Planen mit der Plantafel für Mitarbeiter
Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP.In diesem Dokument wird beschrieben, wie die Plantafel für Mitarbeiter für die Planung von Einsätzen & Vorgängen verwendet werden kann.
Informationen zur Inbetriebnahme und grundlegenden Einstellung finden Sie unter Erste Schritte - Plantafel für Mitarbeiter.Hinweis zu Einsätzen & Vorgängen
 | Die Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede von Einsätzen und Vorgängen werden im Dokument Begriffsdefinition Einsatz & Vorgang erläutert. |
Zuordnen von Mitarbeitern
Mitarbeiter können auf einfache Art und Weise Vorgängen und Einsätzen zugeordnet werden. Dazu werden Einsätze oder Vorgänge per Drag & Drop auf den gewünschten Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste der Plantafel gezogen.
Dabei können die Vorgänge & Einsätze aus folgenden Quellen gezogen werden:
- aus den Bereichen "Planungsvorrat" oder "Balken in Plantafel" der Mitarbeiterplantafel
- aus anderen Fenstern, wie z. B. Projektplan, Einsätze, usw. - überall dort, wo Vorgänge & Einsätze dargestellt werden.
Als Start und Ende der neu erstellten Mitarbeiterzuordnung werden Start und Ende des Vorgangs verwendet.
Beispiel 1: Zuordnen durch Ziehen aus dem Bereich "Planungsvorrat"
 | Im Reiter "Vorgänge" kann über die Combobox auf Einträge gefiltert werden, wo es noch fehlende Mitarbeiterzuordnungen gibt. Durch Ziehen des Vorgangs aus der Liste direkt auf den Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste, wird dieser dem Vorgang zugeordnet und der Balken in der Gantt-Zeile des Mitarbeiters gezeichnet.  Ergebnis nach Ziehen, in der Zeile des Mitarbeiter ist nun im Gantt der Balkem mit dem Vorgang ersichtlich.  |
Beispiel 2: Zuordnen durch Ziehen aus dem Fenster "Projektplan"
| Auch durch Ziehen eines Vorgangs aus dem Fenster "Projektplan" auf einen Mitarbeiter in der Mitarbeiterplantafel wird eine neue Mitarbeiterzuordnung erstellt.  |
Ändern des Planungszeitraums
Das Anpassen der Start- und Endezeiten erfolgt durch Verschieben des Balkens im Gantt.
Dabei sind für das Verschieben der Balken mehrere Entscheidungen zu treffen:
- Darf der Balken, der die Mitarbeiterzuordnung darstellt, nur innerhalb des Planungszeitraums des Vorgangs verschoben werden?
- Sollen beim Verschieben eines Balkens die Start- und Endezeiten der anderen Mitarbeiterzuordnungen desselben Vorgangs auch mitangepasst werden?
- Sollen die Balken minutengenau angepasst werden oder soll das Verschieben anhand eines gewissen Zeitrasters erfolgen?
Steuerung des Planungszeitraums
Ob beim Verschieben eines Balkens die geplanten Start- und Ende-Zeiten der einzelnen Mitarbeiterzuordnung oder die des gesamten Vorgangs/Einsatzes angepasst werden, wird über die Einstellung "Vorgang statt MAZ verschieben" im Bereich "Gantt: Werkzeugleiste" gesteuert:
Ist der Button aktiviert, werden beim Verschieben eines Balkens die Zeiten des gesamten Vorgangs bzw. Einsatzes angepasst. Ist der Button deaktiviert, werden nur die einzelnen Mitarbeiterzuordnungen verschoben.
Der aktuell aktive Planungsmodus wird zusätzlich in der Statusleiste unterhalb der Bereichsbezeichnung „Plantafel“ angezeigt. Bei aktiver Mitarbeiterzuordnungs-Steuerung wird "MAZ-Steuerung" angezeigt, bei aktiver Vorgangssteuerung "Vorgangssteuerung":
Diese Einstellung steht in Wechselwirkung mit der Einstellung MAZ steuert (MAZ-Strg) am jeweiligen Vorgang/Einsatz:
# | Einstellung "Vorgang statt MAZ verschieben" | Einstellung "MAZ steuert" | Balken verschieben |
1 | Nein MA-Zuordnungen werden angepasst | Aus Vorgang steuert | Der Balken darf grundsätzlich innerhalb des Planungszeitraums des Vorgangs bewegt werden. Wird der Balken außerhalb des Vorgangszeitraums bewegt, wird beim Auslassen eine Abfrage ausgegeben und der Anwender kann entscheiden, ob der Planungszeitraum am Vorgang angepasst werden soll. Beispiel:  |
2 | Nein MA-Zuordnungen werden angepasst | Ein MAZ steuert | Der Balken darf zeitlich beliebig bewegt werden. |
3 | Ja Vorgang wird angepasst | Aus Vorgang steuert | Der Balken darf zeitlich beliebig bewegt werden. Es werden alle Mitarbeiterzuordnungen des Vorgangs, deren Start- und Endezeiten nicht übersteuert wurden, mitangepasst. Gibt es Mitarbeiterzuordnungen, deren Start- oder Endzeit manuell übersteuert wurde, kann es vorkommen, dass diese durch eine Anpassung des Vorgangszeitraums außerhalb des neuen Vorgangszeitraums liegen würden. In diesem Fall wird folgende Hinweismeldung angezeigt: „Der Vorgang kann nicht auf den neuen Zeitbereich verschoben werden, da eine Mitarbeiterzuordnung übersteuert ist und danach außerhalb des Vorgangszeitraums liegt. Möchten Sie die Datenübersteuerung der betroffenen Mitarbeiterzuordnung aufheben, um den Vorgang zu verschieben? (MAZ-Lfd.:xy)“ Bestätigt der Benutzer die Abfrage, wird die Datenübersteuerung der betroffenen Mitarbeiterzuordnung aufgehoben und die Zuordnung an den neuen Vorgangszeitraum angepasst.  |
4 | Ja Vorgang wird angepasst | Ein MAZ steuert | Der Balken darf zeitlich beliebig bewegt werden. |
Beispiel zur Einstellkonstellation #1: MA-Zuordnungen verschieben
Für die unten angeführten Beispiele wurde jeweils die folgende Konstellation an Einstellungen verwendet:
- Die Ansichtseinstellung Vorgang statt MAZ verschieben ist auf Nein gestellt.
- Am Vorgang ist die Einstellung MAZ steuert auf Aus gestellt.
Beispiel für das Verschieben einzelner Mitarbeiterzuordnungen
| Der Planungszeitraum am Vorgang entspricht NICHT dem Planungszeitraum der einzelnen MA-Zuordnungen. Der Planungszeitraum auf den einzelnen MA-Zuordnungen ist nicht übersteuert. Ausgangszustand:  Ein einzelner Balken wird verschoben und dadurch der Planungszeitraum der MA-Zuordnung angepasst. In diesem Fall erscheint die Hinweismeldung "Der geänderte Planungszeitraum der MA-Zuordnung liegt außerhalb des Zeitraums des Einsatzes. Möchten Sie den Planungzeitraum des Einsatzes verschieben?". Zusätzlich werden der aktuelle Planungszeitraum sowie der neue Planungszeitraum angezeigt, der sich durch das Verschieben ergeben würde.  Wurden die Zeiten der zweiten MA-Zuordnung nicht übersteuert, werden diese automatisch angepasst. Die MA-Zuordnung wird dabei entsprechend verlängert. Nach einem Klick auf „Verschieben“ ergibt sich folgendes Bild: Der Balken wurde entsprechend verlängert.  |
Beispiel zur Einstellkonstellation #2: MA-Zuordnungen verschieben
Für die unten angeführten Beispiele wurde jeweils die folgende Konstellation an Einstellungen verwendet:
- Die Ansichtseinstellung Vorgang statt MAZ verschieben ist auf Nein gestellt.
- Am Vorgang ist die Einstellung MAZ steuert auf Ein gestellt.
Beispiel für das Verschieben einzelner Mitarbeiterzuordnungen
| Der Planungszeitraum am Vorgang wird aus dem Planungszeitraum der einzelnen MA-Zuordnungen abgeleitet. Der Planungszeitraum auf den einzelnen MA-Zuordnungen ist nicht übersteuert.  Durch Verschieben des Balkens wird der Planungszeitraum der MA-Zuordnung angepasst und dadurch in Folge auch der Planungszeitraum des Vorgangs.  |
Beispiel zur Einstellkonstellation #3: Vorgänge verschieben
Beispiel für Verschieben des gesamten Vorgangs
| Ausgangskonstellation (entspricht in der Tabelle oberhalb der Konstellation #3)
 Bei Verschieben des Balkens wird nach Auslassen des Balkens auch der zweite Balken mitverschoben:  |
Zuordnen von Mitarbeitern & zeitliches Planen
Durch Ziehen von Vorgängen und Einsätzen auf den Gantt-Bereich der Mitarbeiterplantafel wird der Mitarbeiter zugeordnet und zusätzlich kann durch die Position beim Auslassen auch der Planungszeitraum angepasst werden.
Wie oben beschrieben können, die Vorgänge oder Einsätze aus unterschiedlichen Quellen gezogen werden:
- aus den Bereichen "Planungsvorrat" bzw. "Balken in Plantafel" der Mitarbeiterplantafel
- aus anderen Fenstern, z. B. Projektplan, Einsätze usw. – überall dort, wo Vorgänge und Einsätze dargestellt werden.
Hinweis
| Beim Ziehen ins Gantt wird die Einstellung Vorgang statt MAZ verschieben in folgender Form berücksichtigt: Ist die Einstellung MAZ verschieben aktiv, werden beim Ziehen von Vorgängen in das Gantt die MA-Zuordnungen für den eingestellten Bearbeitungsraster erstellt (und NICHT für den gesamten Vorgangszeitraum). |
Beispiel zur Anlage der MA-Zuordnung bei MAZ-Steuerung
| Der Bearbeitungsraster auf der Planungsperiode "Monatsübersicht" ist auf einen Tag eingestellt:  Aufgrund der MAZ-Steuerung wird bei Ziehen eines Vorgangs, der grundsätzlich einen Planungszeitraum von 1.1.2027 bis 31.12.2027 dauert, die MA-Zuordnung nur für den eingestellten Bearbeitungsraster in der Mitarbeiterplantafel angelegt.  Die Mitarbeiterzuordnung wurde durch das Drag & Drop nur für einen Tag angelegt.  |
Beispiel zur Anlage der MA-Zuordnung bei Vorgangssteuerung
| Die Planungsperiode weist auch wieder den Bearbeitungsraster 1 Tag auf.  Aufgrund der Einstellung "Vorgang statt MAZ verschieben" (= Vorgangssteuerung) wurde die MA-Zuordnung durch das Drag&Drop für den gesamten Planungszeitraum angelegt - durch das Positionieren im Gantt auf den 1. Juli werden Anfang und Ende am Vorgang entsprechend verschoben.  |
Zuordnungen kopieren
Das Kopieren von MA-Zuordnungen (auf denselben Mitarbeiter bzw. andere Mitarbeiter) kann durch die Funktionen "Kopieren" sowie "Einfügen" im Kontextmenü des Gantt-Balkens erfolgen. Beim Einfügen der Balken werden wiederum die Einstellungen "Vorgang statt MAZ verschieben" sowie zum Planungsraster berücksichtigt.
Wenn Vorgang statt MAZ verschieben auf Ja gestellt ist, übernimmt der eingefügte Balken (die neu angelegte Mitarbeiterzuordnung) Soll-Anfang und Soll-Ende vom Vorgang. Die zeitliche Position des Mauszeigers wird dabei ignoriert, die Mitarbeiterposition steuert, für welchen Mitarbeiter die Zuordnung angelegt wird.
Wenn Vorgang statt MAZ verschieben auf Nein eingestellt ist, wird der Startzeitpunkt für die neu erstellte Mitarbeiterzuordnung anhand der aktuellen Mausposition im Gantt ermittelt. Ist der Bearbeitungsraster der Planungsperiode auf die Ausprägungen "Anfang" oder "Ausfüllen" gestellt, dann wird der Startzeitpunkt, der sich aus der Mauszeigerposition ergibt, am Bearbeitungsraster ausgerichtet. Die ursprüngliche Dauer der MA-Zuordnung bleibt erhalten und richtet sich nicht am Raster aus, selbst wenn "Ausfüllen" eingestellt ist.
Beispiel für Kopieren & Einfügen bei MAZ-Steuerung
| Der Vorgang ist für das ganze Jahr 2027 geplant - die zu kopierende MA-Zuordnung ist nur für die Kalenderwoche 27 geplant.  Beim Einfügen des Balkens in der Kalenderwoche 28 wird der Balken aufgrund der MAZ-Steuerung zeitlich an der Position eingefügt, wo das Einfügen ausgeführt wird:  |
Beispiel für Kopieren & Einfügen bei Vorgangssteuerung
| Der Vorgang ist für das ganze Jahr 2027 geplant - die zu kopierende MA-Zuordnung auch.  Wird der Balken dann für einen neuen Mitarbeiter durch Kopieren & Einfügen angelegt, wird die MA-Zuordnung auch von 1.1.2027 bis 31.12.2027 angelegt. Dabei ist es nicht relevant, auf welcher zeitlichen Position im Gantt das Einfügen ausgeführt wird.  |
