Fristen Kurzhilfe

Ab dieser Version stehen Ihnen die neuen Fristen zur Verfügung! In dieser Kurzhilfe werden Ihnen zusammengefasst die größten Änderungen zur Darstellung von Fristen bzw. zu den neuen und überarbeiteten Funktionen vorgestellt.

Die größten Änderungen zur Darstellung:

Das Fenster der neuen Fristen unterteilt sich in mehrere Teilbereiche, in die Einstiegsfelder (1), den Darstellungsbereich der Fristen (2), in verschiedene variable optionale Bereiche wie Details (3), Text (4), Verteilung (5), Dokumente (6) und Erinnerungen (7).

Hinweise

Der Screenshot oberhalb zeigt eine mögliche Darstellung der Fristen. Durch die variable Darstellungsmöglichkeit im Fenster Fristen, können grundsätzlich alle Bereiche, je nach Bedarf ein- bzw. ausgeblendet werden bzw. an eine andere Stelle verschoben werden. Detaillierte Informationen zum Ändern des Layouts für die Fristen erhalten Sie in der Dokumentation zur Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout.

Achtung!

Alle gespeicherten Feldauswahlen für die Fristen werden automatisch durch die Umstellung gelöscht und können auch nicht wiederhergestellt werden. Der Grund ist der, dass neue Felder in die Feldauswahl aufgenommen worden sind und bestimmte Felder geändert werden mussten.

Bitte beachten Sie ebenso, dass dadurch alle Individuallösungen für die Fristen wie Datenverknüpfungen, Makros, etc., nicht mehr vorhanden sind, bzw. angepasst werden müssen.

Feldmakros "wiederherstellen"

Feldmakros werden nicht gelöscht, diese sind nur in der neuen Feldauswahl der Fristen nicht mehr hinterlegt. Wenn Sie ein Feldmakro im Einsatz hatten, gehen Sie bitte unter Tools → Administration → Makros und filtern in diesem Fenster im Feld Bezeichnung nach beinhaltet FST_. Kopieren Sie dann den Inhalt des Makros in die Zwischenablage und hinterlegen Sie dieses beim entsprechenden Feld in der neuen Feldauswahl der Fristen.

1. Einstiegsfelder

Oberhalb des Fristenbereichs werden Ihnen die Einstiegsfelder angezeigt, nach denen Sie die Fristen gefiltert darstellen können. Standardmäßig wird beim Start der Fristen der eigene Mitarbeiter ins Einstiegsfeld Sachbearbeiter geschrieben, um die eigenen Fristen anzuzeigen.

Hinweis

Mit den neuen Fristen stehen noch weitere Einstiegsfelder zur Verfügung, die Sie sich bei Bedarf über dieses Symbol

zum Start der Feldauswahl einblenden können.

2. Darstellung der Fristen

In diesem Bereich werden die Fristen je nach Eingaben in den Einstiegsfeldern dargestellt, bzw. je nach Einstellung in den beiden Comboboxen rechts oben.

Hinweis

Zusätzlich können Sie jetzt über eine Combobox zwischen Sachbearbeiter und Verantwortlichem einer Frist filtern. Weitere Informationen zum Verantwortlichen gibt es in dieser Hilfe weiter unten im Bereich "Die größten Änderungen zu den Funktionen".

3. Detailinfo

In der Detailinfo können Sie sich zusätzliche Informationen zu einer selektierten Frist anzeigen lassen. Welche Felder in der Detailinfo angezeigt werden sollen, können Sie über eine eigene

Feldauswahl über dieses Symbol

in der rechten oberen Ecke selbst festlegen.

4. Langtext

In diesem Bereich wird Ihnen der eingegebene Langtext der Frist angezeigt. Bei diesem Bereich handelt es sich um einen reinen Vorschaubereich, der angezeigte Text kann hier weder ergänzt, gelöscht, noch bearbeitet werden.

5. Verteilung

Im Bereich Verteilung ist ersichtlich, an welche Personen die selektierte Frist verteilt ist. Zusätzlich können Sie sich in diesem Bereich das Feld IstErledigt einblenden, um bei verteilten Fristen sofort zu sehen, bei welchem Mitarbeiter die Frist bereits erledigt ist und bei wem diese noch offen ist.

6. Dokumente

Im Bereich Dokumente werden alle zur selektierten Frist zugeordneten Dokumente aufgelistet. Im Kontextmenü der rechten Maustaste haben Sie die Möglichkeit ein neues Dokument zu archivieren, bzw. ein bereits der Frist zugeordnetes Dokument zum Ansehen zu öffnen. Die Möglichkeit einer Dokumentenvorschau gibt es in diesem Bereich aktuell nicht.

7. Erinnerungen

In diesem Bereich ist ersichtlich, ob zu einer Frist bereits Erinnerungen erfasst sind. Sie haben auch die Möglichkeit gleich hier eine neue Erinnerung für diese Frist zu erstellen, bzw. eine bestehende Erinnerung zu bearbeiten oder zu löschen.

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Bereichen entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Fenster Fristen.

Die größten Änderungen zu den Funktionen:

Einstiegsfelder

In den neuen Fristen stehen Ihnen an Stelle der einzelnen Reiter jetzt mehrere Einstiegsfelder zum Filtern der Fristenliste zur Verfügung. Dadurch müssen Sie nicht erst den Reiter wechseln, um dann das gewünschte Einstiegsfeld zu befüllen. Wie man die Feldauswahl der Einstiegsfelder anpasst, wurde bereits oberhalb beim Punkt 1. Einstiegsfelder beschrieben.

Verantwortlicher

Sie können jetzt bei den Fristen zusätzlich zum Sachbearbeiter einen Verantwortlichen der Frist in einem eigenen Feld definieren. Standardmäßig wird hier der gleiche Mitarbeiter vorgeschlagen, der bei der Neuanlage einer Frist im Feld Sachbearbeiter steht. Sie können diesen Vorschlag aber jederzeit abändern und einen anderen Mitarbeiter hinterlegen.

Hinweis

Der Verantwortliche wird durch Programmfunktionen wie zum Beispiel Delegieren nicht verändert, dieser kann nur manuell geändert werden. In der linken Combobox können Sie festlegen, welche Felder (Verantwortlicher und/oder Sachbearbeiter) der Frist beim Filtern über das Einstiegsfeld Sachbearbeiter berücksichtigt werden.

Symbole für Funktionen

Für bestimmte Funktionen wurden die Symbole geändert, diese werden jetzt zum Teil nicht mehr farblich, sondern schwarz/weiß dargestellt.

HTML-Vorlagen

Für die Fristen gibt es jetzt HTML-Vorlagen für den E-Mail-Versand, so wie Sie diese aus den Aufgaben bzw. Terminen bereits kennen. Sie können jetzt für die Neuanlage, das Bearbeiten, das Löschen und beim Delegieren einer Frist eine eigene Vorlage Ihren Wünschen entsprechend entwerfen und für den Versand definieren.

Hinweis

Zusätzlich besteht jetzt auch die Möglichkeit eine HTML-Vorlage für die Funktionen bzw. Bereiche zu hinterlegen.

Funktion: "Als E-Mail senden"
E-Mails aus Erinnerungen
E-Mails durch den Fristencontroller
E-Mails durch den Abwesenheitsmanager

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen.

Mehrfachdelegierung

In den neuen Fristen ist es jetzt möglich, mehrere Fristen gleichzeitig per Multiselect an einen anderen Sachbearbeiter zu delegieren. Es wird folgendes Fenster geöffnet, in dem Ihnen im oberen Bereich angezeigt wird, wie viele Fristen delegiert werden sollen. Hier können Sie dann den Mitarbeiter auswählen, an den die Fristen delegiert werden sollen.

Hinweis

Bitte beachten Sie, sollte auf den Fristen eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegt sein und der Mitarbeiter, auf den delegiert wird, dieser Datenbesitzergruppe nicht zugeordnet sein, wird diese entfernt. Sie erhalten vor dem Delegieren noch folgende Hinweismeldung:

Checklisten

In den neuen Fristen haben Sie jetzt die Möglichkeit mit Checklisten zu arbeiten. Sie können einzelnen Fristen Checklisten zuordnen und diese je Frist abarbeiten. Weitere Informationen zu den Checklisten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklisten.

Verbindung DMS

Es besteht jetzt auch die Möglichkeit direkt zu einem Dokument aus dem DMS eine Frist zu erstellen. Dazu gibt es in der Dokumentenübersicht - bzw. Dokumentenliste die Funktion Neue Frist unter Funktionen in der gelben Menüleiste unter Erstelle.

Das Dokument wird automatisch der durch diese Funktion neu erstellten Frist zugeordnet.

Auswertungen Fristen

Für den Ausdruck der Fristen gibt es jetzt einen Auswertungsdesigner. Dadurch ist es einfacher möglich weitere gewünschte Felder im Ausdruck hinzuzufügen, bzw. nicht benötigte zu entfernen. Es werden auch zwei Standardauswertungen ausgeliefert, im Bedarfsfall können Sie sich aber eine Auswertung nach Ihren Wünschen gestalten. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in den Hilfen zum Fenster Auswertungsdesigner bzw. Auswertungsübersicht.

Kunden-Cockpit - Fristen

Wenn Sie die neuen Fristen im Einsatz haben, können Sie den Bereich Fristen auch im Kunden-Cockpit einblenden. Es stehen Ihnen auch im Kunden-Cockpit ausgewählte Funktionen zu den Fristen zur Verfügung.

Web - Fristen

Die Fristen können jetzt auch im Web unter CRM → Kanzlei aufgerufen werden. Hier stehen Ihnen nur wenige ausgewählte Funktionen zur Verfügung.

Hinweis

Bitte beachten Sie die

Fensterhilfe zu den Fristen.