Welche Berechtigungen gibt es in der Zeiterfassung

Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.

 Einen Überblick über alle wichtigen Themen in der Zeiterfassung erhalten Sie hier.

 

In diesem Dokument gehen wir auf die Frage ein, welche Berechtigungen in der Zeiterfassung relevant sind.

Im groben Überblick kann man sagen, dass hauptsächlich zwischen Programm-/Funktionsberechtigungen sowie Datenberechtigungen und Buchungsartenberechtigungen unterschieden wird.

Mit diesen Berechtigungen wird gesteuert, welche Benutzer bzw. deren Berechtigungsgruppe/Rolle welche Programme starten darf und welche Funktionen hier genau ausgeführt werden dürfen.

Ein Beispiel kann sein, dass für alle Dienstnehmer im Unternehmen, die Zugang zur BMD ZEIT Software haben, eine Basis-Rolle verwendet wird. Mit dieser darf man z. B. nur Zeiten buchen, jedoch nicht die erfassten Zeiten bearbeiten.

Dafür gibt es von BMD bereits vorgefertigte Berechtigungsgruppen im Auslieferungsstandard. Diese finden Sie hier:

TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungn → Combobox → BMD Standardgruppen

Sollten Sie im Detail für Ihre Dienstnehmer im Unternehmen Berechtigungen vergeben wollen, können Sie eigene Gruppen anlegen, um die gewünschten Funktionen freizugeben.

Um noch genauer festzulegen, welche Funktionen erlaubt sind, bzw. um genauer suchen zu können, können Sie auch die sog. Berechtigungsmatrix verwenden. Möchte ein Benutzer eine Freigabe einer Funktion haben, ist es auch möglich, die Funktion Berechtigung anfordern zu verwenden.

Einzelne Berechtigungen bzw. Gruppen werden idealerweise in Rollen zusammengefasst. So muss bei Eintritt/Austritt bzw. Wechsel von bestimmten Stellen im Unternehmen dann nur einmalig dem neuen Benutzer eine Rolle zugeordnet werden und nicht umständlich viele einzelne (Berechtigungs-)Gruppen.

Mit diesen Berechtigungen wird – im Gegensatz zu den Funktionsberechtigungen – gesteuert, welche Benutzer auf welche Daten genau Zugriff haben im System.

Dies kann in der Zeiterfassung im Idealfall mit Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gelöst werden.

Dafür gibt es Einträge (Ansehen/Auswerten bzw. Bearbeitung) für die gängigen Bewegungsdaten (Zeitbuchungen und Zeitplanungen), mit denen standardmäßig über Vorlagen definiert werden kann, welche Personen im Organigramm Zugriff auf ihre Mitarbeiter und deren Daten bekommen.

 

Sollte diese Logik im Einzelfall nicht ausreichen, besteht zusätzlich oder anstatt dieser Vorlagen die Möglichkeit, Datenbesitzergruppen manuell anzulegen und zu verwalten. Diese können auch zu einer Rolle zugeordnet werden, um die Verwaltung ein wenig einfacher zu halten.

Dies sollte jedoch nicht der erste Ansatz sein und keinesfalls ohne zertifizierten BMD Berater eingestellt werden. Ebenfalls muss dies exakt dokumentiert und gewartet werden, was meistens im Regelfall gegen diese Lösung spricht!

Bestimmte Einstellungen können über CRM Parameter → Zeiterfassung → Allgemeine Einstellungen festgelegt werden.

Das sind keine Berechtigungen im engeren Sinne, jedoch lässt sich hier z. B. einstellen, wie viele Tage rückwirkend Zeitbuchungen bearbeitet werden dürfen. So können weitere ähnliche Grundparametrierungen vorgenommen werden.

Unter ZEIT → Stammdaten → Einstellungen finden Sie das Programm Berechtigungen für Buchungsarten.

Mit diesem Programm können Sie Gruppen erstellen, denen Sie Mitarbeiter, Buchungsarten und bestimmte Programme zuordnen. Mithilfe dieser Gruppen können Sie dann Sperren und Freigaben für das jeweilige Programm und die zugeordneten Buchungsarten und Mitarbeiter steuern.

Es ist auch möglich, zwischen den verschiedenen Anwendungsplattformen (z. B. NTCS Client, BMD Web, Smartphone-App BMD Go usw.) zu unterscheiden.

Hinweis 

Dabei werden gezielte Freigaben eine ggf. für "Alle Mitarbeiter" erfasste Sperre dementsprechend übersteuern. Das vereinfacht die Verwaltung insofern, dass für alle Mitarbeiter eine allgemeine Sperre für z. B. Nichtleistungszeiten-Buchungsarten angelegt werden kann. Die Freigabe ist dann nur bestimmten Personen wie Führungskraften (AL, GF, Teamleiter ... ) vorbehalten.

Hinweis 

Anpassungen von Berechtigungen mit dem BMD Support und Hilfestellungen durch BMD Consultants, insbesondere konzeptioneller Natur, bedürfen in der Regel eines Termins bzw. sind kostenpflichtige Dienstleistungen.