FAQ Faktura Com
Allgemein
Gibt es eine Auflistung der Funktionen in der NTCS und Faktura Com?
Um die Funktionen der Faktura für BMD Com übersichtlich einzusehen, siehe auch Funktionsübersicht Faktura Com, my BMD Com Faktura & Faktura NTCS. Es werden die einzelnen Funktionen der Faktura für BMD Com und Faktura NTCS übersichtlich aufgelistet.
Wie kann ich als Steuerberater die Faktura Com für einen neuen Mandanten anlegen?
Die Faktura Com kann für einen Mandanten/Kunden über den Kundenstamm eingerichtet werden.
Bereich WWS → Stammdaten → Kunden und Lieferanten → Kunden → Fenstermenü → Funktionen → Sonderfunktionen → Firma erstellen
Wenn die Auswahl "Fibu anlegen" aktiv ist, öffnet sich ein Fenster für die Eingabe der Fibu-Daten.
Im Anschluss wird automatisch der Faktura Com-Assistent geöffnet, mit dem die Faktura Com eingerichtet werden kann.
Der Faktura Com-Assistent kann auch über den Bereich CRM → Stammdaten → Firmen → "Firmen" über das Fenstermenü → "Extras" oder mittels rechter Maustaste geöffnet werden.
Welche Möglichkeiten habe ich als Steuerberater hinsichtlich der Unterstützung meines Klienten bei der Faktura Com?
Über den Kunden-Navigator stehen im Bereich Faktura Com folgende Aufrufe zur Verfügung, um Änderungen in den einzelnen Bereichen vorzunehmen:
- Artikel
- Angebote
- Rechnungen
- Report ändern
- Nummernkreise
Welche Berechtigung sind für die Faktura Com relevant?
Der BMD Com-Benutzer benötigt folgende Berechtigung für die Faktura Com:
Kann ich als Steuerberater die Bewegungsdaten/Testdaten meines Mandanten löschen?
Hierfür wird eine Lizenz für die Faktura Basis benötigt. Eine Test-Lizenz kann über den BMD Verkauf freigeschaltet werden.
Für das Löschen der Bewegungsdaten wird das Special-Features-Passwort benötigt. Wenden Sie sich für das weitere Vorgehen bitte an den WWS Support.
Wie kann der Faktura Com-Assistent (neuerlich) gestartet werden?
Der Faktura Com-Assistent wird wie folgt gestartet:
- Im Firmenstamm über das Fenstermenü → Extras → Faktura Com-Assistent
- Im Kundenstamm über das Fenstermenü → Extras → Faktura Com-Assistent
Warum kann der Faktura Com-Assistent nicht gestartet werden?
Damit der Faktura Com-Assistent gestartet werden kann, muss eine Währung am Firmenstamm hinterlegt sein.
Kann ein Faktura Com-Zugang für mehrere Firmen verwendet werden?
Nein. Es muss je Firma einen eigenen Faktura Com-Zugang geben.
Wie kann die Kachel für die Faktura Com in der BMD Com-Umgebung eingeblendet werden?
Sollte die Kachel für die Faktura Com trotz verfügbarer Lizenz und Berechtigung auf der BMD Com-Oberfläche nicht ersichtlich sein, muss in der NTCS beim BMD Com-Benutzer das Feld "WWS Benutzer" aktiviert werden.
Woran kann es liegen, wenn im Kunden-Navigator die Bereiche für die Faktura Com ausgegraut sind?
Zum einen muss die Lizenz verfügbar sein und zum anderen muss der Benutzer in der BMD Com-Benutzerverwaltung (Bereich TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer) die WWS aktiviert haben (Feld "WWS-Benutzer" ist auf "Ja" eingestellt).
Kann auch über ein mobiles Gerät (z. B. Tablet) mit der Faktura Com gearbeitet werden?
Ja, für die Faktura Com kann auch ein mobiles Gerät, z. B. ein Tablet, verwendet werden.
Kann die Oberfläche der BMD Com bearbeitet werden?
Die Oberfläche der BMD Com kann über den Steuerberater über den Bereich TOOLS → Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer mit einer Abfrage benutzerbezogen oder auch global bearbeitet werden, indem die benötigten Bereiche extra zugeordnet werden.
In der BMD Com-Umgebung werden dann nur jene Bereiche angezeigt, die definitiv zugeordnet sind.
Achtung!
 | Es wird hierbei die von BMD vorgegebene Standardzuordnung übersteuert. |
Kann die Feldauswahl in der Faktura Com bearbeitet werden?
Das Bearbeiten der Feldauswahl ist in der Faktura Com nicht vorgesehen.
Stammdaten
Wie kann ein Kunde in der Faktura Com dupliziert werden?
In der Faktura Com kann im Fenster "Stammdaten" → "Kunden" über die Einstellungen → Extras → "Duplizieren" ein Kunde dupliziert werden.
Kann in der Faktura Com ein Artikel dupliziert werden?
In der Faktura Com ist das Duplizieren von Artikeln nicht möglich. Ein Artikel ist neu anzulegen.
Wie kann eine Artikeleinheit für die Faktura Com angelegt werden?
Die Standardeinheiten, welche von BMD zur Verfügung gestellt werden, stehen auch in der Faktura Com zur Verfügung.
Werden Einheiten neu angelegt, muss das Feld "Faktura Com" mit einem Häkchen aktiviert werden (z. B. vom Steuerberater), damit diese Einheit auch für die Faktura Com verwendet werden kann.
Mit der Kontentabelle werden die Erlöskonten für Inland, EU und Drittland hinterlegt.
Die Hinterlegung von 10 %, 20 % und/oder 13 % Erlöskonten, je nach Firmenland, ist möglich. Dazu müssen über den Faktura Com-Assistenten mehrere Kontentabellen (je Prozentsatz eine Tabelle) angelegt werden.
Hinweis
 | Werden für bestimmte Artikel andere Konten benötigt als jene, die in der Kontentabelle hinterlegt sind, muss eine eigene Kontentabelle für diese Artikel erstellt und bei den entsprechenden Artikeln hinterlegt werden. |
Hinweis
| Steuerliche Sonderfälle wie OSS etc. können in der Faktura Com nicht abgebildet werden. |
Kann in der Faktura Com mit Filialen gearbeitet werden?
In der Faktura Com kann nicht mit Filialen gearbeitet werden. Daher können steuerliche Sonderfälle wie OSS etc. in der Faktura Com nicht abgebildet werden.
Können in der Faktura Com mehrere Rechnungsnummernkreise verwendet werden?
Es kann nur ein Rechnungsnummernkreis verwendet werden.
Wie kann der Nummernkreis für die Angebote in der Faktura Com angepasst werden?
Im Kunden-Navigator gibt es im Knoten "Faktura Com" den Aufruf "Nummernkreise".
Mit diesem Aufruf wird das Fenster "Nummernkreise" unter Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → Nummernkreise geöffnet.
Markieren Sie im Bereich "Nummernkreise" den Nummernkreis für "WWS-ANGEBOT". Über Extras → Aktuelle Nummer ändern können Sie die gewünschte neue Nummer festlegen. Diese wird anschließend automatisch als nächste Nummer verwendet.
Ausdrucke
Wie kann das Design der Rechnung in der Faktura Com auf ein anderes Design umgestellt werden?
Über den Faktura Com-Assistenten kann ein anderes Layout ausgewählt werden.
Sie haben die Wahl zwischen vier verschiedenen Layouts (Layout-Set 1 bis 4). Nachdem eines dieser Layouts ausgewählt worden ist, wird dieses für zukünftige Ausdrucke verwendet, einschließlich der Rechnungen. Die Einstellungen zum gewählten Layout werden automatisch in der NTCS im Paket Warenwirtschaft → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle hinterlegt.
Kann der Report für die Rechnung geändert werden?
Über den Kunden-Navigator im Bereich Faktura Com kann der Report mit der Funktion "Report ändern" kopiert und anschließend geändert werden.
Dieser Report wird der entsprechenden Druckereinstellung zugewiesen und das Fenster für die Reportverwaltung wird aufgerufen, in dem der kopierte Report bearbeitet werden kann.
Bitte beachten Sie, dass nach dem Erstellen eines firmenspezifischen Reports alle Standardänderungen im Bedarfsfall nachbearbeitet werden müssen.
Wie kann das Firmenlogo auf der Rechnung geändert werden?
Das Logo, das am Kopf angedruckt wird, muss im Firmenstamm unter "Firmenlogo Groß" (Feld 445) hinterlegt werden.
Kann der Report für die Rechnung von einem Mandanten auf einen anderen Mandanten kopiert werden?
Nein, das ist nicht vorgesehen.
Auf dem (fremdsprachrigen) Report werden teilweise Bestandteile nicht übersetzt. Woran liegt das?
Trotz Einstieg in die Faktura Com mit der Fremdsprache (z. B. Englisch) ist es erforderlich, bei den jeweiligen Kundenstammdaten die erwünschte Sprache (z. B. Englisch) zu hinterlegen.
Sollte dies nicht möglich sein, liegt es u. U. an der fehlenden Berechtigung ("MCS_FRMSPRACHE_CREATE" mit dem Berechtigungscode 28298).
Warum wird der Sachbearbeiter/Mitarbeiter nicht auf der Rechnung angedruckt?
Damit der Sachbearbeiter/Mitarbeiter auf der Rechnung angedruckt wird, muss im Mitarbeiterstamm der jeweiligen Firma beim Sachbearbeiter die korrekte User-ID für die Faktura Com hinterlegt sein. Die Felder "Vorname" und Nachname" müssen befüllt sein.
Woher kommt in der Faktura Com die Zahlungskondition?
Der Vorschlagswert für die Zahlungskondition für Rechnungen in der Faktura Com kommt aus den Firmenstammdaten des Mandanten.
Das Feld Kondition-Kunde wird im Firmenstamm der Mandantenfirma (Paket CRM → Stammdaten → Firmen → Firmen) hinterlegt.
Beim Erstellen der Rechnung wird diese in das Feld "Zahlungskondition" übernommen.
Warum wird keine Zahlungskondition angedruckt?
Die beim Kunden hinterlegte Kondition muss neben der Bezeichnung auch einen Konditionstext hinterlegt haben.
Kann in der Faktura Com eine Sammelrechnung erstellt oder ein Rechnungslauf gestartet werden?
In der Faktura Com können nur Einzelrechnungen erstellt werden.
Kann in der Faktura Com ein Lieferschein erstellt werden?
Nein. In der Faktura Com können Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen erstellt werden.
Kann in der Faktura Com ein fixer E-Mail-Text hinterlegt werden?
Ja, in der Faktura Com kann im Fenster "Rechnungen" über Extras → Einstellungen im Feld "E-Mail-Text Rechnung" ein fixer E-Mail-Text für das Versenden der Auftragsbestätigung oder der Rechnung per E-Mail hinterlegt werden.
Müssen in der Faktura Com die Steuertexte angedruckt werden?
Ja, in der Faktura Com müssen die Steuertexte korrekt angedruckt werden.
Wird der Steuertext nicht korrekt angedruckt, müssen die Einstellungen hinsichtlich Steuer-Text-Zuordnung (Konto, Steuercode etc.) kontrolliert werden.
Ein Beispiel, warum der Steuertext nicht angedruckt wird, kann das Feld "Gilt für Differenzbesteuerung" darstellen. Dieses muss für einen Steuercode mit der Steuerart "nicht steuerbar" mit der Ausprägung "Nein" eingestellt werden.
Tägliches Arbeiten
Die automatische Verbuchung der Ausgangsrechnung funktioniert nicht. Was kann der Grund dafür sein?
Mit dem neuerlichen Starten des Faktura Com-Assistenten kann beim Schritt "Fibu und Konten wählen" kontrolliert werden, ob der erste Punkt "Sollen Buchungen für die Finanzbuchhaltung erzeugt werden?" aktiviert ist.
Wie kann eine Ausgangsrechnung, welche nicht in der Fibu verbucht worden ist, verbucht werden?
Über den Kunden-Navigator im Bereich Faktura Com → Rechnungen kann die Übersicht der Rechnungen geöffnet und können einzelne Rechnungen mit der Funktion "Verbuchen" (über das Fenstermenü → Extras) in die Fibu verbucht werden.
Wie kann eine in der WWS bereits verbuchte Ausgangsrechnung für die FIBU nachermittelt werden?
Über den Kunden-Navigator im Bereich Faktura Com → Rechnungen kann die Übersicht der Rechnungen geöffnet werden.
Im Fenster "Rechnungen" können anschließend mit der Funktion "Rechnungen verbuchen" (über das Fenstermenü → Funktionen) und weiters über Extras → "Nachermittlung" bereits verbuchte Rechnungen nachermittelt werden.
Sollte die Funktion für die Nachermittlung fehlen (z. B. aufgrund fehlender Lizenzen), können die Ausgangsrechnungen auch manuell in der FIBU erfasst werden.
Kann in der Faktura Com ein Buchungstext in die FIBU übergeben werden?
Nein, ein Buchungstext kann aus der Faktura Com nicht in die FIBU übergeben werden.
Wie kann eine Ausgangsrechnung, die nicht archiviert worden ist, archiviert werden?
Über den Kunden-Navigator im Bereich Faktura Com → "Rechnungen" kann die Übersicht der Rechnungen geöffnet und einzelne Rechnungen können mit der Funktion "Archivieren" (über das Fenstermenü → Extras) archiviert werden.
Wie kann eine Gutschrift zu einer Rechnung erstellt werden?
Über den Kunden-Navigator im Bereich Faktura Com → "Rechnungen" kann die Übersicht der Rechnungen geöffnet und zu einzelne Rechnungen mit der Funktion "Gutschrift erstellen" (über das Fenstermenü → Extras) eine Gutschrift erstellt werden.
In der Faktura Com kann mit der Funktion "Gutschrift erstellen" (über das Fenstermenü → Extras) eine Gutschrift für bereits verrechnete Rechnungen erstellt werden. Es wird hierbei ein neuer Datensatz mit dem Buchungstext "Gutschrift zu Rechnungs-Nr. xxxxx" erstellt. Die Gutschrift kann anschließend wieder mit der Funktion "Rechnung" erstellt werden.
Wie kann eine Rechnung noch einmal ausgedruckt werden?
Für einen wiederholten Ausdruck wird das archivierte Dokument aufgerufen.
Dieses kann im Fenster der Rechnungen über die Spalte "Rng" mit Klick auf das Symbol 
geöffnet werden.
geöffnet werden.Wie kann in der Faktura Com der Bereich für die Angebote aktiviert werden?
Um den Bereich für die Angebote in der Faktura Com zu aktivieren, muss der Faktura Com-Assistent gestartet werden. Im Schritt "Zusatzfunktionen" können die Angebote aktiviert werden.
Sollte die Kachel für die "Angebote" in der Faktura Com dennoch nicht verfügbar sein, so muss den Com-Benutzern die Berechtigung für die Angebotsverwaltung erlaubt werden. Hierzu können in den Berechtigungsgruppen "BMD Com Faktura" bzw. "Laufendes Arbeiten mit BMD Com" die Bereiche für die Angebotsverwaltung erlaubt werden:
Berechtigungen - Auswahl der Warenwirtschaftsgruppe → Funktionen → Berechtigung auf Funktionen und Felder.
Im Bereich Warenwirtschaft → Funktionen können die Bereiche für die Angebotsverwaltung erlaubt werden.
Nach einem Neustart der NTCS und dem Neueinstieg in die Faktura Com-Umgebung sind die Angebote verfügbar.
Kann in der Faktura Com ein Angebot als Auftrag übernommen werden?
Im Fenster "Angebote" kann über die Funktion "Als Rechnung übernehmen" das Angebot als Rechnung übernommen werden.
Können in der Faktura Com Kostendaten (Kostenstellen etc.) verwendet werden?
In der Faktura Com können keine Kostendaten eingegeben werden.
Kann in der Faktura Com direkt beim Kunden ein fixer Rabatt hinterlegt werden?
In der Faktura Com kann direkt beim Kunden kein fixer Rabatt hinterlegt werden. Der Rabatt wird entweder in den Kopfdaten oder in den Positionsdaten der Rechnung oder des Angebots eingetragen.
Können in der Faktura Com Auswertungen aufgerufen werden?
Über die Kachel "Auswertungen" kann eine Standardauswertung aufgerufen werden.
Das Erstellen individueller Auswertungen ist in der Faktura Com nicht vorgesehen.
Kann in der Faktura Com eine E-Rechnung ausgestellt werden?
Die Möglichkeit für das Ausstellen von elektronischen Rechnungen kann entweder über den Faktura Com-Assistenten (über den Steuerberater) oder direkt über die Faktura Com Oberfläche aktiviert werden.
Das Aktivieren über die Faktura Com Oberfläche erfolgt über Extras → Einstellungen → Elektronische Rechnung aktiv:
- Nein
- Ja, bei jeder Rechnung
- Ja, optional
Es kann auch das Format für die zu erstellenden E-Rechnungen ausgewählt werden. Werden mehrere Formate (ebInterface, XRechnung und/oder ZUGFeRD) ausgewählt, kann folglich beim Ausdruck der E-Rechnung zwischen diesen Formaten gewählt werden.
Können in der Faktura Com auch Importe durchgeführt werden?
Nein. In der Faktura Com können keine Importe (z. B. von Auftragsdaten) durchgeführt werden.
Kann in der Faktura Com mit Seriennummern gearbeitet werden?
Nein, in der Faktura Com kann nicht mit Seriennummern gearbeitet werden.