Vorplanen von Mitarbeitern
Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP.Übersicht
Dieses Dokument beschreibt, wie Mitarbeiterkapazitäten einfach für ein gesamtes Projekt geplant werden können.
Der Begriff der Vorplanung leitet sich davon ab, weil diese Art der Planung schon vorab auf einfache Art und Weise Kapazitäten "reservieren" kann. Werden die Projekte dann zu einem späteren Zeitpunkt über Projektpläne "feingeplant", können die reservierten Kapazitäten der Vorplanung durch die Kapazitätsplanung des Projektplans abgelöst werden.
Hinweis
 | Basis für diese Planung ist (mindestens) ein Einsatz, der für das Projekt mit einem bestimmten Status angelegt wird. Dieser Einsatz kann manuell oder automatisch erzeugt werden. In diesem Dokument wird die automatische Neuanlage bei Projektanlage beschrieben. |
Einstellungen
Zur Auswertung
Vorgangsstatus
Damit die Einsätze zur Vorplanung eigens ausgewertet werden können, sind eigene Status-Ausprägungen bzw. eigene Statuskombinationen anzulegen.
Für die eigene Auswertung sind mindestens zwei Status-Ausprägungen anzulegen:
- Vorgangsstatus für die Reservierung der Kapazitäten
- Vorgangsstatus, wenn die Kapazitäten nicht mehr benötigt werden.
Es ist hier möglich, zu unterscheiden, ob das Projekt dann zu einer Umsetzung gekommen ist oder nicht.
Statuskombinationen
Über die Statuskombinationen wird unterschieden zwischen aktiven und inaktiven Reservierungen.
Beispiel Vorgangsstatus bzw. Statuskombinationen
 | Im Beispiel unten werden drei unterschiedliche Vorgangsstatus-Ausprägungen definiert und in eigenen Statuskombinationen zusammengefügt.  Erste Statuskombinationen für aktive Reservierungen:  Zweite Statuskombination für nicht fertige (inaktive) Reservierungen:  |
Parameter
Die zuvor definierten Statusausprägungen sind dann in zwei Parametern zu hinterlegen.
Menüaufruf: Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → allgemeine bzw. firmenbezogene Einstellungen (je nachdem, in welcher Firma die Statuskombinationen definiert worden sind) → Verfügbare Kapazität
| Parameter | Beschreibung |
Die hier eingetragene Statuskombination dient dazu, die noch aktiven Kapazitätsreservierungen aus der Vorplanung zu kennzeichnen. Diese können damit im Fenster Kapazitätsmonitoring als separate Planungsspalte ausgewiesen werden. Damit die Auswertung im Fenster Kapazitätsmonitoring für Firmengruppen erfolgen kann, ist dieser Parameter allgemein bzw. für die Firmengruppe zu setzen. | |
Die hier eingetragene Statuskombination dient dazu, jene Kapazitätsreservierungen zu kennzeichnen, die nicht mehr aktiv sein aber zu Auswertungszwecken erhalten bleiben sollen. Damit die Auswertung im Fenster Kapazitätsmonitoring für Firmengruppen erfolgen kann, ist dieser Parameter allgemein bzw. für die Firmengruppe zu setzen. |
Beispiel
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Zur automatischen Anlage der Einsätze
Einsatzvorlage für Projekte
Menüaufruf: Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Einsätze → Vorlagen für Einsätze
Damit die Einsätze nicht manuell angelegt werden müssen, kann in den Einsatzvorlagen eine Vorlage definiert werden, welche bei Bedarf für das Projekt übernommen werden kann. Wichtig für die allgemeine Definition sind dabei folgende Felder:
| Feld | Konstantenname | Beschreibung |
| Aktiv | AIV_ISTAKTIV | Nur aktive Vorlagen werden für die Projekte übernommen. |
| Ermittlung Sollanfang | AIV_ITV_KZ_BEGINN | Steuert, wie Soll-Anfang des angelegten Einsatzes ermittelt wird. |
Ermittlung Sollende | AIV_ITV_KZ_ENDE | Steuert, wie Soll-Ende des angelegten Einsatzes ermittelt wird. |
Ermittlung Sollstunden | AIV_KZ_DURCHLAUFZEIT | Steuert, wie die Soll-Durchführungszeit des angelegten Einsatzes ermittelt wird. |
Besonders für die Vorplanung relevante Einstellungen sind diese:
| Feld | Konstantenname | Beschreibung |
| Leistungssteuerung | AGS_LEISTSTRG | Steuert die Berechnung des Feldes "Soll-Durchführungszeit" (StD) - Ja: StD = StDMA / SAnzMA - Nein: lt. PPS Berechnungslogik. |
autom. MAZ-h-Aufteilung | AGS_AUTO_MAZ_H | Aktiviert, dass die Soll-Durchführungszeit auf den Mitarbeiterzuordnungen automatisch auf die zugeordneten Mitarbeiter aufgeteilt wird. |
| Status | AGS_STATUS | Der zuvor definierte Vorplanungsstatus (mit aktiver Reservierung der Kapazitäten) muss hinterlegt werden. |
Beispiel
| Eine einfache Einsatzvorlage mit dem eigens definierten Status "50 - reserviert für neues Projekt".  |
Parameter
Menüaufruf: Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → allgemeine bzw. firmenbezogene Einstellungen → Einsätze
Über die folgenden Parameter wird gesteuert, ob und wie zum Zeitpunkt der Projektanlage aus den Einsatzvorlagen Einsätze erzeugt werden.
| Parameter | Beschreibung |
Über diesen Parameter kann eingestellt werden, ob bei der Neuanlage eines Projekts Einsätze aus den Einsatzvorlagen angelegt werden sollen. 0 - Nein: Es werden keine Einsätze erstellt. 1 - Ja: Die Übernahme der Einsätze erfolgt im Hintergrund und kann nicht beeinflusst werden. 3 - Rückfrage (mit Übernahmedatum): Es öffnet sich das Einstellungsfenster für die Übernahme der Einsätze. | |
Einsätze lt. Einsatzvorlagen: Ermittlung Sollanfang und Sollende | Folgende Ausprägungen sind möglich: Von Projekt übernehmen Es werden Sollbeginn sowie Sollende des Projekts auf den Einsatz übernommen. Am Einsatz kann der Planungszeitraum abgeändert werden, ohne dass dies auf das Projekt zurückgeschrieben wird. Mit Projekt synchron halten Es werden Sollbeginn sowie Sollende des Projekts auf den Einsatz übernommen. Spätere Änderungen am Einsatz bzw. am Projekt werden dann auf den jeweils anderen Eintrag übernommen. Laut Eingabe Sollanfang und Sollende werden manuell am Einsatz gewartet. |
Einsätze lt. Einsatzvorlagen: Ermittlung Sollstunden | Folgende Ausprägungen sind möglich: Von Projekt übernehmen Es wird die Soll-Dauer des Projekts auf den Einsatz übernommen. Ist das Feld Leistungsgesteuert (LeistStrg) auf der Einsatzvorlage auf "Ja" gestellt, wird die Soll-Dauer in das Feld "Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiter" übernommen. Bei "Leistungsgesteuert (LeistStrg) = Nein" wird die Soll-Dauer in das Feld "Soll-Durchführungszeit" übergeben. Am Einsatz können die Sollstunden abgeändert werden, ohne dass dies auf das Projekt zurückgeschrieben wird. Mit Projekt synchron halten Es werden die Sollstunden des Projekts auf den Einsatz übernommen. Spätere Änderungen am Einsatz bzw. am Projekt werden dann auf den jeweils anderen Eintrag übernommen. Laut Eingabe Die Sollstunden werden manuell am Einsatz gewartet. |
Beispiel
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Ablauf
Neues Projekt erfassen
Durch die erstellte Einsatzvorlage wird bei Neuanlage eines Projekts automatisch ein neuer Einsatz angelegt, der für die Planung verwendet wird.
Aus dem Projektstamm werden Soll-Beginn- sowie Soll-Endedatum und die geplanten Sollstunden übernommen.
Beispiel
| Für das neue Projekt wird automatisch ein Planungseinsatz erzeugt:  Dieser kann über das Kontextmenü (rechte Maustaste am Projekt) und den Eintrag "Einsätze" aufgerufen und angesehen werden:  |
Planen der Mitarbeiter
Das Zuordnen der Mitarbeiter kann nun direkt über den Einsatz oder wieder aus dem Kontextmenü des Projekts aufgerufen werden.
Der Menüaufruf im Fenster "Projektliste" sieht folgendermaßen aus: Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Projektliste
Kontextmenü: PEP Funktionen → Einsätze → Mitarbeiter zuordnen
Alternativ kann auch der Eintrag "MA-Zuordnung → Mitarbeiter zuordnen" im Kontextmenü des Fensters Einsätze verwendet werden.
Es werden in beiden Fällen zum Planungseinsatz die Mitarbeiter zugeordnet. Die geplanten Stunden müssen dabei per Hand im Feld "Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiterzuordnung" (StD-MAZ) erfasst werden.
Das Fenster "Mitarbeiter zuordnen" dient dazu, Mitarbeiter zu Einsätzen bzw. Vorgängen zuzuordnen.
Beispiel für den Aufruf des Fensters "Mitarbeiter zuordnen"
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Beispiel für die Arbeitsweise mit dem Fenster "Mitarbeiter zuordnen"
| Im Bereich "Verfügbare Mitarbeiter" können zusätzlich die Mitarbeitergruppen aktiviert werden, um die Mitarbeiter nach Gruppen darzustellen. Diese Einstellung erfolgt über das Fensterlayout.  Über die Pfeile im Bereich "Verfügbare Mitarbeiter" können Mitarbeiter auf den Planungseinsatz (bzw. das Projekt) zugeordnet werden. 
Anschließend können die geplanten Stunden bearbeitet werden:  |
Darstellen der Vorplanung
Projekte, welche über Einsätze geplant werden, können im Projektportfolio mit flexiblem Layout dargestellt werden. Dabei ist die Einstellung unter Ansicht → Einsatzsummen mitladen zu aktivieren.
Dabei gilt allerdings die Einschränkung, dass die Planungs- und erfassten Ist-Daten bislang ausschließlich über Projektpläne ermittelt werden.
Beispiel Projektportfolio
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Auswerten der Vorplanung
Die so vorab geplanten Stunden können im Kapazitätsmonitoring (und der Kapazitätsüberwachung der PPS) über eigene Spalten ausgewertet werden:
Quelle der Planungsstunden | Spalte | Beschreibung |
Mitarbeiterzuordnungen | Plan V. | Planstunden aus aktiver Vorplanung. Das heißt, der Status auf der Mitarbeiterzuordnung entspricht einem Vorplanungsstatus. Ist der Status auf der Mitarbeiterzuordnung leer, wird der Vorgangs-/Einsatz-Status ausgewertet. |
| Plan F.V. | Planstunden anhand der regulär geplanten sowie der vorgeplanten Stunden. Summe aus den Spalten "P.Plan" (alle geplanten Stunden ohne Vorplanung) sowie "Plan V." (vorgeplante Stunden). | |
| Plan Ü. | Planstunden aus der Vorplanung, welche in die reguläre Planung übernommen wurden. Relevant ist hierfür der MAZ-Status, Rückfallebene bildet der Vorgangs-/Einsatzstatus. | |
Vorgang/Einsatz lt. Feld Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiter | Plan V. MA | Planstunden aus aktiver Vorplanung Das heißt, der Status am Vorgang/Einsatz entspricht einem Vorplanungsstatus. |
Plan F.V. MA | Planstunden anhand der regulär geplanten sowie der vorgeplanten Stunden. Summe aus den Spalten "Plan MA" sowie "Plan V. MA" | |
Plan Ü. MA | Planstunden aus der Vorplanung, welche in die reguläre Planung übernommen wurden. Relevant ist hierfür der Vorgang-/Einsatz-Status. |
Für die relevanten Status-Ausprägungen der Vorplanung siehe auch die Parameter-Einstellungen zur Vorplanung.
Hinweis
| In der Vorplanung werden die Stunden aus der Spalte "freie Personalstunden" nicht berücksichtigt. Um auszuwerten, wie viele freie Stunden auch unter Berücksichtigung der Vorplanung übrig bleiben, ist das eigene Feld "Frei F.V." (frei unter Berücksichtigung von fixen und vorab geplanten Stunden) zu verwenden. |
Beispiel für die Auswertung im Kapazitätsmonitoring
|  Die Spalte "Plan F.V." ist die Summe aus den Spalten "Plan V." sowie "P.Plan". Die Spalte "P.Verf" abzüglich der Spalte "Plan F.V." ergibt die Spalte "Frei F.V.". Die Stunden ergeben sich aus diesen MA-Zuordnungen des Mitarbeiters:  |
 | Siehe auch: |