Vorgehen bei Grobplanung von Mitarbeitern
Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP.Übersicht
Die Grobplanung dient dazu, die Mitarbeiterkapazitäten auf Projekte zu planen. Dabei ist es noch nicht notwendig, die Mitarbeiter auf bestimmte Vorgänge eines Projektes zuzuordnen - es ist die Zuteilung auf Projekt und Zeitraum ausreichend.
Einstellungen
Stammdaten
Die Daten der Grobplanung werden als Stakeholderinformationen gespeichert. Dafür ist ein Stakeholdertyp zu definieren, der für das Speichern der Daten verwendet wird.
Beispiel
 | Der Stakeholdertyp 1003 wird in Folge für das Speichern der Grobplanungsdaten verwendet:  |
Parameter
Menüaufruf: 
Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → Stakeholder
Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → StakeholderTyp für Grobplanung
Hier wird der zuvor erfasste Stakeholdertyp definiert.
Typ für Grobplanung |
Planungsperiode für Grobplanung
Hier wird definiert, auf welcher Zeitebene die Mitarbeiter geplant werden. Dazu wird eine Planungsperiode verwendet.
Planungsperiode für Grobplanung |
Hinweis
 | Sollen die Mitarbeiter auf Wochenbasis geplant werden, ist eine Planungsperiode mit dem Auswertungsraster "Woche" zu verwenden. Soll zu einem späteren Zeitpunkt die Funktion Übernahme aus Vorjahr verwendet werden, ist eine Planungsperiode mit der Periodenlänge "Jahr" zu verwenden. Dabei gilt, wenn das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweicht: Das Startdatum der Planungsperiode muss im Startjahr sowie Startmonat auf einen Montag fallen. Das heißt: Das Wirtschaftsjahr beginnt mit 1. Juni. Als Startdatum für die Planungsperiode ist beispielsweise der 1. Juni 2015 zu wählen. Der erste Juni fiel im Jahr 2015 auf einen Montag. |
Ablauf
Hinweis
| Um in den Fenstern der Grobplanung auch die verfügbaren Mitarbeiterkapazitäten darzustellen, sind die verfügbaren Kapazitäten der Mitarbeiter zu pflegen. Wie die dafür notwendigen Berechnungsschemas und Kapazitätsmodelle definiert werden, ist unter Zuteilung von Mitarbeiter-Kapazitäten zu Arbeitsplätzen beschrieben. Für die Verwendung der Information "verfügbare Kapazität" in der Grobplanung, kann die APZ-Hinterlegung im Berechnungsschema entfallen. |
Neue Planung erfassen
Eine neue Planung kann in beiden Fenstern zur Grobplanung (Grobplanung von Projekten oder Grobplanung von Mitarbeitern) erfasst werden. Nachfolgend wird der Ablauf im Fenster "Grobplanung von Projekten" dargestellt.
Damit die neuen Daten erfasst werden können, müssen die Einstiegsfelder bestätigt und die Daten geladen werden. Der Baum muss bereits angezeigt werden.
Beispiel
| Auf der Projektzeile kann über das Kontextmenü die Neuanlage aufgerufen werden:  Je nachdem, welche Spalte und welche Zeile gewählt wird, werden im nachfolgenden Dialog bereits Informationen vorgeschlagen. Das bedeutet, dass "KW von/bis" zusätzlich vorgeschlagen werden, wenn bereits die Neuanlage für eine bestimmte Kalenderwoche ausgeführt wird. Im Beispiel werden die grün hinterlegten Felder erfasst - die restlichen Felder werden automatisch ermittelt:  Das Ergebnis nach Speichern der Zeile sieht dann so aus:  Im Hintergrund wurden in den Stakeholderdaten die Einträge erstellt. Diese Daten können über die Fenster Grobplanungsliste sowie Stakeholder angesehen werden. Nachfolgend die Darstellung in der Grobplanungsliste:  |
Hinweis - Alternative zur Neu-Erfassung der Grobplanung
| Ist in den Vorjahren bereits mit der Grobplanung gearbeitet worden und sind für die damaligen Projekte Folgeprojekte vorhanden, können die Planungsdaten aus dem Vorjahr übernommen werden - siehe dazu Grobplanung: Übernahme aus Vorjahr. Auch ein Import der Grobplanungsdaten ist möglich - siehe Import Grobplanung. |
Planungsdaten bearbeiten
Bereits bestehende Planungsdaten können in den Grobplanungsbäumen auf unterschiedliche Weise bearbeitet werden:
- Bearbeiten des Eintrags mit Doppelklick und Überschreiben des Planungswertes
- Drag & Drop des Planungswertes von einer Position in eine andere
- Übernehmen von Planungswerten durch die Funktionen "Ausschneiden/Kopieren" und "Einfügen" in der Funktionszeile
- Löschen einer Zeile
Beispiel für das Bearbeiten mittels Doppelklick
| Mittels Doppelklick auf die jeweilige Zelle können die geplanten Stunden bearbeitet werden:  |
Beispiel für das Bearbeiten mittels Drag & Drop
| Mittels Drag & Drop können die Planungswerte einzelner Zellen auf andere Projekte oder andere Zeiteinheiten übernommen werden. Dabei werden die Werte in der ursprünglichen Zelle auf 0 gesetzt:  |
Beispiel für das Verschieben auf Knotenebene
| Mit Verschieben auf der Projektebene werden alle darunterliegenden Werte mitverschoben:  Ergebnis nach Drag & Drop:  Das gleiche Verhalten kann auch im Fenster "Grobplanung-Mitarbeiter" angewendet werden. |
Beispiel für das Übernehmen von Planwerten mit den Funktionen aus der Zeile
| Über die Funktionen in der Funktionszeile des Fensters können Werte aus einzelnen Zellen kopiert oder ausgeschnitten und an anderen Orten wieder eingefügt werden:  |
Beispiel für das Kopieren und Einfügen von mehreren Elementen
|  Mit "Ausschneiden" werden die markierten Werte in die Zwischenablage eingefügt und an neuer Stelle wieder eingefügt:  Ergebnis nach Klick auf Einfügen:  |
Darstellung Kapazitätsprüfung
Ob die geplanten Stunden die verfügbaren Stunden übersteigen, kann anhand der Hintergrundfarbe festgestellt werden.
Beispiel
| Der Mitarbeiter Herbert Zirbenegger ist in der KW 23 mit mehr Stunden auf das Projekt "BMD4Burggasser" geplant als er zur Verfügung hat. Aus diesem Grund werden die Zellen orange hinterlegt:  |
Kapazitätssuche
Im Fenster Grobplanung von Mitarbeitern lassen sich Zeitbereiche suchen, in denen Mitarbeiter gewisse Stunden zur Verfügung stellen.
Beispiel für die Suche nach geplanten Stunden
| Aufruf der Kapazitätssuche mit folgenden Eingaben:  Ergebnis im Fenster "Grobplanung von Mitarbeitern" Die farbliche Hinterlegung (blaugrün, cyan) stellt die gesuchten Mitarbeiter/Planungseinheiten dar. Mitarbeiterin Milleneder hat mit Ausnahme der Kalenderwoche 24 nie mehr als 12 Stunden geplant - dementsprechend werden auch diese Wochen eingefärbt:  |
Beispiel für die Suche nach freien Stunden
| Aufruf der Kapazitätssuche mit folgenden Eingaben:  Ergebnis im Fenster "Grobplanung von Mitarbeitern" Die farbliche Hinterlegung (blaugrün, cyan) stellt die gesuchten Mitarbeiter/Planungseinheiten dar. Mit Ausnahme folgender Kapazitätseinheiten sind immer mindestens 12 Stunden frei:
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Abgleichen der Grob- und Feinplanung
Die Daten der Grobplanung können in der "MA Statistik" des Fensters Projektplan ausgewertet werden. Dieses kann im Kopfbereich oder im Reiter eingeblendet werden. Dort ist eine Gegenüberstellung Grobplanungs-, Mitarbeiterzuordnungs- und geleistete Ist-Stunden möglich.
Die Gegenüberstellung kann dabei sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf Berufsgruppenebene erfolgen.
Beispiel
| Der Mitarbeiter Zirbenegger wurde in der Grobplanung 19 Stunden auf das Projekt "BMD4Amon" zugeteilt. In den Mitarbeiterzuordnungen zu den einzelnen Vorgängen wurden jedoch lediglich 14 Stunden geplant:  Alternativ ist auch eine Auswertung auf Berufsgruppen-Ebene möglich:  |
 | Siehe auch: |