Updatebeilage Stammdaten 2022
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS Update 2021.24.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Mit dem NTCS Update 2021.24.45 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG)
WiEReG-Änderungsdienst: Kunden kennzeichnen
Für den WiEReG-Änderungsdienst steht am Personenstamm das neue Feld "WiEReG-Änderungen" zur Verfügung. Nur Personen, die über dieses Kennzeichen verfügen, werden durch den Änderungsdienst berücksichtigt. 
Dieses Feld wird bei bestehenden Personen und bei Neuanlagen automatisch mit "Ja" befüllt. Möchten Sie die bestehenden Einstellungen des WiEReG-Änderungsdienstes wie bisher beibehalten, besteht kein Handlungsbedarf. Möchten Sie einzelne Personen von der Prüfung ausnehmen, setzen Sie bei diesen das Feld auf "Nein".
Weitere Informationen zu alternativen Einstellungsmöglichkeiten und allgemeine Informationen zum Thema finden Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) unter dem Punkt WiEReG-Änderungsdienst.
WiEReG-Parteienvertreter wechseln
Im Kundenstamm steht eine neue Funktion zur Verfügung, mit der Sie das WiEReG-Formular zum Wechsel des berechtigten Parteienvertreters mit einer Stammzahlenvorbefüllung aufrufen können. Markieren Sie dazu den gewünschten Kunden und klicken Sie anschließend auf Funktionen → WiEReG → WiEReG-Parteienvertreter wechseln. Diverse internationale Neuerungen zum Bereich
Dublettenprüfung Identifikationsnummer
Am Personenstamm steht beim Feld "Identifikationsnummer" eine Dublettenprüfung zur Verfügung. Bei der Eingabe wird geprüft, ob diese Nummer bereits bei einer anderen Person innerhalb der Firma/Firmengruppe eingetragen ist. Die Prüfung kann über folgenden Parameter aktiviert/deaktiviert werden: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → AllgemeinBei der Eingabe der Identifikationsnummer am Kunden oder Lieferanten wird automatisch geprüft, ob diese innerhalb der Firma/Firmengruppe bereits bei einer anderen Person (Kunde, Lieferant) eingetragen ist. 0 - Nein 1 - Ja |
Bundesanzeiger-Suche
In der Kundenliste steht unter den Funktionen ein neuer Menüpunkt "Bundesanzeiger-Suche" zur Verfügung. Sie können damit auf Knopfdruck die eBAnz-Bilanzsuche starten. Der in NTCS selektierte Kunde wird dabei automatisch in die Suche übergeben.Prüfung der UID-Nummer über das Bundeszentralamt
Deutsche Anwender können UID-Nummern über den Webservice des Bundeszentralamts prüfen lassen. Der Service wird automatisch verwendet, wenn am Firmenstamm der abfragenden Firma eine gültige deutsche UID-Nummer hinterlegt ist (= Antragsteller-UID) und die zu prüfende UID-Nummer keine deutsche UID-Nummer ist. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster UID-Nummern-Prüfung Stufe 2 bzw. in der Themendokumentation Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern.
FinStat-Firmenreport
Im Kunden-Navigator sowie in der Kunden- und Lieferantenliste kann über die Funktion "FinStat-Firmenreport" ein Firmenreport geladen werden. Die entsprechende Identifikationsnummer wird dabei automatisch von der markierten Person übergeben.FinStat ist ein slowakischer Anbieter für Unternehmensdaten. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie über die CRM-Rechtsversion für die Slowakei verfügen.
Firmensuche
Firmensuche über UID-Register
Im Fenster "Firmensuche" können Stammdaten von Schweizer Unternehmen über den Webservice des UID-Registers abgerufen werden. Die Firmensuche kann bei Kunden, Lieferanten und Diversen Personen beim Feld "Nachname" mit dem entsprechenden Symbol vor dem Feld gestartet werden. Um eine Firmensuche zu starten, befüllen Sie das Feld "Name Firma/Person" und klicken Sie auf "UID-Register-Suche starten". Wählen Sie ein Suchergebnis und klicken Sie auf "Übernehmen". Die Stammdaten werden direkt in den Personenstamm übernommen.
Die Funktionen werden nur angezeigt, wenn in der Datenbank als Betriebsland Schweiz eingestelt ist bzw. wenn Sie über die Lizenz "Recht Schweiz f. CRM" verfügen. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Firmensuche.
Bisnode-Firmensuche
Über die Bisnode-Firmensuche können Sie Daten von ungarischen Unternehmen laden und in Ihre Personenstammdaten übernehmen. Die Firmensuche kann bei Kunden, Lieferanten und Diversen Personen beim Feld "Nachname" mit dem entsprechenden Symbol vor dem Feld gestartet werden.Um eine Bisnode-Firmensuche zu starten, befüllen Sie das Feld "Name Firma/Person" und klicken Sie auf "Bisnode-Suche starten". Wählen Sie ein Suchergebnis und klicken Sie auf "Übernehmen". Die Stammdaten werden direkt in den Personenstamm übernommen.
Die Funktionen für Bisnode werden nur angezeigt, wenn in der Datenbank als Betriebsland Ungarn eingestellt ist bzw. wenn Sie über die Lizenz "Recht Ungarn f. CRM" verfügen. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Firmensuche.
NeuerungeN zu Administrativen Funktionen
Firmengruppe: Eindeutige Mitarbeiternummern
Innerhalb einer Firmengruppe kann die Verwendung von eindeutigen Personennummern jetzt für Mitarbeiter abweichend zur bereits bekannten Einstellung für andere Personenarten eingestellt werden. Dafür steht ein neuer Parameter zur Verfügung.
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Mitarbeiter → Allgemein → Eindeutige Mitarbeiternummern
Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird geprüft, ob die Mitarbeiternummer innerhalb einer Firmengruppe eindeutig ist. Hinweis
0 - Nein: Innerhalb der Firmengruppe kann eine Mitarbeiternummer mehrmals, d. h. für verschiedene Mitarbeiter, vergeben werden. Beispiel: Mitarbeiter 1 ist in Firma 1 Max Mustermann und in Firma 2 Mia Maier. 1 - Ja: Innerhalb der Firmengruppe gibt es eindeutige Mitarbeiternummern - d. h., bei der Neuanlage eines Mitarbeiters wird geprüft, ob die Nummer des Mitarbeiters innerhalb der Firmengruppe bereits existiert. Beispiel: Mitarbeiter 1 ist in Firma 1 Max Mustermann. In Firma 2 kann kein Mitarbeiter mehr mit dieser Nummer angelegt werden, da die Nummer bereits in Firma 1 verwendet wird. BMD empfiehlt dringend, diesen Parameter mit der Einstellung "1 - Ja" zu verwenden! Es kann ansonsten in manchen Programmbereichen (insbesondere im Lohn) zu Problemen mit der Personenerkennung kommen. Die Einstellung "0 - Nein" sollte in jedem Fall mit einem BMD Berater abgesprochen werden, da sie nur in wenigen Ausnahmefällen verwendet werden kann. Dieser Parameter ist nur bei Firmengruppen relevant! Wird der Parameter firmenbezogen gesetzt, ist als Firma die Nummer der Firmengruppe zu verwenden. Besonderheit Paket LOHN Werden in einer Firmengruppe mehrere Mitarbeiter mit derselben Mitarbeiternummer gefunden (Beispiel: Firma 1 DN 1 = Maier Herbert, Firma 2 DN 1 = Huber Anna), dann kommt es zu schweren Fehlermeldungen bei ELDA-Meldungen bzw. bei der Ausführung wichtiger Funktionen. Sobald das Paket LOHN in Verwendung ist, muss sichergestellt sein, dass jede Mitarbeiternummer in der Firmengruppe nur einmal vergeben ist. Ist dies nicht der Fall, dann sollte dieser Zustand dringend im Paket CRM mit dem entsprechenden Programm unter Stammdaten → Hilfsprogramme → Umstellen → Mitarbeiter umstellen hergestellt werden. |
Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für Abteilungszugehörigkeit
Beim Erzeugen von Berechtigungen für Mitarbeiterdaten mittels der Funktion "Berechtigungen aus Mitarbeiterstamm erzeugen" steht eine neue Variante zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, Berechtigungen für Mitarbeiterdaten nach Abteilungszugehörigkeit einzustellen. Die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für einen Mitarbeiter können dadurch nicht nur für den Teamleiter seiner Abteilung, sondern auch für alle anderen Abteilungsmitarbeiter gesetzt werden. Für Mitarbeiter anderer Abteilungen besteht keine Berechtigung. Beim Erzeugen der Berechtigungen muss dazu das Feld "Mitarbeiter der Abteilung" auf "Ja" gestellt werden. Dieses Feld ist nur bearbeitbar, wenn auch das Feld "Teamleiter der Abteilung" aktiviert ist.
Hinweis: Werden die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für Mitarbeiter der Abteilung erzeugt, werden die dadurch berechtigten Mitarbeiter nicht einzeln bei den berechtigten Benutzern aufgelistet. Stattdessen wird der Hinweis "inklusive aller Mitarbeiter der selben Abteilung" angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.
Checklistvorlagen: Bearbeiten von Standardvorlagen
Das Bearbeiten von Standard-Checklistvorlagen wurde durch eine zusätzliche Funktion geschützt. Grundsätzlich können folgende Daten in Standardvorlagen bei Gruppen bzw. Tätigkeiten nicht bearbeitet werden:
- Beschreibung
- Arbeitsblatt
- Hyperlinks
- Zuständigkeit
- Sachbearbeiter
- Freifeld 1
- Freifeld 2
Die Funktionen können zwar ausgeführt werden, die dahinterliegenden Daten sind aber schreibgeschützt. Motiv: Bei jedem Update der Standards würden diese Änderungen wieder zurückgesetzt werden.
Durch die neue Funktion „In kanzlei- bzw. firmenübergreifenden Standard übernehmen“ kann die selektierte Gruppe oder Tätigkeit als Abweichung vom Standard definiert werden. Dadurch wird die Gruppe bzw. Tätigkeit in roter Schrift dargestellt und die genannten Daten werden bearbeitbar.
Durch die neue Funktion „In kanzlei- bzw. firmenübergreifenden Standard übernehmen“ kann die selektierte Gruppe oder Tätigkeit als Abweichung vom Standard definiert werden. Dadurch wird die Gruppe bzw. Tätigkeit in roter Schrift dargestellt und die genannten Daten werden bearbeitbar.
So gekennzeichnete Gruppen/Tätigkeiten werden bei einem erneuten Laden der Standards nicht mehr überschrieben. Grundsätzlich besteht aber weiterhin die Empfehlung, Anpassungen nicht direkt auf der Standardvorlage vorzunehmen, sondern die Vorlage zuerst zu duplizieren und dort die Änderungen vorzunehmen!
Beim Duplizieren einer Standardvorlage werden automatisch alle Tätigkeiten rot dargestellt und sind somit bearbeitbar.
Beim Duplizieren einer Standardvorlage werden automatisch alle Tätigkeiten rot dargestellt und sind somit bearbeitbar.
Aufgabenkategorie für Stapelaufgaben
Für folgende Stapelfunktionen können in den CRM Parametern Aufgabenkategorien eingestellt werden, die auf durch den Stapel erstellte Aufgaben hinterlegt werden:
Bezeichnung | Stapelfunktion | Parameter |
UID-Prüfung starten | MCS_MDPERSONENPRUEFUNGMGR_CHECK | Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Prüfung UID Stufe 2 Aufgabenkategorie |
WiEReG-Änderungsdienst Stapel | MCS_WIEREG_AENSERVICE_STAPEL | Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → WiEReG-Änderungsdienst. Für jeden Änderungstyp steht ein eigener Parameter zur Verfügung. |
Monitoring | MCS_MDCOMPASS_MONITOR | Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Compass → Stammdatenänderung Aufgabenkategorie |
Compass-Insolvenzprüfung durchführen | MCS_MDBUEROCOMPASSINSOLVENZMGR_STAPEL | Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Compass → Insolvenzmeldung Aufgabenkategorie |
Scheinfirmen Stapel | MCS_FRMCOMPASSSCHEINUNTERNEHMEN_STAPEL | Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Compass → Insolvenzmeldung Aufgabenkategorie |