FAQ Terminkalender

 

​In allen Terminfenstern unter CRM → Termine gibt es unter Extras → Sonderfunktionen die "Geburtstagseinstellungen".

Im folgenden Fenster können Sie definieren, für welchen Zeitraum (= "Anzahl Tage") die Geburtstage generiert werden sollen. Des Weiteren kann zwischen "Alle", "Runde 5er" oder "Runde 10er" gewählt werden, sowie für welche Personenarten die Geburtstage generiert werden sollen. Die Geburtstage können unter Funktionen → "Manuelle Ermittlung der Termine" oder mit der Schaltfläche "OK" erzeugt werden.

Im Terminkalender sind der Name, sowie das Alter der Person (in Klammer) ersichtlich.

Wenn Sie auch Rückrufaufgaben manuell erstellen wollen, werden diese mit dem Menüaufruf Funktionen → "Manuelle Ermittlung der Rückrufaufgaben" erzeugt.

Danach erhalten Sie für jeden Geburtstag eine entsprechende Rückruf-Aufgabe. Diese sind in den Aufgaben zu finden. Mit der Funktion "Ausführen" starten Sie die Rückrufaufgabe. Es öffnet sich das Telefonprotokoll und Sie können den Anruf tätigen. Anschließend können Sie, mittels einer Abfrage, die automatisch beim Speichern des Telefonprotokolls erscheint, entscheiden, ob Sie die Aufgabe somit erledigt haben oder nicht.

Hinweis 

Die Einstellungen in diesem Fenster sowie die Erzeugung der Geburtstage sind userbezogen! Die Geburtstagstermine sind von der Synchronisation ausgenommen und sämtliche Funktionen (wie Delegieren, Verteilen etc.) sind gesperrt! Ob der Menüpunkt "Geburtstagseinstellungen" grundsätzlich angezeigt wird, lässt sich mit dem CRM Parameter "Geburtstagsliste" einstellen.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter Geburtstagseinstellungen.

Stellen Sie sich in der Combobox rechts oben auf "Alle Personen", dann gehen Sie auf Hinzufügen → Alle Personen → in der gelben Menüleiste auf → Extras → "Geburtstagsliste".
 
Im Kundenstamm

In den Personensuchroutinen der Felder, wie beispielsweise Ehegatte (Feld 203), Vertreter 1 (Feld 122), Vertreter 2 (Feld 123), Vertreter 3 (Feld 124), Vertreter 4 (Feld 125) im Menüpunkt  Extras → "Geburtstagsliste".

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Möchte man gerne die Erinnerung per E-Mail eingestellt haben, so muss der Stapel Wecker starten und der Hintergrundversand von E-Mails (SMTP-Versand) eingerichtet werden. Nur mit diesen Einstellungen können Erinnerungen auch per Mail versendet werden.

Beachten Sie dazu die Informationen in der Hilfe zum Fenster Erinnerung, insbesondere im Kapitel Benachrichtigung per Mail. 

Informationen zum SMTP-Versand erhalten Sie in der Hilfe Maileinstellungen und Einrichtung eines SMTP-Systems.

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Manuelle Synchronisation:
Grundsätzlich wird für die Synchronisation CRM eine lokale MS Outlook Installation mit hinterlegtem Konto benötigt, um auf den jeweiligen Outlook-Kalender zugreifen zu können.

Die Synchronisation befindet sich im Paket CRM und DMS unter dem Menüpunkt CRM → Termine → Synchronisation CRM.

In diesem Fenster können Sie Einstellungen für die Synchronisation zwischen NTCS und Outlook tätigen, um Ihre Termine und/oder Aufgaben abzugleichen und diese Synchronisation im Anschluss starten.​

 

Beachten Sie in diesem Fenster auch die Hilfe zum Fenster Synchronisation CRM, um Informationen zu einmaligen Einstellungen, zum erstmaligen Abgleich und zu Problembehandlungen zu erhalten.
 

Automatische Synchronisation:
Möchten Sie eine automatische Synchronisation einrichten, beachten Sie bitte die Dokumentation zum Thema Synchronisation.

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Um zu prüfen, welche Benutzer die Synchronisierung mit Outlook aktiviert haben, können Sie in der Benutzerverwaltung die Spalte "Synchronisieren" ergänzen. Klicken Sie dazu in die Überschrift der Tabelle mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü "Spalte hinzufügen". Nachdem bei "Synchronisieren" das Häkchen gesetzt worden ist, übernehmen Sie die Änderung.

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Eine Synchronisation ist möglich, wenn die Synchronisation des Google-Kalenders mit dem NTCS Organizer über Outlook (bzw. Exchange) erfolgt. Das heißt, der Google-Kalender muss zuerst mit Outlook synchronisiert werden und anschließend Outlook mit dem NTCS Terminkalender.

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