf den jeweiligen Tabellen eingeschaltet wird.
Durch die implementierten Sicherheitsmaßnahmen ist das System im Auslieferungszustand als sicher anzusehen.
Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)
Die Anforderungen der RKSV 2017 werden rechtzeitig erfüllt.
Die Vereinbarung zum Registrierkassensystem zwischen Hersteller BMD SYSTEMHAUS GesmbH, Sierninger Strasse 190, 4400 Steyr und der Firma des Unternehmers sichert zu, dass die vertragsgegenständliche Registrierkasse den einschlägigen Vorgaben der Bundesabgabenverordnung ab 2016 und ab 2017, gegebenenfalls nach einem Update den Anforderungen der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) entspricht.
Dies gilt insbesondere für nachstehende Punkte:
- Der Kasse muss eine unternehmensweit eindeutige Kassenidentifikationsnummer, die über FinanzOnline gemeldet werden muss, zugeordnet werden können.
- Die Kasse muss über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung (HSM oder Chipkartenleser) mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen.
- Jeder Beleg muss mit einem maschinenlesbaren Code, der die Daten laut §10(2) RKSV zu enthalten hat, versehen werden. Trainings- und Stornobuchungen haben im maschinenlesbaren Code zusätzlich die Bezeichnung "Trainingsbuchung" oder "Stornobuchung" zu enthalten.
- Jeder einzelne Barumsatz, sowie die nachfolgenden erklärten Monats- und Schlussbelege, werden elektronisch signiert. Dabei ist eine elektronische Signatur von der Signaturerstellungseinheit anzufordern und auf dem zugehörigen Beleg als Teil des maschinenlesbaren Codes anzudrucken. In die Signaturerstellung sind die Daten laut §9(2) RKSV einzubeziehen.
- Sollte keine aufrechte Verbindung zu der Signaturerstellungseinheit bestehen, muss am Beleg der Hinweis "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" angebracht werden. Nach Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit muss ein signierter Sammelbeleg mit Betrag (0) erstellt und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert werden.
- Die Kasse muss einen Startbeleg, der eine Prüfung entsprechend §6(4) RKSV ermöglicht, erzeugen können.
- Ein Datenerfassungsprotokoll (DEP), in dem jeder einzelne Barumsatz inkl. der elektronischen Signatur zu erfassen und abzuspeichern ist, ist zu führen. Dabei sind zumindest die Belegdaten gemäß § 132a(3) BAO festzuhalten.
- Die in der Registrierkasse erfassten Barumsätze werden laufend aufsummiert (Umsatzzähler). Trainingsbuchungen dürfen sich dabei nicht auf den Umsatzzähler auswirken. Am Monatsende ist der Zwischenstand des Umsatzzählers als Barumsatz mit Betrag Null (0) und elektronischer Signatur der Signaturerstellungseinheit (Monatsbeleg) im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.
- Start- und Monatsbeleg müssen ausgedruckt werden können.
- Der Umsatzzähler muss mit dem Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 verschlüsselt werden können.
- Das Datenerfassungsprotokoll muss jederzeit entsprechend der in der RKSV enthaltenen Detailspezifikation exportiert werden können.
- Die Kasse muss im Falle einer planmäßigen Außerbetriebnahme der Registrierkasse einen Schlussbeleg mit Betrag Null (0) erstellen können.
- Eine quartalsweise Sicherungsfunktion, die es ermöglicht die Daten des Datenerfassungsprotokolls auf einen externen Datenträger zu speichern, muss zur Verfügung stehen. Um die Unveränderbarkeit des gesamten Datenerfassungsprotokolls im Wege der Signatur zu gewährleisten, muss bei dieser Sicherung der Monatsbeleg des letzten Monats des Quartals als letzter Beleg enthalten sein.
- Die Registrierkasse darf keine Vorrichtungen enthalten, über die das Ansteuern der Sicherheitseinrichtung umgangen werden kann. Dabei ist zu beachten, dass dies nicht für die Erfassung von Geschäftsvorfällen, die keine Barumsätze darstellen (z.B. Lieferscheine, Banküberweisungen und -einzug, durchlaufende Posten) gilt.
