FAQ Berechtigungen
Grundlegende Informationen zu den Benutzern finden Sie unter Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen.Wie und wo lassen sich Berechtigungen einstellen?
Um eine Berechtigung für eine bestimmte Funktion für eine bestimmte Berechtigungsgruppe einzustellen, öffnen Sie das Fenster "Berechtigungen" im Menü unter Tools → Administration → Berechtigung → Berechtigungen.
Danach öffnet sich ein geteiltes Fenster: Im linken Fensterteil befinden sich alle Benutzergruppen (1) und im mittleren Fensterteil deren Berechtigungen (2) in Baum-Form. Diese Baum-Form ist ähnlich aufgebaut wie die BMD NTCS Menüstruktur. Rechts (3) können Sie die zur Gruppe zugeordneten Benutzer, Rollen, Datenbesitzergruppen, Spezialrechte und Erweiterten Fenster-Rechte, welche der Gruppe zugeordnet sind, sehen.
Detaillierte Informationen zum Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen.
Um nun beispielsweise die Berechtigung zum Löschen von Aufgaben für diese Benutzergruppe zu sperren, müssen Sie zuerst in der Baum-Struktur der Berechtigungen zum Punkt Aufgaben navigieren.
Danach ist die Funktion unter dem jeweiligen Menüpunkt zu finden. Diese Funktion ist mit der Schaltfläche "Funktion sperren" (F2) zu sperren. Im umgekehrten Fall können Sie eine Funktion mit "Funktion erlauben" (F3) wieder erlauben.
Danach erscheint, wenn die Funktion erlaubt ist, eine grüne Ampel
und ansonsten eine rote Ampel 
. Im Anschluss müssen die betroffenen User die NTCS neu starten, damit die soeben eingestellten Berechtigungen greifen.
Wie kann eine Berechtigung im Berechtigungssystem schnell gefunden und gegebenenfalls freigeschaltet werden?
Öffnen Sie Tools → Administration → Berechtigungen → Berechtigungen.
Aktivieren Sie im Menü "Extras" die Funktion "Funktionsnummern anzeigen".
Aktivieren Sie im Menü "Extras" die Funktion "Funktionsnummern anzeigen".
Wenn Sie ab nun die Maus über einen Menübefehl oder eine Schaltfläche halten, wird in der Statusleiste ganz unten zusätzlich zum Hinweistext auch die Funktionsnummer angezeigt.
Beispiel
 | Zum Beispiel die Neuanlage einer Aufgabe:  Aktivieren Sie nun unter "Extras" die Funktion "interne Funktionsbezeichnung einblenden". Mit dieser Funktion werden sowohl die Funktionsnummern als auch die Funktionsbezeichnungen eingeblendet.  Nun können Sie mit rechter Maustaste → Suchen die Nummer eingeben und kommen direkt zur gewünschten Berechtigung.   |
Hinweis
 | Achten Sie darauf, links die richtige Benutzergruppe ausgewählt zu haben, um die Berechtigung für den passenden Personenkreis freizuschalten. |
Wozu dienen Rollen und wie können sie verwaltet und eingesetzt werden?
Die Rollenverwaltung finden Sie unter Tools → Administration → Berechtigung → Rollen. Hier können Rollen neu angelegt bzw. adaptiert werden. Im linken Fensterteil "Rollen" (1) können die Stammdaten der Rolle verwaltet werden, im rechten Fensterteil (2) können zu der ausgewählten Rolle Berechtigungsgruppen, Datenbesitzergruppen und User zuzuordnen.
Das Rollenkonzept kann eine umfangreiche Berechtigungsverwaltung wesentlich vereinfachen. Die Rolle ist die oberste Instanz in der Berechtigungsverwaltung. Sie können Benutzer, Gruppen bzw. Datenbesitzergruppen einer Rolle zuordnen. Alle Rechte werden dabei addiert.
Somit erspart man es sich, jedem neuen Benutzer, den man anlegt, sämtliche Berechtigungs- und Datenbesitzergruppen die er benötigt, einzeln zuordnen zu müssen.
Ein Rollenkonzept ist nur dann sinnvoll bzw. notwendig, wenn man für sämtliche bzw. zumindest die meisten Positionen im Unternehmen genau definieren kann, welche Berechtigungen ein Mitarbeiter in dieser Position genau benötigt.
Beispiel
 | Anwendungsbeispiel Das im Screenshot ersichtliche Beispiel zeigt die Rolle "FIBU - Buchhaltung". Diese Rolle ist für Mitarbeiter im Bereich Buchhaltung angefertigt. Für diese Rolle wird die Summe aller Funktionsberechtigungen der zugeordneten Gruppen FIBU, SEK, TOOLS, ZEIT und PLE angewendet. Zusätzlich werden über den Reiter "Datenbesitzergruppen" bestimmte Rechte (z. B. zum Bearbeiten von bestimmten Kunden oder zum Ansehen von bestimmten Konten) hinterlegt.
Über den Reiter "Benutzer" werden die jeweiligen User, welche mit der Rolle "FIBU - Buchhaltung" arbeiten sollen, zugeordnet.
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Wozu dienen Datenbesitzergruppen und wie können sie verwaltet und eingesetzt werden?
Datenbesitzergruppen werden verwendet, um Datensätze wie Kunden, Mitarbeiter, Projekte oder auch ganze FIBUs etc. für bestimmte Benutzer zu sperren. Datenbesitzergruppen werden zusätzlich zu Funktionsberechtigungen verwendet. Das bedeutet, dass beispielsweise der Mitarbeiter 1 zwar grundsätzlich Kunden laut Funktionsberechtigung bearbeiten darf, aber einen bestimmten Kunden nicht!
Diese Datenbesitzergruppen werden unter Tools → Administration → Berechtigung → Datenbesitzergruppen verwaltet bzw. gewartet.
Eine Datenbesitzergruppe umfasst immer jene Benutzer, die der Datenbesitzergruppe im rechten Fensterteil zugeordnet sind.
Am jeweiligen Datensatz, welcher in Bezug auf Ansehen oder Bearbeiten geschützt werden soll, muss die entsprechende Datenbesitzergruppe hinterlegt werden. Hierzu dienen die Felder "Datenbesitzer für Ansehen" und "Datenbesitzer für Bearbeiten" in den jeweiligen zu schützenden Stammdaten (Kunden/Mitarbeiter/Projekt/FIBU …)
Beispiel Kundenstamm:
Ab dem Zeitpunkt, zu dem die Hinterlegung der Datenbesitzergruppe stattfindet, können nur mehr die zugeordneten User der Datenbesitzergruppe auf diese/n Kunden/Mitarbeiter/Projekt/FIBU ... zugreifen. Für alle anderen ist der Datensatz nicht sichtbar bzw. nicht bearbeitbar.
Achtung!
 | Diese Sperren gelten natürlich nicht für den BMD User bzw. für alle User der Gruppe BMD. Diese User haben immer volle Zugriffsrechte. (In der ADMIN-Gruppe sind die Sperren wirksam!) |
Beispiel
| Hier ist dieses Konzept anhand eines Beispiels erklärt: Es gibt eine Datenbesitzergruppe namens "ABC" und dieser Gruppe ist der User "ABC999" zugeordnet. Die User-ID "ABC999" ist dem Mitarbeiter "2 - Steyrer Klaus" zugordnet.  Die Datenbesitzergruppe "ABC" ist auf dem Kunden "200200 - Allinger Austria GmbH" am Feld "Datenbesitzer für Ansehen" hinterlegt.  So sieht der User "ABC999" die Kundenliste:  Dieser User sieht alle Kunden - auch 200200 - Allinger Austria GmbH, auf dem die Datenbesitzergruppe "ABC" hinterlegt ist! Alle anderen User sehen alle Kunden, abgesehen von 200200 - Allinger Austria GmbH, auf dem die Datenbesitzergruppe "ABC" hinterlegt ist. |
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie unter Datenbesitzergruppen.
Können mehrere Datenbesitzergruppen auf einem Datensatz sein?
Es ist (aus Performancegründen) nicht möglich, mehrere Datenbesitzergruppen auf einen Datensatz zu setzen.
Wie können Berechtigungsgruppen exportiert/importiert werden?
Hinweis
| Man kann nur ALLE Berechtigungsgruppen einer Datenbank exportieren! Es ist nicht möglich, nur EINE Gruppe zu exportieren! |
Beim Import kann nur eine bestimmte Berechtigungsgruppe ausgewählt werden.
Generell gibt es für den Export/Import zwei Varianten:
Variante 1: Tools "Import und Export"
Export aller Berechtigungsgruppen: Tools → Berechtigungen → Import und Export → Export Tools
Der Import befindet sich unter Tools → Berechtigungen → Import und Export → Import Tools → Berechtigungen.
Wird im Feld "Gruppe" nichts eingegeben, so würden ALLE Berechtigungsgruppen importiert bzw. auch überschrieben werden! Wenn eine gewünschte Gruppe importiert werden soll, so muss die Gruppen-ID in das Feld eingegeben werden!
Gibt es die Gruppe noch nicht, so wird sie angelegt. Wenn die Gruppe schon existiert, so wird sie mit den Berechtigungen aus der Importdatei überschrieben.
Achtung!
| Links nicht den Punkt "2 Gruppen" auswählen - hier würden nur die Gruppen ohne Berechtigungen exportiert werden. |
Variante 2: Direkt im Fenster "Berechtigungen"
Gesamte Berechtigung exportieren (XML) unter Tools → Berechtigungen → Berechtigungen → Extras → Gesamte Berechtigung exportieren (XML).
Nach dem Export erscheint eine Meldung, in welchen Pfad die Exportdatei gespeichert worden ist. Dies sollte der Standardpfad für Exporte oder der Pfad, den man im Parameter "Verzeichnis für Export" (unter Tools → TOOLS Parameter → BMD System → Import / Export → "Verzeichnis für Export") hinterlegt hat, sein.
Für den Import einer Berechtigungsgruppe starten Sie: Tools → Berechtigungen → Berechtigungen → Extras → "Berechtigungen für Gruppe importieren (XML)".
In diesem Fall MUSS die gewünschte Gruppe schon im System existieren, also angelegt sein, da diese Gruppe vor dem Ausführen der Funktion links ausgewählt werden muss!
Die Abfrage für den Import kontrollieren und bestätigen:
Im anschließenden Fenster wird die Datei ausgewählt, die zuvor exportiert worden ist. In diesem Fall werden nur für die markierte Berechtigungsgruppe die Berechtigungen importiert/überschrieben.
 | Siehe auch: BMD empfiehlt rund um dieses Thema die Akademie Seminare/Webinare für "Administratoren". Bitte beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster, welche über das Fenstermenü unter Hilfe → Hilfe zum Fenster geöffnet wird. |