Übermittlungen freigeben
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.
Personalinformationssystem → Mitarbeiter → Übermittlungen freigeben CRM und DMS → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Mitarbeiter → ESS → Übermittlungen freigeben Im Fenster "Übermittlungen freigeben" werden alle Änderungen von Mitarbeitern betreffend Personalien und Dokumente, die von Mitarbeitern übermittelt worden sind, zur Überprüfung und Übernahme bereitgestellt. Diese Anträge können hier entweder übernommen oder - sofern nicht richtig - auch verworfen werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Firma/Firmengruppe | Schränkt die Liste der Änderungen auf die jeweilige Firma oder Firmengruppe ein. |
Mitarbeiter | Schränkt die Liste der Änderungen auf den gewählten Mitarbeiter ein. |
Übermittlungen
Im Bereich "Übermittlungen" des Fensters "Übermittlungen freigeben" werden alle vom Mitarbeiter übermittelten Stammdatenänderungen und Dokumente zur Freigabe angezeigt.
Aktuell stehen in der Ansicht "Übermittlungen" zwei verschiedene Typen von Änderungen zur Verfügung:
| Stammdaten ändern | Einträge mit dem Kennzeichen "Stammdaten ändern" wurden durch Stammdatenänderung von Mitarbeitern im Programm Personalien ändern erzeugt. |
| Dokumente übermitteln | Einträge mit dem Kennzeichen "Dokumente übermitteln" wurden durch das Hochladen von Dokumenten durch Mitarbeiter im Programm Dokumente übermitteln erzeugt. |
Folgende Felder stehen Ihnen in der Ansicht "Übermittlungen" zur Verfügung:
| Personennummer | Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet. Hinweis
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| Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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| Aktion | Gibt die Änderungsart an ("Stammdaten ändern" oder "Dokumente übermitteln"). | ||
| Betreff | Betreff der Übermittlung | ||
| Gesendet am | Zeigt an, wann die Stammdatenänderung oder das Dokument übermittelt worden ist. | ||
| Workflow | Informiert über aktive Workflowinstanzen und zeigt den Fortschritt des Workflows an. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ausführen | Öffnet das Fenster zur Übernahme der Stammdatenänderungen auf den Mitarbeiter bzw. die Archivierungsmaske, wenn es sich um ein übermitteltes Dokument handelt. |
 Erledigen | Setzt die gesendete Übermittlung auf "Erledigt". Diese Funktion wird benutzt, wenn die Übermittlung bereits im System oder nicht korrekt ist. |
 Feldauswahl BMD ESS |
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| Feldauswahl REST-API |
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StammdatenAchtung!
 | Beachten Sie, dass die Funktionen "Ausführen" und "Erledigen" nur aktiv sind, wenn kein Workflow verwendet wird, um die Übermittlungen freizugeben. Werden Workflows verwendet, müssen die Freigaben über die dort erzeugten Aufgaben erfolgen. |
Hinweis
 | Mit der Combobox rechts oben (in der Ansicht "Übermittlungen") besteht die Möglichkeit, die angezeigten Datensätze zu verändern:  Gesendet: Datensätze, die von Mitarbeitern übermittelt, aber noch nicht übernommen worden sind. Erledigt: Datensätze, die entweder übernommen oder durch bewusste Entscheidung ohne Übernahme erledigt worden sind. |
Geänderte Daten
Unter den "geänderten Daten" werden alle von diesem Mitarbeiter erfassten Änderungen angezeigt. In diesem Bereich können die Daten nicht verändert werden, dieser dient hier lediglich zu Informationszwecken.
| Feldname | Bezeichnung des Feldes, das geändert wurde. |
| Aktueller Wert | Wert vor der Änderung und somit auch jener Wert, der beim Verwerfen der Änderungen wiederhergestellt wird. |
Neuer Wert | Geänderter Wert, der durch die Übernahme in die Mitarbeiterstammdaten übertragen wird. |
Hinweis
| Die Darstellung im Bereich der geänderten Daten verändert sich abhängig davon, ob eine Übermittlung von Stammdaten oder ein hochgeladenes Dokument ausgewählt worden ist. Bei Dokumenten wird in diesem Bereich der Dokumentenname angezeigt.  |
Dokumentenvorschau
In der Dokumentenvorschau wird bei hochgeladenen Dokumenten der Inhalt dieses Dokuments angezeigt. Die Vorschau selbst kann nicht bearbeitet oder verändert werden. Ist eine Übermittlung für Stammdaten ausgewählt, bleibt diese Vorschau leer.
Hinweis
| Im Fenster Personalien ändern wird dem Mitarbeiter aus Gründen der Übersichtlichkeit/Einfachheit nur eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer angezeigt. Gibt es mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern zu einem Mitarbeiter, so wird die Haupt-E-Mail-Adresse bzw. Haupt-Telefonnummer angeboten. Stehen die PI Parameter "E-Mail-Adresse privat setzen" und/oder "Telefonnummer privat setzen" auf "Ja", so werden nun unter "Personalien ändern" die private E-Mail-Adresse und/oder die private Telefonnummer angezeigt. Die beiden PI Parameter sind zu finden unter "PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Allgemein → E-Mail-Adresse privat setzen/Telefonnummer privat setzen → Ja".  Gibt es mehrere private Telefonnummern/E-Mail-Adressen, wird jene mit dem jüngsten Änderungsdatum verwendet. Bei einer E-Mail-Adresse mit dem Kennzeichen "Lohnverrechnung", wird diese vorrangig vewendet. Beispiel 1: E-Mail-Adresse mit E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung"   Beispiel 2: Zwei E-Mail-Adressen mit E-Mail-Adressart "Privat"   Beispiel 3: Zwei Telefonnummern mit Kennzeichen "Privat"   |
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