Firmenübergreifender - Konsolidierter Zahlungsvorschlag

 Grundlegende Informationen zum Zahlungsvorschlag finden Sie unter Zahlungsvorschlag.

<div class="tableofcontent1"><a name="1." href="#Textmarke_1397488897000001140">1.  Allgemeines</a></div><div class="tableofcontent2"><a name="1.1." href="#Textmarke_1397489830000001140">1.1.  Ablauf</a></div><div class="tableofcontent1"><a name="2." href="#Textmarke_1398598702000002080">2.  Grundeinstellungen</a></div><div class="tableofcontent2"><a name="2.1." href="#Textmarke_1398598925000002080">2.1.  Zuordnung der einzelnen FIBUs</a></div><div class="tableofcontent1"><a name="3." href="#Textmarke_1398599701000002080">3.  Zahlungsvorschlag</a></div><div class="tableofcontent2"><a name="3.1." href="#Textmarke_1398600263000002080">3.1.  Erstellen Zahlungsvorschlag</a></div><div class="tableofcontent3"><a name="3.1.1." href="#Textmarke_1489932603000008820">3.1.1.  Ergänzen Zahlungen</a></div><div class="tableofcontent3"><a name="3.1.2." href="#Textmarke_1444064442000008950">3.1.2.  Einfügen manueller Zahlungen</a></div><div class="tableofcontent2"><a name="3.2." href="#Textmarke_1398606121000002080">3.2.  Ausdruck Zahlungsvorschlag</a></div><div class="tableofcontent2"><a name="3.3." href="#Textmarke_1398615871000007600">3.3.  Dateierstellung</a></div><div class="tableofcontent3"><a name="3.3.1." href="#Textmarke_1398618479000007600">3.3.1.  Zahlungsstatus rücksetzen</a></div><div class="tableofcontent2"><a name="3.4." href="#Textmarke_1398616286000007600">3.4.  Zahlungsplattform</a></div><div class="tableofcontent2"><a name="3.5." href="#Textmarke_1398611238000007600">3.5.  Ausdruck Avisobrief</a></div><div class="tableofcontent2"><a name="3.6." href="#Textmarke_1398619067000007600">3.6.  Verbuchung</a></div>

In der NTCS ist es grundsätzlich auch möglich, einen Zahlungsvorschlag für mehrere Firmen gleichzeitig zu erstellen. Um damit arbeiten zu können, ist es jedoch notwendig, einen Termin zur Abklärung der Details mit BMD zu vereinbaren. Danach erhalten Sie ein individuelles Angebot. Nach Auftragserteilung wird der konsolidierte Zahlungsvorschlag freigeschaltet und im Rahmen eines Termins eingerichtet.

Für den gemeinsamen Zahlungsvorschlag werden die gewünschten Firmen ausgewählt und einer Auswertungskonsolidierung zugeordnet. Die Firmen bleiben dabei alle einzeln vorhanden und werden nur im Zahlungsvorschlag gemeinsam angezeigt und bearbeitet.

Die Überweisungen erfolgen über die Zahlbanken der jeweiligen Firmen und die Telebankingdateien werden getrennt pro Firma erstellt. Die Verbuchung des Zahlungsvorschlages erfolgt ebenfalls in die jeweilige Firma.

Für die Durchführung des gemeinsamen Zahlungsvorschlags werden eine eigene Firma und FIBU angelegt. Diese dienen zum Zusammenfassen und Verwalten der Zahlungen.

Direkt auf der FIBU hinterlegen Sie das Kennzeichen für die Konsolidierung des Zahlungsvorschlags. Dazu öffnen Sie die FIBU-Stammdaten unter Finanzbuchhaltung → Firmen- und FIBU-Stammdaten → auf der linken Seite des Bildschirms wählen Sie die gewünschte Firma → und danach bearbeiten Sie die FIBU-Stammdaten auf der rechten Seite des Bildschirms.

Die Hinterlegung der Konsolidierung erfolgt im Feld Konsolidierungs-KZ. Dort treffen Sie die Auswahl "Auswertungskonsolidierung".

Nachdem die Konsolidierungs-Buchhaltung angelegt wurde, müssen dort jene FIBUs zugeordnet werden, deren Zahlungsvorschlag gemeinsam erstellt werden soll. Dies erfolgt über die Schaltfläche FIBU-FIBU Zuordnung.

Wählen Sie die benötigten Buchhaltungen im Zuordnungsfenster über die gelben Pfeile aus.

Die Erstellung bzw. Durchführung des Zahlungslaufes erfolgt in der Konsolidierungsfirma. Sämtliche Stammdaten, wie z. B. Bankverbindungen, werden aus den zugeordneten FIBUs ermittelt. Werden bei einzelnen Firmen firmenbezogene Formulare für den Avisobrief verwendet, dann werden diese im Zahlungsverkehr ebenfalls berücksichtigt.

Hinweis 

Werden FIBUs für den Zahlungsvorschlag konsolidiert, dann können die Parametereinstellungen im konsolidierten Zahlungsvorschlag nur allgemein getroffen werden! Gibt es aber bereits fibubezogene Einstellungen bei den einzelnen Firmen, dann werden diese natürlich berücksichtigt!

Zum Erstellen des Zahlungsvorschlages steigen Sie mit der Konsolidierungsfirma unter Finanzbuchhaltung → Zahlungsverkehr → Zahlungsvorschlag ein.

Der Ablauf im Zahlungsvorschlag unterscheidet sich nicht von der üblichen Vorgangsweise beim Arbeiten mit einzelnen FIBUs. Eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in der Programmbeschreibung unter Zahlungsvorschlag.

 

Die Hinterlegungen am Zahlungskreis der Konsolidierungsfirma sind ausschlaggebend für die Ermittlung der fälligen Zahlungen. Die Prüfungen dazu erfolgen dann in den zugeordneten Buchhaltungen und die Rechnungen werden aus diesen in den Zahlungsvorschlag übernommen.

Wenn Sie im Zahlungsvorschlag zusätzlich die Felder "Firma" und "FIBU" einblenden, dann können Sie auf einen Blick erkennen, aus welchen Buchhaltungen die offenen Posten übernommen wurden.

Die einzelnen Positionen können wie gewohnt bearbeitet bzw. freigegeben/gesperrt werden.

Hinweis 

Sobald in der Konsolidierungsfirma ein Zahlungsvorschlag erstellt wurde, kann in den zugeordneten FIBUs kein einzelner Zahlungslauf durchgeführt werden. Wenn Sie auf eine solche Firma/FIBU wechseln, wird folgender Hinweis angezeigt: Um in den einzelnen Firmen Zahlungsläufe durchzuführen, muss der Zahlungsvorschlag in der Konsolidierungs-FIBU abgeschlossen sein.

Werden nach dem Erstellen des Zahlungsvorschlages noch Rechnungen gebucht, dann können diese Positionen mit der Funktion "Neu erstellen/ergänzen" hinzugefügt werden.

Beim Ergänzen der Zahlungen können Sie zusätzlich auswählen, mit welcher Zahlungsbank die Rechnungen freigegeben werden sollen.

In manchen Fällen wird es notwendig, zusätzlich zu den vorgeschlagenen OP noch weitere Zahlungen zu erfassen. Beispielsweise dann, wenn von einem Firmenkonto auf ein anderes Firmenkonto überwiesen werden soll.

In solchen Fällen wird in der Firma ein fiktiver Lieferant (mit der Bankverbindung des anderen Firmenkontos) angelegt und für diesen Lieferanten eine manuelle Zahlung erfasst.

Damit diese fiktiven Konten firmenübergreifend ausgewählt werden können, kann bei der manuellen Zahlungserfassung die gewünschte Firma ausgewählt werden.

 

Bevor die Telebankingdateien erstellt werden, empfehlen wir Ihnen den Ausdruck des Zahlungsvorschlags. Für den konsolidierten Zahlungsvorschlag steht eine eigene Sortierung zur Verfügung:

Der Zahlungsvorschlag wird je Bank getrennt ausgedruckt. Zusätzlich werden am Ausdruck die betreffende Firma und FIBU angeführt.

Am letzten Blatt werden zusätzlich die Gesamtsummen aller Überweisungen angedruckt.

Die Erstellung der Datenträger erfolgt wie gewohnt über die Funktion "Datenträger erstellen". Bitte beachten Sie unbedingt, dass die Dateien für die einzelnen Firmen der Reihe nach erstellt werden. Aus diesem Grund ist es unbedingt notwendig, bei den einzelnen Firmen unterschiedliche Dateinamen auf der Zahlbank zu hinterlegen, da ansonsten der zuvor erstellte Datenträger mit dem neuen Datenträger überschrieben wird!

Den Pfad und Dateinamen hinterlegen Sie direkt auf der Zahlbank der einzelnen Firma unter Funktionen → Stammdaten → Bankverbindungen im Feld Telebankingdatei Inland/EU FIBU (bzw. Telebankingdatei Ausland FIBU).

 

Pro Firma wird eine eigene Telebanking-Datei erzeugt und DT-Protokoll + Begleitzettel angezeigt.

Hinweis 

Wenn der Ausdruck des Datenträgerprotokolls nicht benötigt wird, dann kann dieser in den Parametern unter Allgemein → Ausdruck DT-Protokoll/Begleitzettel deaktiviert werden.

Sollte sich nach der Datei-Erstellung herausstellen, dass die Daten nochmals geändert werden müssen, dann muss zuerst der Zahlungsstatus zurückgesetzt werden. Erst dann ist es möglich, die Zahlungen wieder zu bearbeiten.

Wenn Sie die Funktion starten, haben Sie die Möglichkeit, nur die Daten einer einzelnen Firma zurückzusetzen. Damit werden nur die Zahlungen der angegebenen Firma zurückgesetzt - und die anderen Daten können nicht irrtümlich verändert werden.

Wenn Sie hier keine Firma eingeben, dann wird der Zahlungsstatus bei allen Zahlungen zurückgesetzt.

Hinweis 

Wenn Sie die betroffenen Zahlungen geändert haben, müssen die Telebankingdateien neu erstellt werden!

Sobald die Datenträger erstellt werden, wird in der Zahlungsplattform pro Firma ein entsprechender Eintrag vorgenommen.

Weitere Informationen zum Arbeiten mit der Zahlungsplattform finden Sie unter Zahlungsplattform.

 

Wenn Sie den Ausdruck der Avisobriefe starten, werden die Ausdrucke getrennt nach Firmen aufbereitet. Wurde für eine bestimmte Firma ein firmenbezogenes Formular hinterlegt, dann wird bei dieser Firma jenes Formular verwendet. Für alle anderen Firmen wird das Standardformular herangezogen.

Die Ausdrucke erfolgen der Reihe nach - je Firma. D. h. zuerst werden die Avisobriefe der ersten Firma gedruckt, danach jene der zweiten Firma etc.

Weitere Informationen zum Ausdruck des Avisobriefes finden Sie unter Ausdrucksgestaltung.

Die Verbuchung wird über die Schaltfläche Verbuchen für alle Firmen gleichzeitig gestartet:

Geben Sie im anschließenden Eingabefenster das gewünschte Buchungsdatum, sowie Monat und Buchungssymbol an. Die Angaben werden für die Verbuchung aller Zahlungen in die einzelnen FIBUs herangezogen (d. h. die Abfrage erfolgt nur einmal und nicht pro Firma).

Die Verbuchung der Zahlungen erfolgt in die einzelnen FIBUs. Eine entsprechende Hinweismeldung wird nach erfolgreicher Verbuchung angezeigt.

In der Konsolidierungsfirma erfolgt keine Buchung!