Keine Abrechnung im Vormonat
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Keine Abrechnung im Vormonat
Beim Einstieg in die Bruttoerfassung erfolgt nach der Dienstnehmerauswahl eine Prüfung, ob eine Abrechnung im Vormonat vorhanden ist oder nicht. Abhängig davon erscheint die Meldung, über die Sie zu diesem Beitrag gekommen sind:
"Dienstnehmer <Firma>/<Mitarbeiternummer> (<Dienstverhältnis>): Hinweis, ein Vormonat ist noch nicht korrekt erfasst/abgerechnet. Das ist ungültig! Kontrollieren Sie die Lohn-Basiseinstellungen! Weitere Infos zur Lösung entnehmen Sie der Onlinehilfe."
Der Dienstnehmer hat im Vormonat keinen Abrechnungsstatus. Dies ist in vielen Fällen ein Indiz, dass versehentlich mit falsch hinterlegtem Abrechnungsmonat in den Lohn-Basiseinstellungen in das Programm "Bruttoerfassung" eingestiegen worden ist. Durch die Meldung wird der/die Anwender/in darüber informiert und leitet die korrekten Schritte ein, die weiter unten beschrieben sind. Die monatliche Abrechnung und schlüssige Abrechnungsstatus ohne Monate mit Lücken gelten für den korrekten Programmablauf als Grundvoraussetzung.
Diese Meldung erscheint nicht, sofern es sich um den ersten Abrechnungsmonat nach dem Eintrittsmonat handelt.
"Dienstnehmer <Firma>/<Mitarbeiternummer> (<Dienstverhältnis>): Hinweis, ein Vormonat ist noch nicht korrekt erfasst/abgerechnet. Das ist ungültig! Kontrollieren Sie die Lohn-Basiseinstellungen! Weitere Infos zur Lösung entnehmen Sie der Onlinehilfe."
Der Dienstnehmer hat im Vormonat keinen Abrechnungsstatus. Dies ist in vielen Fällen ein Indiz, dass versehentlich mit falsch hinterlegtem Abrechnungsmonat in den Lohn-Basiseinstellungen in das Programm "Bruttoerfassung" eingestiegen worden ist. Durch die Meldung wird der/die Anwender/in darüber informiert und leitet die korrekten Schritte ein, die weiter unten beschrieben sind. Die monatliche Abrechnung und schlüssige Abrechnungsstatus ohne Monate mit Lücken gelten für den korrekten Programmablauf als Grundvoraussetzung.
Diese Meldung erscheint nicht, sofern es sich um den ersten Abrechnungsmonat nach dem Eintrittsmonat handelt.
Beispiel
 | Der Eintritt ist am 30.01. und es wird zwischen Dienstgeber und Dienstnehmer vereinbart, dass die Jännerabrechnung zur Erleichterung der Lohnverrechnung erst im Feburar per Aufrollung erfolgt. In diesem Fall wird die oben stehende Meldung nicht im Abrechnungsmonat Feburar stehend angezeigt. |
Im Jahr 2022 wurden auch Dienstnehmer mit der Ausprägung "Erwachsenenbildung" im Feld "SV-Berechnung" im Programm "Dienstnehmer" von der Prüfung ausgenommen. Im Fall von Erwachsenenbildung wurden oftmals mehrere Monate nicht abgerechnet und erst später per Aufrollung berücksichtigt. Dabei kam es vereinzelt zu Konstellationen, die nur mit erheblichem Support-Aufwand wieder korrigiert werden konnten. Ab dem Jahr 2023 wird auch bei diesen Dienstnehmer/innen ein lückenloser Ablauf der Abrechnung gefordert.
Die Meldung erscheint, was ist zu tun?
- In der Meldung wird der Abrechnungsstatus des Dienstnehmers angezeigt. Ändern Sie den Abrechnungsmonat, der in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt ist. In den allermeisten Fällen ist ein zu weit in der Zukunft liegender Abrechnungsmonat gewählt.
- Sie sind Neukunde! Weil es Ihr erster Abrechnungsmonat (für eine Probeabrechnung) mit dem NTCS LOHN ist, gibt es keine Abrechnung im Vormonat. Nutzen Sie in diesen Fällen die Funktion "LA aktivieren Firma für Neukunden" im Programm Bruttoerfassung im Menü "Extras".
- Der Eintritt wurde Ihnen erst (mehrere) Monate später mitgeteilt. Beispielsweise erfolgte der Eintritt Ende Jänner. Die Anmeldung übernahm der Dienstgeber. Dem Steuerberater wurde der Eintritt des Dienstnehmers versehentlich erst im Zuge der März-Abrechnung bekanntgegeben. In diesen Fällen können Sie die Funktion Nacherfassung eines zu spät gemeldeten Eintritts im Programm Bruttoerfassung im Menü "Extras" verwenden.
- Ein freier Dienstnehmer wird immer nur in jenen Monaten abgerechnet, in denen er eine Honorarnote legt, weshalb immer wieder Monate ohne Abrechnungsstatus entstehen. In diesen Fällen stehen zwei Alternativen zur Verfügung:
- Variante A (empfohlen und "richtiger"): Es werden Austritt und Wiedereintritt erfasst. Dadurch hat der freie Dienstnehmer nur in jenen Zeitstrecken, für die eine Honorarnote gelegt wird, ein Dienstverhältnis und somit einen Abrechnungsstatus.
- Variante B (möglich, aber nicht empfohlen): Sie rechnen eine Infolohnart (Lohnart ohne Pflichtigkeit), z. B. eine Kopfzahl, in allen Monaten ab. Dadurch erhält der freie Dienstnehmer in den Monaten, in denen er keine Honorarnote legt, einen Abrechnungsstatus. Allerdings zählen diese Dienstverhältnisse natürlich bei der Lizenzprüfung und auch bei sämtlichen Auswertungen und Kennzahlen.
- Variante A (empfohlen und "richtiger"): Es werden Austritt und Wiedereintritt erfasst. Dadurch hat der freie Dienstnehmer nur in jenen Zeitstrecken, für die eine Honorarnote gelegt wird, ein Dienstverhältnis und somit einen Abrechnungsstatus.
- Es stellt sich mehr als einen Monat im Nachhinein heraus, dass das Dienstverhältnis länger als erwartet abgerechnet hätte werden müssen. Durch die Funktionen zum Verschieben des Beginns bzw. Endes des Dienstverhältnisses werden zwar diese Daten korrigiert, aber es bleibt ein nicht abgerechneter Monat. Beispiel: Der Monatsletzte (31.01.) war der letzte Tag des alten Dienstverhältnisses. Erst mehrere Monate später (ab Monat März) stellte sich heraus, dass das alte Dienstverhältnis noch einige Tage länger angedauert hat. Im März oder in einem späteren Monat stehend, kann keine Aufrollung für den Februar mehr durchgeführt werden, weil dieser Monat als Lücke erkannt wird. Im Februar muss man eine Infolohnart abrechnen. Danach kann eine Aufrollung vom März aus in einen Vormonat durchgeführt werden.
- Die Lohnartenaktivierung wurde für alle vergessen oder nicht ausgeführt, weil beispielsweise kein Dienstnehmer aktiv beschäftigt ist (Saisonbetrieb). Dadurch wurde eine im Importpuffer stehende UEL (Urlaubsersatzleistung) nicht aktiviert. Erst einen Monat oder noch später wird festgestellt, dass man vergessen hat, die UEL abzurechnen. Auch in diesem Fall ist der "Lücken"-Monat mit einer Infolohnart abzurechnen und erst von einem späteren Monat eine Aufrollung hinsichtlich der UEL vorzunehmen.
